Révision de la Loi sur les archives et de ses documents afférents

Au cours de la dernière année, un groupe de travail constitué d’archivistes de BAnQ a travaillé à un projet de révision de la Loi sur les archives. En effet, il devient important que le Québec se dote d’un nouveau cadre législatif et réglementaire. Si la Loi sur les archives et les politiques et règlements qui en découlent ont constitué depuis 1983 des outils formidables de gestion des documents et des archives, nous devons admettre qu’une révision en profondeur s’imposait en raison des importants changements survenus au cours des trente dernières années. Ce nouveau contexte nous incite donc à revoir les objectifs et les orientations de ces documents et à initier de nouvelles approches.

Outre le texte législatif à réviser, le groupe de travail, sous la supervision de Normand Charbonneau, conservateur et directeur général des archives de BAnQ, a procédé à une réévaluation des politiques et des documents réglementaires découlant de la Loi. Cinq documents ont ainsi fait l’objet d’une analyse, soit :

  • la Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec (1985) ;
  • le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques (1985) ;
  • la Politique administrative concernant la gestion des documents semi-actifs du gouvernement du Québec (1988) ;
  • la Règlement sur l’agrément d’un service d’archives privées (1990) ;
  • la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics (1991).

 Cette analyse nous a permis de préciser les niveaux d’intervention. C’est ainsi que dans le projet de révision, il est suggéré que la Loi et ses cinq documents afférents soient refondus en quatre nouveaux documents, soit une loi et trois règlements. Pour leur part, les politiques ne seraient pas reconduites et leurs composantes utiles seraient déployées dans la Loi ou dans les règlements.

Par ailleurs, nous avons été en mesure d’identifier les grands objectifs que le nouveau texte de loi devait atteindre, soit :

  • Donner aux gestionnaires de documents des organismes assujettis des outils/leviers qui leur permettront de satisfaire les attentes en termes de  gouvernance et de constitution du patrimoine ;
  • Inscrire la gestion des documents dans une approche systémique reposant sur la mise en place d’un « programme de gestion des documents » ;
  • Responsabiliser les plus hautes autorités dans les organismes ;
  • Alléger la charge et simplifier le travail des organismes ainsi que de BAnQ ;
  • Favoriser la transition numérique des organismes ;
  • Développer une reddition de compte permettant de faire un bilan régulier du fonctionnement du programme de gestion des documents dans les organismes ;
  • Correspondre aux pratiques actuelles.

 La refonte de Loi sur les archives est un chantier prioritaire pour la Direction générale des archives de BAnQ et nous sommes conscients des impacts des changements proposés sur le milieu archivistique. C’est pourquoi nous nous engageons à faire connaître sur une base régulière l’avancement des travaux par l’intermédiaire du blogue Instantanés et par toutes les autres tribunes mises à notre disposition. Des présentations ont d’ailleurs été faites lors de la récente réunion thématique annuelle du Groupe d’expertise en gestion documentaire ainsi qu’à l’occasion du dernier congrès de l’Association des archivistes du Québec (juin 2013).

 François David, Adjoint au conservateur et directeur général des archives – Centre d’archives de Montréal

Marie-France Mignault, archiviste – Centre d’archives de Québec