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Du papier à la base de données : une innovation numérique pour la description des archives judiciaires

1 septembre 2017 par Interactions | Catégorie(s) : Gestion des archives définitives

Sophie Côté et Sophie Morel au congrès de l’Association des archivistes du Québec, Montréal, mai 2017. Photographie : AAQ

Ce billet est le condensé de la conférence que nous avons eu l’honneur de prononcer dans le cadre du 46e congrès de l’Association des archivistes du Québec (Montréal, Palais des congrès, 31 mai, 1-2 juin 2017). Il représente l’occasion de partager notre expérience d’archivistes en vous présentant les grandes lignes d’un projet visant à conserver de manière permanente l’information contenue dans les plumitifs numériques des tribunaux provinciaux et à utiliser une partie des métadonnées de ces bases de données pour décrire plus finement les archives judiciaires à BAnQ. 

CONTEXTE

Au Québec, la justice provinciale est exercée par cinq tribunaux provinciaux. Ces derniers versent leurs documents inactifs à conservation permanente (archives définitives ou historiques) dans l’un des dix centres d’archives de BAnQ. Les archives judiciaires conservées par BAnQ représentent vingt-deux (22) kilomètres linéaires de documents, soit 35% des fonds et collections d’archives conservées par l’institution.

Parmi les principaux types de documents se rapportant à un procès ou une cause judiciaire, on retrouve le dossier, le jugement, l’index et le plumitif. Tous ces documents réunis constituent le dossier judiciaire intellectuel. 

À la fois archives et instruments de recherche, les plumitifs constituent des résumés complets de chaque procès ; ils servent à repérer les dossiers et les jugements. Ils renferment des renseignements uniques à valeur historique témoignant de l’exercice de la justice au Québec. 

Jusqu’en 1971, les plumitifs sont entièrement conservés sur support analogique. Puis, l’information contenue dans les plumitifs devient progressivement consignée dans des bases de données (les plumitifs numériques). En ce moment, BAnQ assure la pérennité des plumitifs analogiques seulement. Toutefois, il est aussi nécessaire d’assurer la pérennité des données des plumitifs numériques. Les projets de développement d’un dépôt numérique fiable (DNF) et de refonte de Pistard permettront à BAnQ, au cours des prochaines années, d’assumer la conservation permanente de l’information contenue dans les  plumitifs numériques. 

PROBLÉMATIQUE

La quantité importante d’archives judiciaires versées chaque année, l’absence d’un système de gestion intégrée des documents (GID) permettant de les gérer correctement et l’utilisation de bordereaux de versement papier expliquent l’incapacité des tribunaux et de BAnQ d’identifier de manière exhaustive les dossiers et les jugements judiciaires versés. Un versement peut comprendre plusieurs milliers de jugements. Identifier un à un, manuellement, leurs numéros s’avère pratiquement impossible du point de vue des ressources humaines nécessaires à une telle opération et ce, tant lors de la demande de versement sur les bordereaux qu’à l’étape du traitement archivistique. De plus, le risque d’erreur d’une telle opération serait aussi très élevé.

Force est d’admettre que l’accès à l’information judiciaire s’en trouve plus difficile. Pour réduire ces difficultés, BAnQ applique toujours un plan de classification à plusieurs niveaux développé au tournant des années 1990. Le plus bas niveau de description archivistique est celui de la sous-sous-série pouvant  décrire 500 mètres linéaires de documents, soit environ 1 500 boîtes d’archives (TP11 S1 SS2 SSS1). Des indices de repérage (des dates et des intervalles de numéros) permettent ensuite, dans un second temps, de cibler les contenants ayant le potentiel de contenir l’information recherchée.

INNOVATION

Avec la refonte de Pistard et le développement d’un DNF, BAnQ se dote des infrastructures technologiques pour :  

  • acquérir les informations inactives des plumitifs afin d’en assurer la conservation permanente ; 
  • optimiser la gestion des acquisitions en améliorant le niveau de précision de la description des documents versés, ce qui permettra d’identifier la localisation exacte du document judiciaire recherché (encore au palais, détruit ou versé à BAnQ) ;
  • utiliser une partie des métadonnées qu’ils contiennent pour décrire plus finement les archives judiciaires.

 


 

Dans le futur, BAnQ maintiendra un plan de classification commun pour les archives judiciaires, mais nous ajouterons la description archivistique de chacune des causes/procès pour lesquelles des archives nous ont été versées. BAnQ passera donc d’une description de niveaux intermédiaires seulement à une description de dossier intellectuel.

La description à la cause consistera à réunir sous une même unité de description archivistique de niveau dossier tous les documents reliés à un même procès.  Grâce à la description par cause, l’accès aux archives judiciaires sera amélioré ; il sera possible d’effectuer des recherches par numéro de cause, par type de litige (ex. meurtre), par date, par type de document (jugement, dossier), etc.

Forte de cette expérience d’utilisation d’informations à valeur historique comme métadonnées de description archivistique, de l’implantation d’un DNF et de la refonte de Pistard, BAnQ sera sans contredit en mesure de réaliser d’autres projets innovants au cours des prochaines années. 

 

SOPHIE CÔTÉ, archiviste – BAnQ Québec
SOPHIE MOREL, archiviste coodonnatrice – BAnQ Trois-Rivières

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