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Une nouvelle version du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux

1 août 2018 par Interactions   Pas de commentaires

Depuis quelque temps, les archivistes de la Direction générale des archives nationales (DGAN) qui œuvre auprès des ministères et des organismes s’affairent à la mise à jour du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux. La révision de cet outil a débuté en octobre 2016, avec  la modification à la règle 3301 Dossier de l’employé volet carrière.

BAnQ présente aujourd’hui la version complète du Recueil. Majoritairement constituée de règles de gestion, cette nouvelle mouture comprend également quatre règles d’activités d’exploitation communes à tous les ministères et organismes.

Démarche

La mise à jour avait plusieurs objectifs :

  • Actualiser le recueil de 2010;
  • Répondre aux besoins des ministères et des organismes;
  • S’interroger sur la pertinence de conserver de façon permanente certains types de documents et séries documentaires.

Une première version a été soumise au Groupe d’experts en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD). Suite à leur commentaire, les archivistes de BAnQ ont bonifié le document. Il a ensuite reçu l’avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec.

Contenu

Outre l’actualisation des titres, descriptions et types de documents, le recueil 2018 comprend de nouvelles règles : Éthique, révision et optimisation des processus, gestion de projet et réunions préparatoires aux travaux parlementaires. Suite à une réévaluation archivistique, certains délais de conservation et dispositions finales ont été modifiés et certaines règles ont été regroupés ou abrogés notamment dans les séries administration et gestion, affaires juridiques, ressources humaines ainsi que communication et relation publique.

BAnQ, en élaborant ce recueil, répond à son mandat d’aide-conseil auprès des organismes publics. En effet, cette nouvelle version offre aux responsables de la gestion documentaire des ministères et des organismes gouvernementaux une référence pour la préparation de leur propre calendrier de conservation et contribue ainsi à l’efficience de leur gestion documentaire. Les responsables sont donc invités à soumettre rapidement à BAnQ les modifications de règles de conservation selon les nouveaux délais proposés.

Les réflexions amorcées lors de cette mise à jour s’insèrent  dans un chantier plus vaste, celui de  la stratégie d’acquisition entreprise par BAnQ.  Ces travaux se poursuivront au cours des prochains mois. Quelle forme le prochain recueil prendra-t-il? Il est encore trop tôt pour le dire. Cependant, la production d’un tel outil demeure nécessaire  afin de   consigner les conclusions de l’évaluation des archives gouvernementales et constituer la mémoire de l’état québécois tout en favorisant une saine gestion documentaire dans les ministères et les organismes. En attendant, le nouveau recueil 2018 est disponible sur le portail de BAnQ ou via le système GALA (Gestion de l’application de la Loi sur les archives).

 

Audrey Bouchard, Archiviste, BAnQ Québec


Catégorie(s) : Outils de gestion : calendrier de conservation, plan de classification, profil de métadonnées

Le dossier du rôle d’évaluation et documents préparatoires : qui doit le conserver ?

1 février 2018 par Interactions   Pas de commentaires

Selon la Loi sur la fiscalité municipale, l’organisme municipal responsable de l’évaluation (ci-après OMRÉ) a la responsabilité de faire confectionner et de mettre à jour son rôle d’évaluation.

Le rôle d’évaluation foncière est « un résumé de l’inventaire des immeubles situés sur le territoire d’une municipalité, évalués sur une même base et à une même date. Il constitue un élément de base du régime fiscal municipal au Québec. En vigueur pour trois exercices financiers municipaux, le rôle d’évaluation est d’abord un instrument majeur de partage de la charge fiscale. Il sert également de base à la taxation foncière scolaire et est utilisé pour répartir les dépenses entre différents organismes.» [1]

Quant à l’OMRÉ, il s’agit d’une « municipalité régionale de comté ou une municipalité locale à l’égard de laquelle une municipalité régionale de comté n’a pas compétence en matière d’évaluation ». [2]

Selon la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant les municipalités régionales de comté, les municipalités régionales de comté (ci-après MRC) à caractères rural ont reçu la compétence exclusive en matière d’évaluation foncière.

Les OMRÉ [3] ont plusieurs options possibles pour la confection et la tenue à jour du rôle d’évaluation :

  • Mandater un service qui les réalise en régie interne ;
  • Confier à une entreprise privée qui les exécute en partie ou en totalité;
  • Déléguer leur exécution à un autre organisme municipal responsable de l’évaluation foncière. [4]

Selon l’article 78 de la Loi sur la fiscalité municipale :

  • La municipalité locale est propriétaire du rôle qui la concerne ainsi que des documents rassemblés ou préparés par l’évaluateur en vue de la confection et de la tenue à jour.
  • L’OMRÉ est le gardien de ces documents au bénéfice de leur propriétaire, et décide de l’endroit où ils doivent être conservés.

