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Du papier à la base de données : une innovation numérique pour la description des archives judiciaires

1 septembre 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Sophie Côté et Sophie Morel au congrès de l’Association des archivistes du Québec, Montréal, mai 2017. Photographie : AAQ

Ce billet est le condensé de la conférence que nous avons eu l’honneur de prononcer dans le cadre du 46e congrès de l’Association des archivistes du Québec (Montréal, Palais des congrès, 31 mai, 1-2 juin 2017). Il représente l’occasion de partager notre expérience d’archivistes en vous présentant les grandes lignes d’un projet visant à conserver de manière permanente l’information contenue dans les plumitifs numériques des tribunaux provinciaux et à utiliser une partie des métadonnées de ces bases de données pour décrire plus finement les archives judiciaires à BAnQ. 

CONTEXTE

Au Québec, la justice provinciale est exercée par cinq tribunaux provinciaux. Ces derniers versent leurs documents inactifs à conservation permanente (archives définitives ou historiques) dans l’un des dix centres d’archives de BAnQ. Les archives judiciaires conservées par BAnQ représentent vingt-deux (22) kilomètres linéaires de documents, soit 35% des fonds et collections d’archives conservées par l’institution.

Parmi les principaux types de documents se rapportant à un procès ou une cause judiciaire, on retrouve le dossier, le jugement, l’index et le plumitif. Tous ces documents réunis constituent le dossier judiciaire intellectuel. 

À la fois archives et instruments de recherche, les plumitifs constituent des résumés complets de chaque procès ; ils servent à repérer les dossiers et les jugements. Ils renferment des renseignements uniques à valeur historique témoignant de l’exercice de la justice au Québec. 

Jusqu’en 1971, les plumitifs sont entièrement conservés sur support analogique. Puis, l’information contenue dans les plumitifs devient progressivement consignée dans des bases de données (les plumitifs numériques). En ce moment, BAnQ assure la pérennité des plumitifs analogiques seulement. Toutefois, il est aussi nécessaire d’assurer la pérennité des données des plumitifs numériques. Les projets de développement d’un dépôt numérique fiable (DNF) et de refonte de Pistard permettront à BAnQ, au cours des prochaines années, d’assumer la conservation permanente de l’information contenue dans les  plumitifs numériques. 

PROBLÉMATIQUE

La quantité importante d’archives judiciaires versées chaque année, l’absence d’un système de gestion intégrée des documents (GID) permettant de les gérer correctement et l’utilisation de bordereaux de versement papier expliquent l’incapacité des tribunaux et de BAnQ d’identifier de manière exhaustive les dossiers et les jugements judiciaires versés. Un versement peut comprendre plusieurs milliers de jugements. Identifier un à un, manuellement, leurs numéros s’avère pratiquement impossible du point de vue des ressources humaines nécessaires à une telle opération et ce, tant lors de la demande de versement sur les bordereaux qu’à l’étape du traitement archivistique. De plus, le risque d’erreur d’une telle opération serait aussi très élevé.

Force est d’admettre que l’accès à l’information judiciaire s’en trouve plus difficile. Pour réduire ces difficultés, BAnQ applique toujours un plan de classification à plusieurs niveaux développé au tournant des années 1990. Le plus bas niveau de description archivistique est celui de la sous-sous-série pouvant  décrire 500 mètres linéaires de documents, soit environ 1 500 boîtes d’archives (TP11 S1 SS2 SSS1). Des indices de repérage (des dates et des intervalles de numéros) permettent ensuite, dans un second temps, de cibler les contenants ayant le potentiel de contenir l’information recherchée.

INNOVATION

Avec la refonte de Pistard et le développement d’un DNF, BAnQ se dote des infrastructures technologiques pour :  

  • acquérir les informations inactives des plumitifs afin d’en assurer la conservation permanente ; 
  • optimiser la gestion des acquisitions en améliorant le niveau de précision de la description des documents versés, ce qui permettra d’identifier la localisation exacte du document judiciaire recherché (encore au palais, détruit ou versé à BAnQ) ;
  • utiliser une partie des métadonnées qu’ils contiennent pour décrire plus finement les archives judiciaires.

 


 

Dans le futur, BAnQ maintiendra un plan de classification commun pour les archives judiciaires, mais nous ajouterons la description archivistique de chacune des causes/procès pour lesquelles des archives nous ont été versées. BAnQ passera donc d’une description de niveaux intermédiaires seulement à une description de dossier intellectuel.

