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Actualités archivistiques du Web – novembre 2017

15 novembre 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Notre collègue Suzanne Girard a exprimé son opinion dans Le Nouvelliste de Trois-Rivières : L’utilité des archives, qui s’en soucie ?

Le Secrétariat général des ministères sociaux en France lance un projet ayant pour but de préserver la mémoire des politiques sociales.

L’Institut de la statistique du Québec a publié récemment un État des lieux sur les métadonnées relatives aux contenus culturels. L’ouvrage traite entre autres des principaux constats et des défis liés à l’utilisation des métadonnées.

Une équipe de 120 chercheurs, aidée d’étudiants et de bénévoles, ont mené à terme le projet de numérisation de l’Encyclopédie de Diderot et D’Alembert. La mise en ligne de cet ouvrage central de l’époque des Lumières au XVIIIe siècle aura pris six ans à cette équipe. La consultation est gratuite et ouverte à tous. (Ouvrir le lien avec Mozilla Firefox ou Google Chrome).

Notre collègue Jean Leblanc, archiviste à l’arrondissement Outremont de Montréal, participe à une mission en Haïti qui consiste à élaborer une méthode pour la numérisation du registre foncier de Port-au-Prince. Veuillez lire l’article paru dans le journal Métro.

Sur le site de Radio-France International, un article de Nicolas Falez sur les archives de la diplomatie française. Il commente la parution de l’ouvrage Les archives secrètes du Quai d’Orsay

Sur son blogue, Marie-Anne Chabin s’interroge sur le contenu numérique du fonds Jacques Chirac acquis par les Archives nationales de France. Quelle est la place des courriels dans les archives historiques ? Un billet qui ne manque pas d’intérêt

Dans Recherche d’ID, le carnet de recherche des étudiants en maîtrise en sciences de l’information de la Haute école de gestion de Genève, Sandrine Anderführen, Eugénie Iacconi et Patrizia Romagnoli présentent un billet sur la gestion des données de recherche dans le milieu académique

Geneviève Guilbault, députée nouvellement élue dans la circonscription de Louis-Hébert, déplore que son prédécesseur n’a laissé aucun document afin qu’elle puisse effectuer le suivi de certains dossiers. Voir le reportage à ce sujet sur le site d’Ici Radio-Canada.

Sur le site Digital Libraries & Information Science, on présente un projet sur la collecte de sites Web autopubliés sur le passé intitulé Euchronie : un projet collaboratif francophone inscrit dans les humanités numériques. Ne manquez pas aussi de visiter le site Euchronie : c’est passionnant.

Sur Xalima, un site d’actualités au Sénégal, Denis Ndour présente un article sur un projet de Loi pour garantir l’accès à l’information.

Commentant la récente publication de l’État des lieux sur les métadonnées relatives aux contenus culturels par l’Institut de la statistique du Québec, Jonathan David offre un billet de blogue fort pertinent à ce sujet dans Convergence.

Le Gouvernement du Canada exposait récemment une série de principes visant à guider la conception numérique au sein du gouvernement canadien. L’objectif étant entre autres de structurer la gestion des renseignements et des technologies.

Sur le site des Infostratèges, Didier Frochot signe un billet intitulé Vers la gouvernance des données à caractère personnel dans les entreprises

Sur le blogue ARCATEG (Archivage par catégorie), Marie-Anne Chabin se demande : Qu’est-ce qu’un registre ? 

Un article paru dans Archimag cette semaine fait mention de cette époustouflante nouvelle bibliothèque chinoise construite en trois ans et renfermant 1,2 millions de volumes. Pour jeter un œil sur la galerie d’image provenant de l’agence d’architecture MVRDV. (Veuillez sélectionner « View Gallery »)

La Society of American Archivists (SAA) a récemment pris position dans le dossier des images et vidéos enregistrées par les caméras portées par les policiers en service. Selon la SAA, ces données devraient être traitées comme des archives publiques et être accessible en accord avec le principe de transparence gouvernementale.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction


Catégorie(s) : Vie professionnelle

Actualités archivistiques du Web – octobre 2017

16 octobre 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Dans le bulletin « Les voix du monde » de Radio-France International (RFI), on aborde la question de l’ouverture des archives des services secrets français relatives au génocide au Rwanda.

