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Actualités archivistiques du Web – septembre 2017

15 septembre 2017 par Interactions Pas de commentaires

Sur le site Arcateg (« archivage par catégorie »), Marie-Anne Chabin répond à la question du mois : Qu’est-ce qu’un bouillon ?

Le gouvernement du Maroc crée un Conseil national des archives. Ce Conseil portera la responsabilité de la mise en œuvre de la stratégie nationale dans le domaine des archives en étroite collaboration avec l’institution les Archives du Maroc.

Et notre collègue Siham Allaoui en fait l’écho sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme présente la mise à jour du projet de terminologie de base en sciences de l’information de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal.

Sur Archimag, on dresse le portrait de Marie Courselaud, archiviste responsable de la conservation préventive sur les différents sites des Archives nationales de France.

Un article paru dans Le Devoir intitulé – Le politique se mêle des demandes d’accès à l’information – pose l’épineux problème des relations avec les organismes publics et l’accès à leurs documents.

Sur le site de Radio-Canada, on peut lire un article sur le rôle de Wikipédia dans la pérennisation des cultures autochtones au Québec, pan du congrès Wikimania qui s’est tenu à BAnQ Vieux-Montréal en août 2017.

Sur Convergence, Nicolas Chantigny, en collaboration avec François Cartier, s’interroge sur la place de l’archiviste dans la société.

Dans le Journal de l’éco.fr, Solaine Aubry pose la question : Archivage numérique et archivage papier, que choisir ? Mais le comité de rédaction d’Interactions en pose une autre : Avons-nous vraiment le choix ?

Sous le nom de Marius, Jamila Chafii (Archimag) présente le nouveau site des archives numériques de la ville de Marseille

En Ontario, une nouvelle base de données généalogiques permet aux citoyens de vérifier s’ils ont des origines autochtones

Sur son blogue HuffPost, Mathieu Santerre diffuse un billet sur la réforme de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec, Jonathan David a traduit un texte d’Andrew Chernevych, archiviste au Galt Museum & Archives. Le titre du billet est : Hippie ou Yuppie? La crise identitaire de la profession d’archiviste

Le journal Métro nous apprend que la ville de Montréal mettra sous peu de nombreuses archives numérisées en ligne, notamment les sommaires décisionnels de 1973 à 1989.

Sur le blogue CHUCK axé sur la transformation numérique, Laurence Gagnon-Montreuil nous présente six outils pour (enfin…) passer au numérique.

L’École nationales des chartes (France) annonce une conférence de nos collègues Geneviève Piché et Ariane-Blanchet-Robitaille sur le rapatriement et le traitement des archives et des collections du monastère des Augustines de Québec.

La Division de la gestion des documents et des archives de l’Université de Montréal a déposé son rapport d’activités 2015-2017 sur son site Web. Avis aux intéressés.

Il est rare qu’un quotidien consacre un article aux archives, particulièrement aux archives de la communauté LGBT. Libération l’a fait, et il s’agit d’un article illustré de documents d’archives, justement. À lire.

Sur Radio France International (RFI), un chercheur rwandais s’interroge sur les conditions d’accès aux archives de l’Élysée.

Bibliothèque et Archives Canada vient de faire paraître le plus récent numéro de son bulletin La tenue des documents et la gouvernance dans le monde, vol. 5, no 9.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Du papier à la base de données : une innovation numérique pour la description des archives judiciaires

1 septembre 2017 par Interactions Pas de commentaires

Sophie Côté et Sophie Morel au congrès de l’Association des archivistes du Québec, Montréal, mai 2017. Photographie : AAQ

Ce billet est le condensé de la conférence que nous avons eu l’honneur de prononcer dans le cadre du 46e congrès de l’Association des archivistes du Québec (Montréal, Palais des congrès, 31 mai, 1-2 juin 2017). Il représente l’occasion de partager notre expérience d’archivistes en vous présentant les grandes lignes d’un projet visant à conserver de manière permanente l’information contenue dans les plumitifs numériques des tribunaux provinciaux et à utiliser une partie des métadonnées de ces bases de données pour décrire plus finement les archives judiciaires à BAnQ. 

