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La nouvelle version du recueil des règles de conservation des documents du milieu de la santé et des services sociaux : le dossier de l’usager

1 avril 2017 par Interactions | Catégorie(s) : Outils de gestion, Vie professionnelle

Dentiste et nutritionnistes, Nutrition-Canada, chambre 418, 1971, Adrien Hubert, photographe. Fonds du Ministère de la Culture, BAnQ Vieux-Montréal, cote E6,S7,SS1,D710179 à 710181

Après la sortie officielle des règles de gestion en juin 2015, le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS) annonce la mise à jour du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et des services sociaux du Québec. En plus des règles de gestion, cette mise à jour comprend une version partielle des règles de mission : les règles relatives au dossier de l’usager.

Cette série est importante. En effet, élément central du mandat des établissements, le dossier de l’usager est essentiel au maintien des services rendus dans le secteur de la santé et des services sociaux. Outil de coordination, il permet notamment la continuité des soins apportés à un patient. En cela, il résume bien tous les traitements reçus des différents intervenants de l’établissement, voire de plusieurs établissements. Sa gestion est régie par une législation et une réglementation complexe, et sa confidentialité demeure incontestée.

Cette version 1.4 du recueil permettra aux établissements de se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver les règles de leur propre calendrier de conservation. Il faut toutefois prendre note que, tant que l’élaboration des règles de mission n’est pas complétée, les autres règles de mission, notamment les séries X2 et X3 du recueil de 2009, continuent de s’appliquer.

Série 10 – dossier de l’usager : Qu’est-ce qui a changé ?

À l’instar des règles de gestion, les règles de mission (ou d’exploitation, pour recourir à une autre terminologie) se présentent sous la forme d’un formulaire par règle. Cette forme permet plus facilement les mises à jour. Toutefois, son intérêt réside surtout dans le fait qu’elle permet de mieux documenter les règles. En effet, des champs bien identifiés (description, types de documents, références juridiques, remarques) favorisent la compréhension du dossier en un seul coup d’œil.

Par ailleurs, afin d’assurer une meilleure compréhension, les règles associées au dossier de l’usager ont été structurées par mission. Il s’agit des cinq missions identifiées par le ministère de la Santé et des services sociaux : centre hospitalier (10-100), CHSLD (10-200), CLSC (10-300), centre jeunesse (10-400) et centre de réadaptation (10-500). On constatera qu’une règle unique englobe le dossier de l’usager (10-010). Toutefois, les établissements peuvent, si cela correspond à leur pratique, élaborer des règles pour une mission particulière. Malgré le vent de centralisation qui souffle sur ce milieu, le comité a jugé utile de permettre une certaine flexibilité en cas de besoin.

Autre changement, la description des règles a été bonifiée et, parfois, de nouveaux types des documents se sont ajoutés. Chaque délai de conservation a été discuté en comité. Pour éviter les redondances, des règles ont été fusionnées.

Le comité a également profité de la mise à jour pour ajouter trois nouvelles règles :

1.     Dossier de l’usager – volet transplantation (10-107) ;

2.     Dossier de l’usager – volet de la conduite automobile (10-501) ;

3.     Dossier de l’usager –  volet aides techniques à la communication (10-502)

Échantillonnage

Le changement le plus spectaculaire de cette série 10 du dossier de l’usager s’avère sans contredit la fin de l’échantillonnage représentatif qui obligeait de nombreux établissements à conserver un dossier complet sur 200. Dans certains cas, cela pouvait représenter une masse non négligeable de documents et, par le fait même, un coût inutile pour la société. En effet, dans les centres jeunesse, par exemple, on n’a enregistré aucune demande de consultation d’un dossier échantillonné dans les vingt dernières années.

Dans la version 2017 du dossier de l’usager (10-010), le comité a introduit un nouveau critère de tri. Au lieu d’un sur 200, ce n’est plus qu’un dossier complet par mission tous les 5 ans qui doit être conservé afin de suivre l’évolution de la tenue de dossier. Aussi, le tri ne vise plus à assurer la représentativité du dossier de l’usager, mais plutôt à illustrer une certaine pratique, un savoir-faire, à travers le temps. Il s’agit donc d’une sélection de spécimens, et non un échantillonnage proprement dit.

En dépit de ce mode de tri, les gestionnaires de documents et archivistes médicaux doivent avoir à l’esprit qu’un certain nombre de documents doivent être conservés jusqu’à cinq années après le décès de l’usager. Contrairement au recueil de 2009, la « liste des pièces à conserver » de l’annexe A n’est pas par mission. Il s’agit d’une liste unique qui précise les pièces du dossier de l’usager à conserver après la fin de la prestation de soin rendue à un usager. Approuvée par la Direction des assurances du réseau de la santé et des services sociaux (DARSSS), cette liste répond à des exigences juridiques et d’assurance, et non patrimoniales.

Cette mise à jour du recueil a été validée par un groupe d’archivistes de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et par la DARSSS. Par ailleurs, elle a obtenu un avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec.

Malgré cet imposant travail, le comité ne s’arrête pas là et œuvre déjà à réviser d’autres sections des séries X du recueil 2009. Une deuxième mise à jour est prévue avant l’été 2017.

 

Audrey Bouchard, BAnQ Québec

Daniel Ducharme, BAnQ Vieux-Montréal

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