Quelques jours plus tard, le Sénat français décrète que la limitation de l’accès aux archives de l’Élysée, tant pour le Rwanda et pour d’autres affaires, conforme à la constitution.

Sur France Culture, on trouvera un article sur la législation française relative à l’accès aux archives judiciaires. Le cas de Klaus Barbie est évoqué. Cet article est d’ailleurs complété par une vidéo sur les archives de l’affaire Klaus Barbie.

Sur Archives 21, le blogue des enseignements en archivistique de l’EBSI, un billet de François Cartier et Isabelle Dion : Les études, ça prend du temps !

Hajad El Faker nous rappelle que les archives constituent un outil de connaissance permettant d’éviter les effets pervers de toute amnésie culturelle… Un article à lire sur le site grand public de l’Agence marocaine de presse.

Memoriav, l’institution suisse dédiée aux archives audioviseulles, vient de publier ses recommandations pour l’archivage numérique des fils et vidéos.

Dans la Gazette.fr, Hélène Girard a rédigé un article succinct sur les plans d’urgence pour les bibliothèques et services d’archives

La Société d’histoire de la Rivière-du-Nord fait l’acquisition des archives personnelles de Mgr Jacques Grand’Maison. Originaire de St-Jérôme, monsieur Grand’Maison est l’auteur de nombreux ouvrages sur la société québécoise. Sociologue et théologien, il s’est impliqué également auprès des ouvriers dans les années 1960 et 1970.

Un communiqué de presse de l’Université de Montréal souligne l’apport de notre collègue François Cartier à l’enseignement de l’archivistique à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI).

Sur son blogue, Marie-Anne Chabin se penche sur l’histoire de la protection des données sensibles en citant un cas concret survenu après la Deuxième Guerre mondiale. 

Dans Télérama.fr, un article de Romain Jeanticou explique comment les archives de St-Martin vont aider à la reconstruction de l’île. 

Sur France Culture, on peut écouter une vidéo sur la destruction des archives dans l’histoire, notamment en lien avec la notion de progrès. La conférence est prononcée par les médiévistes Igor Filippov et Flocel Sabaté.

Le service des archives de l’Université catholique de Louvain (Belgique) lance un appel à communication pour les Journées des archives, édition 2018.

Le groupe de travail « accès et communication » de l’Association des archivistes suisses diffuse un livre blanc sur les portails d’archives pour mettre en lumière les bons et les mauvais côtés (car il y en a) de ces initiatives.

Dans Recherche d’ID, le carnet de recherche des étudiants en maîtrise en sciences de l’information de la Haute école de gestion de Genève, Laetizia Sabatini Choquard et Gaia Bongi présentent un texte fort instruction sur Les métadonnées ou l’art de la description

Sur son blogue Le présent d’hier et d’aujourd’hui, Anouk Dunant Gozenbach résume le contenu de deux conférences sur le Records in Context, la nouvelle norme de description mise de l’avant par le Conseil international des archives (ICA).

Peut-on obtenir une adresse personnelle de courriel, c’est-à-dire une adresse qui ne soit pas liée aux services monopolistiques des grands joueurs comme Google, Apple, Microsoft ou Yahoo ? Quelle est la validité de cette adresse ? Pourrais-je encore envoyer un message dans dix ans ? Des questions auxquelles Marie-Anne Chabin tente de répondre sur son blogue

Un article du journal Libération invite les citoyens à se rendre aux Archives nationales de France.

Sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec, Jonathan David nous offre un billet très intéressant intitulé : L’archiviste et Twitter. Bilan et perspective de l’évènement #askanarchivist.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction


Catégorie(s) : Vie professionnelle

Actualités archivistiques du Web – septembre 2017

15 septembre 2017 par Interactions   2 Commentaires

Sur le site Arcateg (« archivage par catégorie »), Marie-Anne Chabin répond à la question du mois : Qu’est-ce qu’un brouillon ?

Le gouvernement du Maroc crée un Conseil national des archives. Ce Conseil portera la responsabilité de la mise en œuvre de la stratégie nationale dans le domaine des archives en étroite collaboration avec l’institution les Archives du Maroc.