CONTEXTE

Au Québec, la justice provinciale est exercée par cinq tribunaux provinciaux. Ces derniers versent leurs documents inactifs à conservation permanente (archives définitives ou historiques) dans l’un des dix centres d’archives de BAnQ. Les archives judiciaires conservées par BAnQ représentent vingt-deux (22) kilomètres linéaires de documents, soit 35% des fonds et collections d’archives conservées par l’institution.

Parmi les principaux types de documents se rapportant à un procès ou une cause judiciaire, on retrouve le dossier, le jugement, l’index et le plumitif. Tous ces documents réunis constituent le dossier judiciaire intellectuel. 

À la fois archives et instruments de recherche, les plumitifs constituent des résumés complets de chaque procès ; ils servent à repérer les dossiers et les jugements. Ils renferment des renseignements uniques à valeur historique témoignant de l’exercice de la justice au Québec. 

Jusqu’en 1971, les plumitifs sont entièrement conservés sur support analogique. Puis, l’information contenue dans les plumitifs devient progressivement consignée dans des bases de données (les plumitifs numériques). En ce moment, BAnQ assure la pérennité des plumitifs analogiques seulement. Toutefois, il est aussi nécessaire d’assurer la pérennité des données des plumitifs numériques. Les projets de développement d’un dépôt numérique fiable (DNF) et de refonte de Pistard permettront à BAnQ, au cours des prochaines années, d’assumer la conservation permanente de l’information contenue dans les  plumitifs numériques. 

PROBLÉMATIQUE

La quantité importante d’archives judiciaires versées chaque année, l’absence d’un système de gestion intégrée des documents (GID) permettant de les gérer correctement et l’utilisation de bordereaux de versement papier expliquent l’incapacité des tribunaux et de BAnQ d’identifier de manière exhaustive les dossiers et les jugements judiciaires versés. Un versement peut comprendre plusieurs milliers de jugements. Identifier un à un, manuellement, leurs numéros s’avère pratiquement impossible du point de vue des ressources humaines nécessaires à une telle opération et ce, tant lors de la demande de versement sur les bordereaux qu’à l’étape du traitement archivistique. De plus, le risque d’erreur d’une telle opération serait aussi très élevé.

Force est d’admettre que l’accès à l’information judiciaire s’en trouve plus difficile. Pour réduire ces difficultés, BAnQ applique toujours un plan de classification à plusieurs niveaux développé au tournant des années 1990. Le plus bas niveau de description archivistique est celui de la sous-sous-série pouvant  décrire 500 mètres linéaires de documents, soit environ 1 500 boîtes d’archives (TP11 S1 SS2 SSS1). Des indices de repérage (des dates et des intervalles de numéros) permettent ensuite, dans un second temps, de cibler les contenants ayant le potentiel de contenir l’information recherchée.

INNOVATION

Avec la refonte de Pistard et le développement d’un DNF, BAnQ se dote des infrastructures technologiques pour :  

  • acquérir les informations inactives des plumitifs afin d’en assurer la conservation permanente ; 
  • optimiser la gestion des acquisitions en améliorant le niveau de précision de la description des documents versés, ce qui permettra d’identifier la localisation exacte du document judiciaire recherché (encore au palais, détruit ou versé à BAnQ) ;
  • utiliser une partie des métadonnées qu’ils contiennent pour décrire plus finement les archives judiciaires.

 


 

Dans le futur, BAnQ maintiendra un plan de classification commun pour les archives judiciaires, mais nous ajouterons la description archivistique de chacune des causes/procès pour lesquelles des archives nous ont été versées. BAnQ passera donc d’une description de niveaux intermédiaires seulement à une description de dossier intellectuel.

La description à la cause consistera à réunir sous une même unité de description archivistique de niveau dossier tous les documents reliés à un même procès.  Grâce à la description par cause, l’accès aux archives judiciaires sera amélioré ; il sera possible d’effectuer des recherches par numéro de cause, par type de litige (ex. meurtre), par date, par type de document (jugement, dossier), etc.

Forte de cette expérience d’utilisation d’informations à valeur historique comme métadonnées de description archivistique, de l’implantation d’un DNF et de la refonte de Pistard, BAnQ sera sans contredit en mesure de réaliser d’autres projets innovants au cours des prochaines années. 