Dans le cadre de la refonte du Recueil des délais de conservation de documents des Municipalités régionales de Comté, une question s’est posée à nous avec acuité : Est-ce que le rôle de gardien imposait à l’OMRÉ de faire figurer à son calendrier de conservation, en sort final, la conservation permanente ?

L’ancien recueil datant de 1989 l’avait inscrit à conservation permanente.

Toutefois, le Guide de gestion des documents municipaux de l’ADMQ de 2014 impose aussi aux municipalités de conserver le rôle d’évaluation et tous les documents significatifs relatifs au dépôt du rôle.

La municipalité est le propriétaire du rôle d’évaluation et, en vertu de la Loi sur les archives, doit en assumer la conservation permanente et ce, même si l’OMRÉ (ici la MRC) en est la « gardienne ». En conséquence, la municipalité locale inscrira à son calendrier la conservation permanente en sort final tandis que, dans le calendrier de l’OMRÉ, la règle relative au rôle d’évaluation aura, en sort final, un TRI avec, en remarque : « Transférer le rôle d’évaluation et ses documents afférents à la municipalité. » En effet, le calendrier de conservation de la MRC (OMRÉ) devra refléter le versement des dossiers du rôle d’évaluation à leur propriétaire, soit la municipalité locale.

Dans le cas où la municipalité et la MRC (OMRÉ) prennent entente pour que la garde du rôle d’évaluation et de ses documents annexes soit faite par la MRC, il en sera de même car cette entente ne changera pas le fait que la propriété des documents revienne à la municipalité.

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
CATHERINE VAILLANCOURT, technicienne en gestion documentaire – MRC de l’Érable

[1) Ministère des affaires municipales et Occupation du territoire, « Rôle d’évaluation foncière », https://www.mamot.gouv.qc.ca/evaluation-fonciere/evaluation-fonciere-municipale-au-quebec/role-devaluation-fonciere/, consulté le 24 janvier 2017

[2] Définition d’un organisme responsable de l’évaluation, article 1 de la Loi sur la fiscalité municipale.

[3] Consulter ici la liste des OMRÉ https://www.mamrot.gouv.qc.ca/fileadmin/publications/evaluation_fonciere/documentation/organismes_municipaux_evaluation_quebec.pdf

[4] Ministère des affaires municipales et Occupation du territoire, « Organisation des travaux d’évaluation foncière », https://www.mamot.gouv.qc.ca/evaluation-fonciere/evaluation-fonciere-municipale-au-quebec/organisation-des-travaux/, consulté le 24 janvier 2017.


Catégorie(s) : Évaluation, classification et conservation, Outils de gestion : calendrier de conservation, plan de classification, profil de métadonnées

Sondage sur l’état de la gestion documentaire dans les organismes publics centralisés du gouvernement du Québec

4 janvier 2018 par Interactions   2 Commentaires

La Direction générale des Archives nationales de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sollicite la participation des organismes centralisés du gouvernement du Québec à un sondage. Celui-ci a pour but de dresser un portrait de la gestion de l’information dans les ministères et organismes et de mieux connaître leurs besoins et leurs attentes en matière d’aide-conseil.

Les informations colligées permettront à BAnQ de bonifier ses outils d’aide-conseil et d’adapter ses interventions en fonction des besoins réels des ministères et organismes.

Le sondage est constitué d’une quarantaine de questions divisées en sept thématiques :

1.  Renseignements généraux
2.  Outils et moyens
3.  Classification
4.  Calendrier de conservation
5.  Logiciel de gestion documentaire
6.  Versement d’archives (disposition)
7.  BAnQ et vous.

La durée estimée pour répondre au questionnaire est d’environ 25 minutes. Pour toute question, les répondants sont invités à communiquer avec l’archiviste de BAnQ responsable de leur organisme.

La période déterminée pour la réception des réponses est du 15 décembre 2017 au 26 janvier 2018.

Les réponses aux questions sont strictement confidentielles. BAnQ s’engage à ne pas les diffuser ni les publier. Les données recueillies serviront à la production d’un rapport interne dont les grandes lignes pourraient faire l’objet d’une présentation ultérieure.

Votre participation nous est indispensable afin de dresser un portrait réaliste de la situation de la gestion documentaire dans votre organisme.

Nous vous remercions d’avance pour votre précieuse collaboration.

 

La Direction générale des Archives nationales de BAnQ


Catégorie(s) : Outils de gestion : calendrier de conservation, plan de classification, profil de métadonnées, Vie professionnelle




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