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Le traitement de vos versements, troisième période : finalisation et retour à l’organisme

1 mars 2017 par Interactions | Catégorie(s) : Gestion des archives définitives, Outils de gestion

Ce troisième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite aux textes mis en ligne en 2016, soit Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes !  (1 er septembre) et Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution (1er décembre). Ce troisième et dernier billet de la série porte sur la finalisation du versement et sur le retour à l’organisme.

 

Cette étape de finalisation et de retour à l’organisme peut comporter jusqu’à 19 interventions réalisées à l’interne. On parle ici d’interventions intellectuelles et physiques comme, par exemple, rédiger le Bilan de traitement du versement, ou planifier le déchiquetage sécuritaire des dossiers qui ne seront pas conservés suite au traitement archivistique. Elles impliquent l’archiviste responsable de l’organisme, le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement, de même que le manutentionnaire.

Dans ce billet, nous nous attarderons plus particulièrement au Bilan de traitement du versement.

Le Bilan est un nouvel outil créé en 2016 afin de communiquer avec les organismes suite à un versement (rétroaction). Son objectif est de présenter à l’organisme un portrait du travail réalisé lors du traitement de son versement dans le but d’exposer les points forts et les contraintes rencontrés par l’équipe de traitement de BAnQ. Il ne s’agit pas d’un outil coercitif ; il vise plutôt l’échange mutuel d’informations propres à nos organisations de manière à permettre l’amélioration continue de la préparation des versements futurs.

Ultimement, le Bilan de traitement vise à assurer la constitution d’un patrimoine archivistique représentatif, significatif et révélateur pour la société québécoise.

Le Bilan est composé de deux parties. La première présente les informations relatives à l’organisme et à son versement. Nous y retrouvons le nom de l’organisme, le numéro de versement, la date de réception des contenants, les dates extrêmes des documents ainsi que la collation finale conservée. Cette première partie contient également des remarques générales sur le traitement (état des documents, notion de copie secondaire et de document de travail, etc.), la description (la nomination des dossiers sur les bordereaux, les abréviations et les sigles, l’exactitude des dates extrêmes, etc.) et l’application de restrictions. Il est important de noter qu’il est de votre responsabilité d’identifier les restrictions à appliquer à vos documents et de les consigner sur les bordereaux de versement.

C’est aussi dans ce Bilan que l’archiviste peut suggérer des modifications à des règles de conservation selon les observations compilées lors du traitement des documents. Le Bilan est signé par l’archiviste responsable de l’organisme et par le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement.

La seconde partie du Bilan présente deux aide-mémoires. Le premier concerne l’épuration des dossiers à verser à BAnQ. On y retrouve une liste de documents sans valeur historique à éliminer avant le versement comme, par exemple, les publications avec dépôt légal et les coupures de presse. Le second aide-mémoire concerne la conservation préventive des documents. De manière illustrée, il présente les éléments à retirer des dossiers en vue d’une conservation permanente (trombones, élastiques, etc.).

Le Bilan de traitement est un outil rédigé à l’intention des ministères et organismes. N’oubliez pas que vous pouvez communiquer en tout temps avec votre archiviste responsable afin de lui soumettre vos questions relatives à la préparation de vos versements.

Vous pouvez également vous référez au site Web de BAnQ en suivant ce lien.

 

LAURÉANNE LANGLOIS, technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, technicien en documentation, BAnQ Québec

avec la collaboration d’AMÉLIE DOYON, Archiviste, BAnQ Québec

 

ANNEXE : BILAN DE TRAITEMENT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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