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La classification commune des archives judiciaires à BAnQ

4 mars 2019 par Interactions   Pas de commentaires

La grande uniformité de structure des tribunaux à travers les époques et le territoire a permis à BAnQ de développer une classification commune à tous les fonds d’archives judiciaires. Cette catégorisation s’applique tant aux tribunaux provinciaux et locaux qu’aux archives de la Nouvelle-France et à celles versées aujourd’hui. C’est une structure à quatre niveaux pour les tribunaux provinciaux (TP) et à trois pour les fonds locaux (TL).

Le greffe représente le lieu où siège le tribunal et où les greffiers produisent, reçoivent et conservent des documents découlant des activités judiciaires. La description d’un greffe indique la date de l’établissement du tribunal à cet endroit et les limites du territoire d’où viennent les justiciables. Ces frontières évoluent dans le temps et ont donc une incidence importante sur le centre de BAnQ responsable de la conservation des documents judiciaires.

Le niveau de la juridiction regroupe les documents produits dans l’exercice d’une compétence particulière tels que les poursuites criminelles ou les divorces. L’histoire administrative et la portée et le contenu de ce niveau fournissent des informations pertinentes sur les types de litige qu’on y retrouve, ce qui est particulièrement utile lorsque le nom de la juridiction est aussi peu éloquent que « matières civiles en général ».

 

Les types de documents constituent le dernier niveau de classification. Ce sont des ensembles documentaires très homogènes dans leur type de contenu et leur présentation. Les plus communs sont les plumitifs, les index, les jugements et les dossiers. C’est à ce niveau que se manifeste le plus clairement l’autonomie des greffiers. La description permet d’ailleurs de signaler un mode de classement particulier à une époque et/ou un palais de justice. C’est le cas par exemple pour les jugements de divorce du greffe de Québec au tournant des années 1980.

 

Aux fins de la classification, BAnQ a établi une liste uniforme de numéros de cotes pour les fonds (qui totalisent 681), les greffes (164), les juridictions (84) et les types de documents (60).

Cette classification uniforme permet aux citoyens de se repérer de la même façon parmi les fonds judiciaires de tous les centres d’archives de BAnQ. Par exemple, la cote du fonds de la Cour des sessions de la paix est toujours TP12, peu importe le centre de BAnQ; celle du greffe de Québec S1, peu importe le tribunal, la juridiction ou le type de document; celle de la juridiction « matières criminelles » SS1 et celle des dossiers SSS1. Voici un exemple de classification où seul le greffe diffère :


 

La classification uniforme exige une connaissance fine des archives judiciaires pour les employés de BAnQ responsables de l’acquisition, du traitement et de la diffusion de ces documents. Le maintien de cette structure demande une certaine expertise du système judiciaire pour traduire en cote et alimenter les descriptions archivistiques lors de l’analyse de la demande de versement, du traitement ou pour répondre efficacement aux demandes de recherche historique et des citoyens souhaitant exercer leurs droits.

 

La contrepartie de ces exigences est une grande stabilité dans le mode de repérage des documents, peu importe la nature des causes, leur date, leur lieu de création et de conservation. Les titres de fonds (tribunal), de lieu (greffe) et de compétence (juridiction) constituent des métadonnées uniformes et constantes dans le moteur de recherche de BAnQ qui permettent de se déplacer aisément à l’intérieur de la structure une fois la compréhension de son mode de fonctionnement acquise. Cela permet aussi de bien documenter la complémentarité entre les fonds, les territoires couverts par les greffes, les types de causes de chaque juridiction et les modes de classement des documents en utilisant efficacement les zones de description de chaque niveau de classification.

 

Enfin, on ne peut passer sous silence l’excellente collaboration du service de la gestion des archives judiciaires du ministère de la Justice et les usagers de BAnQ qui contribue à bonifier continuellement nos connaissances du merveilleux monde des archives du pouvoir judiciaire.

 
Sophie Côté, archiviste
BAnQ Québec


Catégorie(s) : Évaluation, classification et conservation, Outils de gestion : calendrier de conservation, plan de classification, profil de métadonnées, Vie professionnelle

Une fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux

17 janvier 2019 par Interactions   Pas de commentaires

La Direction générale des Archives nationales (DGAN) de Bibliothèque et Archives nationales du Québec dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux. Cette fiche s’adresse à tous les organismes visés par la Loi sur les archives.

 

Internet est aujourd’hui une source d’information incontournable tant par la richesse de son contenu que par l’éventail des sujets abordés. Il offre une image de la société à un moment de son histoire et présente souvent des contenus exclusifs. La conservation des sites Web est donc essentielle pour une institution vouée à la constitution, la préservation et la diffusion du patrimoine documentaire.