 

SOPHIE CÔTÉ, archiviste – BAnQ Québec
SOPHIE MOREL, archiviste coodonnatrice – BAnQ Trois-Rivières

Actualités archivistiques du Web – Août 2017

15 août 2017 par Interactions Pas de commentaires

Sur Archives 21, Caroline Becker et Didier Grange propose un billet intitulé Qu’est-ce que le PIAF? qui permet d’en savoir un peu plus sur le Portail international des Archives francophones.

Données ouvertes : la version 4.0 de la licence Creative Commons est disponible en français, et sera dorénavant adoptée par les partenaires de Données Québec.

Vous connaissez les MOOC (Massive Open Online Course) ? Serda Formation lancera à l’automne un cours gratuit consacré à l’archivage électronique. Voir l’article d’Archimag à ce sujet.

Un article fort intéressant est paru dans Le Devoir au début du mois de juillet. Il met en lumière la périlleuse relation entre l’accès à l’information et la sauvegarde du patrimoine bâti.

Le gouvernement de l’Irlande a dévoilé récemment sa nouvelle stratégie en matière de données ouvertes pour l’horizon 2017-2022.

Les Archives nationales de France autorisent depuis le 21 juillet dernier la réutilisation des informations publiques contenues dans leurs documents produits ou reçus. La décision tarifaire de 2010 a ainsi été abrogée au profit d’une nouvelle décision basée sur le principe de gratuité d’utilisation des documents libre d’accès, principe qui se définit par le droit non exclusif et gratuit de libre « réutilisation » à des fins commerciales ou non, dans le monde entier et pour une durée illimitée.

Les National Film and Sound Archives d’Australie ont récemment publié une nouvelle politique concernant leur collection (2017 Collection Policy). Cette politique expose les principes phares concernant le développement, la préservation et le partage de leur collection.

Le blogue Convergence publiait dernièrement une analyse et une critique de l’ouvrage Éveil et enracinement, qui traite de l’utilisation des archives à des fins pédagogiques.

Archimag nous apprenait cette semaine que l’éditeur de logiciel Adobe a annoncé la fin de l’utilisation du logiciel Adobe Flash Player d’ici 2020. Flash Player devait être installé sur un ordinateur pour permettre à l’utilisateur de visionner une vidéo en ligne. Il s’agit, dans une moindre mesure, de la fin d’une ère informatique, considérant que ce logiciel fonctionnait sur nos appareils depuis 1996 !

Le Blogue de la NARA annonce la publication des Universal Electronic Records Management Requirements destiné aux agences du gouvernement souhaitant mieux encadrer les projets de gestion des archives numériques.

L’Association des archivistes français (AAF) demande au Ministère de la culture de France de se pencher sur le manque d’effectifs aux Archives nationales. Voici le texte d’Archimag à ce sujet.

 

AMÉLIE DOYON, archiviste – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Actualités archivistiques du Web – Juillet 2017

15 juillet 2017 par Interactions Pas de commentaires

Bibliothèque et Archives Canada a dévoilé une publication fort intéressante concernant les documents photographiques (identification, traitement, soin préventif, techniques d’examen, etc.). Lingua Franca – Un langage commun pour les restaurateurs de documents photographiques.

Le blogue Convergence publiait dernièrement divers billets offrant des retours sur le congrès de l’AAQ 2017. Nous vous proposons cette semaine deux articles, traitant d’une part de la gestion d’un service interne d’archives dans le contexte numérique, et d’autre part un article faisant état du rôle des archives religieuses comme source d’information pour l’histoire québécoise.

Archimag proposait cette semaine un petit article descriptif aidant à démystifier les dark data (données non structurées et non analysées).

Les Archives départementales de la Haute-Garonne en France ont publié récemment un guide d’archivage dédié aux collèges et aux lycées français.

Hippies ou Yuppies? Voici un petit article léger confrontant deux visions de l’archivistique. Et vous, à quelle école de pensée vous rattachez-vous?

Toujours dans la continuité des comptes rendus d’actes du Congrès de l’AAQ, le blogue Convergence proposait récemment un billet sur la catégorisation des actifs informationnels.

Les Archives nationales de France ont déposé leur bilan du Projet scientifique, culturel et éducatif (2013-2016). En somme satisfaisant, ce projet était l’une des pierres d’assises de la récente «refondation des Archives nationales».