La description à la cause consistera à réunir sous une même unité de description archivistique de niveau dossier tous les documents reliés à un même procès.  Grâce à la description par cause, l’accès aux archives judiciaires sera amélioré ; il sera possible d’effectuer des recherches par numéro de cause, par type de litige (ex. meurtre), par date, par type de document (jugement, dossier), etc.

Forte de cette expérience d’utilisation d’informations à valeur historique comme métadonnées de description archivistique, de l’implantation d’un DNF et de la refonte de Pistard, BAnQ sera sans contredit en mesure de réaliser d’autres projets innovants au cours des prochaines années. 

 

SOPHIE CÔTÉ, archiviste – BAnQ Québec
SOPHIE MOREL, archiviste coodonnatrice – BAnQ Trois-Rivières


Catégorie(s) : Gestion des archives définitives

Le traitement de vos versements, troisième période : finalisation et retour à l’organisme

1 mars 2017 par Interactions   Pas de commentaires

Ce troisième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite aux textes mis en ligne en 2016, soit Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes !  (1 er septembre) et Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution (1er décembre). Ce troisième et dernier billet de la série porte sur la finalisation du versement et sur le retour à l’organisme.

 

Cette étape de finalisation et de retour à l’organisme peut comporter jusqu’à 19 interventions réalisées à l’interne. On parle ici d’interventions intellectuelles et physiques comme, par exemple, rédiger le Bilan de traitement du versement, ou planifier le déchiquetage sécuritaire des dossiers qui ne seront pas conservés suite au traitement archivistique. Elles impliquent l’archiviste responsable de l’organisme, le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement, de même que le manutentionnaire.

Dans ce billet, nous nous attarderons plus particulièrement au Bilan de traitement du versement.

Le Bilan est un nouvel outil créé en 2016 afin de communiquer avec les organismes suite à un versement (rétroaction). Son objectif est de présenter à l’organisme un portrait du travail réalisé lors du traitement de son versement dans le but d’exposer les points forts et les contraintes rencontrés par l’équipe de traitement de BAnQ. Il ne s’agit pas d’un outil coercitif ; il vise plutôt l’échange mutuel d’informations propres à nos organisations de manière à permettre l’amélioration continue de la préparation des versements futurs.

Ultimement, le Bilan de traitement vise à assurer la constitution d’un patrimoine archivistique représentatif, significatif et révélateur pour la société québécoise.

Le Bilan est composé de deux parties. La première présente les informations relatives à l’organisme et à son versement. Nous y retrouvons le nom de l’organisme, le numéro de versement, la date de réception des contenants, les dates extrêmes des documents ainsi que la collation finale conservée. Cette première partie contient également des remarques générales sur le traitement (état des documents, notion de copie secondaire et de document de travail, etc.), la description (la nomination des dossiers sur les bordereaux, les abréviations et les sigles, l’exactitude des dates extrêmes, etc.) et l’application de restrictions. Il est important de noter qu’il est de votre responsabilité d’identifier les restrictions à appliquer à vos documents et de les consigner sur les bordereaux de versement.

C’est aussi dans ce Bilan que l’archiviste peut suggérer des modifications à des règles de conservation selon les observations compilées lors du traitement des documents. Le Bilan est signé par l’archiviste responsable de l’organisme et par le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement.

La seconde partie du Bilan présente deux aide-mémoires. Le premier concerne l’épuration des dossiers à verser à BAnQ. On y retrouve une liste de documents sans valeur historique à éliminer avant le versement comme, par exemple, les publications avec dépôt légal et les coupures de presse. Le second aide-mémoire concerne la conservation préventive des documents. De manière illustrée, il présente les éléments à retirer des dossiers en vue d’une conservation permanente (trombones, élastiques, etc.).

Le Bilan de traitement est un outil rédigé à l’intention des ministères et organismes. N’oubliez pas que vous pouvez communiquer en tout temps avec votre archiviste responsable afin de lui soumettre vos questions relatives à la préparation de vos versements.

Vous pouvez également vous référez au site Web de BAnQ en suivant ce lien.

