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Un nouvel outil pour l’identification de vos documents essentiels

1 juin 2017 par Interactions | Catégorie(s) : Outils de gestion

Quels moyens une organisation peut-elle mettre en place pour s’assurer de reprendre rapidement ses activités lors d’un événement fortuit ? Une des premières choses à faire est de protéger ses documents essentiels. Pour les protéger, il faut dans un premier temps les identifier. Pour répondre à ce besoin, un groupe de travail a été mis sur pied en novembre 2015 par le Groupe d’expertise en gestion des documents (GEGD). Les participants au groupe de travail sont :

  • Marie-Pierre Gagnon, coordonnatrice – Ministère des Finances
  • Véronique Gagnon, déléguée de Bibliothèque et Archives nationales du Québec
  • Yves A. Lapointe, participant – Bibliothèque et Archives nationales du Québec
  • Éric Grégoire, participant – Agence du Revenu du Québec
  • Anne Sauvageau, participante – Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire
  • Cédric Deschênes, collaborateur étudiant – Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire

Le mandat octroyé au groupe est de produire un document permettant aux ministères et organismes d’identifier leurs documents essentiels et de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger et ce, peu importe leur support. Dès les premières rencontres, le groupe a décidé de proposer une définition plus actuelle de document essentiel : « Document indispensable au fonctionnement d’un organisme et qui permet d’assurer la continuité ou le rétablissement de ses activités, de ses droits et de ses obligations, en raison d’un événement fortuit et dont la disparition ou la non disponibilité aurait des conséquences graves sur sa capacité à réaliser sa mission». La notion de sinistre a été retirée afin d’assurer une vision plus globale axée sur la continuité des opérations.

En mai 2017, lors de la 19e journée thématique du GEGD, le Guide d’identification des documents essentiels a été présenté aux membres. Le guide élaboré par le groupe de travail propose une méthodologie et des outils pour faciliter l’identification des documents essentiels. Il se divise en deux sections. La première présente les aspects plus théoriques du processus. Vous y retrouverez :

  • un avant-propos ;
  • le contexte et la portée ;
  • les préalables à l’identification des documents essentiels ;
  • les étapes proposées pour l’identification des documents essentiels ;
  • les rôles et responsabilités des différents intervenants ;
  • des suggestions de mesures de protection ;
  • des conseils pour la réussite de votre démarche.

La seconde section propose des éléments pratiques pour réaliser concrètement l’identification des documents essentiels. Vous y retrouverez :

  • le schéma des étapes ;
  • le gabarit du formulaire pour l’identification des documents essentiels ;
  • les instructions pour compléter le formulaire ;
  • un exemple de formulaire complété ;
  • et des références.

Il importe de souligner que ce guide ne prétend pas représenter l’unique méthode pour l’identification des documents essentiels, mais suggère différentes étapes et certains outils. Puisqu’il n’existe pas de liste universelle de documents essentiels, chaque organisation doit donc établir sa propre liste et la maintenir à jour. L’utilisation du guide doit donc être adaptée en fonction des différentes réalités de chacune des organisations.

Pour mener à bien ce mandat, le responsable en gestion documentaire devra s’entourer d’une équipe de collaborateur multidisciplinaire, par exemple des spécialistes en sécurité de l’information, en gestion des incidents ou en technologies de l’information. L’apport de leurs différentes expertises facilitera l’identification des documents essentiels et garantira une meilleure protection.

Une bonne gestion documentaire dans les organismes est aussi un facteur de succès pour l’identification et la mise à jour de la liste des documents essentiels. L’introduction de la notion de documents essentiels dans vos outils de GID, par exemple, constitue un excellent moyen pour promouvoir l’importance de leur identification et ainsi assurer la continuité ou le rétablissement des activités, des droits et des obligations de votre organisme en raison d’un événement fortuit.

Guide d’identification des documents essentiels,  [Word –  276 Ko] [PDF – 210 ko] Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD), 2017, 30 pages.

MARIE-PIERRE GAGNON, membre du comité exécutif du GEGD, chef du service de la gestion documentaire – Ministère des Finances

VÉRONIQUE GAGNON, archiviste – BAnQ Québec

9 commentaires pour “Un nouvel outil pour l’identification de vos documents essentiels”

  1. L’outil était très attendu dans les ministères et organismes et je suis certaine qu’il saura répondre à leurs besoins. Félicitations à toute l’équipe qui a fait un excellent travail.

  2. Bonjour,

    Où pourra-t-on trouver ce guide ? Je serais très intéressé à l’utiliser dans mes fonctions.

    Merci et bonne journée ! 🙂

  3. Bonjour M. Cholette,
    Le guide sera disponible sous peu sur le portail de BAnQ dans la section Gestion des documents essentiels.
    Nous vous tiendrons informé.
    Merci et bonne journée.

  4. Bonjour,
    le lien est maintenant disponible sur le blogue et sur le portail de BAnQ.

    Merci et bonne journée.

  5. Bonjour!

    Le lien pour le format Word et PDF ne fonctionne pas…

    Voici le message d’Erreur:
    Aucune connexion Internet

    Essayez les suggestions ci-dessous :
    Vérifiez les câbles réseau, le modem et le routeur.
    Se reconnecter au réseau Wi-Fi
    Exécuter les diagnostics réseau de Windows
    ERR_INTERNET_DISCONNECTED

  6. Bonjour,
    le lien est maintenant opérationnel.
    Merci!

  7. Les liens sur cette page-ci ne fonctionnent pas, mais ils fonctionnent sur cette page-là :

    http://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/ressources/publications/gestion_documents_essentiels/

  8. Bonjour, est ce qu’il existe une version anglaise du guide? Si oui serait-il possible de l’obtenir ou encore d’obtenir le lien vers celle-ci.

    Merci

  9. Bonjour,
    je vais vérifier auprès des personnes responsables du groupe de travail.
    Merci.

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