Le site Arcateg (archivage par catégorie) proposait dernièrement un article intéressant de Marie-Anne Chabin. Le texte traite des technologies de l’information en interrogeant cette thématique selon un point de vue continuité ou de rupture.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, Technicien en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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La restructuration du réseau des Offices municipaux d’habitation (OMH) et la Loi sur les archives

1 juillet 2017 par Interactions Pas de commentaires

Le 10 juin 2016, la Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale concernant notamment le financement politique a été adoptée par l’Assemblée nationale. Cette loi a pour fin de modifier certaines dispositions de la Loi sur la Société d’habitation du Québec (LSHQ) afin de permettre une restructuration du réseau des offices municipaux d’habitation (OMH) du Québec.

Les organismes impliqués dans le processus de regroupement doivent respecter les modalités prévues dans la Loi sur les archives. C’est pourquoi, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a préparé un aide-mémoire pour sensibiliser les organismes publics concernés à leurs obligations et ainsi faciliter le transfert et la conservation des documents dans le respect des lois et des principes archivistiques.

Ce document, intitulé Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d’habitation dans le contexte d’un transfert de compétences rappelle les assises légales et archivistiques sur lesquelles reposent les actions à entreprendre. Nous vous invitons à la consulter.

Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d’habitation dans le contexte d’un transfert de compétences (2017-05-08) [PDF – 489 Ko], Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017, 10 pages.

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec

Actualités archivistiques du Web – Juin 2017

15 juin 2017 par Interactions Pas de commentaires

Un billet est récemment paru sur le blogue Convergence : Ce que l’archivistique peut apporter au monde professionnel contemporain (et vice versa).

Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario a publié la semaine dernière un guide d’utilisation du Big Data en milieu gouvernemental.

Les Archives de la Nouvelle-Zélande ont dévoilé leur stratégie à long terme (2057). Celle-ci est orientée autour des axes suivant : proximité des archives avec la population; augmenter la transparence de l’État; collaborer collectivement à l’élaboration de systèmes d’information gouvernementale.

Les Archives nationales d’Australie ont rendu publique la transcription d’un discours prononcé par leur Directeur général au Sénat au mois d’avril dernier. Le thème de l’allocution était l’engagement entre le gouvernement et les citoyens à l’ère du numérique.

En marge de l’ouverture de la 70e édition du Festival de Cannes, le magasine Spectrum proposait dernièrement un article traitant des problèmes de conservation des archives cinématographiques.

Bibliothèque et Archives Canada dévoilait récemment leur nouvelle stratégie de services au public. Cette stratégie s’oriente principalement sur les services qui permettent l’accessibilité aux renseignements, outils et documents conservés à BAC.

Le blogue Convergence proposait cette semaine un court texte articulé autour des concepts de mémoire et de patrimoine sociétal dans un contexte de guerre. L’article se penche sur le cas d’Alep en Syrie.

Les Archives nationales de France ont présenté leur second Projet scientifique culturel et éducatif pour l’horizon 2017-2020. Ce projet vise à conforter les Archives nationales à la fois dans leur rôle d’institution de recherche scientifique fondée sur son patrimoine archivistique et dans son rôle d’institution de médiation culturelle.

Le Journal du Net publiait cette semaine un intéressant article sur la préservation et la pérennisation de la qualité des flux vidéo en ligne (streaming).

«Why don’t archivists digitize everything?» Voici la question sur laquelle se penche un article paru récemment sur le blogue Archives @ PAMA.

Un nouveau Guide d’identification des documents essentiels a récemment été élaboré par un groupe de travail du Groupe d’expertise en gestion des documents (GEGD) sur lequel siège notre collègue Véronique Gagnon. Ce guide permettra aux ministères et organismes d’identifier leurs documents essentiels et de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger.

Le blogue Convergence publiait récemment un billet proposant un topo sur les espaces numériques de travail. Le sujet ayant été traité lors du dernier congrès de l’Association des archivistiques du Québec (AAQ).

Le ministère de la Culture et de la Communication de France a dévoilé le rapport de la vice-présidente du Conseil supérieur des Archives intitulé Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l’ère numérique.

