La politique de gestion des documents actifs et semi-actifs : Une obligation de la loi sur les archives

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec. Les organismes assujettis à cette loi doivent assumer diverses responsabilités quant à la gestion des documents qu’ils produisent dans la réalisation de leurs missions et mandats. C’est en vertu de l’article 6 de cette loi que les organismes publics décentralisés doivent, notamment, adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. On entend par organismes publics décentralisés les organismes visés aux alinéas 4 à 7 de la Loi sur les archives, soit les municipalités, les sociétés de transport, les établissements d’enseignement, les services de santé et les services sociaux. Contrairement aux ministères et organismes gouvernementaux, les organismes

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Actualités archivistiques du Web – avril 2017

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont dévoilé récemment leur nouveau plan d’action intitulé Archives Unlocked: Releasing the Potential. Ce plan d’action propose des pistes de solutions visant à assurer la transition des archives à l’ère du numérique. Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme rappelle l’intérêt, pour les étudiants, de participer au congrès de l’Association des archivistes du Québec. Les présidentielles françaises vous intéressent ? Un article d’Archimag recense la position des onze candidats sur les sujets suivants : Bibliothèques; Patrimoine; Numérique. Connaissez-vous le «Guerrilla Archiving»? C’est à l’Université de Toronto, au mois de décembre dernier, que s’organisa cette mission de préservation de données gouvernementales destinées à être supprimées. L’initiative a depuis été reprise à quelques occasions. Intéressant article d’opinion

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La nouvelle version du recueil des règles de conservation des documents du milieu de la santé et des services sociaux : le dossier de l’usager

Après la sortie officielle des règles de gestion en juin 2015, le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS) annonce la mise à jour du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et des services sociaux du Québec. En plus des règles de gestion, cette mise à jour comprend une version partielle des règles de mission : les règles relatives au dossier de l’usager. Cette série est importante. En effet, élément central du mandat des établissements, le dossier de l’usager est essentiel au maintien des services rendus dans le secteur de la santé et des services sociaux. Outil de coordination, il permet notamment la continuité des soins apportés à un patient. En cela,

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Actualités archivistiques du Web – mars 2017

Le gouvernement canadien a récemment publié un guide traitant des principes de conservation préventive et de la gestion des risques en lien aux soins à apporter aux supports d’enregistrement audio, vidéo et de données. Un billet de Philippe Goupil paru sur le blogue Convergence propose une réflexion sur la réussite ou l’échec de l’implantation d’un système de gestion électronique de documents. Le gouvernement de la Nouvelle-Écosse a dévoilé son plus récent plan d’action culturel intitulé Créativité et communauté. Un texte très pertinent de René St-Pierre est paru cette semaine sur le blogue Convergence concernant la valorisation d’archives historiques sur le Web. Voici les principes directeurs de l’approche collaborative en matière d’acquisition d’archives privées, telles que développées à la Conférence des archivistes national, provinciaux et

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Le traitement de vos versements, troisième période : finalisation et retour à l’organisme

Ce troisième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite aux textes mis en ligne en 2016, soit Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes !  (1 er septembre) et Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution (1er décembre). Ce troisième et dernier billet de la série porte sur la finalisation du versement et sur le retour à l’organisme.   Cette étape de finalisation et de retour à l’organisme peut comporter jusqu’à 19 interventions réalisées à l’interne. On parle ici d’interventions intellectuelles et physiques comme, par exemple, rédiger le Bilan de traitement du versement, ou planifier le déchiquetage sécuritaire des dossiers qui ne seront pas conservés suite

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Actualités archivistiques du Web – février 2017

La Society of American Archivist propose une version préliminaire d’un guide pour permettre de standardiser le décompte des fonds et collections d’archives, de même que l’espace utiliser par ceux-ci. Le document propose des solutions tant pour les unités intellectuelles que l’espace physique utilisé en entrepôt ou sur des serveurs. Le document est actuellement soumis pour commentaires à la communauté archivistique des États-Unis. L’Université de Stanford a un projet pilote pour que les étudiants utilisent plus tôt dans leur cursus les documents d’archives. L’Université a publié le 6 janvier dernier un article présentant brièvement ce projet, fruit du partenariat entre quelques professeurs et les Archives de l’Université. Le blogue Townswebarchiving présente un guide pour s’y retrouver dans les différentes directives pour les

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Révision du Recueil des règles de conservation des documents des MRC

Les Municipalités régionales de comté (MRC) font parties des organismes municipaux figurant à l’annexe 4 de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). À ce titre, elles sont soumises aux articles 7 et 8 de la Loi : Article 7 : « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. » Article 8 : « Un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et toute

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Actualités archivistiques du Web – janvier 2017

Le site Archimag publie les résultats d’un sondage sur l’intérêt des Français pour la généalogie et les raisons pour lesquelles ils ne se lancent pas. Une des explications données concerne la méconnaissance des archives publiques. Peut-on tirer des conclusions similaires pour les Québécois ? Le volume 41, no 2 (automne 2016) de la revue Santé mentale au Québec est un numéro dédié aux archives psychiatriques. Si le sujet vous intéresse, les textes sont accessibles via le site Érudit. Le blogue Archives Alberta présente un texte rappelant les mesures de sécurité à prendre pour les centres d’archives avant de partir pour les fêtes. La liste des vérifications à faire est applicable pour toutes périodes de fermeture. Au dernier congrès du Conseil

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Le comité de rédaction d’Interaction vous offre ses meilleurs vœux pour 2017

    À vous chers lecteurs et lectrices, Au nom de BAnQ et du comité de rédaction d’Interactions, nous avons le plaisir de vous transmettre nos meilleurs vœux pour la nouvelle année qui vient tout juste de débuter.   Nous profitons également de l’occasion pour vous remercier d’avoir été nombreux à vous abonner à notre blogue collaboratif sur la gestion intégrée des documents.  Sachez que nous poursuivons la publication de nos billets sur la même base qu’en 2016, soit un billet d’information le premier de chaque mois et un billet d’actualité le quinze.  Vous êtes tous invités à nous faire part de vos suggestions et commentaires en tout temps. Bien entendu, vos contributions sont les bienvenues. Au plaisir de collaborer en

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Actualités archivistiques du Web – décembre 2016

Les Archives de France ont publié le 7 novembre dernier leur Rapport sur les activités éducatives dans les services d’archives (2016). Ce rapport vient clôturer un programme de grande envergure mené depuis 2012 par le Service interministériel des archives de France sur les publics et la politique menée auprès d’eux dans les archives. Le tout sous l’angle des activités éducatives. Le projet pilote « Full Automatic Archival Access » a été complété avec succès. Il est le fruit d’une collaboration entre les Archives centrales de la justice des Archives nationales néerlandaises (CABR, National Archives of the Netherlands), qui a fourni une sélection de documents d’archives, et des partenaires suivants : the Network of Dutch War Collections, Centre for Language and Speech Technology, National

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