Portail BAnQ Nétiquette

Actualités archivistiques du Web – février 2017

15 février 2017 par Interactions Pas de commentaires

La Society of American Archivist propose une version préliminaire d’un guide pour permettre de standardiser le décompte des fonds et collections d’archives, de même que l’espace utiliser par ceux-ci. Le document propose des solutions tant pour les unités intellectuelles que l’espace physique utilisé en entrepôt ou sur des serveurs. Le document est actuellement soumis pour commentaires à la communauté archivistique des États-Unis.

L’Université de Stanford a un projet pilote pour que les étudiants utilisent plus tôt dans leur cursus les documents d’archives. L’Université a publié le 6 janvier dernier un article présentant brièvement ce projet, fruit du partenariat entre quelques professeurs et les Archives de l’Université.

Le blogue Townswebarchiving présente un guide pour s’y retrouver dans les différentes directives pour les projets de numérisation. Le texte est en anglais.

Si les analyses sur les définitions des archives vous intéressent, je vous invite à lire ce texte de Céline Guyon : Le concept d’archives : d’une définition à l’autre.

Le site Archimag a publié le 2 février dernier une nouvelle concernant un bilan accablant envers le manque de ressources pour les Archives nationales (France). Vous y retrouverez aussi les six recommandations émises par le comité des Finances du Sénat pour corriger la situation. Sur le même sujet, voici le lien vers le rapport de la Cour des comptes, mandaté par le Sénat pour faire enquête sur la situation des Archives nationales.

Vous trouverez sur le blogue Archives 21 un billet de François Chartier intitulé Vers une modernisation sans précédent de la description en archivistique.

Dans le même ordre d’idées, deux membres de la communauté archivistique australienne ont commenté le nouveau modèle de description archivistique Records in Contexts. Si le sujet vous intéresse vous pourrez lire les textes de Babara Reed, directrice de Recordkeeping Innovation Pty Ltd, et de Mike Jones, consultant Research Archivist at the University of Melbourne’s eScholarship Research Centre.

Si le droit d’auteur est un sujet qui vous intéresse, le blogue les Infostratèges.com publie un article intitulé : Copyright, Copyright ou Copyright ? Ne pas confondreLe texte explique la signification du mot copyright en lien avec différentes réalités législatives.

Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme des documents électroniques (CECO), un organisme suisse, propose un modèle conceptuel pour logiciels de gestion d’archives. Le document de travail du CECO crée une base pour développer des logiciels de gestion d’archives établis sur des standards et fondés sur des interfaces libres et homogènes dans l’optique de garantir l’interopérabilité et l’interchangeabilité des systèmes et des composants.

La Australian Society of Archivists a lancé un cours d’archivistique en ligne. Il concerne les principales fonctions archivistiques.

 

ANNIE LABRECQUE – Technicienne en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :

Révision du Recueil des règles de conservation des documents des MRC

1 février 2017 par Interactions Pas de commentaires

Les Municipalités régionales de comté (MRC) font parties des organismes municipaux figurant à l’annexe 4 de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). À ce titre, elles sont soumises aux articles 7 et 8 de la Loi :

Article 7 : « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. »

Article 8 : « Un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et toute modification relative à l’addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente. »

Les MRC sont donc tenues de gérer et de conserver leurs documents selon un calendrier de conservation qu’elles soumettent à l’approbation de BAnQ. Pour établir leur calendrier et, par conséquent, respecter les exigences de la Loi sur les archives, les MRC peuvent se référer à deux recueils de délais de conservation :

  • Le Recueil des délais de conservation des archives des Municipalités régionales de comté publié le 3 novembre 1989.
  • Le Guide de gestion des documents municipaux qui s’adresse aux organismes municipaux, c’est-à-dire aux municipalités et aux MRC, publié en 2004 et partiellement mis à jour en 2014.

Le recueil des MRC est un recueil de première génération dont le contenu n’est pas fiable à 100%. En effet, de nombreux changements sont survenus depuis 1989 et sont venus modifier les missions et les responsabilités de ces organismes municipaux au fil du temps.

