Portail BAnQ Nétiquette

Le traitement de vos versements, troisième période : finalisation et retour à l’organisme

1 mars 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Ce troisième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite aux textes mis en ligne en 2016, soit Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes !  (1 er septembre) et Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution (1er décembre). Ce troisième et dernier billet de la série porte sur la finalisation du versement et sur le retour à l’organisme.

 

Cette étape de finalisation et de retour à l’organisme peut comporter jusqu’à 19 interventions réalisées à l’interne. On parle ici d’interventions intellectuelles et physiques comme, par exemple, rédiger le Bilan de traitement du versement, ou planifier le déchiquetage sécuritaire des dossiers qui ne seront pas conservés suite au traitement archivistique. Elles impliquent l’archiviste responsable de l’organisme, le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement, de même que le manutentionnaire.

Dans ce billet, nous nous attarderons plus particulièrement au Bilan de traitement du versement.

Le Bilan est un nouvel outil créé en 2016 afin de communiquer avec les organismes suite à un versement (rétroaction). Son objectif est de présenter à l’organisme un portrait du travail réalisé lors du traitement de son versement dans le but d’exposer les points forts et les contraintes rencontrés par l’équipe de traitement de BAnQ. Il ne s’agit pas d’un outil coercitif ; il vise plutôt l’échange mutuel d’informations propres à nos organisations de manière à permettre l’amélioration continue de la préparation des versements futurs.

Ultimement, le Bilan de traitement vise à assurer la constitution d’un patrimoine archivistique représentatif, significatif et révélateur pour la société québécoise.

Le Bilan est composé de deux parties. La première présente les informations relatives à l’organisme et à son versement. Nous y retrouvons le nom de l’organisme, le numéro de versement, la date de réception des contenants, les dates extrêmes des documents ainsi que la collation finale conservée. Cette première partie contient également des remarques générales sur le traitement (état des documents, notion de copie secondaire et de document de travail, etc.), la description (la nomination des dossiers sur les bordereaux, les abréviations et les sigles, l’exactitude des dates extrêmes, etc.) et l’application de restrictions. Il est important de noter qu’il est de votre responsabilité d’identifier les restrictions à appliquer à vos documents et de les consigner sur les bordereaux de versement.

C’est aussi dans ce Bilan que l’archiviste peut suggérer des modifications à des règles de conservation selon les observations compilées lors du traitement des documents. Le Bilan est signé par l’archiviste responsable de l’organisme et par le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement.

La seconde partie du Bilan présente deux aide-mémoires. Le premier concerne l’épuration des dossiers à verser à BAnQ. On y retrouve une liste de documents sans valeur historique à éliminer avant le versement comme, par exemple, les publications avec dépôt légal et les coupures de presse. Le second aide-mémoire concerne la conservation préventive des documents. De manière illustrée, il présente les éléments à retirer des dossiers en vue d’une conservation permanente (trombones, élastiques, etc.).

Le Bilan de traitement est un outil rédigé à l’intention des ministères et organismes. N’oubliez pas que vous pouvez communiquer en tout temps avec votre archiviste responsable afin de lui soumettre vos questions relatives à la préparation de vos versements.

Vous pouvez également vous référez au site Web de BAnQ en suivant ce lien.

 

LAURÉANNE LANGLOIS, technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, technicien en documentation, BAnQ Québec

avec la collaboration d’AMÉLIE DOYON, Archiviste, BAnQ Québec

 

ANNEXE : BILAN DE TRAITEMENT

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Catégorie(s) : Gestion des archives définitives, Outils de gestion

Révision du Recueil des règles de conservation des documents des MRC

1 février 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Les Municipalités régionales de comté (MRC) font parties des organismes municipaux figurant à l’annexe 4 de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). À ce titre, elles sont soumises aux articles 7 et 8 de la Loi :

Article 7 : « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. »

Article 8 : « Un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et toute modification relative à l’addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente. »

