Portail BAnQ Nétiquette

Une nouvelle version du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux

1 août 2018 par Interactions | Catégorie(s) : Outils de gestion : calendrier de conservation, plan de classification, profil de métadonnées

Depuis quelque temps, les archivistes de la Direction générale des archives nationales (DGAN) qui œuvre auprès des ministères et des organismes s’affairent à la mise à jour du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux. La révision de cet outil a débuté en octobre 2016, avec  la modification à la règle 3301 Dossier de l’employé volet carrière.

BAnQ présente aujourd’hui la version complète du Recueil. Majoritairement constituée de règles de gestion, cette nouvelle mouture comprend également quatre règles d’activités d’exploitation communes à tous les ministères et organismes.

Démarche

La mise à jour avait plusieurs objectifs :

  • Actualiser le recueil de 2010;
  • Répondre aux besoins des ministères et des organismes;
  • S’interroger sur la pertinence de conserver de façon permanente certains types de documents et séries documentaires.

Une première version a été soumise au Groupe d’experts en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD). Suite à leur commentaire, les archivistes de BAnQ ont bonifié le document. Il a ensuite reçu l’avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec.

Contenu

Outre l’actualisation des titres, descriptions et types de documents, le recueil 2018 comprend de nouvelles règles : Éthique, révision et optimisation des processus, gestion de projet et réunions préparatoires aux travaux parlementaires. Suite à une réévaluation archivistique, certains délais de conservation et dispositions finales ont été modifiés et certaines règles ont été regroupés ou abrogés notamment dans les séries administration et gestion, affaires juridiques, ressources humaines ainsi que communication et relation publique.

BAnQ, en élaborant ce recueil, répond à son mandat d’aide-conseil auprès des organismes publics. En effet, cette nouvelle version offre aux responsables de la gestion documentaire des ministères et des organismes gouvernementaux une référence pour la préparation de leur propre calendrier de conservation et contribue ainsi à l’efficience de leur gestion documentaire. Les responsables sont donc invités à soumettre rapidement à BAnQ les modifications de règles de conservation selon les nouveaux délais proposés.

Les réflexions amorcées lors de cette mise à jour s’insèrent  dans un chantier plus vaste, celui de  la stratégie d’acquisition entreprise par BAnQ.  Ces travaux se poursuivront au cours des prochains mois. Quelle forme le prochain recueil prendra-t-il? Il est encore trop tôt pour le dire. Cependant, la production d’un tel outil demeure nécessaire  afin de   consigner les conclusions de l’évaluation des archives gouvernementales et constituer la mémoire de l’état québécois tout en favorisant une saine gestion documentaire dans les ministères et les organismes. En attendant, le nouveau recueil 2018 est disponible sur le portail de BAnQ ou via le système GALA (Gestion de l’application de la Loi sur les archives).

 

Audrey Bouchard, Archiviste, BAnQ Québec

Laissez un commentaire




© Bibliothèque et Archives nationales du Québec