 

Cette fiche, qui vise avant tout à informer les organismes de l’activité de moissonnage à BAnQ, présente d’une manière sommaire le programme ainsi que les modalités de diffusion des sites moissonnés.

 
Nous vous invitons à consulter le document disponible sur le Portail de BAnQ pour plus de détails.

 
Simon Barabé
Archiviste, BAnQ


Catégorie(s) : Évaluation, classification et conservation, Gestion des archives définitives

Le dossier du rôle d’évaluation et documents préparatoires : qui doit le conserver ?

1 février 2018 par Interactions   Pas de commentaires

Selon la Loi sur la fiscalité municipale, l’organisme municipal responsable de l’évaluation (ci-après OMRÉ) a la responsabilité de faire confectionner et de mettre à jour son rôle d’évaluation.

Le rôle d’évaluation foncière est « un résumé de l’inventaire des immeubles situés sur le territoire d’une municipalité, évalués sur une même base et à une même date. Il constitue un élément de base du régime fiscal municipal au Québec. En vigueur pour trois exercices financiers municipaux, le rôle d’évaluation est d’abord un instrument majeur de partage de la charge fiscale. Il sert également de base à la taxation foncière scolaire et est utilisé pour répartir les dépenses entre différents organismes.» [1]

Quant à l’OMRÉ, il s’agit d’une « municipalité régionale de comté ou une municipalité locale à l’égard de laquelle une municipalité régionale de comté n’a pas compétence en matière d’évaluation ». [2]

Selon la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant les municipalités régionales de comté, les municipalités régionales de comté (ci-après MRC) à caractères rural ont reçu la compétence exclusive en matière d’évaluation foncière.

Les OMRÉ [3] ont plusieurs options possibles pour la confection et la tenue à jour du rôle d’évaluation :

  • Mandater un service qui les réalise en régie interne ;
  • Confier à une entreprise privée qui les exécute en partie ou en totalité;
  • Déléguer leur exécution à un autre organisme municipal responsable de l’évaluation foncière. [4]

Selon l’article 78 de la Loi sur la fiscalité municipale :

  • La municipalité locale est propriétaire du rôle qui la concerne ainsi que des documents rassemblés ou préparés par l’évaluateur en vue de la confection et de la tenue à jour.
  • L’OMRÉ est le gardien de ces documents au bénéfice de leur propriétaire, et décide de l’endroit où ils doivent être conservés.

Dans le cadre de la refonte du Recueil des délais de conservation de documents des Municipalités régionales de Comté, une question s’est posée à nous avec acuité : Est-ce que le rôle de gardien imposait à l’OMRÉ de faire figurer à son calendrier de conservation, en sort final, la conservation permanente ?

L’ancien recueil datant de 1989 l’avait inscrit à conservation permanente.

Toutefois, le Guide de gestion des documents municipaux de l’ADMQ de 2014 impose aussi aux municipalités de conserver le rôle d’évaluation et tous les documents significatifs relatifs au dépôt du rôle.

La municipalité est le propriétaire du rôle d’évaluation et, en vertu de la Loi sur les archives, doit en assumer la conservation permanente et ce, même si l’OMRÉ (ici la MRC) en est la « gardienne ». En conséquence, la municipalité locale inscrira à son calendrier la conservation permanente en sort final tandis que, dans le calendrier de l’OMRÉ, la règle relative au rôle d’évaluation aura, en sort final, un TRI avec, en remarque : « Transférer le rôle d’évaluation et ses documents afférents à la municipalité. » En effet, le calendrier de conservation de la MRC (OMRÉ) devra refléter le versement des dossiers du rôle d’évaluation à leur propriétaire, soit la municipalité locale.

Dans le cas où la municipalité et la MRC (OMRÉ) prennent entente pour que la garde du rôle d’évaluation et de ses documents annexes soit faite par la MRC, il en sera de même car cette entente ne changera pas le fait que la propriété des documents revienne à la municipalité.

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
CATHERINE VAILLANCOURT, technicienne en gestion documentaire – MRC de l’Érable

[1) Ministère des affaires municipales et Occupation du territoire, « Rôle d’évaluation foncière », https://www.mamot.gouv.qc.ca/evaluation-fonciere/evaluation-fonciere-municipale-au-quebec/role-devaluation-fonciere/, consulté le 24 janvier 2017

[2] Définition d’un organisme responsable de l’évaluation, article 1 de la Loi sur la fiscalité municipale.

[3] Consulter ici la liste des OMRÉ https://www.mamrot.gouv.qc.ca/fileadmin/publications/evaluation_fonciere/documentation/organismes_municipaux_evaluation_quebec.pdf

[4] Ministère des affaires municipales et Occupation du territoire, « Organisation des travaux d’évaluation foncière », https://www.mamot.gouv.qc.ca/evaluation-fonciere/evaluation-fonciere-municipale-au-quebec/organisation-des-travaux/, consulté le 24 janvier 2017.


