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Vers une stratégie d’acquisition à BAnQ

1 décembre 2017 par Interactions   1 Commentaire

Depuis près de 100 ans, plusieurs générations d’archivistes se sont succédé aux Archives nationales du Québec afin de rassembler un ensemble documentaire d’une grande richesse qui constitue une source unique et indispensable de connaissance sur l’histoire et la culture québécoise. Aujourd’hui, plus de 65 kilomètres linéaires de documents textuels sont conservés dans les centres d’archives de BAnQ, tant à Québec et à Montréal que dans ses huit centres régionaux. À ce chiffre s’ajoutent quelques millions de documents conservés sur d’autres supports (photographies, enregistrements sonores, films, etc.) ainsi qu’environ 205 Go de documents numériques [1]. 

En tant que mandataires de la conservation de cet héritage et à l’égard de notre responsabilité de constituer un patrimoine documentaire le plus fidèle possible de la société québécoise, nous avons le devoir de nous poser les questions suivantes : Est-ce que cette immense masse documentaire est représentative de la société québécoise ? Est-ce que tous les domaines de l’activité humaine y sont documentés ? Y a-t-il des secteurs sous-représentés ? Si oui, lesquels ? 

En plus de cette rétroaction sur l’héritage reçu de nos prédécesseurs, il importe aussi de porter un regard critique sur notre façon d’aborder les archives contemporaines et d’en bien évaluer la pertinence. Le contexte du numérique doit aussi être au cœur de nos réflexions afin d’en mesurer les impacts, mais aussi les gains sur nos pratiques en matière d’évaluation.

L’évaluation est une fonction archivistique essentielle en raison de sa pertinence dans chacune des autres fonctions de notre profession. Cette transversalité se traduit de manière différente dans chacune d’elles :

  • Acquisition : en sélectionnant les fonds destinés à enrichir nos collections.
  • Traitement : en effectuant le tri en cours de classement et de description des archives.
  • Conservation : en déterminant quels documents doivent faire l’objet d’une intervention de sauvegarde.
  • Diffusion : en choisissant quels documents sont numérisés pour en permettra la consultation à un large public.

C’est dans cet esprit que BAnQ mène actuellement des travaux d’évaluation et de réévaluation des archives dont elle est la gardienne. Ces travaux portent, d’une part, sur les archives publiques, notamment en tentant d’obtenir une meilleure compréhension du fonctionnement de l’État et, d’autre part, sur les archives privées en opérant une catégorisation des fonds afin d’identifier les secteurs sous-représentés de la société québécoise. La finalité de ces travaux,  en cours de réalisation, est de doter BAnQ d’une stratégie d’acquisition qui guidera nos actions afin de nous assurer que nos fonds et collections, tant publics que privés, soient représentatifs de l’évolution de la société québécoise, de ses composantes et de ses spécificités régionales et ce, dans tous les domaines de l’activité humaine.

Dans le cadre de ses travaux, BAnQ tiendra compte de l’écosystème archivistique québécois et œuvrera en collaboration avec les autres institutions gardiennes du patrimoine documentaire. La stratégie d’acquisition devra aussi tenir compte de la capacité de BAnQ de rendre accessibles les documents qu’elle acquiert, de l’état de conservation des archives et de la masse documentaire concernée et, finalement, des ressources financières, humaines et matérielles disponibles pour effectuer les opérations de traitement, de conservation et de diffusion.

L’élaboration de cette stratégie permettra de préciser et d’orienter nos actions en tenant notamment de compte de la Politique d’acquisition des archives privées de BAnQ et des travaux déjà initiés de révision des règles du Recueil des règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Voir à ce sujet le texte publié sur ce blogue le 1er octobre 2016 qui illustre bien les intentions de BAnQ dans l’avenir. 

Cette revue de nos pratiques s’inscrit dans une perspective d’évaluation plus large qui englobe l’ensemble des activités communes de gestion des ministères et des organismes.  La révision du recueil fait partie de cette démarche. Il s’agit d’une affaire à suivre.

La communauté archivistique québécoise sera tenue au courant de l’évolution de ces travaux au cours des prochains mois.

 

FRANÇOIS DAVID, adjoint à la conservatrice et directrice générale des Archives nationales, BAnQ Vieux-Montréal [2]

 

NOTES

[1] Données en date du 31 octobre 2017
[2] Mes remerciements à mes collègues Daniel Ducharme, Hélène Fortier et Sonia Lachance pour leur contribution à la rédaction de ce texte.


Catégorie(s) : Évaluation, classification et conservation




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