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La numérisation de substitution et la Loi sur les archives

1 octobre 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) en 2001, plusieurs organismes publics décident d’opter pour la numérisation de leurs documents dans le but de détruire les documents originaux. L’objectif de réaliser des économies en matière d’espace de conservation s’avère souvent la principale raison pour laquelle ces organismes décide de choisir une telle solution. Cependant, même si la LCCJTI reconnaît l’équivalence fonctionnelle d’un même document sur des supports différents, les organismes publics doivent prendre en considération les modalités prévues dans la Loi sur les archives avant d’envisager la réalisation d’un tel projet.

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives s’applique à près de 2 500 organismes publics et vise à assurer la constitution du patrimoine archivistique québécois. À tort, plusieurs personnes pensent que cette loi vise à encadrer uniquement la conservation des « vieux documents » qui ne sont plus utiles aux activités quotidiennes de l’administration publique qui les a créés. Or, la Loi sur les archives a également pour mandat d’encourager de saines pratiques de gestion des documents (actifs et semi-actifs) dans les organismes publics, qu’ils soient centralisés (ministères et organismes) ou décentralisés (municipalités, commissions scolaires, etc.). En effet, elle oblige les organismes publics à gérer leurs documents, de leur création jusqu’à leur élimination ou conservation permanente, par le biais d’un calendrier de conservation. Cet outil permet de préciser la durée de conservation d’un document aux différents stades de sa vie (actif et semi-actif) et détermine le sort final de celui-ci (conservation, tri ou destruction). Seul un calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) permet à un organisme public d’éliminer légalement un document qu’il a produit ou reçu dans l’exercice de ses activités.

La numérisation de substitution est de deux ordres. Le premier concerne la numérisation de documents actifs et semi-actifs et s’applique à l’ensemble des organismes publics du Québec. Le second concerne les documents inactifs (archives définitives) de conservation permanente et ne s’applique qu’aux organismes publics décentralisés, c’est-à-dire les organismes visés aux paragraphes 4 à 7 de l’annexe de la Loi sur les archives. En vertu de l’article 15 de la Loi, les ministères et organismes publics versent leurs documents inactifs à BAnQ après avoir appliqué leurs calendriers de conservation.

La numérisation de substitution de documents actifs et semi-actifs

Un organisme public qui désire effectuer une numérisation de substitution de ses documents actifs et semi-actifs doit, en vertu de la LCCJTI, s’assurer que la destruction est faite selon le calendrier de conservation. Ainsi, des modifications devront être apportées à la règle de conservation si celle-ci ne précise pas que les documents originaux sont détruits après leur numérisation. Ces modifications devront obligatoirement être soumises à l’approbation de BAnQ, et ce, avant toute destruction. À ce sujet, BAnQ a produit un guide [1] qui précise les exigences archivistiques, les obligations juridiques et les recommandations techniques entourant un tel projet.

La numérisation de substitution de documents à conservation permanente (documents inactifs)

En ce qui concerne la numérisation de documents inactifs à conservation permanente, il faut savoir qu’une fois le stade semi‐actif dépassé, ces documents ne sont plus gérés par le calendrier de conservation. Ainsi, le fait d’autoriser, au moyen du calendrier de conservation, la destruction de documents actifs ou semi-actifs qui ont été numérisés ne signifie pas que cette autorisation peut s’appliquer aux documents qui ont déjà atteint le stade inactif. Pour pouvoir les détruire, un organisme public doit en demander l’autorisation à BAnQ en vertu de l’article 18 de la Loi sur les archives et doit s’engager par résolution de son organisme à respecter plusieurs éléments. Malgré tout, il est possible que BAnQ exige la conservation de certains documents, car le support d’origine peut présenter en soi une valeur archivistique, historique ou patrimoniale. En termes archivistiques, il s’agit de la valeur intrinsèque d’un document d’archives. BAnQ a produit un aide-mémoire [2] qui explique la procédure à suivre pour demander une telle autorisation.

Enfin, avant de lancer un projet de numérisation de substitution, il est important de prendre en considération les exigences juridiques et archivistiques inhérentes à un tel projet. Pour plus d’information, nous vous invitons à communiquer avec l’archiviste de BAnQ responsable de votre région [3].

 

MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec

 

Notes

[1] La numérisation des documents : méthodes et recommandations, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, version revue et corrigée, mai 2012.

[2] Aide-mémoire concernant la numérisation de substitution de documents inactifs à conservation permanente, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, avril 2016.

[3] Voir l’annexe 1 du document Aide-mémoire concernant la numérisation de substitution de documents inactifs à conservation permanente.


Catégorie(s) : Législation et environnement réglementaire et normatif

La restructuration du réseau des Offices municipaux d’habitation (OMH) et la Loi sur les archives

1 juillet 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Le 10 juin 2016, la Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale concernant notamment le financement politique a été adoptée par l’Assemblée nationale. Cette loi a pour fin de modifier certaines dispositions de la Loi sur la Société d’habitation du Québec (LSHQ) afin de permettre une restructuration du réseau des offices municipaux d’habitation (OMH) du Québec.

