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Le recueil des délais de conservation des documents de la santé et des services sociaux : une nouvelle approche

1 août 2016 par Interactions | Catégorie(s) : Outils de gestion

Les recueils de conservation dans le contexte de la Loi sur les archives

La Loi sur les archives identifie les établissements de santé et de services sociaux du Québec à son annexe 7. Aussi, à l’instar de tous les organismes publics – qu’ils soient centralisés (ministères et organismes) ou décentralisés (secteurs des municipalités, de l’éducation), les établissements de ce secteur doivent, d’une part, « établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés » (article 7) et, d’autre part, soumettre à l’approbation de BAnQ leurs calendriers de conservation « et toute modification relative à l’addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente » (article 8).

Cet énoncé des obligations de la Loi sur les archives s’avère clair et sans équivoque. Toutefois, comme toute législation, il laisse une marge de manœuvre à son application. À cet égard, depuis l’adoption de la Loi en 1983, BAnQ n’a jamais adopté une approche coercitive. Au lieu de punir, elle s’est engagée à conseiller, à accompagner les organismes publics dans l’atteinte des objectifs fixés par la Loi. Qu’on ne s’y trompe pas : le législateur, en privilégiant l’élaboration d’un outil spécifique de gestion, avait pour but la mise en place de pratiques de saine gestion des documents et des archives dans les organismes publics.

Pour BAnQ, il est vite apparu que le meilleur moyen de soutenir les organismes publics dans l’élaboration de leurs calendriers de conservation s’avérait la réalisation de recueils sectoriels et, en l’occurrence, le Recueil de règles de conservation des établissements de santé et de services sociaux. En effet, les recueils sectoriels s’avèrent une des manifestations concrètes de l’approche « conseil et accompagnement » que BAnQ a favorisé depuis l’adoption de la Loi sur les archives en 1983.

Un recueil réunit des règles-types de conservation qui a pour principale fonction de soutenir les organismes publics dans l’élaboration de leurs propres calendriers de conservation et ce, pour un secteur donné (éducation, santé, municipalités, etc.). En effet, les établissements de santé peuvent reprendre à leur compte les règles du recueil en les complétant, notamment par l’ajout du détenteur principal des dossiers, par l’identification des supports de conservation, etc. En ce sens, le recueil constitue un véritable modèle dont les règles sont validées par un comité représentatif du milieu. Il constitue ainsi une référence, une source fiable susceptible de définir, le cas échéant, certaines métadonnées d’un système de GID. Toutefois, il convient de faire attention : le fait d’appliquer le recueil dans un établissement ne suffit pas à satisfaire les exigences de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques qui en découle. Les établissements ne peuvent se soustraire à leurs obligations et, en conséquence, doivent toujours élaborer et mettre à jour un calendrier de conservation approuvé par BAnQ. Bien entendu, le fait de disposer d’un recueil sectoriel à jour facilite grandement le travail des organismes publics.

Le comité du recueil du milieu de la santé

Remontons un peu dans le temps. Il y a toujours eu un partenariat dans l’élaboration des différents recueils produits par BAnQ pour ses secteurs d’intervention. Dès 1985, lors de l’élaboration des premiers recueils, les différentes associations du milieu de la santé et des services sociaux ont développé leur outil en concertation avec BAnQ. Les associations validaient la partie administrative et légale qui composait le recueil ; BAnQ offrait son soutien pour l’identification du sort final des dossiers (élimination, tri ou conservation) de même que pour la présentation des règles dans le respect du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, ayant à cœur la conservation des documents patrimoniaux pour l’histoire du Québec.

Recueil SSS, version 2000

Recueil SSS, version 2000

Plus récemment, de 1998 à 2010, l’élaboration du Recueil des délais de conservation des établissements de santé et de services sociaux se trouvait sous la gouverne de l’Association québécoise d’établissements de santé et services sociaux (AQESSS). Dès le début, BAnQ a été étroitement associée aux travaux du comité et a collaboré aux diverses étapes de l’élaboration du recueil et des diverses modifications qui ont suivi. D’autres associations ont également contribué aux différentes versions du recueil, soit l’Association des centres jeunesse du Québec, l’Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec, la Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes alcooliques et autres toxicomanes et l’Association québécoise des archivistes médicales.

En 2011, l’AQESSS a jugé que la gestion du recueil ne cadrait plus dans son mandat. Elle a donc demandé de transférer ce dossier sous la responsabilité de BAnQ qui a accepté puisqu’elle chapeaute ce même genre de travaux dans les secteurs publics et parapublics. L’AQESSS a tout de même continué à offrir son soutien pour la suite des travaux.

