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Le Dossier Santé Québec et la responsabilité des établissements

1 novembre 2017 par Interactions | Catégorie(s) : GID : conception et mise en œuvre d’un système de gestion intégrée des documents

QU’EST-CE QUE LE DSQ ?

Initiative du ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec, le Dossier Santé Québec (DSQ) est un outil mis à la disposition des professionnels de la santé afin qu’ils puissent accéder, sur un écran d’ordinateur, aux informations leur permettant d’intervenir plus rapidement et plus efficacement auprès d’un usager dans le cadre de prestation de soins. Plus précisément, il constitue un dépôt provincial de données cliniques aux fins du partage de certains renseignements de santé jugés essentiels aux services de première ligne et au continuum de soins. Ces renseignements sont, pour le moment, le domaine médicament, laboratoire et imagerie médicale. D’autres domaines s’ajouteront éventuellement.

Le DSQ constitue donc un espace de partage, de transmission d’informations sélectionnées, et non un lieu d’archivage de données cliniques. Il ne dispense pas l’établissement de santé dans son obligation de constituer le dossier local d’un usager. En conséquence, ceux-ci conservent toute leur autonomie dans la gestion des exigences juridiques applicables au contexte local. Autrement dit, le cadre légal du DSQ ne se substitue aucunement au cadre légal applicable au dossier local de l’usager qui, lui, doit être conservé par les établissements conformément au calendrier de conservation établi.

Par ailleurs, un usager peut se prévaloir d’un droit de refus d’accès au DSQ. Dans ce cas, le professionnel de la santé ne peut plus consulter le DSQ, seules les informations locales lui sont alors accessibles. De plus, le consentement de l’usager est toujours nécessaire pour obtenir une copie de son dossier détenu par un autre établissement, à moins que les renseignements contenus au DSQ soient suffisants pour un continuum de soins.

Pour en savoir davantage sur le DSQ, veuillez consulter le site d’information à son sujet

QUI EST RESPONSABLE DE SA MAINTENANCE ?

Le ministre de la Santé et des Services sociaux constitue et maintient le DSQ pour permettre le partage des renseignements de santé contenus dans les domaines cliniques prévus au DSQ. L’alimentation se fait de manière transparente pour les établissements de santé, puisque l’information est recueillie par leurs systèmes locaux d’information.

Le ministre a confié à la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ) la gestion opérationnelle du DSQ.

POURQUOI IL NE S’AGIT PAS D’UN SYSTÈME D’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS POUR LES ÉTABLISSEMENTS ?

Le DSQ ne saurait – en aucun cas – être considéré comme un système d’archivage des dossiers par les établissements du milieu de la santé. La RAMQ, à qui nous avons posé la question, estime qu’il est de la responsabilité des établissements d’assurer la conservation des documents soumis à une prescription légale. Par exemple, les résultats de test établissant un diagnostic de maladies de nature génétique et à caractère familial doivent être conservés de façon permanente au sens de l’Article 23 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. Or, les documents relatifs à ce test déposés au DSQ seront conservés pendant une période maximale de cinq ans, période largement inférieure aux exigences juridiques.

CE QU’IL FAUT RETENIR

Le DSQ est une copie de certains renseignements de santé, soit les domaines médicament, laboratoire et imagerie médicale, consignés dans les dossiers locaux des usagers. Il vise à permettre à un professionnel de la santé à consulter ces renseignements de santé, dont la loi prévoit le partage, afin d’intervenir plus rapidement et efficacement auprès d’un usager.

Le DSQ ne dispense pas l’établissement à constituer un dossier complet d’un usager et à en assurer la préservation en conformité avec le calendrier de conservation approuvé par BAnQ.

 

AUDREY BOUCHARD, archiviste – BAnQ Québec
DANIEL DUCHARME, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
LYDIA HADDAD, conseillère – Service de l’accès à l’information et de la propriété intellectuelle, Ministère de la Santé et des Services sociaux
MARTINE GAUTHIER, spécialiste en procédés administratifs, Centre universitaire de santé McGill

Un commentaire pour “Le Dossier Santé Québec et la responsabilité des établissements”

  1. merci pour les précisions

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