Catégorie(s) : Évaluation, classification et conservation, Outils de gestion : calendrier de conservation, plan de classification, profil de métadonnées

Vers une stratégie d’acquisition à BAnQ

1 décembre 2017 par Interactions   2 Commentaires

Depuis près de 100 ans, plusieurs générations d’archivistes se sont succédé aux Archives nationales du Québec afin de rassembler un ensemble documentaire d’une grande richesse qui constitue une source unique et indispensable de connaissance sur l’histoire et la culture québécoise. Aujourd’hui, plus de 65 kilomètres linéaires de documents textuels sont conservés dans les centres d’archives de BAnQ, tant à Québec et à Montréal que dans ses huit centres régionaux. À ce chiffre s’ajoutent quelques millions de documents conservés sur d’autres supports (photographies, enregistrements sonores, films, etc.) ainsi qu’environ 205 Go de documents numériques [1]. 

En tant que mandataires de la conservation de cet héritage et à l’égard de notre responsabilité de constituer un patrimoine documentaire le plus fidèle possible de la société québécoise, nous avons le devoir de nous poser les questions suivantes : Est-ce que cette immense masse documentaire est représentative de la société québécoise ? Est-ce que tous les domaines de l’activité humaine y sont documentés ? Y a-t-il des secteurs sous-représentés ? Si oui, lesquels ? 

En plus de cette rétroaction sur l’héritage reçu de nos prédécesseurs, il importe aussi de porter un regard critique sur notre façon d’aborder les archives contemporaines et d’en bien évaluer la pertinence. Le contexte du numérique doit aussi être au cœur de nos réflexions afin d’en mesurer les impacts, mais aussi les gains sur nos pratiques en matière d’évaluation.

L’évaluation est une fonction archivistique essentielle en raison de sa pertinence dans chacune des autres fonctions de notre profession. Cette transversalité se traduit de manière différente dans chacune d’elles :

  • Acquisition : en sélectionnant les fonds destinés à enrichir nos collections.
  • Traitement : en effectuant le tri en cours de classement et de description des archives.
  • Conservation : en déterminant quels documents doivent faire l’objet d’une intervention de sauvegarde.
  • Diffusion : en choisissant quels documents sont numérisés pour en permettra la consultation à un large public.

C’est dans cet esprit que BAnQ mène actuellement des travaux d’évaluation et de réévaluation des archives dont elle est la gardienne. Ces travaux portent, d’une part, sur les archives publiques, notamment en tentant d’obtenir une meilleure compréhension du fonctionnement de l’État et, d’autre part, sur les archives privées en opérant une catégorisation des fonds afin d’identifier les secteurs sous-représentés de la société québécoise. La finalité de ces travaux,  en cours de réalisation, est de doter BAnQ d’une stratégie d’acquisition qui guidera nos actions afin de nous assurer que nos fonds et collections, tant publics que privés, soient représentatifs de l’évolution de la société québécoise, de ses composantes et de ses spécificités régionales et ce, dans tous les domaines de l’activité humaine.

Dans le cadre de ses travaux, BAnQ tiendra compte de l’écosystème archivistique québécois et œuvrera en collaboration avec les autres institutions gardiennes du patrimoine documentaire. La stratégie d’acquisition devra aussi tenir compte de la capacité de BAnQ de rendre accessibles les documents qu’elle acquiert, de l’état de conservation des archives et de la masse documentaire concernée et, finalement, des ressources financières, humaines et matérielles disponibles pour effectuer les opérations de traitement, de conservation et de diffusion.

L’élaboration de cette stratégie permettra de préciser et d’orienter nos actions en tenant notamment de compte de la Politique d’acquisition des archives privées de BAnQ et des travaux déjà initiés de révision des règles du Recueil des règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Voir à ce sujet le texte publié sur ce blogue le 1er octobre 2016 qui illustre bien les intentions de BAnQ dans l’avenir. 

Cette revue de nos pratiques s’inscrit dans une perspective d’évaluation plus large qui englobe l’ensemble des activités communes de gestion des ministères et des organismes.  La révision du recueil fait partie de cette démarche. Il s’agit d’une affaire à suivre.

La communauté archivistique québécoise sera tenue au courant de l’évolution de ces travaux au cours des prochains mois.

 

FRANÇOIS DAVID, adjoint à la conservatrice et directrice générale des Archives nationales, BAnQ Vieux-Montréal [2]

 

NOTES

[1] Données en date du 31 octobre 2017
[2] Mes remerciements à mes collègues Daniel Ducharme, Hélène Fortier et Sonia Lachance pour leur contribution à la rédaction de ce texte.


Catégorie(s) : Évaluation, classification et conservation




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