Les organismes impliqués dans le processus de regroupement doivent respecter les modalités prévues dans la Loi sur les archives. C’est pourquoi, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a préparé un aide-mémoire pour sensibiliser les organismes publics concernés à leurs obligations et ainsi faciliter le transfert et la conservation des documents dans le respect des lois et des principes archivistiques.

Ce document, intitulé Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d’habitation dans le contexte d’un transfert de compétences rappelle les assises légales et archivistiques sur lesquelles reposent les actions à entreprendre. Nous vous invitons à la consulter.

Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d’habitation dans le contexte d’un transfert de compétences (2017-05-08) [PDF – 489 Ko], Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017, 10 pages.

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec


Catégorie(s) : Législation et environnement réglementaire et normatif

La politique de gestion des documents actifs et semi-actifs : Une obligation de la loi sur les archives

1 mai 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec. Les organismes assujettis à cette loi doivent assumer diverses responsabilités quant à la gestion des documents qu’ils produisent dans la réalisation de leurs missions et mandats. C’est en vertu de l’article 6 de cette loi que les organismes publics décentralisés doivent, notamment, adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. On entend par organismes publics décentralisés les organismes visés aux alinéas 4 à 7 de la Loi sur les archives, soit les municipalités, les sociétés de transport, les établissements d’enseignement, les services de santé et les services sociaux. Contrairement aux ministères et organismes gouvernementaux, les organismes publics décentralisés ne versent pas leurs documents inactifs à conservation permanente à BAnQ ; ils doivent en assumer la gestion (art. 15, alinéa 3).

L’adoption d’une telle politique est le premier geste à poser par l’organisme qui doit répondre aux diverses obligations découlant de la Loi sur les archives. Au même titre que le plan de classification et le calendrier de conservation, cette politique se veut un outil indispensable à la gestion des documents. Pour aider les organismes dans l’élaboration de leur propre politique, nous vous présenterons, à titre indicatif, les éléments qu’elle pourrait contenir. Il est à noter que l’organisme doit les adapter à sa propre réalité puisque cette dernière constituera la position officielle de l’organisme.

1-Objet

La section «Objet» permet de définir le but de la politique et les objectifs poursuivis par sa mise en œuvre. Il peut également être intéressant de rappeler que les documents créés et reçus par l’organismes constituent une ressource essentielle pour la conduite de ses affaires et, qu’ à ce titre, il est important de s’assurer, par une gestion adéquate, de leur fiabilité, de leur authenticité et de leur intégrité.

2-Champ d’application

La section «Champ d’application» sert à préciser que la politique s’applique à tous les documents générés par les fonctions et activités de l’organisme et ce, peu importe leur support (Documents textuels, numériques, audiovisuels, etc.) et leur date. Il est également intéressant d’ajouter une précision quant à la propriété des documents en mentionnant que les documents créés ou reçus par les employés, quel que soit leur statut (Cadre, professionnel, consultant, etc.), sont la propriété de l’organisme.

3-Contexte réglementaire

On mentionne, dans cette section, les lois et règlements qui sont à l’origine de la politique ou qui, de manière plus générale, ont une incidence sur la gestion des documents de l’organisme (Par exemple : la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information).

4-Définition des termes

Il est utile de définir clairement les termes utilisés dans la politique puisque l’archivistique recourt à des concepts dont la compréhension n’est pas toujours évidente pour ceux qui ne sont pas du domaine. Toutefois, il convient de se limiter essentiellement aux notions qui figurent stricto sensu dans le texte de la politique.

5-Responsabilités

Cette section permet de déterminer la responsabilité de chacun des divers intervenants dans la mise en œuvre de la politique. Outre le rôle de la personne ayant la responsabilité des archives, il convient de préciser la responsabilité de toutes les personnes qui sont impliquées dans la création ou la réception de documents et ce, peu importe leur niveau hiérarchique.

6-Contenu de la politique

Cet élément, qui peut être subdivisé en plusieurs sous-points, se veut la section la plus importante de la politique et toutes les mesures qui en découlent de la gestion des documents peuvent être décrites. Il peut s’agir d’un condensé des actions à poser en matière de classification des dossiers, de conservation et d’élimination, d’accès à l’information, etc.

7-Approbation et révision de la politique

Pour avoir une crédibilité suffisante aux yeux des employés de l’organisme, il importe que la politique soit approuvée par une instance administrative d’un haut niveau de décision. Par ailleurs, elle doit faire l’objet d’une révision périodique. Les renseignements relatifs à cette révision peuvent être consignés dans ce champ ou faire l’objet d’un champ séparé.

En terminant, en plus de se conformer à l’article 6 de la Loi sur les archives, l’organisme qui adoptera une telle politique mettra en place les bases nécessaires à la mise en oeuvre de tout système de gestion des documents.  Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) peut vous conseiller dans vos démarches d’élaboration de votre politique de gestion des documents actifs et semi-actifs.  De plus, certains organismes diffusent en ligne les politiques qu’ils ont adoptées. Celles-ci peuvent être utilisées comme outils de références et adaptées à la réalité de vos organismes respectifs.  N’hésitez pas à communiquer avec l’archiviste de BAnQ répondant de votre région pour en savoir plus.

 

MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec


Catégorie(s) : Législation et environnement réglementaire et normatif, Outils de gestion




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