Quelques dates :

  • 1979 : Adoption de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme (LAU), qui institue les MRC ;
  • 1987-1988 : Assises Québec – Municipalités sur l’avenir des MRC – Révision de la représentativité au sein des conseils des MRC – Élargissement des pouvoirs ;
  • 2000-2002 : Livre blanc sur la réorganisation régionale municipale – Nouvelles règles concernant la prise de décision – Nouvel élargissement des pouvoirs ;
  • 2001 : Politique nationale de la ruralité (PNR) ;
  • 2003 : Attribution de la responsabilité des centres locaux de développement aux MRC ;
  • 2015-2016 : Pouvoir en matière de production d’énergie hydroélectrique et éolienne .

En raison de la désuétude du Recueil (il n’a pas été mis à jour depuis 27 ans) et du caractère général du Guide de gestions des documents municipaux (il ne reflète pas toutes les réalités et les spécificités des MRC), BAnQ a pris la décision de lancer la révision du Recueil des règles de conservation des documents des municipalités régionales de comté.

Par ailleurs, dans le même temps, l’Association des directeurs généraux des Municipalités régionales de comté du Québec (ADGMRCQ) sollicitait BAnQ pour la refonte du recueil de 1989. Comme quoi, le momentum était bon… L’Association a délégué Catherine Vaillancourt, archiviste de la MRC de l’Érable, pour la représenter au sein du comité de révision. Elle assume la tâche de coordonner les travaux du comité en collaboration avec la Direction des services aux usagers et aux partenaires de BAnQ.

Un comité de révision compte plusieurs professionnels provenant du milieu des MRC. Les travaux devraient débuter dès février 2017.

Une affaire à suivre !

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal

Actualités archivistiques du Web – janvier 2017

15 janvier 2017 par Interactions Pas de commentaires

Le site Archimag publie les résultats d’un sondage sur l’intérêt des Français pour la généalogie et les raisons pour lesquelles ils ne se lancent pas. Une des explications données concerne la méconnaissance des archives publiques. Peut-on tirer des conclusions similaires pour les Québécois ?

Le volume 41, no 2 (automne 2016) de la revue Santé mentale au Québec est un numéro dédié aux archives psychiatriques. Si le sujet vous intéresse, les textes sont accessibles via le site Érudit.

Le blogue Archives Alberta présente un texte rappelant les mesures de sécurité à prendre pour les centres d’archives avant de partir pour les fêtes. La liste des vérifications à faire est applicable pour toutes périodes de fermeture.

Au dernier congrès du Conseil international des archives (ICA), tenue en septembre dernier, le groupe d’expert sur la description archivistique a présenté sa première version d’un nouveau modèle de description pour les archives : Record in Context (RiC). Différents groupes de la communauté archivistique ont émis des commentaires sur ce nouveau modèle de description proposé. En voici deux pour les personnes intéressées par le sujet : 1) InterPARES Trust ; 2) le blogue In the mail box de l’archiviste australienne Lise Summers qui présente le résumé des opinions de quelques archivistes. Rappelons que le texte du document Record in Context peut être consulté sur le site de l’ICA (en anglais seulement).

Nous retrouvons sur le blogue Modernisation et archives le compte rendu de la journée AD-Essor tenue en Bretagne le 8 décembre dernier.

Le 21 décembre dernier, les Archives de l’État, en Belgique, ont publié un arrêt ministériel relatif aux locaux d’archives. Cet arrêté détaille les prescriptions techniques et normes auxquelles doivent satisfaire les locaux d’archives de certains services et établissements publics. Le texte de l’arrêté est accessible à partir de la nouvelle publiée.

Les Archives de la ville de Montréal ont créé un album de 34 cartes anciennes de l’Amérique. Il est disponible sur Flickr.

