Catégorie : Outils de gestion

Une mise à jour pour le document La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations

La Direction générale des Archives nationales de BAnQ a eu le plaisir d’annoncer la mise à jour du guide La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations lors du congrès de l’AAQ 2019. Cette nouvelle version se concentre essentiellement sur la numérisation de documents textuels dans le contexte de la gestion documentaire et s’adresse à tous les organismes publics désirant planifier un projet de numérisation de ses documents administratifs. Comme le cadre légal entourant la numérisation est stable depuis 2001 et que le guide s’appuie sur les mêmes assises, le contenu a fait l’objet seulement de légères modifications. Par contre, il a été bonifié de nouveaux outils pour les organismes publics, entre autres, un modèle de procédure de numérisation

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Une nouvelle fiche d’information sur le transfert de compétences

Dans le contexte du dévoilement du nouveau Conseil des ministres, la Direction générale des Archives nationales (DGAN) de Bibliothèque et Archives nationales du Québec dévoile aujourd’hui une fiche d’information sur le transfert de compétences destinée à tous les organismes publics assujettis à la Loi sur les archives qui sont tenus de verser leurs archives à BAnQ. Les organismes publics sont parfois touchés par des changements de structure liés à des réorganisations au sein de l’appareil d’État. Ces modifications organisationnelles impliquent des transferts de compétences et se traduisent soit par la création d’un nouvel organisme, la fusion d’organismes déjà existants, l’abolition d’un organisme qui cesse ses activités, le transfert d’une compétence d’un organisme à un autre qu’il soit de nature public ou

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Sortie de la version complète du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de la santé et de services sociaux

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) est fière de vous présenter la plus récente version de son Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux. Celui-ci a reçu un avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec et s’avère déjà disponible en téléchargement sur le portail de BAnQ. Contexte  Ce recueil a été élaboré par le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS). Animé par deux archivistes de la Direction générale des Archives nationales de BAnQ, ce comité regroupe des gestionnaires de documents et des archivistes médicaux de différents établissements de santé et de services sociaux du Québec.  La version 2  de ce recueil est le résultat

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Un nouvel outil pour l’identification de vos documents essentiels

Quels moyens une organisation peut-elle mettre en place pour s’assurer de reprendre rapidement ses activités lors d’un événement fortuit ? Une des premières choses à faire est de protéger ses documents essentiels. Pour les protéger, il faut dans un premier temps les identifier. Pour répondre à ce besoin, un groupe de travail a été mis sur pied en novembre 2015 par le Groupe d’expertise en gestion des documents (GEGD). Les participants au groupe de travail sont : Marie-Pierre Gagnon, coordonnatrice – Ministère des Finances Véronique Gagnon, déléguée de Bibliothèque et Archives nationales du Québec Yves A. Lapointe, participant – Bibliothèque et Archives nationales du Québec Éric Grégoire, participant – Agence du Revenu du Québec Anne Sauvageau, participante – Ministère des

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La politique de gestion des documents actifs et semi-actifs : Une obligation de la loi sur les archives

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec. Les organismes assujettis à cette loi doivent assumer diverses responsabilités quant à la gestion des documents qu’ils produisent dans la réalisation de leurs missions et mandats. C’est en vertu de l’article 6 de cette loi que les organismes publics décentralisés doivent, notamment, adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. On entend par organismes publics décentralisés les organismes visés aux alinéas 4 à 7 de la Loi sur les archives, soit les municipalités, les sociétés de transport, les établissements d’enseignement, les services de santé et les services sociaux. Contrairement aux ministères et organismes gouvernementaux, les organismes

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La nouvelle version du recueil des règles de conservation des documents du milieu de la santé et des services sociaux : le dossier de l’usager

Après la sortie officielle des règles de gestion en juin 2015, le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS) annonce la mise à jour du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et des services sociaux du Québec. En plus des règles de gestion, cette mise à jour comprend une version partielle des règles de mission : les règles relatives au dossier de l’usager. Cette série est importante. En effet, élément central du mandat des établissements, le dossier de l’usager est essentiel au maintien des services rendus dans le secteur de la santé et des services sociaux. Outil de coordination, il permet notamment la continuité des soins apportés à un patient. En cela,

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Le traitement de vos versements, troisième période : finalisation et retour à l’organisme

Ce troisième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite aux textes mis en ligne en 2016, soit Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes !  (1 er septembre) et Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution (1er décembre). Ce troisième et dernier billet de la série porte sur la finalisation du versement et sur le retour à l’organisme.   Cette étape de finalisation et de retour à l’organisme peut comporter jusqu’à 19 interventions réalisées à l’interne. On parle ici d’interventions intellectuelles et physiques comme, par exemple, rédiger le Bilan de traitement du versement, ou planifier le déchiquetage sécuritaire des dossiers qui ne seront pas conservés suite

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Révision du Recueil des règles de conservation des documents des MRC

Les Municipalités régionales de comté (MRC) font parties des organismes municipaux figurant à l’annexe 4 de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). À ce titre, elles sont soumises aux articles 7 et 8 de la Loi : Article 7 : « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. » Article 8 : « Un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et toute

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Municipalités : Les documents déposés au conseil municipal

CONTEXTE Une archiviste d’une ville de dimension moyenne (autour de 75 000 habitants) s’interroge sur la conservation des documents déposés au conseil municipal, instance décisionnelle du plus haut niveau dans une municipalité. Comme vous le savez sans doute, les documents déposés sont ces documents qui servent d’appui aux décisions du conseil. Ils sont déposés soit à des fins de validation, soit à des fins d’information susceptible de conduire à une prise de décision. Ce qu’il faut savoir aussi, c’est que la plupart de ces documents font double emploi, c’est-à-dire qu’ils sont conservés ailleurs dans l’administration municipale. Pensez, par exemple, aux rapports annuels, aux rapports d »audit, aux rapports des comités, aux états financiers, aux politiques, aux contrats, etc. En effet, la plupart

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Ministères et organismes publics : une nouvelle règle du dossier de l’employé

Le 16 août 2016, le Conseil du patrimoine culturel du Québec (CPCQ) a appuyé BAnQ dans sa volonté de modifier la règle 3301 « Gestion des dossiers des employés permanents et occasionnels – volet Carrière » du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Par cette décision, BAnQ établit que le sort final de ce dossier est la destruction plutôt que l’échantillonnage. La réévaluation de cette série débute en 2015. Des archivistes de BAnQ remarquent que les usagers ne consultent pas ce type de dossiers pour leur recherche historique ou générale. Ces mêmes archivistes s’interrogent alors sur la pertinence de conserver les informations contenues dans ces dossiers échantillonnés. Ils se demandant si elles correspondent vraiment au besoin de la

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