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Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution

1 décembre 2016 par Interactions | Catégorie(s) : Gestion des archives définitives

Ce deuxième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite au texte mis en ligne le 1er septembre 2016 intitulé  Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes ! Il porte sur l’exécution du traitement, deuxième « période » correspondant aux étapes du traitement, de la description, de la localisation, de la manutention et du déchiquetage. Allons-y !


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Lors de la réception des documents d’archives, le technicien responsable prépare les outils nécessaires à leur traitement. Il planifie ensuite une rencontre avec l’archiviste et l’équipe de traitement afin de présenter le travail à réaliser dans le cadre du versement.

TRAITEMENT

L’ensemble des dossiers versés font l’objet d’un traitement archivistique.

Le technicien s’assure de la concordance entre le bordereau et le contenu de l’unité de rangement  et ce, en vérifiant les titres des dossiers, les dates extrêmes des documents ainsi que l’application du calendrier de conservation de l’organisme versant. Il importe que le titre du dossier reflète bien le contenu de celui-ci afin de bien mettre en valeur l’information. Il importe aussi de respecter l’ordre des dossiers dans le contenant, en s’assurant que l’ordre des dossiers contenus dans la boîte s’avère le même que celui présenté sur le bordereau de versement. Les chemises doivent être bien identifiées et dans un bon état général. Le titre doit être facilement identifiable et être le même que celui inscrit sur le bordereau.

C’est également lors du traitement que le contenu de chaque dossier est analysé et évalué à l’aide de normes et procédures précises et rigoureuses afin de statuer sur la valeur historique du versement. L’évaluation archivistique des dossiers est effectuée dans une perspective globale, soit celle de documenter les enjeux, les décisions et l’évolution de l’administration publique québécoise. Seuls les dossiers possédant une valeur historique sont voués à une conservation permanente.

Quand l’étape de l’évaluation est finalisée, le technicien transfert l’ensemble des dossiers à l’intérieur de contenants appropriés afin d’assurer une bonne conservation des documents.

En résumé, il faut donc porter une attention particulière aux points suivants :
– Respect de l’ordre du bordereau ;
– Titre représentatif du contenu;
– Dates extrêmes des documents;
– Application du calendrier de conservation.

DESCRIPTION

Suite au traitement physique et à l’évaluation, le technicien est prêt à transférer l’information du bordereau vers la base de données Pistard. Pour ce faire, une description au contenant est effectuée dans le système. On y retrouve le titre de la direction détentrice des documents, les titres des dossiers ainsi que leurs dates extrêmes.

C’est également à l’étape de la description que le technicien applique les restrictions identifiées par l’organisme public versant. Il est donc de son devoir, lors de la préparation de ses bordereaux, d’identifier les documents sur lesquels il est nécessaire d’appliquer une restriction d’accès.

Le technicien doit également mettre à jour la portée et contenu, la collation et les dates extrêmes du fonds afin que la base de données Pistard représente bien la teneur des documents conservés par BAnQ.

LOCALISATION, MANUTENTION ET DÉCHIQUETAGE

Une fois terminé le traitement physique du versement par l’équipe technique, l’agent de bureau localise l’ensemble des contenants dans Pistard et imprime les étiquettes nécessaires à leur identification. Le manutentionnaire peut ensuite transporter les boîtes dans les magasins adéquats.

Il revient également au manutentionnaire de regrouper l’ensemble des boîtes contenant les documents n’ayant pas de valeur patrimoniale et qui sont, par le fait même, destinées au déchiquetage. Cette étape ne sera toutefois pas effectuée avant l’approbation du rapport de traitement et de tri par le directeur. Une planification des séances de déchiquetage est donc de rigueur.

En conclusion, la deuxième période du traitement des versements des archives gouvernementales correspond à l’application du mandat de BAnQ, c’est-à-dire, d’assurer la constitution d’un patrimoine archivistique représentatif, significatif, et révélateur pour la société québécoise en créant une mémoire collective valable et utile pour la recherche.

N’oubliez pas que vous pouvez communiquer en tout temps avec votre archiviste responsable. Celui-ci peut également vous remettre des outils afin de faciliter la préparation de votre versement.

Vous pouvez également vous référez au site Web de BAnQ en suivant ce lien.

 

LAURÉANNE LANGLOIS, technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, technicien en documentation, BAnQ Québec

Un commentaire pour “Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution”

  1. Intéressant de voir comment sont traités ce que nous vous envoyons. Dans ce billet, il est plutôt question des documents sur format papier. J’espère qu’un prochain billet présentera le traitement des documents électroniques que nous vous transmettons.

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