Les MRC sont donc tenues de gérer et de conserver leurs documents selon un calendrier de conservation qu’elles soumettent à l’approbation de BAnQ. Pour établir leur calendrier et, par conséquent, respecter les exigences de la Loi sur les archives, les MRC peuvent se référer à deux recueils de délais de conservation :

  • Le Recueil des délais de conservation des archives des Municipalités régionales de comté publié le 3 novembre 1989.
  • Le Guide de gestion des documents municipaux qui s’adresse aux organismes municipaux, c’est-à-dire aux municipalités et aux MRC, publié en 2004 et partiellement mis à jour en 2014.

Le recueil des MRC est un recueil de première génération dont le contenu n’est pas fiable à 100%. En effet, de nombreux changements sont survenus depuis 1989 et sont venus modifier les missions et les responsabilités de ces organismes municipaux au fil du temps.

Quelques dates :

  • 1979 : Adoption de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme (LAU), qui institue les MRC ;
  • 1987-1988 : Assises Québec – Municipalités sur l’avenir des MRC – Révision de la représentativité au sein des conseils des MRC – Élargissement des pouvoirs ;
  • 2000-2002 : Livre blanc sur la réorganisation régionale municipale – Nouvelles règles concernant la prise de décision – Nouvel élargissement des pouvoirs ;
  • 2001 : Politique nationale de la ruralité (PNR) ;
  • 2003 : Attribution de la responsabilité des centres locaux de développement aux MRC ;
  • 2015-2016 : Pouvoir en matière de production d’énergie hydroélectrique et éolienne .

En raison de la désuétude du Recueil (il n’a pas été mis à jour depuis 27 ans) et du caractère général du Guide de gestions des documents municipaux (il ne reflète pas toutes les réalités et les spécificités des MRC), BAnQ a pris la décision de lancer la révision du Recueil des règles de conservation des documents des municipalités régionales de comté.

Par ailleurs, dans le même temps, l’Association des directeurs généraux des Municipalités régionales de comté du Québec (ADGMRCQ) sollicitait BAnQ pour la refonte du recueil de 1989. Comme quoi, le momentum était bon… L’Association a délégué Catherine Vaillancourt, archiviste de la MRC de l’Érable, pour la représenter au sein du comité de révision. Elle assume la tâche de coordonner les travaux du comité en collaboration avec la Direction des services aux usagers et aux partenaires de BAnQ.

Un comité de révision compte plusieurs professionnels provenant du milieu des MRC. Les travaux devraient débuter dès février 2017.

Une affaire à suivre !

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal


Catégorie(s) : Non classé, Outils de gestion

Municipalités : Les documents déposés au conseil municipal

1 novembre 2016 par Interactions   2 Commentaires

CONTEXTE

Une archiviste d’une ville de dimension moyenne (autour de 75 000 habitants) s’interroge sur la conservation des documents déposés au conseil municipal, instance décisionnelle du plus haut niveau dans une municipalité. Comme vous le savez sans doute, les documents déposés sont ces documents qui servent d’appui aux décisions du conseil. Ils sont déposés soit à des fins de validation, soit à des fins d’information susceptible de conduire à une prise de décision.

Ce qu’il faut savoir aussi, c’est que la plupart de ces documents font double emploi, c’est-à-dire qu’ils sont conservés ailleurs dans l’administration municipale. Pensez, par exemple, aux rapports annuels, aux rapports d »audit, aux rapports des comités, aux états financiers, aux politiques, aux contrats, etc. En effet, la plupart de ces documents sont générés par des activités et, par conséquent, sont conservés dans les dossiers de celles-ci. En clairs, cela signifie qu’ils sont classés en conformité avec le plan de classification de la municipalité.

