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Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes!

1 septembre 2016 par Interactions | Catégorie(s) : Gestion des archives définitives

Tout comme pour un match de hockey, on peut diviser la chaîne de travail de l’équipe de traitement des archives gouvernementales en trois grandes périodes : la préparation, l’exécution et la finalisation. La préparation se compose de l’analyse des bordereaux et de la réception des contenants, l’exécution du traitement, de la description, de la localisation, de la manutention et du déchiquetage et la finalisation du versement nous permet un retour à l’organisme grâce au bilan de traitement et à l’envoi des bordereaux signés. Cette chaîne est divisée en 39 étapes réparties parmi l’ensemble de l’équipe de traitement, soit le coordonnateur, les archivistes, les techniciens, l’agent de bureau et le manutentionnaire.

Flux de travail2

Ce premier billet d’une série de trois traitera des tâches de la première période, soit l’analyse des bordereaux et la réception des contenants.

Tout d’abord, lorsque le ministère ou l’organisme fait une demande de versement, le compte à rebours débute et l’équipe dispose, selon le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, de 60 jours pour autoriser le versement des contenants.

À la réception de la demande, le coordonnateur nomme un technicien responsable qui, sous la responsabilité de l’archiviste, fera l’analyse des bordereaux. L’envoi de la version électronique de vos bordereaux, préférablement en format Word ou PDF, est favorisé afin de faciliter l’analyse, le traitement et la description.

 Analyse des bordereaux

Lors de l’analyse des bordereaux, le technicien responsable doit vérifier les items suivants : les unités administratives, les titres, les dates extrêmes, les délais et les restrictions.

Les unités administratives : Dans la procédure de versement établie par BAnQ, il est recommandé de regrouper dans une même boîte les documents provenant d’une même unité administrative. Celle-ci doit être indiquée sur le bordereau et ce, sans abréviations ou sigles.

Les titres : Les titres des dossiers doivent représenter le contenu tout en étant concis et parlant. L’emploi de sigles et d’abréviations est permis si on retrouve leurs significations au long comme, par exemple, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). L’ordre des titres sur le bordereau doit correspondre à l’ordre des documents dans le contenant.

Les dates extrêmes : On doit retrouver les dates extrêmes réelles des documents (date la plus ancienne et la plus récente) qui font l’objet du versement et ce, pour chacun des dossiers.

Les délais : Il est préférable de regrouper dans une même boîte les documents ayant le même délai de conservation et, pour chacun, respecter l’ordre de classement prévu (numérique, alphabétique, chronologique, etc.). Dans les cas où des documents d’une même boîte n’ont pas le même délai, indiquer sur le bordereau de versement les numéros de délai associés à chaque dossier ou groupe de dossiers. Rappelons que, en vertu de l’article 7 de la Loi sur les archives (L.R.Q., chapitre A-21.1), « tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés ».

Les restrictions : Comme il est stipulé dans la procédure de versement, l’organisme est dans l’obligation d’indiquer le délai d’inaccessibilité à l’égard de chaque document dont l’accès est refusé en vertu de certains articles de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou d’une autre loi qui impose des restrictions d’accès à certains documents qui font l’objet du versement. En l’absence de cette information, BAnQ considèrera que l’organisme a donné son accord pour que les documents soient accessibles dès leur versement.

À la suite de l’analyse et si le versement est conforme, le technicien responsable rédige un document intitulé « Notes pour le traitement » qui servira à l’élaboration du plan de match. On y retrouve, entre autre, le nombre de boîtes et le temps approximatif à accorder au versement selon la quantité et le niveau de difficulté. Ces informations serviront à intégrer votre versement dans notre planification de travail.

Réception des contenants

Vous devez attendre le courriel de confirmation de l’agent de bureau avant de nous faire parvenir votre versement. Nous comprenons que vous n’êtes plus en possession des contenants depuis un long moment, mais il est important de vous assurez de leur bon état de conservation. Les boîtes déchirées, poignées brisées, écrasées, trop pleines ne peuvent assurer l’intégrité des documents et peuvent causer des blessures aux employés.

Image contenants

Crédit photo: Jean-Alexandre Charland, 2016.

 

Lorsque les contenants arrivent dans nos locaux, l’agent de bureau envoie un courriel de confirmation et le traitement pourra débuter dans les meilleurs délais.

Le but ultime des tâches de la période de préparation demeure la réception des documents possédant une valeur historique et représentant l’évolution du gouvernement du Québec. De là l’importance de suivre la procédure établie par BAnQ, laquelle est disponible en ligne sur le site Web.

N’oubliez pas que vous pouvez en tout temps communiquer avec votre archiviste responsable.

Outils disponibles :

Procédure de versement

Préparation du versement

Bordereau de versement – Instructions

 

LAURÉANNE LANGLOIS, Technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, Technicien en documentation, BAnQ Québec

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