En 2015, la fusion des établissements et la création des centres intégrés de santé et de services sociaux ont entraîné la dissolution des associations, de sorte que le rôle de l’AQESSS n’a pas été reconduit.

Le CNASSS

Pour pallier à la disparition des associations d’établissements, le comité s’est transformé en une instance de portée nationale qui constitue aussi un centre d’expertise : le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS). Le CNASSS s’est ainsi entouré de membres œuvrant dans tous les secteurs de la santé et des services sociaux (centres jeunesse, hôpitaux généraux, hôpitaux universitaires, instituts de santé mentale, centres de réadaptation physique et intellectuels, CLSC). Il compte en son sein des gestionnaires de documents et des archivistes médicaux, des représentants du ministère de la Santé et des Services sociaux et de l’Association des gestionnaires de l’information de la santé. Ainsi, c’est tout le milieu qui oriente maintenant le comité dans ses décisions. La validation des règles de conservation peut toutefois poser problème puisqu’aucun regroupement d’associations ne peut valider l’information au niveau national. Pour atténuer ce problème, le comité s’est adjoint la collaboration de la Direction des assurances du réseau de la santé et des services sociaux (DARSSS).

Le recueil SSS, version 2015-2016

Compte tenu de l’ampleur de la tâche, le CNASSS a pris la décision de publier la nouvelle version du recueil par section. En juin 2015, il a lancé la section A, qui présente le comité et le recueil dans son ensemble, et la section B, qui regroupe les règles de gestion correspondant aux anciennes séries « G » du recueil de 2009.

Ce recueil de 2015-2016 diffère de la version de 2009 sur plusieurs points. Voici ses principales caractéristiques :

  1. Le modèle linéaire a été abandonné au profit du formulaire de type BAnQ et adapté à la réalité du milieu de la santé et des services sociaux. À titre d’exemple, le nouveau modèle permet l’ajout d’éléments dans la description et/ou dans les types de documents, de même qu’un espace pour identifier le degré de confidentialité des dossiers. Afin de répondre aux besoins des établissements, de nouvelles règles ont également été créées.
  2. Contrairement à celui de 2009, le nouveau recueil possède une structure de classification à deux niveaux logiques et hiérarchiques. Les « G » et les « X » ont fait place à une structure numérique. Tout en respectant autant que possible la volonté des établissements, les règles sont conçues par dossier d’activité, et non par type de documents. Au total quinze (15) séries sont proposées.

Séries de gestion

01 : ADMINISTRATION ET DIRECTION
02 : LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES
03 : RESSOURCES HUMAINES
04 : RESSOURCES FINANCIÈRES
05 : RESSOURCES MATÉRIELLES
06 : RESSOURCES IMMOBILIÈRES
07 : RESSOURCES INFORMATIONNELLES
08 : COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES

Séries de mission

11 : PROGRAMMES ET SERVICES
12 : ORGANISATION PROFESSIONNELLE
13 : ACCUEIL ET ADMISSION
14 : DOSSIER DE L’USAGER
15 : RESSOURCES D’HÉBERGEMENT
16 : SANTÉ PUBLIQUE ET SÉCURITÉ CIVILE
17 : ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE

Conclusion

Les recueils permettent aux établissements de respecter la Loi sur les archives en facilitant l’élaboration de leurs calendriers de conservation. Ils évoluent dans le temps et sont régulièrement mis à jour afin de tenir compte des modifications administratives, structurelles et juridiques du milieu de la santé et des services sociaux. La fusion des établissements de santé et de services sociaux décrétée le 1er avril 2015 fait partie de ces transformations qui entraînent une réorganisation du recueil et de son comité. Malgré la disparition des associations, le CNASSS s’est entouré de membres qui œuvrent dans tous les secteurs de la santé et des services sociaux. Malgré l’absence d’une instance nationale susceptible de les guider, notamment pour certaines validations juridiques, les membres du comité poursuivent leurs travaux, section par section, et demeurent confiants d’offrir un recueil de qualité qui reflète la réalité du milieu… jusqu’à la prochaine réforme !

Pour consulter et, le cas échéant, télécharger les sections du Recueil des règles de conservation des établissements de santé et de services sociaux du Québec, veuillez suivre ce lien.

 

AUDREY BOUCHARD, archiviste, BAnQ Québec
DANIEL DUCHARME, archiviste, BAnQ Montréal

2 commentaires pour “Le recueil des délais de conservation des documents de la santé et des services sociaux : une nouvelle approche”

  1. Excellente idée ce blog! Félicitations à tous les deux!

  2. Très belle idée la création d’un blog sur les travaux entourant la production du recueil des délais de conservation du réseau de la santé et des services sociaux.

    Il serait intéressant que les comptes-rendus des rencontres y soient déposés.

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