Étiquette : archives gouvernementales

Le traitement de vos versements, troisième période : finalisation et retour à l’organisme

Ce troisième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite aux textes mis en ligne en 2016, soit Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes !  (1 er septembre) et Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution (1er décembre). Ce troisième et dernier billet de la série porte sur la finalisation du versement et sur le retour à l’organisme.   Cette étape de finalisation et de retour à l’organisme peut comporter jusqu’à 19 interventions réalisées à l’interne. On parle ici d’interventions intellectuelles et physiques comme, par exemple, rédiger le Bilan de traitement du versement, ou planifier le déchiquetage sécuritaire des dossiers qui ne seront pas conservés suite

Lire l’article

Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution

Ce deuxième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite au texte mis en ligne le 1er septembre 2016 intitulé  Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes ! Il porte sur l’exécution du traitement, deuxième « période » correspondant aux étapes du traitement, de la description, de la localisation, de la manutention et du déchiquetage. Allons-y ! Lors de la réception des documents d’archives, le technicien responsable prépare les outils nécessaires à leur traitement. Il planifie ensuite une rencontre avec l’archiviste et l’équipe de traitement afin de présenter le travail à réaliser dans le cadre du versement. TRAITEMENT L’ensemble des dossiers versés font l’objet d’un traitement archivistique. Le technicien s’assure de

Lire l’article

Ministères et organismes publics : une nouvelle règle du dossier de l’employé

Le 16 août 2016, le Conseil du patrimoine culturel du Québec (CPCQ) a appuyé BAnQ dans sa volonté de modifier la règle 3301 « Gestion des dossiers des employés permanents et occasionnels – volet Carrière » du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Par cette décision, BAnQ établit que le sort final de ce dossier est la destruction plutôt que l’échantillonnage. La réévaluation de cette série débute en 2015. Des archivistes de BAnQ remarquent que les usagers ne consultent pas ce type de dossiers pour leur recherche historique ou générale. Ces mêmes archivistes s’interrogent alors sur la pertinence de conserver les informations contenues dans ces dossiers échantillonnés. Ils se demandant si elles correspondent vraiment au besoin de la

Lire l’article

Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes!

Tout comme pour un match de hockey, on peut diviser la chaîne de travail de l’équipe de traitement des archives gouvernementales en trois grandes périodes : la préparation, l’exécution et la finalisation. La préparation se compose de l’analyse des bordereaux et de la réception des contenants, l’exécution du traitement, de la description, de la localisation, de la manutention et du déchiquetage et la finalisation du versement nous permet un retour à l’organisme grâce au bilan de traitement et à l’envoi des bordereaux signés. Cette chaîne est divisée en 39 étapes réparties parmi l’ensemble de l’équipe de traitement, soit le coordonnateur, les archivistes, les techniciens, l’agent de bureau et le manutentionnaire. Ce premier billet d’une série de trois traitera des tâches de la

Lire l’article

Le versement et le traitement des archives gouvernementales: un travail d’équipe !

Le blogue Interactions se veut un lieu de partage d’expériences et d’expertises. Cette tribune nous permet de vous présenter l’équipe de BAnQ Québec qui oeuvre quotidiennement au traitement des archives gouvernementales. D’entrée de jeu, il importe de mentionner que le versement des archives gouvernementales par les ministères et organismes est une obligation découlant de l’article 15 de la Loi sur les archives. Au total, plus de 150 ministères et organismes doivent produire sur une base annuelle le versement de leurs documents destinés à une conservation permanente en raison de leur valeur historique et patrimoniale. BAnQ a pour mission la conservation et la diffusion de la mémoire documentaire du Gouvernement du Québec. Par cette série de billets, l’équipe vouée au traitement

Lire l’article