Par ailleurs, en vertu de la Loi sur les archives, ils sont aussi conservés en fonction des règles approuvées du calendrier de conservation de la municipalité. Le rapport annuel, par exemple, a pour détenteur principal la direction des communications et relations publiques. Un devis de construction, autre exemple, a pour détenteur le service du bâtiment. Dans le cas du rapport annuel, les conséquences ne relèvent que de la redondance : ils seront conservés en permanence aux deux endroits, soit au conseil municipal et à la direction des communications. En plus, les rapports annuels font souvent l’objet d’une publication, de sorte qu’ils sont aussi conservés en vertu du Règlement sur le dépôt légal des documents. Par contre, le devis de construction, s’il n’est pas retenu, ne sera pas conservé en permanence au service du bâtiment, mais il le sera, malgré son absence de valeur patrimoniale, au conseil municipal. Ici, il y a dédoublement, redondance de l’information, mais aussi – et c’est là que le bât blesse –  incohérence puisqu’un document sans valeur patrimoniale sera conservé en permanence dans les dossiers du conseil alors qu’il sera détruit ailleurs.

En tenant compte du fait que, selon le Guide de gestion des documents municipaux (2014) approuvé par BAnQ, les documents déposés au conseil municipal prennent le même délai que les procès-verbaux (conservation permanente), la problématique soulevée par ma collègue se présente sous la forme des points suivants :

– Pourquoi conserver dans les dossiers du conseil municipal des documents qui se retrouvent dans les dossiers des activités de la municipalité ?

– Comment peut-on en toute logique attribuer des règles de conservation différentes aux mêmes documents ?

– Depuis la tenue de la Commission Charbonneau, les documents déposés au conseil municipal ont considérablement augmenté afin de faciliter la reddition de compte. Or, la conservation de tous ces documents, dont certains pourraient être détruits dans un horizon de cinq à dix ans, entraîne un coût en tenue de dossiers et en espace de conservation.  Comment peut-on justifier cette pratique du dédoublement alors qu’elle représente un coût supplémentaire pour la municipalité et, partant, pour société tout entière ?

– Peut-on envisager une solution à cette problématique ? Si oui, laquelle ? Sur quels arguments s’appuierait-on pour appliquer cette solution ?

 

DISCUSSION

En règle générale, la redondance n’est jamais une bonne chose en gestion des documents car elle a pour effet de susciter de la confusion chez les utilisateurs qui, du coup, ne savent plus quels documents conserver, quels documents détruire. En identifiant l’exemplaire principal d’un dossier, le calendrier de conservation permet d’atténuer, voire d’éradiquer, cette confusion, et favorise ainsi une saine gestion des documents.  Sans égard à la problématique ci-dessus, l’application du calendrier de conservation doit donc se poursuivre de manière à ce que les documents soient détruits ou conservés en vertu de ce calendrier.

Prenez note toutefois que les documents déposés au conseil municipal ne sont pas identifiés au calendrier de conservation de sorte que, stricto sensu, leur gestion ne relève pas de cet outil de gestion. Précisons que la règle 102.01 du Guide de gestion des documents municipaux (2014) les identifie globalement comme « documents déposés » et, par conséquent, n’indique nullement leur genre [1] (rapports annuels, prévisions budgétaires, contrats, etc.) et, par extension, les délais spécifiques qui se rattacheraient à chacun d’eux.

La règle de conservation applicable aux dossiers du conseil municipal va donc dans le sens de conserver, en tant qu’archives définitives, les procès-verbaux des réunions en incluant les documents déposés. Certes, il s’agit d’une redondance qui pourrait peut-être être endiguée dans le contexte d’un système de gestion adéquat des documents numériques. Toutefois, après en avoir discuté avec plusieurs collègues du milieu, les municipalités sont loin d’appliquer de telles mesures. Mais en s’interrogeant sur la nature même de ces documents, peut-être pourrions-nous adopter la conclusion suivante :