Généalogie : trois Acadiens photographient 43 000 pierres tombales. Tel est le titre d’un article d’Anne-Marie Provost publié le 27 décembre 2016 sur le site d’Ici Nouveau-Brunswick. Dans l’article, un lien mène vers une base de données indexant ces pierres tombales des cimetières acadiens du Nouveau-Brunswick.

Note : les textes en italiques sont copiés des nouvelles consultées.

 

ANNIE LABRECQUE – Technicienne en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :

Le comité de rédaction d’Interaction vous offre ses meilleurs vœux pour 2017

1 janvier 2017 par Interactions Pas de commentaires

 

 

À vous chers lecteurs et lectrices,

Au nom de BAnQ et du comité de rédaction d’Interactions, nous avons le plaisir de vous transmettre nos meilleurs vœux pour la nouvelle année qui vient tout juste de débuter.   Nous profitons également de l’occasion pour vous remercier d’avoir été nombreux à vous abonner à notre blogue collaboratif sur la gestion intégrée des documents.  Sachez que nous poursuivons la publication de nos billets sur la même base qu’en 2016, soit un billet d’information le premier de chaque mois et un billet d’actualité le quinze.  Vous êtes tous invités à nous faire part de vos suggestions et commentaires en tout temps. Bien entendu, vos contributions sont les bienvenues.

Au plaisir de collaborer en 2017 !

 

Amélie Doyon, BAnQ Québec

Daniel Ducharme, BAnQ Montréal

Catégorie(s) : Non classé
Mot(s)-clé(s) :

Actualités archivistiques du Web – décembre 2016

15 décembre 2016 par Interactions Pas de commentaires

Les Archives de France ont publié le 7 novembre dernier leur Rapport sur les activités éducatives dans les services d’archives (2016). Ce rapport vient clôturer un programme de grande envergure mené depuis 2012 par le Service interministériel des archives de France sur les publics et la politique menée auprès d’eux dans les archives. Le tout sous l’angle des activités éducatives.

Le projet pilote « Full Automatic Archival Access » a été complété avec succès. Il est le fruit d’une collaboration entre les Archives centrales de la justice des Archives nationales néerlandaises (CABR, National Archives of the Netherlands), qui a fourni une sélection de documents d’archives, et des partenaires suivants : the Network of Dutch War Collections, Centre for Language and Speech Technology, National Archives of the Netherlands and IMPACT Centre of Competence. Le projet consistait à numériser des documents hybrides (partiellement en caractère imprimé et partiellement manuscrit) pour lesquels on faisait une reconnaissance optique de caractère. Puis on utilisait un logiciel de reconnaissance des entités nommées (Named Entity Recognition ou NER). Ce sont 81 % des documents qui ont été identifiés correctement par les logiciels. Pour en apprendre plus sur le projet et la portée de celui-ci, je vous invite à lire la nouvelle.

Les Archives de la Colombie-Britannique viennent de mettre à jour leur base de données concernant les enregistrements civils des naissances, mariages et décès.  En effet, les décès pour les années 1994 et 1995 viennent d’être ajoutés. Pour information, la base de données donne accès aux index des naissances (1854-1903), de mariages (1872-1940), de décès (1872-1995), des mariages coloniaux (1859-1872) et aux baptêmes coloniaux (1836-1888).

Le blogue Archives 21 publie un résumé de la rencontre du Preservation and Archiving Special Interest Group (PASIG). La rencontre s’est tenue à New York du 26 au 28 octobre dernier. Le PASIG réunit depuis maintenant neuf ans des spécialistes de différents horizons qui s’intéressent ou qui sont confrontés à la préservation des archives numériques. Voici le lien vers le site du PASIG, puisqu’au moment de la consultation du blogue le lien dans celui-ci était non-fonctionnel.

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont publié un guide des règles de bonnes pratiques et des leçons tirées à la suite de leur projet d’évaluation de leur programme de gestion des documents administratifs.

Les Archives du Canton du Valais, viennent de publier un guide pour la gestion des documents des associations. Bien que le contexte légal soit suisse, le guide contient des informations pratiques applicables dans toutes organisations.

