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Le dossier du rôle d’évaluation et documents préparatoires : qui doit le conserver ?

1 février 2018 par Interactions | Catégorie(s) : Évaluation, classification et conservation, Outils de gestion : calendrier de conservation, plan de classification, profil de métadonnées

Selon la Loi sur la fiscalité municipale, l’organisme municipal responsable de l’évaluation (ci-après OMRÉ) a la responsabilité de faire confectionner et de mettre à jour son rôle d’évaluation.

Le rôle d’évaluation foncière est « un résumé de l’inventaire des immeubles situés sur le territoire d’une municipalité, évalués sur une même base et à une même date. Il constitue un élément de base du régime fiscal municipal au Québec. En vigueur pour trois exercices financiers municipaux, le rôle d’évaluation est d’abord un instrument majeur de partage de la charge fiscale. Il sert également de base à la taxation foncière scolaire et est utilisé pour répartir les dépenses entre différents organismes.» [1]

Quant à l’OMRÉ, il s’agit d’une « municipalité régionale de comté ou une municipalité locale à l’égard de laquelle une municipalité régionale de comté n’a pas compétence en matière d’évaluation ». [2]

Selon la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant les municipalités régionales de comté, les municipalités régionales de comté (ci-après MRC) à caractères rural ont reçu la compétence exclusive en matière d’évaluation foncière.

Les OMRÉ [3] ont plusieurs options possibles pour la confection et la tenue à jour du rôle d’évaluation :

  • Mandater un service qui les réalise en régie interne ;
  • Confier à une entreprise privée qui les exécute en partie ou en totalité;
  • Déléguer leur exécution à un autre organisme municipal responsable de l’évaluation foncière. [4]

Selon l’article 78 de la Loi sur la fiscalité municipale :

  • La municipalité locale est propriétaire du rôle qui la concerne ainsi que des documents rassemblés ou préparés par l’évaluateur en vue de la confection et de la tenue à jour.
  • L’OMRÉ est le gardien de ces documents au bénéfice de leur propriétaire, et décide de l’endroit où ils doivent être conservés.

Dans le cadre de la refonte du Recueil des délais de conservation de documents des Municipalités régionales de Comté, une question s’est posée à nous avec acuité : Est-ce que le rôle de gardien imposait à l’OMRÉ de faire figurer à son calendrier de conservation, en sort final, la conservation permanente ?

L’ancien recueil datant de 1989 l’avait inscrit à conservation permanente.

Toutefois, le Guide de gestion des documents municipaux de l’ADMQ de 2014 impose aussi aux municipalités de conserver le rôle d’évaluation et tous les documents significatifs relatifs au dépôt du rôle.

La municipalité est le propriétaire du rôle d’évaluation et, en vertu de la Loi sur les archives, doit en assumer la conservation permanente et ce, même si l’OMRÉ (ici la MRC) en est la « gardienne ». En conséquence, la municipalité locale inscrira à son calendrier la conservation permanente en sort final tandis que, dans le calendrier de l’OMRÉ, la règle relative au rôle d’évaluation aura, en sort final, un TRI avec, en remarque : « Transférer le rôle d’évaluation et ses documents afférents à la municipalité. » En effet, le calendrier de conservation de la MRC (OMRÉ) devra refléter le versement des dossiers du rôle d’évaluation à leur propriétaire, soit la municipalité locale.

Dans le cas où la municipalité et la MRC (OMRÉ) prennent entente pour que la garde du rôle d’évaluation et de ses documents annexes soit faite par la MRC, il en sera de même car cette entente ne changera pas le fait que la propriété des documents revienne à la municipalité.

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
CATHERINE VAILLANCOURT, technicienne en gestion documentaire – MRC de l’Érable

[1) Ministère des affaires municipales et Occupation du territoire, « Rôle d’évaluation foncière », https://www.mamot.gouv.qc.ca/evaluation-fonciere/evaluation-fonciere-municipale-au-quebec/role-devaluation-fonciere/, consulté le 24 janvier 2017

[2] Définition d’un organisme responsable de l’évaluation, article 1 de la Loi sur la fiscalité municipale.

[3] Consulter ici la liste des OMRÉ https://www.mamrot.gouv.qc.ca/fileadmin/publications/evaluation_fonciere/documentation/organismes_municipaux_evaluation_quebec.pdf

[4] Ministère des affaires municipales et Occupation du territoire, « Organisation des travaux d’évaluation foncière », https://www.mamot.gouv.qc.ca/evaluation-fonciere/evaluation-fonciere-municipale-au-quebec/organisation-des-travaux/, consulté le 24 janvier 2017.

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