– La conservation des documents déposés permet d’affirmer, hors de tout doute, que chacun des conseillers municipaux a été informé des dossiers en cours, de telle sorte qu’aucun élu ne peut prétendre n’avoir pas reçu un document puisque, en vertu de ses fonctions, il est tenu de participer aux réunions du conseil et, par conséquent, de prendre connaissance de tous les documents qui y sont déposés. Suivant cette logique, nous pourrions attribuer une valeur probante à tous les documents déposés, et non une valeur patrimoniale. En effet, s’il s’agit de « prouver » que chaque élu a reçu et pris connaissance de ces documents, un délai de deux ans (année courante plus une) devrait s’avérer largement suffisant pour démontrer cette preuve.

– Par contre, ces documents peuvent prendre une valeur patrimoniale si un historien souhaite faire l’histoire du conseil ou des élus. De ce point de vue, la conservation des documents permettrait de connaître les bases à partir desquelles les élus ont pris une décision. Suivant cette logique, les documents déposés découle des activités du conseil tout autant que le rapport annuel découle de celles de la direction des communications.

 

ÉLÉMENTS DE RÉPONSE

Nonobstant notre conclusion, voici des éléments de réponse formulés par Dominic Boisvert, archiviste qui œuvre dans le milieu des municipalités depuis plusieurs années.

Question 1 : Pourquoi conserver dans les dossiers du conseil municipal des documents qui se retrouvent dans les dossiers des activités de la municipalité ?

– Certaines municipalités utilisent le principe du « greffe » comme dans un bureau d’avocat ou de notaire. Le greffier de la municipalité crée un dossier par réunion et inclut tous les documents annexés et déposés. Par contre, certaines municipalités n’adoptent pas cette pratique.

– D’autres municipalités « annexent » des documents déposés aux procès-verbaux dans le livre des délibérations. Les documents déposés sont donc reproduits intégralement dans ce livre.

– Certaines municipalités classent les documents déposés dans les dossiers selon le plan de classification sans autre identification.

– Enfin, d’un point de vue purement archivistique, les règles de conservation sont basées sur les activités ou les types de documents. Le sort final est sélectionné en fonction de la valeur administrative, légale ou patrimoniale des documents. À cet égard, la valeur patrimoniale d’un document ne serait pas altérée par le fait qu’il soit déposé ou non au conseil municipal. Prenons deux exemples concrets pour appuyer cet élément de réponse: 1) Une plainte d’un citoyen déposée au conseil est tout de même une simple plainte. La règle des plaintes a pour sort final la destruction. Cela devrait être respecté. 2) Plusieurs communications reçues par la municipalité sont identifiées avec la mention « à déposer au conseil municipal ». En suivant la logique de la conservation des documents déposés, toutes les communications affublées de cette mention seraient à conservation permanente. Il s’agit pourtant très souvent de simple correspondance, voire même de documents promotionnels.

Question 2 : Comment peut-on en toute logique attribuer des règles de conservation différentes aux mêmes documents ?

– On ne le peut pas. La règle 102.01 relative aux dossiers des réunions du conseil municipal devrait être réécrite. De toute manière, elle ne porte ni sur une activité, ni sur un type de document, mais sur une instance décisionnelle.

Question 3 : Comment peut-on justifier cette pratique du dédoublement des dossiers alors qu’elle représente un coût supplémentaire pour la municipalité et, partant, pour la société dans son ensemble ?

– Nous croyons qu’on ne peut pas le justifier.

– La durée de conservation devrait être égale à la période pendant laquelle une reddition de compte peut être exigée. Pour le reste, rien ne justifie une conservation au-delà de cette nécessité de « prouver » et de « rendre des comptes ».

– Aussi, nous estimons qu’il serait important de déterminer si l’une des lois a préséance sur l’autre. Donc, est-ce que la Loi sur les Archives a préséance sur la Code municipal ou la Loi sur les cités et villes ? Il y aurait lieu de définir clairement ce que le Code municipal, par exemple, entend par « déposer aux archives ».