 

LAURÉANNE LANGLOIS, technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, technicien en documentation, BAnQ Québec

avec la collaboration d’AMÉLIE DOYON, Archiviste, BAnQ Québec

 

ANNEXE : BILAN DE TRAITEMENT

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Catégorie(s) : Gestion des archives définitives, Outils de gestion

Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution

1 décembre 2016 par Interactions   1 Commentaire

Ce deuxième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite au texte mis en ligne le 1er septembre 2016 intitulé  Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes ! Il porte sur l’exécution du traitement, deuxième « période » correspondant aux étapes du traitement, de la description, de la localisation, de la manutention et du déchiquetage. Allons-y !


versement2

Lors de la réception des documents d’archives, le technicien responsable prépare les outils nécessaires à leur traitement. Il planifie ensuite une rencontre avec l’archiviste et l’équipe de traitement afin de présenter le travail à réaliser dans le cadre du versement.

TRAITEMENT

L’ensemble des dossiers versés font l’objet d’un traitement archivistique.

Le technicien s’assure de la concordance entre le bordereau et le contenu de l’unité de rangement  et ce, en vérifiant les titres des dossiers, les dates extrêmes des documents ainsi que l’application du calendrier de conservation de l’organisme versant. Il importe que le titre du dossier reflète bien le contenu de celui-ci afin de bien mettre en valeur l’information. Il importe aussi de respecter l’ordre des dossiers dans le contenant, en s’assurant que l’ordre des dossiers contenus dans la boîte s’avère le même que celui présenté sur le bordereau de versement. Les chemises doivent être bien identifiées et dans un bon état général. Le titre doit être facilement identifiable et être le même que celui inscrit sur le bordereau.

C’est également lors du traitement que le contenu de chaque dossier est analysé et évalué à l’aide de normes et procédures précises et rigoureuses afin de statuer sur la valeur historique du versement. L’évaluation archivistique des dossiers est effectuée dans une perspective globale, soit celle de documenter les enjeux, les décisions et l’évolution de l’administration publique québécoise. Seuls les dossiers possédant une valeur historique sont voués à une conservation permanente.

Quand l’étape de l’évaluation est finalisée, le technicien transfert l’ensemble des dossiers à l’intérieur de contenants appropriés afin d’assurer une bonne conservation des documents.

En résumé, il faut donc porter une attention particulière aux points suivants :
– Respect de l’ordre du bordereau ;
– Titre représentatif du contenu;
– Dates extrêmes des documents;
– Application du calendrier de conservation.

DESCRIPTION

Suite au traitement physique et à l’évaluation, le technicien est prêt à transférer l’information du bordereau vers la base de données Pistard. Pour ce faire, une description au contenant est effectuée dans le système. On y retrouve le titre de la direction détentrice des documents, les titres des dossiers ainsi que leurs dates extrêmes.

C’est également à l’étape de la description que le technicien applique les restrictions identifiées par l’organisme public versant. Il est donc de son devoir, lors de la préparation de ses bordereaux, d’identifier les documents sur lesquels il est nécessaire d’appliquer une restriction d’accès.

Le technicien doit également mettre à jour la portée et contenu, la collation et les dates extrêmes du fonds afin que la base de données Pistard représente bien la teneur des documents conservés par BAnQ.

LOCALISATION, MANUTENTION ET DÉCHIQUETAGE

Une fois terminé le traitement physique du versement par l’équipe technique, l’agent de bureau localise l’ensemble des contenants dans Pistard et imprime les étiquettes nécessaires à leur identification. Le manutentionnaire peut ensuite transporter les boîtes dans les magasins adéquats.

Il revient également au manutentionnaire de regrouper l’ensemble des boîtes contenant les documents n’ayant pas de valeur patrimoniale et qui sont, par le fait même, destinées au déchiquetage. Cette étape ne sera toutefois pas effectuée avant l’approbation du rapport de traitement et de tri par le directeur. Une planification des séances de déchiquetage est donc de rigueur.

En conclusion, la deuxième période du traitement des versements des archives gouvernementales correspond à l’application du mandat de BAnQ, c’est-à-dire, d’assurer la constitution d’un patrimoine archivistique représentatif, significatif, et révélateur pour la société québécoise en créant une mémoire collective valable et utile pour la recherche.

N’oubliez pas que vous pouvez communiquer en tout temps avec votre archiviste responsable. Celui-ci peut également vous remettre des outils afin de faciliter la préparation de votre versement.

Vous pouvez également vous référez au site Web de BAnQ en suivant ce lien.