Après le tollé provoqué par la fermeture du costumier de Radio-Canada en 2014, voici maintenant que la question de l’avenir de l’inventaire de Radio-Canada est soulevée dans cet article paru sur La Presse+. Notons que le déménagement de la maison-mère est prévu pour 2020.

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme a rédigé un billet sur Archives-moi, un projet de réseau social dédié à la diffusion des archives.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Un nouvel outil pour l’identification de vos documents essentiels

1 juin 2017 par Interactions 9 Commentaires

Quels moyens une organisation peut-elle mettre en place pour s’assurer de reprendre rapidement ses activités lors d’un événement fortuit ? Une des premières choses à faire est de protéger ses documents essentiels. Pour les protéger, il faut dans un premier temps les identifier. Pour répondre à ce besoin, un groupe de travail a été mis sur pied en novembre 2015 par le Groupe d’expertise en gestion des documents (GEGD). Les participants au groupe de travail sont :

  • Marie-Pierre Gagnon, coordonnatrice – Ministère des Finances
  • Véronique Gagnon, déléguée de Bibliothèque et Archives nationales du Québec
  • Yves A. Lapointe, participant – Bibliothèque et Archives nationales du Québec
  • Éric Grégoire, participant – Agence du Revenu du Québec
  • Anne Sauvageau, participante – Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire
  • Cédric Deschênes, collaborateur étudiant – Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire

Le mandat octroyé au groupe est de produire un document permettant aux ministères et organismes d’identifier leurs documents essentiels et de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger et ce, peu importe leur support. Dès les premières rencontres, le groupe a décidé de proposer une définition plus actuelle de document essentiel : « Document indispensable au fonctionnement d’un organisme et qui permet d’assurer la continuité ou le rétablissement de ses activités, de ses droits et de ses obligations, en raison d’un événement fortuit et dont la disparition ou la non disponibilité aurait des conséquences graves sur sa capacité à réaliser sa mission». La notion de sinistre a été retirée afin d’assurer une vision plus globale axée sur la continuité des opérations.

En mai 2017, lors de la 19e journée thématique du GEGD, le Guide d’identification des documents essentiels a été présenté aux membres. Le guide élaboré par le groupe de travail propose une méthodologie et des outils pour faciliter l’identification des documents essentiels. Il se divise en deux sections. La première présente les aspects plus théoriques du processus. Vous y retrouverez :

  • un avant-propos ;
  • le contexte et la portée ;
  • les préalables à l’identification des documents essentiels ;
  • les étapes proposées pour l’identification des documents essentiels ;
  • les rôles et responsabilités des différents intervenants ;
  • des suggestions de mesures de protection ;
  • des conseils pour la réussite de votre démarche.

La seconde section propose des éléments pratiques pour réaliser concrètement l’identification des documents essentiels. Vous y retrouverez :

  • le schéma des étapes ;
  • le gabarit du formulaire pour l’identification des documents essentiels ;
  • les instructions pour compléter le formulaire ;
  • un exemple de formulaire complété ;
  • et des références.

Il importe de souligner que ce guide ne prétend pas représenter l’unique méthode pour l’identification des documents essentiels, mais suggère différentes étapes et certains outils. Puisqu’il n’existe pas de liste universelle de documents essentiels, chaque organisation doit donc établir sa propre liste et la maintenir à jour. L’utilisation du guide doit donc être adaptée en fonction des différentes réalités de chacune des organisations.

Pour mener à bien ce mandat, le responsable en gestion documentaire devra s’entourer d’une équipe de collaborateur multidisciplinaire, par exemple des spécialistes en sécurité de l’information, en gestion des incidents ou en technologies de l’information. L’apport de leurs différentes expertises facilitera l’identification des documents essentiels et garantira une meilleure protection.

Une bonne gestion documentaire dans les organismes est aussi un facteur de succès pour l’identification et la mise à jour de la liste des documents essentiels. L’introduction de la notion de documents essentiels dans vos outils de GID, par exemple, constitue un excellent moyen pour promouvoir l’importance de leur identification et ainsi assurer la continuité ou le rétablissement des activités, des droits et des obligations de votre organisme en raison d’un événement fortuit.