Question 4 : Peut-on envisager une solution à cette problématique ? Si oui, laquelle ? Sur quels arguments s’appuierait-on pour appliquer cette solution ?

– Nous pensons qu’il faut respecter les choix faits par les conseils municipaux et leurs greffiers. Si les documents déposés sont placés dans le livre des délibérations, ils devraient être conservés intégralement. Si les documents ne sont pas placés dans le livre des délibérations mais plutôt classés à l’activité, le calendrier de conservation devrait s’appliquer. Si les documents déposés sont regroupés en un dossier de séance du conseil municipal, celui-ci devrait être détruit après un délai actif et semi-actif réaliste. Cette dernière option suppose que la règle 102.01 du Guide des documents municipaux devrait être modifiée.

 

QUESTION OUVERTE

Une question demeure toutefois ouverte. Qu’en est-il du contexte des prises de décisions au conseil municipal ? En effet, si les documents déposés sont détruits après deux ans, comment les chercheurs pourront-ils comprendre pourquoi les élus ont pris une décision plutôt qu’une autre ? Comme on le sait, les décisions s’appuient la plupart du temps sur des documents… Et que répondre à Marc Lebel, chef de division, Division de la gestion des documents, des archives et de l’accès à l’information, de la Ville de Montréal, qui, questionné sur cette problématique, m’a signifié : « Les demandes des citoyens se font de plus en plus précises, la majorité d’entre elles, portent sur les documents tels que déposés au conseil ». Par ailleurs, ce même collègue, pourtant à la tête de la plus grande ville du Québec, préconise la conservation intégrale des dossiers des séances du conseil et ce, tant pour assurer la contextualisation des décisions prises par les membres du conseil municipal que pour être en mesure de rendre des comptes à travers le temps. Pour Marc Lebel, le fonds du conseil municipal s’avère sans aucun doute le plus important d’une ville. Il mérite amplement de traverser le temps dans son intégralité.

Une solution existe cependant. Une municipalité dotée d’un système de gestion intégrée des documents performant n’aurait pas de difficulté à établir les liens entre les documents déposés et les activités auxquelles ils se rattachent. Mais combien de municipalités disposent d’une solution technologique de gestion des documents ? Par ailleurs, Marc Lebel évoque la question de sécurité. En effet, les documents du conseil sont conservés par le greffier, le responsable des archives, et, en règle générale, les documents y sont bien gérés. En conséquence, la conservation par le greffier des documents déposés au conseil pourrait pallier à des manquements dans les unités administratives.

Le débat est loin d’être clos…

 

DANIEL DUCHARME, archiviste, BAnQ Vieux-Montréal

avec la collaboration de Dominic Boisvert, consultant chez HB archivistes et chargé de cours (EBSI, Université de Montréal), et la participation de Marc Lebel, chef de division, Division de la gestion des documents, des archives et de l’accès à l’information, Ville de Montréal.

[1] Louise-Gagnon Arguin (2015, p. 3) définit la notion de genre comme des documents caractérisés par une structure d’information (forme et contenu) et par des pratiques de travail que partagent des acteurs organisationnels. Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel (dir.). Les genres de documents dans les organisations. Québec, Presses de l’Université du Québec, 2015.


Catégorie(s) : Outils de gestion

Ministères et organismes publics : une nouvelle règle du dossier de l’employé

1 octobre 2016 par Interactions   2 Commentaires

Le 16 août 2016, le Conseil du patrimoine culturel du Québec (CPCQ) a appuyé BAnQ dans sa volonté de modifier la règle 3301 « Gestion des dossiers des employés permanents et occasionnels – volet Carrière » du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Par cette décision, BAnQ établit que le sort final de ce dossier est la destruction plutôt que l’échantillonnage.

