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La restructuration du réseau des Offices municipaux d’habitation (OMH) et la Loi sur les archives

1 juillet 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Le 10 juin 2016, la Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale concernant notamment le financement politique a été adoptée par l’Assemblée nationale. Cette loi a pour fin de modifier certaines dispositions de la Loi sur la Société d’habitation du Québec (LSHQ) afin de permettre une restructuration du réseau des offices municipaux d’habitation (OMH) du Québec.

Les organismes impliqués dans le processus de regroupement doivent respecter les modalités prévues dans la Loi sur les archives. C’est pourquoi, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a préparé un aide-mémoire pour sensibiliser les organismes publics concernés à leurs obligations et ainsi faciliter le transfert et la conservation des documents dans le respect des lois et des principes archivistiques.

Ce document, intitulé Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d’habitation dans le contexte d’un transfert de compétences rappelle les assises légales et archivistiques sur lesquelles reposent les actions à entreprendre. Nous vous invitons à la consulter.

Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d’habitation dans le contexte d’un transfert de compétences (2017-05-08) [PDF – 489 Ko], Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017, 10 pages.

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec


Catégorie(s) : Législation et environnement réglementaire et normatif

La politique de gestion des documents actifs et semi-actifs : Une obligation de la loi sur les archives

1 mai 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec. Les organismes assujettis à cette loi doivent assumer diverses responsabilités quant à la gestion des documents qu’ils produisent dans la réalisation de leurs missions et mandats. C’est en vertu de l’article 6 de cette loi que les organismes publics décentralisés doivent, notamment, adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. On entend par organismes publics décentralisés les organismes visés aux alinéas 4 à 7 de la Loi sur les archives, soit les municipalités, les sociétés de transport, les établissements d’enseignement, les services de santé et les services sociaux. Contrairement aux ministères et organismes gouvernementaux, les organismes publics décentralisés ne versent pas leurs documents inactifs à conservation permanente à BAnQ ; ils doivent en assumer la gestion (art. 15, alinéa 3).

L’adoption d’une telle politique est le premier geste à poser par l’organisme qui doit répondre aux diverses obligations découlant de la Loi sur les archives. Au même titre que le plan de classification et le calendrier de conservation, cette politique se veut un outil indispensable à la gestion des documents. Pour aider les organismes dans l’élaboration de leur propre politique, nous vous présenterons, à titre indicatif, les éléments qu’elle pourrait contenir. Il est à noter que l’organisme doit les adapter à sa propre réalité puisque cette dernière constituera la position officielle de l’organisme.

1-Objet

La section «Objet» permet de définir le but de la politique et les objectifs poursuivis par sa mise en œuvre. Il peut également être intéressant de rappeler que les documents créés et reçus par l’organismes constituent une ressource essentielle pour la conduite de ses affaires et, qu’ à ce titre, il est important de s’assurer, par une gestion adéquate, de leur fiabilité, de leur authenticité et de leur intégrité.

2-Champ d’application

La section «Champ d’application» sert à préciser que la politique s’applique à tous les documents générés par les fonctions et activités de l’organisme et ce, peu importe leur support (Documents textuels, numériques, audiovisuels, etc.) et leur date. Il est également intéressant d’ajouter une précision quant à la propriété des documents en mentionnant que les documents créés ou reçus par les employés, quel que soit leur statut (Cadre, professionnel, consultant, etc.), sont la propriété de l’organisme.

3-Contexte réglementaire

On mentionne, dans cette section, les lois et règlements qui sont à l’origine de la politique ou qui, de manière plus générale, ont une incidence sur la gestion des documents de l’organisme (Par exemple : la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information).

4-Définition des termes

Il est utile de définir clairement les termes utilisés dans la politique puisque l’archivistique recourt à des concepts dont la compréhension n’est pas toujours évidente pour ceux qui ne sont pas du domaine. Toutefois, il convient de se limiter essentiellement aux notions qui figurent stricto sensu dans le texte de la politique.

5-Responsabilités

Cette section permet de déterminer la responsabilité de chacun des divers intervenants dans la mise en œuvre de la politique. Outre le rôle de la personne ayant la responsabilité des archives, il convient de préciser la responsabilité de toutes les personnes qui sont impliquées dans la création ou la réception de documents et ce, peu importe leur niveau hiérarchique.

6-Contenu de la politique

Cet élément, qui peut être subdivisé en plusieurs sous-points, se veut la section la plus importante de la politique et toutes les mesures qui en découlent de la gestion des documents peuvent être décrites. Il peut s’agir d’un condensé des actions à poser en matière de classification des dossiers, de conservation et d’élimination, d’accès à l’information, etc.

7-Approbation et révision de la politique

Pour avoir une crédibilité suffisante aux yeux des employés de l’organisme, il importe que la politique soit approuvée par une instance administrative d’un haut niveau de décision. Par ailleurs, elle doit faire l’objet d’une révision périodique. Les renseignements relatifs à cette révision peuvent être consignés dans ce champ ou faire l’objet d’un champ séparé.

En terminant, en plus de se conformer à l’article 6 de la Loi sur les archives, l’organisme qui adoptera une telle politique mettra en place les bases nécessaires à la mise en oeuvre de tout système de gestion des documents.  Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) peut vous conseiller dans vos démarches d’élaboration de votre politique de gestion des documents actifs et semi-actifs.  De plus, certains organismes diffusent en ligne les politiques qu’ils ont adoptées. Celles-ci peuvent être utilisées comme outils de références et adaptées à la réalité de vos organismes respectifs.  N’hésitez pas à communiquer avec l’archiviste de BAnQ répondant de votre région pour en savoir plus.

 

MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec


Catégorie(s) : Législation et environnement réglementaire et normatif, Outils de gestion




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