Et notre collègue Siham Allaoui en fait l’écho sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme présente la mise à jour du projet de terminologie de base en sciences de l’information de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal.

Sur Archimag, on dresse le portrait de Marie Courselaud, archiviste responsable de la conservation préventive sur les différents sites des Archives nationales de France.

Un article paru dans Le Devoir intitulé – Le politique se mêle des demandes d’accès à l’information – pose l’épineux problème des relations avec les organismes publics et l’accès à leurs documents.

Sur le site de Radio-Canada, on peut lire un article sur le rôle de Wikipédia dans la pérennisation des cultures autochtones au Québec, pan du congrès Wikimania qui s’est tenu à BAnQ Vieux-Montréal en août 2017.

Sur Convergence, Nicolas Chantigny, en collaboration avec François Cartier, s’interroge sur la place de l’archiviste dans la société.

Dans le Journal de l’éco.fr, Solaine Aubry pose la question : Archivage numérique et archivage papier, que choisir ? Mais le comité de rédaction d’Interactions en pose une autre : Avons-nous vraiment le choix ?

Sous le nom de Marius, Jamila Chafii (Archimag) présente le nouveau site des archives numériques de la ville de Marseille

En Ontario, une nouvelle base de données généalogiques permet aux citoyens de vérifier s’ils ont des origines autochtones

Sur son blogue HuffPost, Mathieu Santerre diffuse un billet sur la réforme de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec, Jonathan David a traduit un texte d’Andrew Chernevych, archiviste au Galt Museum & Archives. Le titre du billet est : Hippie ou Yuppie? La crise identitaire de la profession d’archiviste

Le journal Métro nous apprend que la ville de Montréal mettra sous peu de nombreuses archives numérisées en ligne, notamment les sommaires décisionnels de 1973 à 1989.

Sur le blogue CHUCK axé sur la transformation numérique, Laurence Gagnon-Montreuil nous présente six outils pour (enfin…) passer au numérique.

L’École nationales des chartes (France) annonce une conférence de nos collègues Geneviève Piché et Ariane-Blanchet-Robitaille sur le rapatriement et le traitement des archives et des collections du monastère des Augustines de Québec.

La Division de la gestion des documents et des archives de l’Université de Montréal a déposé son rapport d’activités 2015-2017 sur son site Web. Avis aux intéressés.

Il est rare qu’un quotidien consacre un article aux archives, particulièrement aux archives de la communauté LGBT. Libération l’a fait, et il s’agit d’un article illustré de documents d’archives, justement. À lire.

Sur Radio France International (RFI), un chercheur rwandais s’interroge sur les conditions d’accès aux archives de l’Élysée.

Bibliothèque et Archives Canada vient de faire paraître le plus récent numéro de son bulletin La tenue des documents et la gouvernance dans le monde, vol. 5, no 9.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction


Catégorie(s) : Vie professionnelle

Actualités archivistiques du Web – Août 2017

15 août 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Sur Archives 21, Caroline Becker et Didier Grange propose un billet intitulé Qu’est-ce que le PIAF? qui permet d’en savoir un peu plus sur le Portail international des Archives francophones.

Données ouvertes : la version 4.0 de la licence Creative Commons est disponible en français, et sera dorénavant adoptée par les partenaires de Données Québec.

Vous connaissez les MOOC (Massive Open Online Course) ? Serda Formation lancera à l’automne un cours gratuit consacré à l’archivage électronique. Voir l’article d’Archimag à ce sujet.

Un article fort intéressant est paru dans Le Devoir au début du mois de juillet. Il met en lumière la périlleuse relation entre l’accès à l’information et la sauvegarde du patrimoine bâti.

Le gouvernement de l’Irlande a dévoilé récemment sa nouvelle stratégie en matière de données ouvertes pour l’horizon 2017-2022.

Les Archives nationales de France autorisent depuis le 21 juillet dernier la réutilisation des informations publiques contenues dans leurs documents produits ou reçus. La décision tarifaire de 2010 a ainsi été abrogée au profit d’une nouvelle décision basée sur le principe de gratuité d’utilisation des documents libre d’accès, principe qui se définit par le droit non exclusif et gratuit de libre « réutilisation » à des fins commerciales ou non, dans le monde entier et pour une durée illimitée.