La réévaluation de cette série débute en 2015. Des archivistes de BAnQ remarquent que les usagers ne consultent pas ce type de dossiers pour leur recherche historique ou générale. Ces mêmes archivistes s’interrogent alors sur la pertinence de conserver les informations contenues dans ces dossiers échantillonnés. Ils se demandant si elles correspondent vraiment au besoin de la recherche rétrospective. Ainsi, à l’aide de critères permettant de déterminer la valeur historique des dossiers et leur conservation, les archivistes de BAnQ analysent les types de documents de la règle 3301. Ils constatent que les dossiers d’employés sont surtout créés pour soutenir un besoin administratif et n’apportent aucun éclairage supplémentaire sur l’histoire ou la mission d’un ministère ou d’un organisme public. Par ailleurs, ils constatent que les dossiers des employés permanents et occasionnels, dont le critère de conservation repose sur la balise des années 1 et 6 de chaque décennie, ne peuvent être utilisés pour tracer un portrait fidèle de la fonction publique, l’échantillonnage proposé n’étant pas représentatif.

En ce qui a trait aux critères qualitatifs de la règle (dossiers des employés nommés par le conseil des ministres et de ceux qui se sont le plus illustrés dans leur profession), la conclusion reste la même. En effet, on constate que les informations ayant trait à des membres du personnel ayant occupé de grandes fonctions au sein du gouvernement ne se retrouvent pas dans les dossiers des employés, mais plutôt dans ceux produits par cette personne à l’intérieur même du ministère ou de l’organisme pour lequel elle travaille. De plus, le contenu des dossiers est difficilement exploitable pour tracer un portrait de la fonction publique. Pour réaliser ce type de recherche, des publications et bilans sur l’effectif gouvernemental permettent de le faire de manière beaucoup plus efficace puisqu’ils condensent l’information en faisant ressortir des données plus intéressantes sur le plan historique.

Enfin, les archivistes de BAnQ ont adopté ce nouveau mode de disposition après avoir pris en compte le caractère sensible de ce dossier. En effet, les renseignements nominatifs qu’il contient représentent une certaine menace à la vie privée.

Les résultats de ces réflexions ont été soumis au Groupe d’experts en gestion des documents du gouvernement du Québec qui a partagé la vision de BAnQ suite à un échange de commentaires.

À l’international, certains pays comme la France, les États-Unis ou l’Australie  sont arrivés aux mêmes conclusions.

Cette modification s’inscrit dans une perspective d’évaluation plus large qui englobe l’ensemble des activités communes de gestion des ministères et des organismes.  La révision du recueil fait partie de cette démarche. Il s’agit d’une affaire à suivre.

 

Équipe des archives gouvernementales de BAnQ


Catégorie(s) : Outils de gestion

Le recueil des délais de conservation des documents de la santé et des services sociaux : une nouvelle approche

1 août 2016 par Interactions   2 Commentaires

Les recueils de conservation dans le contexte de la Loi sur les archives

La Loi sur les archives identifie les établissements de santé et de services sociaux du Québec à son annexe 7. Aussi, à l’instar de tous les organismes publics – qu’ils soient centralisés (ministères et organismes) ou décentralisés (secteurs des municipalités, de l’éducation), les établissements de ce secteur doivent, d’une part, « établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés » (article 7) et, d’autre part, soumettre à l’approbation de BAnQ leurs calendriers de conservation « et toute modification relative à l’addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente » (article 8).

Cet énoncé des obligations de la Loi sur les archives s’avère clair et sans équivoque. Toutefois, comme toute législation, il laisse une marge de manœuvre à son application. À cet égard, depuis l’adoption de la Loi en 1983, BAnQ n’a jamais adopté une approche coercitive. Au lieu de punir, elle s’est engagée à conseiller, à accompagner les organismes publics dans l’atteinte des objectifs fixés par la Loi. Qu’on ne s’y trompe pas : le législateur, en privilégiant l’élaboration d’un outil spécifique de gestion, avait pour but la mise en place de pratiques de saine gestion des documents et des archives dans les organismes publics.

