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Ministères et organismes publics : une nouvelle règle du dossier de l’employé

1 octobre 2016 par Interactions | Catégorie(s) : Outils de gestion

Le 16 août 2016, le Conseil du patrimoine culturel du Québec (CPCQ) a appuyé BAnQ dans sa volonté de modifier la règle 3301 « Gestion des dossiers des employés permanents et occasionnels – volet Carrière » du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Par cette décision, BAnQ établit que le sort final de ce dossier est la destruction plutôt que l’échantillonnage.

La réévaluation de cette série débute en 2015. Des archivistes de BAnQ remarquent que les usagers ne consultent pas ce type de dossiers pour leur recherche historique ou générale. Ces mêmes archivistes s’interrogent alors sur la pertinence de conserver les informations contenues dans ces dossiers échantillonnés. Ils se demandant si elles correspondent vraiment au besoin de la recherche rétrospective. Ainsi, à l’aide de critères permettant de déterminer la valeur historique des dossiers et leur conservation, les archivistes de BAnQ analysent les types de documents de la règle 3301. Ils constatent que les dossiers d’employés sont surtout créés pour soutenir un besoin administratif et n’apportent aucun éclairage supplémentaire sur l’histoire ou la mission d’un ministère ou d’un organisme public. Par ailleurs, ils constatent que les dossiers des employés permanents et occasionnels, dont le critère de conservation repose sur la balise des années 1 et 6 de chaque décennie, ne peuvent être utilisés pour tracer un portrait fidèle de la fonction publique, l’échantillonnage proposé n’étant pas représentatif.

En ce qui a trait aux critères qualitatifs de la règle (dossiers des employés nommés par le conseil des ministres et de ceux qui se sont le plus illustrés dans leur profession), la conclusion reste la même. En effet, on constate que les informations ayant trait à des membres du personnel ayant occupé de grandes fonctions au sein du gouvernement ne se retrouvent pas dans les dossiers des employés, mais plutôt dans ceux produits par cette personne à l’intérieur même du ministère ou de l’organisme pour lequel elle travaille. De plus, le contenu des dossiers est difficilement exploitable pour tracer un portrait de la fonction publique. Pour réaliser ce type de recherche, des publications et bilans sur l’effectif gouvernemental permettent de le faire de manière beaucoup plus efficace puisqu’ils condensent l’information en faisant ressortir des données plus intéressantes sur le plan historique.

Enfin, les archivistes de BAnQ ont adopté ce nouveau mode de disposition après avoir pris en compte le caractère sensible de ce dossier. En effet, les renseignements nominatifs qu’il contient représentent une certaine menace à la vie privée.

Les résultats de ces réflexions ont été soumis au Groupe d’experts en gestion des documents du gouvernement du Québec qui a partagé la vision de BAnQ suite à un échange de commentaires.

À l’international, certains pays comme la France, les États-Unis ou l’Australie  sont arrivés aux mêmes conclusions.

Cette modification s’inscrit dans une perspective d’évaluation plus large qui englobe l’ensemble des activités communes de gestion des ministères et des organismes.  La révision du recueil fait partie de cette démarche. Il s’agit d’une affaire à suivre.

 

Équipe des archives gouvernementales de BAnQ

2 commentaires pour “Ministères et organismes publics : une nouvelle règle du dossier de l’employé”

  1. Il me semble bien pourtant que les Archives nationales ont opté depuis longtemps pour une vision mémorielle de la gestion des archives. Ici, c’est une vision historienne de la gestion des archives qui est privilégiée. Est-ce à dire que dorénavant tout ce qui sera sans intérêt pour les historiens sera détruit? Fort déplorable!

  2. Autre chose! Il existe d’autres pratiques archivistiques que la destruction pour protéger les renseignements personnels; cela s’appelle les restrictions.

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