Les National Film and Sound Archives d’Australie ont récemment publié une nouvelle politique concernant leur collection (2017 Collection Policy). Cette politique expose les principes phares concernant le développement, la préservation et le partage de leur collection.

Le blogue Convergence publiait dernièrement une analyse et une critique de l’ouvrage Éveil et enracinement, qui traite de l’utilisation des archives à des fins pédagogiques.

Archimag nous apprenait cette semaine que l’éditeur de logiciel Adobe a annoncé la fin de l’utilisation du logiciel Adobe Flash Player d’ici 2020. Flash Player devait être installé sur un ordinateur pour permettre à l’utilisateur de visionner une vidéo en ligne. Il s’agit, dans une moindre mesure, de la fin d’une ère informatique, considérant que ce logiciel fonctionnait sur nos appareils depuis 1996 !

Le Blogue de la NARA annonce la publication des Universal Electronic Records Management Requirements destiné aux agences du gouvernement souhaitant mieux encadrer les projets de gestion des archives numériques.

L’Association des archivistes français (AAF) demande au Ministère de la culture de France de se pencher sur le manque d’effectifs aux Archives nationales. Voici le texte d’Archimag à ce sujet.

 

AMÉLIE DOYON, archiviste – BAnQ Québec


Catégorie(s) : Vie professionnelle

Actualités archivistiques du Web – Juillet 2017

15 juillet 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Bibliothèque et Archives Canada a dévoilé une publication fort intéressante concernant les documents photographiques (identification, traitement, soin préventif, techniques d’examen, etc.). Lingua Franca – Un langage commun pour les restaurateurs de documents photographiques.

Le blogue Convergence publiait dernièrement divers billets offrant des retours sur le congrès de l’AAQ 2017. Nous vous proposons cette semaine deux articles, traitant d’une part de la gestion d’un service interne d’archives dans le contexte numérique, et d’autre part un article faisant état du rôle des archives religieuses comme source d’information pour l’histoire québécoise.

Archimag proposait cette semaine un petit article descriptif aidant à démystifier les dark data (données non structurées et non analysées).

Les Archives départementales de la Haute-Garonne en France ont publié récemment un guide d’archivage dédié aux collèges et aux lycées français.

Hippies ou Yuppies? Voici un petit article léger confrontant deux visions de l’archivistique. Et vous, à quelle école de pensée vous rattachez-vous?

Toujours dans la continuité des comptes rendus d’actes du Congrès de l’AAQ, le blogue Convergence proposait récemment un billet sur la catégorisation des actifs informationnels.

Les Archives nationales de France ont déposé leur bilan du Projet scientifique, culturel et éducatif (2013-2016). En somme satisfaisant, ce projet était l’une des pierres d’assises de la récente «refondation des Archives nationales».

Le site Arcateg (archivage par catégorie) proposait dernièrement un article intéressant de Marie-Anne Chabin. Le texte traite des technologies de l’information en interrogeant cette thématique selon un point de vue continuité ou de rupture.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, Technicien en documentation – BAnQ Québec


Catégorie(s) : Vie professionnelle

Actualités archivistiques du Web – Juin 2017

15 juin 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Un billet est récemment paru sur le blogue Convergence : Ce que l’archivistique peut apporter au monde professionnel contemporain (et vice versa).

Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario a publié la semaine dernière un guide d’utilisation du Big Data en milieu gouvernemental.

Les Archives de la Nouvelle-Zélande ont dévoilé leur stratégie à long terme (2057). Celle-ci est orientée autour des axes suivant : proximité des archives avec la population; augmenter la transparence de l’État; collaborer collectivement à l’élaboration de systèmes d’information gouvernementale.

Les Archives nationales d’Australie ont rendu publique la transcription d’un discours prononcé par leur Directeur général au Sénat au mois d’avril dernier. Le thème de l’allocution était l’engagement entre le gouvernement et les citoyens à l’ère du numérique.

En marge de l’ouverture de la 70e édition du Festival de Cannes, le magasine Spectrum proposait dernièrement un article traitant des problèmes de conservation des archives cinématographiques.

Bibliothèque et Archives Canada dévoilait récemment leur nouvelle stratégie de services au public. Cette stratégie s’oriente principalement sur les services qui permettent l’accessibilité aux renseignements, outils et documents conservés à BAC.