Le blogue Convergence publie la deuxième des entrevues réalisées avec des spécialistes de la gestion documentaire. Cette fois-ci, Maude Doyon nous parle de la gestion documentaire en Haïti. L’entrevue d’un peu plus de 30 minutes a été enregistrée à l’occasion du dernier congrès de l’Association des archivistes du Québec.

Dans le blogue Trouve qui peut, on peut lire un texte de Félix Arsenault intitulé Comment « faire le ménage » dans vos documents papier. Le texte utilise un vocabulaire de tous les jours pour expliquer au non-initié comment venir à bout de la masse de documents qu’il conserve.

Le blogue Modernisation et Archives nous présente un résumé de la rencontre  dans les Pays-de-la-Loire sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales de Maine-et-Loire. Cet événement a été mis en œuvre dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

Une étude sur la technologie des registres des transactions (blockchain) et la gestion documentaire vient d’être publiée. L’étude est en anglais.

Les généalogies relatives aux familles qui ont demeuré dans les régions du Saguenay et du Lac-Saint-Jean pourront compter sur une nouvelle base de données disponible sur le web : Genaise . Cette base de données répertorie des milliers d’actes de naissances, de mariages et de décès du Saguenay–Lac-Saint-Jean, ainsi que des cartes mortuaires et des pierres tombales de la région. On peut lire une présentation de cette base de données  sur le site de la Société d’histoire du Lac-Saint-Jean.

Le blogue Records Express tenu par le chef de la section gestion des documents administratifs des National Archives and Records Administration publie un texte sur l’importance des métadonnées.

Le blogue Modernisation et Archives propose un texte sur un outil de préparation des versements de documents électroniques  : Metadata Extraction Tool.

Le blogue Archives 21 publie une réflexion de notre collègue Daniel Ducharme intitulé Les agendas des ministres : la démocratie contre l’histoire.

En Australie, l’organisme Public Record Office Victoria diffuse sur son site web des études de cas relatives à la gestion documentaire en milieu gouvernemental. Ces études couvrent différents aspects comme la numérisation, le bureau sans papier ou la gestion intégrée des documents.

Le site Archimag propose une réflexion sur l’avenir de la dématérialisation. Le texte cite en exemple des projets effectués à Montréal.

Le blogue Droit et Archives publie un texte ayant pour titre : La mise en ligne des documents figurés.

Pour les amateurs de législation en lien avec l’archivistique, le gouvernement français a promulgué le décret n° 2016-1673  du 5 décembre 2016 sur la fiabilité des copies. On y énonce les conditions dans lesquelles une copie numérique sera considérée comme fiable.

À partir du 9 janvier prochain, un cours en ligne massif et ouvert, communément appelé MOOC, sur la gestion des courriels sera offert gratuitement. Pour connaître les détails, une courte présentation est offerte sur YouTube. Dès le 18 janvier 2017, un MOOC sur l’architecture de l’information sera offert. Il propose une initiation à l’architecture de l’information, ses notions, ses méthodes et ses outils. L’approche « architecture de l’information » permet de faire vivre une information partagée et de proposer une expérience utilisateur stimulante via les applications web, les applications mobiles, et les dispositifs numériques émergents. Toutes les informations sont disponibles sur le site FUN dont l’École normale supérieure de Lyon est partenaire.

Les textes en italique sont copiés des nouvelles consultées.

 

ANNIE LABRECQUE – Technicienne en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :

Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution

1 décembre 2016 par Interactions 1 Commentaire

Ce deuxième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite au texte mis en ligne le 1er septembre 2016 intitulé  Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes ! Il porte sur l’exécution du traitement, deuxième « période » correspondant aux étapes du traitement, de la description, de la localisation, de la manutention et du déchiquetage. Allons-y !


versement2

Lors de la réception des documents d’archives, le technicien responsable prépare les outils nécessaires à leur traitement. Il planifie ensuite une rencontre avec l’archiviste et l’équipe de traitement afin de présenter le travail à réaliser dans le cadre du versement.

