La numérisation de substitution et la Loi sur les archives

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) en 2001, plusieurs organismes publics décident d’opter pour la numérisation de leurs documents dans le but de détruire les documents originaux. L’objectif de réaliser des économies en matière d’espace de conservation s’avère souvent la principale raison pour laquelle ces organismes décide de choisir une telle solution. Cependant, même si la LCCJTI reconnaît l’équivalence fonctionnelle d’un même document sur des supports différents, les organismes publics doivent prendre en considération les modalités prévues dans la Loi sur les archives avant d’envisager la réalisation d’un tel projet. Adoptée en 1983, la Loi sur les archives s’applique à près de 2 500 organismes publics et vise à assurer

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Actualités archivistiques du Web – septembre 2017

Sur le site Arcateg (« archivage par catégorie »), Marie-Anne Chabin répond à la question du mois : Qu’est-ce qu’un brouillon ? Le gouvernement du Maroc crée un Conseil national des archives. Ce Conseil portera la responsabilité de la mise en œuvre de la stratégie nationale dans le domaine des archives en étroite collaboration avec l’institution les Archives du Maroc. Et notre collègue Siham Allaoui en fait l’écho sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme présente la mise à jour du projet de terminologie de base en sciences de l’information de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal. Sur Archimag, on dresse le portrait

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Du papier à la base de données : une innovation numérique pour la description des archives judiciaires

Ce billet est le condensé de la conférence que nous avons eu l’honneur de prononcer dans le cadre du 46e congrès de l’Association des archivistes du Québec (Montréal, Palais des congrès, 31 mai, 1-2 juin 2017). Il représente l’occasion de partager notre expérience d’archivistes en vous présentant les grandes lignes d’un projet visant à conserver de manière permanente l’information contenue dans les plumitifs numériques des tribunaux provinciaux et à utiliser une partie des métadonnées de ces bases de données pour décrire plus finement les archives judiciaires à BAnQ.  CONTEXTE Au Québec, la justice provinciale est exercée par cinq tribunaux provinciaux. Ces derniers versent leurs documents inactifs à conservation permanente (archives définitives ou historiques) dans l’un des dix centres d’archives de

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Actualités archivistiques du Web – Août 2017

Sur Archives 21, Caroline Becker et Didier Grange propose un billet intitulé Qu’est-ce que le PIAF? qui permet d’en savoir un peu plus sur le Portail international des Archives francophones. Données ouvertes : la version 4.0 de la licence Creative Commons est disponible en français, et sera dorénavant adoptée par les partenaires de Données Québec. Vous connaissez les MOOC (Massive Open Online Course) ? Serda Formation lancera à l’automne un cours gratuit consacré à l’archivage électronique. Voir l’article d’Archimag à ce sujet. Un article fort intéressant est paru dans Le Devoir au début du mois de juillet. Il met en lumière la périlleuse relation entre l’accès à l’information et la sauvegarde du patrimoine bâti. Le gouvernement de l’Irlande a dévoilé

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Actualités archivistiques du Web – Juillet 2017

Bibliothèque et Archives Canada a dévoilé une publication fort intéressante concernant les documents photographiques (identification, traitement, soin préventif, techniques d’examen, etc.). Lingua Franca – Un langage commun pour les restaurateurs de documents photographiques. Le blogue Convergence publiait dernièrement divers billets offrant des retours sur le congrès de l’AAQ 2017. Nous vous proposons cette semaine deux articles, traitant d’une part de la gestion d’un service interne d’archives dans le contexte numérique, et d’autre part un article faisant état du rôle des archives religieuses comme source d’information pour l’histoire québécoise. Archimag proposait cette semaine un petit article descriptif aidant à démystifier les dark data (données non structurées et non analysées). Les Archives départementales de la Haute-Garonne en France ont publié récemment un

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La restructuration du réseau des Offices municipaux d’habitation (OMH) et la Loi sur les archives

Le 10 juin 2016, la Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale concernant notamment le financement politique a été adoptée par l’Assemblée nationale. Cette loi a pour fin de modifier certaines dispositions de la Loi sur la Société d’habitation du Québec (LSHQ) afin de permettre une restructuration du réseau des offices municipaux d’habitation (OMH) du Québec. Les organismes impliqués dans le processus de regroupement doivent respecter les modalités prévues dans la Loi sur les archives. C’est pourquoi, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a préparé un aide-mémoire pour sensibiliser les organismes publics concernés à leurs obligations et ainsi faciliter le transfert et la conservation des documents dans le respect des lois et des principes archivistiques. Ce document, intitulé

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Actualités archivistiques du Web – Juin 2017

Un billet est récemment paru sur le blogue Convergence : Ce que l’archivistique peut apporter au monde professionnel contemporain (et vice versa). Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario a publié la semaine dernière un guide d’utilisation du Big Data en milieu gouvernemental. Les Archives de la Nouvelle-Zélande ont dévoilé leur stratégie à long terme (2057). Celle-ci est orientée autour des axes suivant : proximité des archives avec la population; augmenter la transparence de l’État; collaborer collectivement à l’élaboration de systèmes d’information gouvernementale. Les Archives nationales d’Australie ont rendu publique la transcription d’un discours prononcé par leur Directeur général au Sénat au mois d’avril dernier. Le thème de l’allocution était l’engagement entre le

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Un nouvel outil pour l’identification de vos documents essentiels

Quels moyens une organisation peut-elle mettre en place pour s’assurer de reprendre rapidement ses activités lors d’un événement fortuit ? Une des premières choses à faire est de protéger ses documents essentiels. Pour les protéger, il faut dans un premier temps les identifier. Pour répondre à ce besoin, un groupe de travail a été mis sur pied en novembre 2015 par le Groupe d’expertise en gestion des documents (GEGD). Les participants au groupe de travail sont : Marie-Pierre Gagnon, coordonnatrice – Ministère des Finances Véronique Gagnon, déléguée de Bibliothèque et Archives nationales du Québec Yves A. Lapointe, participant – Bibliothèque et Archives nationales du Québec Éric Grégoire, participant – Agence du Revenu du Québec Anne Sauvageau, participante – Ministère des

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Actualités archivistiques du Web – mai 2017

Une nouvelle mouture (édition révisée 2017) du très pertinent Guide des archives judiciaires d’Evelyn Kolish est depuis peu disponible sur le site de BAnQ. Prenez note qu’une traduction en langue anglaise de ce guide existe également (Guide to Court Records), répondant ainsi à un besoin des chercheurs anglophones. Un article à saveur terminologique est paru sur le blogue Convergence. Marie-Anne Chabin y expose les différences entre numérisation et dématérialisation. La Commission européenne a récemment mis en ligne un Guide de règles relatives au libre accès des publications scientifiques et des données de recherches. Le ministère de l’Éducation de la France a publié, en mars dernier, un rapport sur les Enjeux du numérique concernant les ressources documentaires en SHS (sciences humaines et sociales). Archimag

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La politique de gestion des documents actifs et semi-actifs : Une obligation de la loi sur les archives

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec. Les organismes assujettis à cette loi doivent assumer diverses responsabilités quant à la gestion des documents qu’ils produisent dans la réalisation de leurs missions et mandats. C’est en vertu de l’article 6 de cette loi que les organismes publics décentralisés doivent, notamment, adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. On entend par organismes publics décentralisés les organismes visés aux alinéas 4 à 7 de la Loi sur les archives, soit les municipalités, les sociétés de transport, les établissements d’enseignement, les services de santé et les services sociaux. Contrairement aux ministères et organismes gouvernementaux, les organismes

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