Le versement et le traitement des archives gouvernementales: un travail d’équipe !

Le blogue Interactions se veut un lieu de partage d’expériences et d’expertises. Cette tribune nous permet de vous présenter l’équipe de BAnQ Québec qui oeuvre quotidiennement au traitement des archives gouvernementales.

D’entrée de jeu, il importe de mentionner que le versement des archives gouvernementales par les ministères et organismes est une obligation découlant de l’article 15 de la Loi sur les archives. Au total, plus de 150 ministères et organismes doivent produire sur une base annuelle le versement de leurs documents destinés à une conservation permanente en raison de leur valeur historique et patrimoniale. BAnQ a pour mission la conservation et la diffusion de la mémoire documentaire du Gouvernement du Québec. Par cette série de billets, l’équipe vouée au traitement des archives gouvernementales à BAnQ désire présenter les tenants et aboutissants de leur travail et mettre en perspective des pistes à explorer afin d’optimiser la préparation des versements. Dans un souci de proactivité et d’optimisation, l’équipe travaille présentement à l’élaboration de nouveaux processus de traitement des archives. Une telle entreprise serait encore plus intéressante avec votre coopération en tant que producteurs et gestionnaires de documents œuvrant au sein des ministères et organismes. Ces billets sont aussi l’occasion de faciliter les échanges pour mieux connaître vos besoins et ainsi mettre à votre disposition des outils vous permettant de préparer plus efficacement vos versements.

Voici tout d’abord un petit portrait de famille !

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Crédit photo : Jean-Alexandre Charland, 2016

L’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec est basée au Complexe scientifique. Elle est composée de cinq techniciens en documentation, d’une agente de bureau et d’un manutentionnaire. Son travail est supervisé par un archiviste coordonnateur qui compte sur la collaboration de cinq archivistes attitrés aux archives gouvernementales.

On ne peut parler du travail de l’équipe affectée au traitement des archives gouvernementales sans dresser un portrait de la masse de documents à traiter. BAnQ Québec conserve 20 km linéaires de documents gouvernementaux. Actuellement, les versements d’archives s’effectuent au rythme approximatif de 1 km linéaire par an au centre d’archives de Québec, ce qui représente environ 3000 contenants et ce, au seul centre de Québec. Il s’agit donc d’une montagne de documents d’archives sur laquelle l’équipe doit s’affairer chaque année. Nul besoin de mentionner que le personnel doit exercer son sens critique et son esprit de synthèse pour être en mesure de rendre une telle masse d’archives accessible dans des délais serrés. Une vision d’ensemble est donc nécessaire et une méthode de traitement adaptée à la quantité d’archives doit être appliquée. C’est pourquoi l’équipe s’est dotée de nouveaux processus de travail qui rendent la montagne plus facilement franchissable.

Un constat s’impose : l’opération de traitement permet un gain appréciable de 25 % à 40 % d’espace de conservation, ce qui signifie que plusieurs documents versés ne sont pas destinés à la conservation permanente. Notre objectif serait de réduire ce pourcentage grâce à votre collaboration.

Dans nos prochains billets, dont le second sera publié cet automne, nous vous présenterons les différentes étapes du processus de traitement et les aspects à considérer lors de la préparation de vos versements pour BAnQ. Le but est d’obtenir de futurs versements d’archives publiques toujours le plus près possible de l’objectif de constitution d’un corpus archivistique significatif pour l’histoire du Québec.

Vos commentaires ou suggestions de billets sont les bienvenus. Nous voulons vous lire ou vous entendre !

 

AMÉLIE DOYON,  archiviste – en collaboration avec l’équipe de traitement des archives gouvernementales, BAnQ Québec