TRAITEMENT

L’ensemble des dossiers versés font l’objet d’un traitement archivistique.

Le technicien s’assure de la concordance entre le bordereau et le contenu de l’unité de rangement  et ce, en vérifiant les titres des dossiers, les dates extrêmes des documents ainsi que l’application du calendrier de conservation de l’organisme versant. Il importe que le titre du dossier reflète bien le contenu de celui-ci afin de bien mettre en valeur l’information. Il importe aussi de respecter l’ordre des dossiers dans le contenant, en s’assurant que l’ordre des dossiers contenus dans la boîte s’avère le même que celui présenté sur le bordereau de versement. Les chemises doivent être bien identifiées et dans un bon état général. Le titre doit être facilement identifiable et être le même que celui inscrit sur le bordereau.

C’est également lors du traitement que le contenu de chaque dossier est analysé et évalué à l’aide de normes et procédures précises et rigoureuses afin de statuer sur la valeur historique du versement. L’évaluation archivistique des dossiers est effectuée dans une perspective globale, soit celle de documenter les enjeux, les décisions et l’évolution de l’administration publique québécoise. Seuls les dossiers possédant une valeur historique sont voués à une conservation permanente.

Quand l’étape de l’évaluation est finalisée, le technicien transfert l’ensemble des dossiers à l’intérieur de contenants appropriés afin d’assurer une bonne conservation des documents.

En résumé, il faut donc porter une attention particulière aux points suivants :
– Respect de l’ordre du bordereau ;
– Titre représentatif du contenu;
– Dates extrêmes des documents;
– Application du calendrier de conservation.

DESCRIPTION

Suite au traitement physique et à l’évaluation, le technicien est prêt à transférer l’information du bordereau vers la base de données Pistard. Pour ce faire, une description au contenant est effectuée dans le système. On y retrouve le titre de la direction détentrice des documents, les titres des dossiers ainsi que leurs dates extrêmes.

C’est également à l’étape de la description que le technicien applique les restrictions identifiées par l’organisme public versant. Il est donc de son devoir, lors de la préparation de ses bordereaux, d’identifier les documents sur lesquels il est nécessaire d’appliquer une restriction d’accès.

Le technicien doit également mettre à jour la portée et contenu, la collation et les dates extrêmes du fonds afin que la base de données Pistard représente bien la teneur des documents conservés par BAnQ.

LOCALISATION, MANUTENTION ET DÉCHIQUETAGE

Une fois terminé le traitement physique du versement par l’équipe technique, l’agent de bureau localise l’ensemble des contenants dans Pistard et imprime les étiquettes nécessaires à leur identification. Le manutentionnaire peut ensuite transporter les boîtes dans les magasins adéquats.

Il revient également au manutentionnaire de regrouper l’ensemble des boîtes contenant les documents n’ayant pas de valeur patrimoniale et qui sont, par le fait même, destinées au déchiquetage. Cette étape ne sera toutefois pas effectuée avant l’approbation du rapport de traitement et de tri par le directeur. Une planification des séances de déchiquetage est donc de rigueur.

En conclusion, la deuxième période du traitement des versements des archives gouvernementales correspond à l’application du mandat de BAnQ, c’est-à-dire, d’assurer la constitution d’un patrimoine archivistique représentatif, significatif, et révélateur pour la société québécoise en créant une mémoire collective valable et utile pour la recherche.

N’oubliez pas que vous pouvez communiquer en tout temps avec votre archiviste responsable. Celui-ci peut également vous remettre des outils afin de faciliter la préparation de votre versement.

Vous pouvez également vous référez au site Web de BAnQ en suivant ce lien.

 

LAURÉANNE LANGLOIS, technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, technicien en documentation, BAnQ Québec

Actualités archivistiques du Web – novembre 2016

15 novembre 2016 par Interactions Pas de commentaires

Le site Archimag publie un court texte sur la permanence des formats uniques d’archivage utilisés aujourd’hui.