 

LAURÉANNE LANGLOIS, technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, technicien en documentation, BAnQ Québec


Catégorie(s) : Gestion des archives définitives

Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes!

1 septembre 2016 par Interactions   Pas de commentaires

Tout comme pour un match de hockey, on peut diviser la chaîne de travail de l’équipe de traitement des archives gouvernementales en trois grandes périodes : la préparation, l’exécution et la finalisation. La préparation se compose de l’analyse des bordereaux et de la réception des contenants, l’exécution du traitement, de la description, de la localisation, de la manutention et du déchiquetage et la finalisation du versement nous permet un retour à l’organisme grâce au bilan de traitement et à l’envoi des bordereaux signés. Cette chaîne est divisée en 39 étapes réparties parmi l’ensemble de l’équipe de traitement, soit le coordonnateur, les archivistes, les techniciens, l’agent de bureau et le manutentionnaire.

Flux de travail2

Ce premier billet d’une série de trois traitera des tâches de la première période, soit l’analyse des bordereaux et la réception des contenants.

Tout d’abord, lorsque le ministère ou l’organisme fait une demande de versement, le compte à rebours débute et l’équipe dispose, selon le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, de 60 jours pour autoriser le versement des contenants.

À la réception de la demande, le coordonnateur nomme un technicien responsable qui, sous la responsabilité de l’archiviste, fera l’analyse des bordereaux. L’envoi de la version électronique de vos bordereaux, préférablement en format Word ou PDF, est favorisé afin de faciliter l’analyse, le traitement et la description.

 Analyse des bordereaux

Lors de l’analyse des bordereaux, le technicien responsable doit vérifier les items suivants : les unités administratives, les titres, les dates extrêmes, les délais et les restrictions.

Les unités administratives : Dans la procédure de versement établie par BAnQ, il est recommandé de regrouper dans une même boîte les documents provenant d’une même unité administrative. Celle-ci doit être indiquée sur le bordereau et ce, sans abréviations ou sigles.

Les titres : Les titres des dossiers doivent représenter le contenu tout en étant concis et parlant. L’emploi de sigles et d’abréviations est permis si on retrouve leurs significations au long comme, par exemple, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). L’ordre des titres sur le bordereau doit correspondre à l’ordre des documents dans le contenant.

Les dates extrêmes : On doit retrouver les dates extrêmes réelles des documents (date la plus ancienne et la plus récente) qui font l’objet du versement et ce, pour chacun des dossiers.

Les délais : Il est préférable de regrouper dans une même boîte les documents ayant le même délai de conservation et, pour chacun, respecter l’ordre de classement prévu (numérique, alphabétique, chronologique, etc.). Dans les cas où des documents d’une même boîte n’ont pas le même délai, indiquer sur le bordereau de versement les numéros de délai associés à chaque dossier ou groupe de dossiers. Rappelons que, en vertu de l’article 7 de la Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1), « tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés ».

Les restrictions : Comme il est stipulé dans la procédure de versement, l’organisme est dans l’obligation d’indiquer le délai d’inaccessibilité à l’égard de chaque document dont l’accès est refusé en vertu de certains articles de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou d’une autre loi qui impose des restrictions d’accès à certains documents qui font l’objet du versement. En l’absence de cette information, BAnQ considèrera que l’organisme a donné son accord pour que les documents soient accessibles dès leur versement.

À la suite de l’analyse et si le versement est conforme, le technicien responsable rédige un document intitulé « Notes pour le traitement » qui servira à l’élaboration du plan de match. On y retrouve, entre autre, le nombre de boîtes et le temps approximatif à accorder au versement selon la quantité et le niveau de difficulté. Ces informations serviront à intégrer votre versement dans notre planification de travail.

Réception des contenants

Vous devez attendre le courriel de confirmation de l’agent de bureau avant de nous faire parvenir votre versement. Nous comprenons que vous n’êtes plus en possession des contenants depuis un long moment, mais il est important de vous assurez de leur bon état de conservation. Les boîtes déchirées, poignées brisées, écrasées, trop pleines ne peuvent assurer l’intégrité des documents et peuvent causer des blessures aux employés.

Image contenants

Crédit photo: Jean-Alexandre Charland, 2016.

 

Lorsque les contenants arrivent dans nos locaux, l’agent de bureau envoie un courriel de confirmation et le traitement pourra débuter dans les meilleurs délais.

