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Sortie de la version complète du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de la santé et de services sociaux

4 juin 2018 par Interactions | Catégorie(s) : Outils de gestion

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) est fière de vous présenter la plus récente version de son Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux. Celui-ci a reçu un avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec et s’avère déjà disponible en téléchargement sur le portail de BAnQ.

Contexte 

Ce recueil a été élaboré par le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS). Animé par deux archivistes de la Direction générale des Archives nationales de BAnQ, ce comité regroupe des gestionnaires de documents et des archivistes médicaux de différents établissements de santé et de services sociaux du Québec.  La version 2  de ce recueil est le résultat d’un travail de collaboration qui s’est échelonné sur plusieurs années. En effet, le comité s’est concerté afin de produire un outil de gestion qui répond aux réalités documentaires du secteur de la santé et des services sociaux, secteur en transformation constante depuis 2015, voire jusqu’aux réformes de la fin des années 1990.

Cette version de 2018 est une version complète et, par le fait même, rend caduque la version de 2009 qui ne sera plus diffusée sur le portail de BAnQ à compter de ce jour. À l’instar de cette dernière, la présente version constitue une référence essentielle pour les établissements de santé et de services sociaux qui, en vertu de la Loi sur les archives, doivent élaborer et mettre à jour leurs calendriers de conservation.

Le recueil est disponible en téléchargement sur le portail de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Les établissements sont invités à mettre à jour leur propre calendrier de conservation et à le soumettre à Bibliothèque et Archives nationales du Québec pour approbation.

Contenu

Outre les règles de gestion publiées en 2015, et les règles concernant le dossier de l’usager déjà publié en 2017, cette nouvelle version comprend toutes les règles des séries 11 à 15 de la série de mission : programmes et services (11), organisation professionnelle (12), accueil et admission (13), santé publique (14) et enseignement et recherche (15). Elle reprend ainsi les règles des séries X1, X2 et X3 de la version 2009 de l’ancien recueil. Toutes les règles du recueil ont été rédigées à l’aide du formulaire préconisé par BAnQ, mettant fin une fois pour toutes au mode de présentation linéaire.

La version 2018 présente donc un recueil complet et final enrichi de nouvelles règles élaborées afin de répondre au besoin des utilisateurs. Nous retrouvons, par exemple, des règles liées aux services préhospitaliers d’urgence, à la vaccination et à la sécurité civile de même que des règles touchant la santé environnementale, l’accès aux services en langue anglaise, aux demandes de services refusées, aux services spirituels, aux dossiers nominatifs des programmes québécois de dépistage, aux règles relatives à l’enseignement et à la recherche ainsi qu’à certaines listes d’attente, de rendez-vous et de garde.

Le travail du CNASSS ne s’arrête pas là. Afin de s’assurer de la tenue à jour du recueil, le comité national se réunira deux fois par année, une fois en octobre, une fois en avril, pour discuter des propositions de modification et, le cas échéant, de nouvelles règles, soumises par le milieu. Au cours de ces réunions, les membres du comité pourront aussi échanger sur les problématiques entourant la gestion de l’information dans les établissements de santé et de services sociaux pour ensuite partager leurs conclusions avec l’ensemble de la communauté.

Pour télécharger la version la plus récente de ce recueil, veuillez suivre ce lien.

 

Audrey Bouchard, Archiviste BAnQ Québec
Daniel Ducharme, Archiviste BAnQ Vieux-Montréal

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