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La numérisation de substitution et la Loi sur les archives

1 octobre 2017 par Interactions | Catégorie(s) : Législation et environnement réglementaire et normatif

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) en 2001, plusieurs organismes publics décident d’opter pour la numérisation de leurs documents dans le but de détruire les documents originaux. L’objectif de réaliser des économies en matière d’espace de conservation s’avère souvent la principale raison pour laquelle ces organismes décide de choisir une telle solution. Cependant, même si la LCCJTI reconnaît l’équivalence fonctionnelle d’un même document sur des supports différents, les organismes publics doivent prendre en considération les modalités prévues dans la Loi sur les archives avant d’envisager la réalisation d’un tel projet.

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives s’applique à près de 2 500 organismes publics et vise à assurer la constitution du patrimoine archivistique québécois. À tort, plusieurs personnes pensent que cette loi vise à encadrer uniquement la conservation des « vieux documents » qui ne sont plus utiles aux activités quotidiennes de l’administration publique qui les a créés. Or, la Loi sur les archives a également pour mandat d’encourager de saines pratiques de gestion des documents (actifs et semi-actifs) dans les organismes publics, qu’ils soient centralisés (ministères et organismes) ou décentralisés (municipalités, commissions scolaires, etc.). En effet, elle oblige les organismes publics à gérer leurs documents, de leur création jusqu’à leur élimination ou conservation permanente, par le biais d’un calendrier de conservation. Cet outil permet de préciser la durée de conservation d’un document aux différents stades de sa vie (actif et semi-actif) et détermine le sort final de celui-ci (conservation, tri ou destruction). Seul un calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) permet à un organisme public d’éliminer légalement un document qu’il a produit ou reçu dans l’exercice de ses activités.

La numérisation de substitution est de deux ordres. Le premier concerne la numérisation de documents actifs et semi-actifs et s’applique à l’ensemble des organismes publics du Québec. Le second concerne les documents inactifs (archives définitives) de conservation permanente et ne s’applique qu’aux organismes publics décentralisés, c’est-à-dire les organismes visés aux paragraphes 4 à 7 de l’annexe de la Loi sur les archives. En vertu de l’article 15 de la Loi, les ministères et organismes publics versent leurs documents inactifs à BAnQ après avoir appliqué leurs calendriers de conservation.

La numérisation de substitution de documents actifs et semi-actifs

Un organisme public qui désire effectuer une numérisation de substitution de ses documents actifs et semi-actifs doit, en vertu de la LCCJTI, s’assurer que la destruction est faite selon le calendrier de conservation. Ainsi, des modifications devront être apportées à la règle de conservation si celle-ci ne précise pas que les documents originaux sont détruits après leur numérisation. Ces modifications devront obligatoirement être soumises à l’approbation de BAnQ, et ce, avant toute destruction. À ce sujet, BAnQ a produit un guide [1] qui précise les exigences archivistiques, les obligations juridiques et les recommandations techniques entourant un tel projet.

La numérisation de substitution de documents à conservation permanente (documents inactifs)

En ce qui concerne la numérisation de documents inactifs à conservation permanente, il faut savoir qu’une fois le stade semi‐actif dépassé, ces documents ne sont plus gérés par le calendrier de conservation. Ainsi, le fait d’autoriser, au moyen du calendrier de conservation, la destruction de documents actifs ou semi-actifs qui ont été numérisés ne signifie pas que cette autorisation peut s’appliquer aux documents qui ont déjà atteint le stade inactif. Pour pouvoir les détruire, un organisme public doit en demander l’autorisation à BAnQ en vertu de l’article 18 de la Loi sur les archives et doit s’engager par résolution de son organisme à respecter plusieurs éléments. Malgré tout, il est possible que BAnQ exige la conservation de certains documents, car le support d’origine peut présenter en soi une valeur archivistique, historique ou patrimoniale. En termes archivistiques, il s’agit de la valeur intrinsèque d’un document d’archives. BAnQ a produit un aide-mémoire [2] qui explique la procédure à suivre pour demander une telle autorisation.

Enfin, avant de lancer un projet de numérisation de substitution, il est important de prendre en considération les exigences juridiques et archivistiques inhérentes à un tel projet. Pour plus d’information, nous vous invitons à communiquer avec l’archiviste de BAnQ responsable de votre région [3].

 

MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec

 

Notes

[1] La numérisation des documents : méthodes et recommandations, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, version revue et corrigée, mai 2012.

[2] Aide-mémoire concernant la numérisation de substitution de documents inactifs à conservation permanente, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, avril 2016.

[3] Voir l’annexe 1 du document Aide-mémoire concernant la numérisation de substitution de documents inactifs à conservation permanente.

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