Le blogue Convergence proposait cette semaine un court texte articulé autour des concepts de mémoire et de patrimoine sociétal dans un contexte de guerre. L’article se penche sur le cas d’Alep en Syrie.

Les Archives nationales de France ont présenté leur second Projet scientifique culturel et éducatif pour l’horizon 2017-2020. Ce projet vise à conforter les Archives nationales à la fois dans leur rôle d’institution de recherche scientifique fondée sur son patrimoine archivistique et dans son rôle d’institution de médiation culturelle.

Le Journal du Net publiait cette semaine un intéressant article sur la préservation et la pérennisation de la qualité des flux vidéo en ligne (streaming).

«Why don’t archivists digitize everything?» Voici la question sur laquelle se penche un article paru récemment sur le blogue Archives @ PAMA.

Un nouveau Guide d’identification des documents essentiels a récemment été élaboré par un groupe de travail du Groupe d’expertise en gestion des documents (GEGD) sur lequel siège notre collègue Véronique Gagnon. Ce guide permettra aux ministères et organismes d’identifier leurs documents essentiels et de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger.

Le blogue Convergence publiait récemment un billet proposant un topo sur les espaces numériques de travail. Le sujet ayant été traité lors du dernier congrès de l’Association des archivistiques du Québec (AAQ).

Le ministère de la Culture et de la Communication de France a dévoilé le rapport de la vice-présidente du Conseil supérieur des Archives intitulé Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l’ère numérique.

Après le tollé provoqué par la fermeture du costumier de Radio-Canada en 2014, voici maintenant que la question de l’avenir de l’inventaire de Radio-Canada est soulevée dans cet article paru sur La Presse+. Notons que le déménagement de la maison-mère est prévu pour 2020.

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme a rédigé un billet sur Archives-moi, un projet de réseau social dédié à la diffusion des archives.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec


Catégorie(s) : Vie professionnelle

Actualités archivistiques du Web – mai 2017

15 mai 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Une nouvelle mouture (édition révisée 2017) du très pertinent Guide des archives judiciaires d’Evelyn Kolish est depuis peu disponible sur le site de BAnQ. Prenez note qu’une traduction en langue anglaise de ce guide existe également (Guide to Court Records), répondant ainsi à un besoin des chercheurs anglophones.

Un article à saveur terminologique est paru sur le blogue Convergence. Marie-Anne Chabin y expose les différences entre numérisation et dématérialisation.

La Commission européenne a récemment mis en ligne un Guide de règles relatives au libre accès des publications scientifiques et des données de recherches.

Le ministère de l’Éducation de la France a publié, en mars dernier, un rapport sur les Enjeux du numérique concernant les ressources documentaires en SHS (sciences humaines et sociales).

Archimag présentait récemment trois outils à intégrer à votre navigateur pour vous aider à départager le vrai du faux en termes de fausses nouvelles (fake news), un phénomène qui a pris d’assaut le Web ces derniers temps.

Un article fort intéressant est paru cette semaine dans Archimag dans lequel notre collègue Daniel Ducharme a collaboré. Il fait état de l’application des différentes lois encadrant la gestion documentaire au Québec.

Le blogue Convergence de l’Association des archivistes du Québec proposait récemment une réflexion de Jonathan David sur la visibilité de l’archiviste dans le débat public.

Le site The Conversation offrait récemment un article sur l’archivage de l’Internet et des opérations de sauvegarde de certaines pages web.

La British Library a présenté un vidéo dévoilant les étapes de mise en place pour effectuer la numérisation d’un imposant atlas de deux mètres (Klencke Atlas de 1660). Un article d’Archimag fait état de la situation et rend accessible cette vidéo.

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont récemment publié un nouveau guide de gestion des documents numériques (Managing Digital Continuity).

En France, les Archives nationales entretiennent depuis près d’un mois un nouveau blogue consacré aux projets de collaboration participative. Le blogue s’adresse ainsi aux usagers qui désirent transcrire, annoter ou indexer certains fonds ou séries ayant fait l’objet de numérisation.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec


Catégorie(s) : Vie professionnelle

Actualités archivistiques du Web – avril 2017

15 avril 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont dévoilé récemment leur nouveau plan d’action intitulé Archives Unlocked: Releasing the Potential. Ce plan d’action propose des pistes de solutions visant à assurer la transition des archives à l’ère du numérique.

