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Révision du Recueil des règles de conservation des documents des MRC

1 février 2017 par Interactions | Catégorie(s) : Non classé, Outils de gestion

Les Municipalités régionales de comté (MRC) font parties des organismes municipaux figurant à l’annexe 4 de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). À ce titre, elles sont soumises aux articles 7 et 8 de la Loi :

Article 7 : « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. »

Article 8 : « Un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et toute modification relative à l’addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente. »

Les MRC sont donc tenues de gérer et de conserver leurs documents selon un calendrier de conservation qu’elles soumettent à l’approbation de BAnQ. Pour établir leur calendrier et, par conséquent, respecter les exigences de la Loi sur les archives, les MRC peuvent se référer à deux recueils de délais de conservation :

  • Le Recueil des délais de conservation des archives des Municipalités régionales de comté publié le 3 novembre 1989.
  • Le Guide de gestion des documents municipaux qui s’adresse aux organismes municipaux, c’est-à-dire aux municipalités et aux MRC, publié en 2004 et partiellement mis à jour en 2014.

Le recueil des MRC est un recueil de première génération dont le contenu n’est pas fiable à 100%. En effet, de nombreux changements sont survenus depuis 1989 et sont venus modifier les missions et les responsabilités de ces organismes municipaux au fil du temps.

Quelques dates :

  • 1979 : Adoption de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme (LAU), qui institue les MRC ;
  • 1987-1988 : Assises Québec – Municipalités sur l’avenir des MRC – Révision de la représentativité au sein des conseils des MRC – Élargissement des pouvoirs ;
  • 2000-2002 : Livre blanc sur la réorganisation régionale municipale – Nouvelles règles concernant la prise de décision – Nouvel élargissement des pouvoirs ;
  • 2001 : Politique nationale de la ruralité (PNR) ;
  • 2003 : Attribution de la responsabilité des centres locaux de développement aux MRC ;
  • 2015-2016 : Pouvoir en matière de production d’énergie hydroélectrique et éolienne .

En raison de la désuétude du Recueil (il n’a pas été mis à jour depuis 27 ans) et du caractère général du Guide de gestions des documents municipaux (il ne reflète pas toutes les réalités et les spécificités des MRC), BAnQ a pris la décision de lancer la révision du Recueil des règles de conservation des documents des municipalités régionales de comté.

Par ailleurs, dans le même temps, l’Association des directeurs généraux des Municipalités régionales de comté du Québec (ADGMRCQ) sollicitait BAnQ pour la refonte du recueil de 1989. Comme quoi, le momentum était bon… L’Association a délégué Catherine Vaillancourt, archiviste de la MRC de l’Érable, pour la représenter au sein du comité de révision. Elle assume la tâche de coordonner les travaux du comité en collaboration avec la Direction des services aux usagers et aux partenaires de BAnQ.

Un comité de révision compte plusieurs professionnels provenant du milieu des MRC. Les travaux devraient débuter dès février 2017.

Une affaire à suivre !

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal

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