Modifications apportées au Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec

Le Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec est un outil de référence pour la préparation des calendriers de conservation des établissements collégiaux. Afin de répondre aux besoins des établissements en matière de gestion de l’information et de refléter la réalité du milieu, le comité responsable du Guide de gestion procèdera à des mises à jour périodiques. Ce dernier est formé de professionnels en gestion de l’information dans les collèges du Québec ainsi que de professionnels de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Dans ce contexte, nous sommes heureux d’annoncer la parution de la version 1.2 du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec. Cette version constitue une mise à jour du guide publié en 2011.

Les règles suivantes ont été modifiées :
1000-12 : Conseil d’administration
1000-14 : Comité exécutif
1000-15 : Commission des études
1000-16 : Comités internes
2000-07 : Dossiers du personnel
2000-11 : Gestion du temps de travail
3000-10 : Emprunts, placements et garanties
5000-12 : Portail et sites web
6000-07 : Courriel
7000-08 : Journée d’accueil – étudiants
7000-14 : Dossiers étudiants
7000-15 : Dossiers des étudiants – volet « cheminement scolaire »
8000-27 : Examens et travaux pratiques
8000-28 : Examens et travaux pratiques – Documents complétés par les étudiants
8000-29 : Plagiat, mesures disciplinaires et assiduité scolaire

À noter que la section Modifications apportées au Guide a été ajoutée pour vous permettre de repérer facilement les règles qui ont fait l’objet d’une mise à jour et d’identifier la nature de ces changements.

Parmi les modifications, il est à souligner que le sort final des dossiers du personnel et des dossiers étudiants a été modifié pour une destruction. Une réévaluation archivistique nous a permis de conclure que ces dossiers sont créés pour soutenir un besoin administratif et n’apportent pas un éclairage supplémentaire sur l’histoire ou la mission de l’établissement.

Rappelons que le recueil se veut une référence sur laquelle les professionnels de l’information peuvent s’appuyer pour organiser et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation.

Le document est disponible sur le portail de BAnQ et nous vous invitons à le consulter régulièrement.

Les membres du comité responsable du Guide de gestion