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme rappelle l’intérêt, pour les étudiants, de participer au congrès de l’Association des archivistes du Québec.

Les présidentielles françaises vous intéressent ? Un article d’Archimag recense la position des onze candidats sur les sujets suivants : Bibliothèques; Patrimoine; Numérique.

Connaissez-vous le «Guerrilla Archiving»? C’est à l’Université de Toronto, au mois de décembre dernier, que s’organisa cette mission de préservation de données gouvernementales destinées à être supprimées. L’initiative a depuis été reprise à quelques occasions.

Intéressant article d’opinion de Jon Tilbury, paru sur le site Information management, sur l’avenir de la préservation numérique.

Archimag présentait cette semaine trois outils à intégrer à votre navigateur pour vous aider à départager le vrai du faux en termes de fausses nouvelles (fake news), phénomène qui a pris d’assaut le Web et les réseaux sociaux dans les derniers temps.

Un intéressant article à saveur terminologique est récemment paru sur le blogue Convergence. Marie-Anne Chabin y expose les différences entre numérisation et dématérialisation.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec


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La nouvelle version du recueil des règles de conservation des documents du milieu de la santé et des services sociaux : le dossier de l’usager

1 avril 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Dentiste et nutritionnistes, Nutrition-Canada, chambre 418, 1971, Adrien Hubert, photographe. Fonds du Ministère de la Culture, BAnQ Vieux-Montréal, cote E6,S7,SS1,D710179 à 710181

Après la sortie officielle des règles de gestion en juin 2015, le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS) annonce la mise à jour du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et des services sociaux du Québec. En plus des règles de gestion, cette mise à jour comprend une version partielle des règles de mission : les règles relatives au dossier de l’usager.

Cette série est importante. En effet, élément central du mandat des établissements, le dossier de l’usager est essentiel au maintien des services rendus dans le secteur de la santé et des services sociaux. Outil de coordination, il permet notamment la continuité des soins apportés à un patient. En cela, il résume bien tous les traitements reçus des différents intervenants de l’établissement, voire de plusieurs établissements. Sa gestion est régie par une législation et une réglementation complexe, et sa confidentialité demeure incontestée.

Cette version 1.4 du recueil permettra aux établissements de se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver les règles de leur propre calendrier de conservation. Il faut toutefois prendre note que, tant que l’élaboration des règles de mission n’est pas complétée, les autres règles de mission, notamment les séries X2 et X3 du recueil de 2009, continuent de s’appliquer.

Série 10 – dossier de l’usager : Qu’est-ce qui a changé ?

À l’instar des règles de gestion, les règles de mission (ou d’exploitation, pour recourir à une autre terminologie) se présentent sous la forme d’un formulaire par règle. Cette forme permet plus facilement les mises à jour. Toutefois, son intérêt réside surtout dans le fait qu’elle permet de mieux documenter les règles. En effet, des champs bien identifiés (description, types de documents, références juridiques, remarques) favorisent la compréhension du dossier en un seul coup d’œil.

Par ailleurs, afin d’assurer une meilleure compréhension, les règles associées au dossier de l’usager ont été structurées par mission. Il s’agit des cinq missions identifiées par le ministère de la Santé et des services sociaux : centre hospitalier (10-100), CHSLD (10-200), CLSC (10-300), centre jeunesse (10-400) et centre de réadaptation (10-500). On constatera qu’une règle unique englobe le dossier de l’usager (10-010). Toutefois, les établissements peuvent, si cela correspond à leur pratique, élaborer des règles pour une mission particulière. Malgré le vent de centralisation qui souffle sur ce milieu, le comité a jugé utile de permettre une certaine flexibilité en cas de besoin.

Autre changement, la description des règles a été bonifiée et, parfois, de nouveaux types des documents se sont ajoutés. Chaque délai de conservation a été discuté en comité. Pour éviter les redondances, des règles ont été fusionnées.