Pour BAnQ, il est vite apparu que le meilleur moyen de soutenir les organismes publics dans l’élaboration de leurs calendriers de conservation s’avérait la réalisation de recueils sectoriels et, en l’occurrence, le Recueil de règles de conservation des établissements de santé et de services sociaux. En effet, les recueils sectoriels s’avèrent une des manifestations concrètes de l’approche « conseil et accompagnement » que BAnQ a favorisé depuis l’adoption de la Loi sur les archives en 1983.

Un recueil réunit des règles-types de conservation qui a pour principale fonction de soutenir les organismes publics dans l’élaboration de leurs propres calendriers de conservation et ce, pour un secteur donné (éducation, santé, municipalités, etc.). En effet, les établissements de santé peuvent reprendre à leur compte les règles du recueil en les complétant, notamment par l’ajout du détenteur principal des dossiers, par l’identification des supports de conservation, etc. En ce sens, le recueil constitue un véritable modèle dont les règles sont validées par un comité représentatif du milieu. Il constitue ainsi une référence, une source fiable susceptible de définir, le cas échéant, certaines métadonnées d’un système de GID. Toutefois, il convient de faire attention : le fait d’appliquer le recueil dans un établissement ne suffit pas à satisfaire les exigences de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques qui en découle. Les établissements ne peuvent se soustraire à leurs obligations et, en conséquence, doivent toujours élaborer et mettre à jour un calendrier de conservation approuvé par BAnQ. Bien entendu, le fait de disposer d’un recueil sectoriel à jour facilite grandement le travail des organismes publics.

Le comité du recueil du milieu de la santé

Remontons un peu dans le temps. Il y a toujours eu un partenariat dans l’élaboration des différents recueils produits par BAnQ pour ses secteurs d’intervention. Dès 1985, lors de l’élaboration des premiers recueils, les différentes associations du milieu de la santé et des services sociaux ont développé leur outil en concertation avec BAnQ. Les associations validaient la partie administrative et légale qui composait le recueil ; BAnQ offrait son soutien pour l’identification du sort final des dossiers (élimination, tri ou conservation) de même que pour la présentation des règles dans le respect du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, ayant à cœur la conservation des documents patrimoniaux pour l’histoire du Québec.

Recueil SSS, version 2000

Recueil SSS, version 2000

Plus récemment, de 1998 à 2010, l’élaboration du Recueil des délais de conservation des établissements de santé et de services sociaux se trouvait sous la gouverne de l’Association québécoise d’établissements de santé et services sociaux (AQESSS). Dès le début, BAnQ a été étroitement associée aux travaux du comité et a collaboré aux diverses étapes de l’élaboration du recueil et des diverses modifications qui ont suivi. D’autres associations ont également contribué aux différentes versions du recueil, soit l’Association des centres jeunesse du Québec, l’Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec, la Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes alcooliques et autres toxicomanes et l’Association québécoise des archivistes médicales.

En 2011, l’AQESSS a jugé que la gestion du recueil ne cadrait plus dans son mandat. Elle a donc demandé de transférer ce dossier sous la responsabilité de BAnQ qui a accepté puisqu’elle chapeaute ce même genre de travaux dans les secteurs publics et parapublics. L’AQESSS a tout de même continué à offrir son soutien pour la suite des travaux.

En 2015, la fusion des établissements et la création des centres intégrés de santé et de services sociaux ont entraîné la dissolution des associations, de sorte que le rôle de l’AQESSS n’a pas été reconduit.