Guide d’identification des documents essentiels,  [Word –  276 Ko] [PDF – 210 ko] Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD), 2017, 30 pages.

MARIE-PIERRE GAGNON, membre du comité exécutif du GEGD, chef du service de la gestion documentaire – Ministère des Finances

VÉRONIQUE GAGNON, archiviste – BAnQ Québec

Actualités archivistiques du Web – mai 2017

15 mai 2017 par Interactions Pas de commentaires

Une nouvelle mouture (édition révisée 2017) du très pertinent Guide des archives judiciaires d’Evelyn Kolish est depuis peu disponible sur le site de BAnQ. Prenez note qu’une traduction en langue anglaise de ce guide existe également (Guide to Court Records), répondant ainsi à un besoin des chercheurs anglophones.

Un article à saveur terminologique est paru sur le blogue Convergence. Marie-Anne Chabin y expose les différences entre numérisation et dématérialisation.

La Commission européenne a récemment mis en ligne un Guide de règles relatives au libre accès des publications scientifiques et des données de recherches.

Le ministère de l’Éducation de la France a publié, en mars dernier, un rapport sur les Enjeux du numérique concernant les ressources documentaires en SHS (sciences humaines et sociales).

Archimag présentait récemment trois outils à intégrer à votre navigateur pour vous aider à départager le vrai du faux en termes de fausses nouvelles (fake news), un phénomène qui a pris d’assaut le Web ces derniers temps.

Un article fort intéressant est paru cette semaine dans Archimag dans lequel notre collègue Daniel Ducharme a collaboré. Il fait état de l’application des différentes lois encadrant la gestion documentaire au Québec.

Le blogue Convergence de l’Association des archivistes du Québec proposait récemment une réflexion de Jonathan David sur la visibilité de l’archiviste dans le débat public.

Le site The Conversation offrait récemment un article sur l’archivage de l’Internet et des opérations de sauvegarde de certaines pages web.

La British Library a présenté un vidéo dévoilant les étapes de mise en place pour effectuer la numérisation d’un imposant atlas de deux mètres (Klencke Atlas de 1660). Un article d’Archimag fait état de la situation et rend accessible cette vidéo.

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont récemment publié un nouveau guide de gestion des documents numériques (Managing Digital Continuity).

En France, les Archives nationales entretiennent depuis près d’un mois un nouveau blogue consacré aux projets de collaboration participative. Le blogue s’adresse ainsi aux usagers qui désirent transcrire, annoter ou indexer certains fonds ou séries ayant fait l’objet de numérisation.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

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La politique de gestion des documents actifs et semi-actifs : Une obligation de la loi sur les archives

1 mai 2017 par Interactions Pas de commentaires

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec. Les organismes assujettis à cette loi doivent assumer diverses responsabilités quant à la gestion des documents qu’ils produisent dans la réalisation de leurs missions et mandats. C’est en vertu de l’article 6 de cette loi que les organismes publics décentralisés doivent, notamment, adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. On entend par organismes publics décentralisés les organismes visés aux alinéas 4 à 7 de la Loi sur les archives, soit les municipalités, les sociétés de transport, les établissements d’enseignement, les services de santé et les services sociaux. Contrairement aux ministères et organismes gouvernementaux, les organismes publics décentralisés ne versent pas leurs documents inactifs à conservation permanente à BAnQ ; ils doivent en assumer la gestion (art. 15, alinéa 3).

L’adoption d’une telle politique est le premier geste à poser par l’organisme qui doit répondre aux diverses obligations découlant de la Loi sur les archives. Au même titre que le plan de classification et le calendrier de conservation, cette politique se veut un outil indispensable à la gestion des documents. Pour aider les organismes dans l’élaboration de leur propre politique, nous vous présenterons, à titre indicatif, les éléments qu’elle pourrait contenir. Il est à noter que l’organisme doit les adapter à sa propre réalité puisque cette dernière constituera la position officielle de l’organisme.

1-Objet

La section «Objet» permet de définir le but de la politique et les objectifs poursuivis par sa mise en œuvre. Il peut également être intéressant de rappeler que les documents créés et reçus par l’organismes constituent une ressource essentielle pour la conduite de ses affaires et, qu’ à ce titre, il est important de s’assurer, par une gestion adéquate, de leur fiabilité, de leur authenticité et de leur intégrité.