Le comité a également profité de la mise à jour pour ajouter trois nouvelles règles :

1.     Dossier de l’usager – volet transplantation (10-107) ;

2.     Dossier de l’usager – volet de la conduite automobile (10-501) ;

3.     Dossier de l’usager –  volet aides techniques à la communication (10-502)

Échantillonnage

Le changement le plus spectaculaire de cette série 10 du dossier de l’usager s’avère sans contredit la fin de l’échantillonnage représentatif qui obligeait de nombreux établissements à conserver un dossier complet sur 200. Dans certains cas, cela pouvait représenter une masse non négligeable de documents et, par le fait même, un coût inutile pour la société. En effet, dans les centres jeunesse, par exemple, on n’a enregistré aucune demande de consultation d’un dossier échantillonné dans les vingt dernières années.

Dans la version 2017 du dossier de l’usager (10-010), le comité a introduit un nouveau critère de tri. Au lieu d’un sur 200, ce n’est plus qu’un dossier complet par mission tous les 5 ans qui doit être conservé afin de suivre l’évolution de la tenue de dossier. Aussi, le tri ne vise plus à assurer la représentativité du dossier de l’usager, mais plutôt à illustrer une certaine pratique, un savoir-faire, à travers le temps. Il s’agit donc d’une sélection de spécimens, et non un échantillonnage proprement dit.

En dépit de ce mode de tri, les gestionnaires de documents et archivistes médicaux doivent avoir à l’esprit qu’un certain nombre de documents doivent être conservés jusqu’à cinq années après le décès de l’usager. Contrairement au recueil de 2009, la « liste des pièces à conserver » de l’annexe A n’est pas par mission. Il s’agit d’une liste unique qui précise les pièces du dossier de l’usager à conserver après la fin de la prestation de soin rendue à un usager. Approuvée par la Direction des assurances du réseau de la santé et des services sociaux (DARSSS), cette liste répond à des exigences juridiques et d’assurance, et non patrimoniales.

Cette mise à jour du recueil a été validée par un groupe d’archivistes de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et par la DARSSS. Par ailleurs, elle a obtenu un avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec.

Malgré cet imposant travail, le comité ne s’arrête pas là et œuvre déjà à réviser d’autres sections des séries X du recueil 2009. Une deuxième mise à jour est prévue avant l’été 2017.

 

Audrey Bouchard, BAnQ Québec

Daniel Ducharme, BAnQ Vieux-Montréal


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Actualités archivistiques du Web – mars 2017

15 mars 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Le gouvernement canadien a récemment publié un guide traitant des principes de conservation préventive et de la gestion des risques en lien aux soins à apporter aux supports d’enregistrement audio, vidéo et de données.

Un billet de Philippe Goupil paru sur le blogue Convergence propose une réflexion sur la réussite ou l’échec de l’implantation d’un système de gestion électronique de documents.

Le gouvernement de la Nouvelle-Écosse a dévoilé son plus récent plan d’action culturel intitulé Créativité et communauté.

Un texte très pertinent de René St-Pierre est paru cette semaine sur le blogue Convergence concernant la valorisation d’archives historiques sur le Web.

Voici les principes directeurs de l’approche collaborative en matière d’acquisition d’archives privées, telles que développées à la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT) en juin dernier.

Le Journal du Net présentait la semaine dernière un court article sur la «mort» du Big Data et conséquemment sur l’émergence de la donnée centrée sur la valeur.

Le site de partage Flickr  vient de dévoiler un nouvel outil de recherche d’images par similitude «Similarity Search». En plus de la présentation de l’outil, cet article se penche sur le concept de similarité sémantique tel que privilégié par Flickr.

En marge du forum Droit d’auteur à l’ère numérique, le ministère de la Culture et des Communications a récemment publié son rapport sur l’environnement numérique et la problématique du droit d’auteur.

L’Institut canadien de conservation (ICC) a établi une liste succincte d’exigences de base pour la conservation préventive, visant à prévenir les risques touchant les musées et les centres d’archives.

La revue Archimag proposait cette semaine un intéressant topo sur le sujet des films de famille. Quel est le legs historique et patrimonial de ce type de document? De la fin du 19e siècle jusqu’à aujourd’hui, les moyens techniques pour filmer ont bien changé, tout comme les enjeux et symboles véhiculés dans ces films.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

 

 


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