Le CNASSS

Pour pallier à la disparition des associations d’établissements, le comité s’est transformé en une instance de portée nationale qui constitue aussi un centre d’expertise : le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS). Le CNASSS s’est ainsi entouré de membres œuvrant dans tous les secteurs de la santé et des services sociaux (centres jeunesse, hôpitaux généraux, hôpitaux universitaires, instituts de santé mentale, centres de réadaptation physique et intellectuels, CLSC). Il compte en son sein des gestionnaires de documents et des archivistes médicaux, des représentants du ministère de la Santé et des Services sociaux et de l’Association des gestionnaires de l’information de la santé. Ainsi, c’est tout le milieu qui oriente maintenant le comité dans ses décisions. La validation des règles de conservation peut toutefois poser problème puisqu’aucun regroupement d’associations ne peut valider l’information au niveau national. Pour atténuer ce problème, le comité s’est adjoint la collaboration de la Direction des assurances du réseau de la santé et des services sociaux (DARSSS).

Le recueil SSS, version 2015-2016

Compte tenu de l’ampleur de la tâche, le CNASSS a pris la décision de publier la nouvelle version du recueil par section. En juin 2015, il a lancé la section A, qui présente le comité et le recueil dans son ensemble, et la section B, qui regroupe les règles de gestion correspondant aux anciennes séries « G » du recueil de 2009.

Ce recueil de 2015-2016 diffère de la version de 2009 sur plusieurs points. Voici ses principales caractéristiques :

  1. Le modèle linéaire a été abandonné au profit du formulaire de type BAnQ et adapté à la réalité du milieu de la santé et des services sociaux. À titre d’exemple, le nouveau modèle permet l’ajout d’éléments dans la description et/ou dans les types de documents, de même qu’un espace pour identifier le degré de confidentialité des dossiers. Afin de répondre aux besoins des établissements, de nouvelles règles ont également été créées.
  2. Contrairement à celui de 2009, le nouveau recueil possède une structure de classification à deux niveaux logiques et hiérarchiques. Les « G » et les « X » ont fait place à une structure numérique. Tout en respectant autant que possible la volonté des établissements, les règles sont conçues par dossier d’activité, et non par type de documents. Au total quinze (15) séries sont proposées.

Séries de gestion

01 : ADMINISTRATION ET DIRECTION
02 : LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES
03 : RESSOURCES HUMAINES
04 : RESSOURCES FINANCIÈRES
05 : RESSOURCES MATÉRIELLES
06 : RESSOURCES IMMOBILIÈRES
07 : RESSOURCES INFORMATIONNELLES
08 : COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES

Séries de mission

11 : PROGRAMMES ET SERVICES
12 : ORGANISATION PROFESSIONNELLE
13 : ACCUEIL ET ADMISSION
14 : DOSSIER DE L’USAGER
15 : RESSOURCES D’HÉBERGEMENT
16 : SANTÉ PUBLIQUE ET SÉCURITÉ CIVILE
17 : ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE

Conclusion

Les recueils permettent aux établissements de respecter la Loi sur les archives en facilitant l’élaboration de leurs calendriers de conservation. Ils évoluent dans le temps et sont régulièrement mis à jour afin de tenir compte des modifications administratives, structurelles et juridiques du milieu de la santé et des services sociaux. La fusion des établissements de santé et de services sociaux décrétée le 1er avril 2015 fait partie de ces transformations qui entraînent une réorganisation du recueil et de son comité. Malgré la disparition des associations, le CNASSS s’est entouré de membres qui œuvrent dans tous les secteurs de la santé et des services sociaux. Malgré l’absence d’une instance nationale susceptible de les guider, notamment pour certaines validations juridiques, les membres du comité poursuivent leurs travaux, section par section, et demeurent confiants d’offrir un recueil de qualité qui reflète la réalité du milieu… jusqu’à la prochaine réforme !

Pour consulter et, le cas échéant, télécharger les sections du Recueil des règles de conservation des établissements de santé et de services sociaux du Québec, veuillez suivre ce lien.

 

AUDREY BOUCHARD, archiviste, BAnQ Québec
DANIEL DUCHARME, archiviste, BAnQ Montréal


Catégorie(s) : Outils de gestion




© Bibliothèque et Archives nationales du Québec