Catégorie : Évaluation, classification et conservation

Guide concernant les formats recommandés par BAnQ

Les évolutions techniques sont tellement rapides qu’aucun format n’est pérenne. En revanche, certains formats, de par leurs caractéristiques, seront plus simples à gérer à long terme. Dans cette optique, le Guide concernant les formats recommandés par BAnQ a été élaboré dans le but de répertorier les formats de fichiers courants que l’institution considère comme plus fiables et appropriés à des fins de conservation à long terme. Ce guide s’adresse à tout créateur de documents numériques ou numérisés qui souhaite consigner l’information dans des formats présentant un risque plus faible de devenir illisibles à long terme. Il peut servir de référence aux organismes publics qui conservent leurs propres archives, aux organismes privés ainsi qu’aux donateurs d’archives privées comme aux particuliers. Le

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Les Archives nationales du Québec et la transformation numérique des informations judiciaires

Au cours des prochaines années, le ministère de la Justice et les tribunaux poursuivront la transformation du système de justice québécois vers le numérique. Ce chantier d’envergure modifiera en profondeur la façon de créer et de gérer l’information judiciaire. Il s’agit d’un véritable changement de culture qui interpelle les Archives nationales du Québec dans leur rôle d’aide-conseil auprès des organismes publics en matière de gestion de l’information. Les enjeux de cette transformation sont majeurs, en voici quelques exemples : L’interprétation de la notion de propriété de l’information dans un contexte où les mêmes données sont réutilisées dans une multitude de processus et par divers organismes; La gestion efficace d’une masse d’informations créées de manière très décentralisée, à la fois analogiques,

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L’évaluation des informations judiciaires : l’approche des Archives nationales du Québec

Les Archives nationales du Québec réalisent une évaluation des informations produites par les tribunaux qui s’inspire notamment de la théorie de la macro-évaluation. Ce type d’évaluation s’intéresse aux processus en étudiant les missions assurées par une ou plusieurs organisations, puis dans un deuxième temps aux différents acteurs, et enfin aux documents produits dans le cadre d’une même fonction. Une telle démarche d’évaluation implique un questionnement sur le rôle et la richesse informationnelle des documents considérés face à l’activité de l’ensemble des producteurs relevant de la même fonction. L’objectif de la macro-évaluation consiste à obtenir un nombre appréciable et suffisant de preuves documentaires, celles-ci devant refléter de la manière la plus concise possible les répercussions d’une fonction sur la population et

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L’évaluation des informations judiciaires : un chantier majeur qui s’amorce

BAnQ rend accessible à tous les citoyens près de 33 kilomètres de documents judiciaires répartis dans ses dix centres d’archives. Le début de leur acquisition structurée par les Archives nationales du Québec est le fruit d’un travail d’évaluation archivistique réalisé à la fin des années 1980. À l’époque, l’espace de plus en plus restreint dans les palais de justice et l’entrée en vigueur de la Loi sur les archives donnent l’impulsion à ces réflexions. Le corpus à évaluer a une ampleur herculéenne : les documents produits par tous les tribunaux judiciaires, de la Nouvelle-France aux années 1980, correspondent à environ 74 kilomètres de documents textuels répartis dans des dizaines de lieux de conservation à travers le Québec. Ces travaux mènent à l’adoption

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L’évaluation archivistique à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) : approche et cadre conceptuel

La Direction générale des Archives nationales (DGAN) de Bibliothèque et Archives nationales du Québec a récemment produit un document présentant le cadre conceptuel et l’approche retenue par BAnQ en matière d’évaluation archivistique. Il vient compléter le document produit en 2005 intitulé Normes et procédures archivistiques – Chapitre sur le tri d’archives disponible aussi sur le site de BAnQ. Nous vous invitons à suivre ce lien pour prendre connaissance de ces deux documents.   L’évaluation est au cœur des activités archivistiques. Elle consiste essentiellement à juger et à décider de la conservation permanente ou de l’élimination des documents et constitue une fonction déterminante quant à la constitution et à la gestion du patrimoine documentaire. Le caractère irrévocable et potentiellement subjectif de

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La classification commune des archives judiciaires à BAnQ

La grande uniformité de structure des tribunaux à travers les époques et le territoire a permis à BAnQ de développer une classification commune à tous les fonds d’archives judiciaires. Cette catégorisation s’applique tant aux tribunaux provinciaux et locaux qu’aux archives de la Nouvelle-France et à celles versées aujourd’hui. C’est une structure à quatre niveaux pour les tribunaux provinciaux (TP) et à trois pour les fonds locaux (TL). Le greffe représente le lieu où siège le tribunal et où les greffiers produisent, reçoivent et conservent des documents découlant des activités judiciaires. La description d’un greffe indique la date de l’établissement du tribunal à cet endroit et les limites du territoire d’où viennent les justiciables. Ces frontières évoluent dans le temps et

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Une fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux

La Direction générale des Archives nationales (DGAN) de Bibliothèque et Archives nationales du Québec dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux. Cette fiche s’adresse à tous les organismes visés par la Loi sur les archives.   Internet est aujourd’hui une source d’information incontournable tant par la richesse de son contenu que par l’éventail des sujets abordés. Il offre une image de la société à un moment de son histoire et présente souvent des contenus exclusifs. La conservation des sites Web est donc essentielle pour une institution vouée à la constitution, la préservation et la diffusion du patrimoine documentaire.   Cette fiche, qui vise avant tout à informer les organismes de l’activité de moissonnage à

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Le dossier du rôle d’évaluation et documents préparatoires : qui doit le conserver ?

Selon la Loi sur la fiscalité municipale, l’organisme municipal responsable de l’évaluation (ci-après OMRÉ) a la responsabilité de faire confectionner et de mettre à jour son rôle d’évaluation. Le rôle d’évaluation foncière est « un résumé de l’inventaire des immeubles situés sur le territoire d’une municipalité, évalués sur une même base et à une même date. Il constitue un élément de base du régime fiscal municipal au Québec. En vigueur pour trois exercices financiers municipaux, le rôle d’évaluation est d’abord un instrument majeur de partage de la charge fiscale. Il sert également de base à la taxation foncière scolaire et est utilisé pour répartir les dépenses entre différents organismes.» [1] Quant à l’OMRÉ, il s’agit d’une « municipalité régionale de

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Vers une stratégie d’acquisition à BAnQ

Depuis près de 100 ans, plusieurs générations d’archivistes se sont succédé aux Archives nationales du Québec afin de rassembler un ensemble documentaire d’une grande richesse qui constitue une source unique et indispensable de connaissance sur l’histoire et la culture québécoise. Aujourd’hui, plus de 65 kilomètres linéaires de documents textuels sont conservés dans les centres d’archives de BAnQ, tant à Québec et à Montréal que dans ses huit centres régionaux. À ce chiffre s’ajoutent quelques millions de documents conservés sur d’autres supports (photographies, enregistrements sonores, films, etc.) ainsi qu’environ 205 Go de documents numériques [1].  En tant que mandataires de la conservation de cet héritage et à l’égard de notre responsabilité de constituer un patrimoine documentaire le plus fidèle possible de

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