Catégorie : Outils de gestion : calendrier de conservation, plan de classification, profil de métadonnées

Modifications apportées au Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec

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Le Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec est un outil de référence pour la préparation des calendriers de conservation des établissements collégiaux. Afin de répondre aux besoins des établissements en matière de gestion de l’information et de refléter la réalité du milieu, le comité responsable du Guide de gestion procèdera à des mises à jour périodiques. Ce dernier est formé de professionnels en gestion de l’information dans les collèges du Québec ainsi que de professionnels de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Dans ce contexte, nous sommes heureux d’annoncer la parution de la version 1.2 du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec. Cette version constitue une mise à jour

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Fiche d’information à l’intention des centres de services scolaires

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BAnQ dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information portant sur l’adoption de la Loi modifiant principalement la Loi sur l’instruction publique relativement à l’organisation et à la gouvernance scolaire. Cette fiche s’adresse aux centres de services scolaires (anciennement les commissions scolaires) visés par le paragraphe 6 de l’annexe de la Loi sur les archives. Elle poursuit l’objectif de clarifier les impacts de la Loi 40 quant à la gestion documentaire des centres de services scolaires et à préciser certaines modifications à apporter à leurs calendriers de conservation. Nous vous invitons à consulter le document pour plus de détails. Sonia Lachance, Marie-France Mignault et Jonathan Alexandre-Pimparé Archivistes, BAnQ

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La classification commune des archives judiciaires à BAnQ

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La grande uniformité de structure des tribunaux à travers les époques et le territoire a permis à BAnQ de développer une classification commune à tous les fonds d’archives judiciaires. Cette catégorisation s’applique tant aux tribunaux provinciaux et locaux qu’aux archives de la Nouvelle-France et à celles versées aujourd’hui. C’est une structure à quatre niveaux pour les tribunaux provinciaux (TP) et à trois pour les fonds locaux (TL). Le greffe représente le lieu où siège le tribunal et où les greffiers produisent, reçoivent et conservent des documents découlant des activités judiciaires. La description d’un greffe indique la date de l’établissement du tribunal à cet endroit et les limites du territoire d’où viennent les justiciables. Ces frontières évoluent dans le temps et

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Recueil des délais de conservation des documents et des archives des municipalités régionales de comté

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Le 1er février 2017, nous vous annoncions que Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et l’Association des directeurs généraux des MRC du Québec (ADGMRCQ) avaient mis en place un comité pour effectuer la révision du Recueil des délais de conservation des archives des municipalités régionales de comté qui avait été publié en 1985 et révisé en 1989. Ce comité, sous la coordination de Catherine Vaillancourt (MRC de L’Érable) et d’Alexandra Buthiaux (BAnQ), a maintenant terminé ses travaux. C’est pourquoi nous sommes fiers aujourd’hui de vous annoncer la publication de ce recueil qui a entièrement été revu et qui a reçu un avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec. Le recueil qui porte désormais le titre de Recueil

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Une nouvelle version du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux

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Depuis quelque temps, les archivistes de la Direction générale des archives nationales (DGAN) qui œuvre auprès des ministères et des organismes s’affairent à la mise à jour du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux. La révision de cet outil a débuté en octobre 2016, avec  la modification à la règle 3301 Dossier de l’employé volet carrière. BAnQ présente aujourd’hui la version complète du Recueil. Majoritairement constituée de règles de gestion, cette nouvelle mouture comprend également quatre règles d’activités d’exploitation communes à tous les ministères et organismes. Démarche La mise à jour avait plusieurs objectifs : Actualiser le recueil de 2010; Répondre aux besoins des ministères et des organismes; S’interroger sur la pertinence de conserver de façon permanente

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Le dossier du rôle d’évaluation et documents préparatoires : qui doit le conserver ?

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Selon la Loi sur la fiscalité municipale, l’organisme municipal responsable de l’évaluation (ci-après OMRÉ) a la responsabilité de faire confectionner et de mettre à jour son rôle d’évaluation. Le rôle d’évaluation foncière est « un résumé de l’inventaire des immeubles situés sur le territoire d’une municipalité, évalués sur une même base et à une même date. Il constitue un élément de base du régime fiscal municipal au Québec. En vigueur pour trois exercices financiers municipaux, le rôle d’évaluation est d’abord un instrument majeur de partage de la charge fiscale. Il sert également de base à la taxation foncière scolaire et est utilisé pour répartir les dépenses entre différents organismes.» [1] Quant à l’OMRÉ, il s’agit d’une « municipalité régionale de

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Sondage sur l’état de la gestion documentaire dans les organismes publics centralisés du gouvernement du Québec

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La Direction générale des Archives nationales de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sollicite la participation des organismes centralisés du gouvernement du Québec à un sondage. Celui-ci a pour but de dresser un portrait de la gestion de l’information dans les ministères et organismes et de mieux connaître leurs besoins et leurs attentes en matière d’aide-conseil. Les informations colligées permettront à BAnQ de bonifier ses outils d’aide-conseil et d’adapter ses interventions en fonction des besoins réels des ministères et organismes. Le sondage est constitué d’une quarantaine de questions divisées en sept thématiques : 1.  Renseignements généraux 2.  Outils et moyens 3.  Classification 4.  Calendrier de conservation 5.  Logiciel de gestion documentaire 6.  Versement d’archives (disposition) 7.  BAnQ et vous.

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