Le but ultime des tâches de la période de préparation demeure la réception des documents possédant une valeur historique et représentant l’évolution du gouvernement du Québec. De là l’importance de suivre la procédure établie par BAnQ, laquelle est disponible en ligne sur le site Web.

N’oubliez pas que vous pouvez en tout temps communiquer avec votre archiviste responsable.

Outils disponibles :

Procédure de versement

Préparation du versement

Bordereau de versement – Instructions

 

LAURÉANNE LANGLOIS, Technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, Technicien en documentation, BAnQ Québec


Catégorie(s) : Gestion des archives définitives

Le versement et le traitement des archives gouvernementales: un travail d’équipe !

1 juillet 2016 par Interactions   5 Commentaires

Le blogue Interactions se veut un lieu de partage d’expériences et d’expertises. Cette tribune nous permet de vous présenter l’équipe de BAnQ Québec qui oeuvre quotidiennement au traitement des archives gouvernementales.

D’entrée de jeu, il importe de mentionner que le versement des archives gouvernementales par les ministères et organismes est une obligation découlant de l’article 15 de la Loi sur les archives. Au total, plus de 150 ministères et organismes doivent produire sur une base annuelle le versement de leurs documents destinés à une conservation permanente en raison de leur valeur historique et patrimoniale. BAnQ a pour mission la conservation et la diffusion de la mémoire documentaire du Gouvernement du Québec. Par cette série de billets, l’équipe vouée au traitement des archives gouvernementales à BAnQ désire présenter les tenants et aboutissants de leur travail et mettre en perspective des pistes à explorer afin d’optimiser la préparation des versements. Dans un souci de proactivité et d’optimisation, l’équipe travaille présentement à l’élaboration de nouveaux processus de traitement des archives. Une telle entreprise serait encore plus intéressante avec votre coopération en tant que producteurs et gestionnaires de documents œuvrant au sein des ministères et organismes. Ces billets sont aussi l’occasion de faciliter les échanges pour mieux connaître vos besoins et ainsi mettre à votre disposition des outils vous permettant de préparer plus efficacement vos versements.

Voici tout d’abord un petit portrait de famille !

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Crédit photo : Jean-Alexandre Charland, 2016

L’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec est basée au Complexe scientifique. Elle est composée de cinq techniciens en documentation, d’une agente de bureau et d’un manutentionnaire. Son travail est supervisé par un archiviste coordonnateur qui compte sur la collaboration de cinq archivistes attitrés aux archives gouvernementales.

On ne peut parler du travail de l’équipe affectée au traitement des archives gouvernementales sans dresser un portrait de la masse de documents à traiter. BAnQ Québec conserve 20 km linéaires de documents gouvernementaux. Actuellement, les versements d’archives s’effectuent au rythme approximatif de 1 km linéaire par an au centre d’archives de Québec, ce qui représente environ 3000 contenants et ce, au seul centre de Québec. Il s’agit donc d’une montagne de documents d’archives sur laquelle l’équipe doit s’affairer chaque année. Nul besoin de mentionner que le personnel doit exercer son sens critique et son esprit de synthèse pour être en mesure de rendre une telle masse d’archives accessible dans des délais serrés. Une vision d’ensemble est donc nécessaire et une méthode de traitement adaptée à la quantité d’archives doit être appliquée. C’est pourquoi l’équipe s’est dotée de nouveaux processus de travail qui rendent la montagne plus facilement franchissable.

Un constat s’impose : l’opération de traitement permet un gain appréciable de 25 % à 40 % d’espace de conservation, ce qui signifie que plusieurs documents versés ne sont pas destinés à la conservation permanente. Notre objectif serait de réduire ce pourcentage grâce à votre collaboration.

Dans nos prochains billets, dont le second sera publié cet automne, nous vous présenterons les différentes étapes du processus de traitement et les aspects à considérer lors de la préparation de vos versements pour BAnQ. Le but est d’obtenir de futurs versements d’archives publiques toujours le plus près possible de l’objectif de constitution d’un corpus archivistique significatif pour l’histoire du Québec.

Vos commentaires ou suggestions de billets sont les bienvenus. Nous voulons vous lire ou vous entendre !

 

AMÉLIE DOYON,  archiviste – en collaboration avec l’équipe de traitement des archives gouvernementales, BAnQ Québec


Catégorie(s) : Gestion des archives définitives




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