2-Champ d’application

La section «Champ d’application» sert à préciser que la politique s’applique à tous les documents générés par les fonctions et activités de l’organisme et ce, peu importe leur support (Documents textuels, numériques, audiovisuels, etc.) et leur date. Il est également intéressant d’ajouter une précision quant à la propriété des documents en mentionnant que les documents créés ou reçus par les employés, quel que soit leur statut (Cadre, professionnel, consultant, etc.), sont la propriété de l’organisme.

3-Contexte réglementaire

On mentionne, dans cette section, les lois et règlements qui sont à l’origine de la politique ou qui, de manière plus générale, ont une incidence sur la gestion des documents de l’organisme (Par exemple : la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information).

4-Définition des termes

Il est utile de définir clairement les termes utilisés dans la politique puisque l’archivistique recourt à des concepts dont la compréhension n’est pas toujours évidente pour ceux qui ne sont pas du domaine. Toutefois, il convient de se limiter essentiellement aux notions qui figurent stricto sensu dans le texte de la politique.

5-Responsabilités

Cette section permet de déterminer la responsabilité de chacun des divers intervenants dans la mise en œuvre de la politique. Outre le rôle de la personne ayant la responsabilité des archives, il convient de préciser la responsabilité de toutes les personnes qui sont impliquées dans la création ou la réception de documents et ce, peu importe leur niveau hiérarchique.

6-Contenu de la politique

Cet élément, qui peut être subdivisé en plusieurs sous-points, se veut la section la plus importante de la politique et toutes les mesures qui en découlent de la gestion des documents peuvent être décrites. Il peut s’agir d’un condensé des actions à poser en matière de classification des dossiers, de conservation et d’élimination, d’accès à l’information, etc.

7-Approbation et révision de la politique

Pour avoir une crédibilité suffisante aux yeux des employés de l’organisme, il importe que la politique soit approuvée par une instance administrative d’un haut niveau de décision. Par ailleurs, elle doit faire l’objet d’une révision périodique. Les renseignements relatifs à cette révision peuvent être consignés dans ce champ ou faire l’objet d’un champ séparé.

En terminant, en plus de se conformer à l’article 6 de la Loi sur les archives, l’organisme qui adoptera une telle politique mettra en place les bases nécessaires à la mise en oeuvre de tout système de gestion des documents.  Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) peut vous conseiller dans vos démarches d’élaboration de votre politique de gestion des documents actifs et semi-actifs.  De plus, certains organismes diffusent en ligne les politiques qu’ils ont adoptées. Celles-ci peuvent être utilisées comme outils de références et adaptées à la réalité de vos organismes respectifs.  N’hésitez pas à communiquer avec l’archiviste de BAnQ répondant de votre région pour en savoir plus.

 

MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec

Actualités archivistiques du Web – avril 2017

15 avril 2017 par Interactions Pas de commentaires

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont dévoilé récemment leur nouveau plan d’action intitulé Archives Unlocked: Releasing the Potential. Ce plan d’action propose des pistes de solutions visant à assurer la transition des archives à l’ère du numérique.

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme rappelle l’intérêt, pour les étudiants, de participer au congrès de l’Association des archivistes du Québec.

Les présidentielles françaises vous intéressent ? Un article d’Archimag recense la position des onze candidats sur les sujets suivants : Bibliothèques; Patrimoine; Numérique.

Connaissez-vous le «Guerrilla Archiving»? C’est à l’Université de Toronto, au mois de décembre dernier, que s’organisa cette mission de préservation de données gouvernementales destinées à être supprimées. L’initiative a depuis été reprise à quelques occasions.

Intéressant article d’opinion de Jon Tilbury, paru sur le site Information management, sur l’avenir de la préservation numérique.

Archimag présentait cette semaine trois outils à intégrer à votre navigateur pour vous aider à départager le vrai du faux en termes de fausses nouvelles (fake news), phénomène qui a pris d’assaut le Web et les réseaux sociaux dans les derniers temps.

Un intéressant article à saveur terminologique est récemment paru sur le blogue Convergence. Marie-Anne Chabin y expose les différences entre numérisation et dématérialisation.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

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