La revue In Situ : regards sur les patrimoines publie dans son numéro thématique Au regard des métiers du patrimoine (no 30, 2016) un texte de Carol Couture intitulé La discipline archivistique au Canada : état de développement et perspectives d’avenir

Témoins de la vérité : gestion d’archives relatives aux époques difficiles, tel est le titre de l’allocution prononcés par monsieur Guy Berthiaume lors de la séance d’ouverture du Congrès international des archives tenu à Séoul en septembre dernier.

Les Archives de l’État de Belgique viennent de diffuser sur YouTube une courte émission présentant le projet HECTOR. Ce projet a pour objectif de modéliser la transformation, l’organisation et la préservation des documents et dossiers hybrides (papier et numériques) dans les administrations fédérales belges, afin de faciliter la transition vers un e-gouvernement fiable, sécurisé et efficace.

Le Club de l’archivage managérial a lancé le 17 octobre un cours en ligne ouvert et massif, connu sous l’acronyme anglais MOOC. Le cours intitulé Bien archiver est destiné à toutes les personnes confrontées au tsunami numérique : chefs de projet, décideurs, professionnels de l’information et de l’informatique, enseignants et formateurs autour de la gestion documentaire, étudiants de toutes disciplines, particuliers intéressés par les documents et leur devenir.

En France, la troisième édition de la Grande collecte aura lieu du 18 au 20 novembre. Cette troisième édition s’ouvrent aux documents traitant des relations entre la France et l’Afrique tout au long des XIXème et XXème siècles. Le public sera invité à apporter dans les services d’archives des documents familiaux consacrés à l’histoire franco-africaine : correspondance, journaux intimes, carnets de correspondance, photographies… Des archivistes sélectionneront les documents et procéderont à leur numérisation avant de les mettre en ligne sur le site de la Grande Collecte. Le site de la Grande Collecte donnent tous les détails concernant l’événement. Rappelons que les deux premières éditions étaient consacrées à la première guerre mondiale et a permis de ramasser 100 000 documents.

Le ministère français de la Culture et de la Communication a produit une courte vidéo pour promouvoir l’événement La Grande collecte : vos archives appartiennent à l’histoire.

De plus en plus de gouvernements, à tous les niveaux, optent pour l’ouverture des données. Cela ouvre la porte à plus de possibilités pour la participation citoyenne à la prise de décisions. Mais qu’est-ce que cela implique en matière de gestion des documents ? Le groupe InterPARES Trust vient de publier une étude à ce sujet. En voici la référence : Hurley, Grant, Valerie Léveillé, and John McDonald. Managing Records of Citizen Engagement Initiatives: A Primer. (Vancouver: InterPARES Trust, 2016), consulté 21 octobre 2016, https://interparestrust.org/trust/research_dissemination).

Le 22 septembre dernier s’est tenue une réunion en Bourgogne sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales de l’Yonne. Cet événement a été initié dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question. Un compte rendu de la réunion est disponible sur le blogue Modernisation et Archives.

Le webzine BigData publie un article sur les données cachées (dark data). L’article de ce périodique français explique ce que sont les données cachées et donnent des exemples en quoi leurs analyse est utile pour améliorer les performances d’une organisation. Plusieurs anglicismes se retrouvent dans le texte.

Bibliothèque et Archives Canada annonce l’implantation d’une nouvelle version de notre base de données « Soldats de la Première Guerre mondiale, 1914-1918 – CEC ». Cette nouvelle base de données, qui s’appellera dorénavant « Dossiers de service de la Première Guerre mondiale », permet d’accéder aux dossiers de service de militaires ayant servi au sein du Corps expéditionnaire canadien (CEC) ainsi qu’aux dossiers d’autres membres du personnel à l’époque de la Première Guerre mondiale.

En Belgique, un projet de loi modifiant la loi organique des services de renseignement et de sécurité du 30 novembre 1998 concernant les archives du renseignement inquiète les archivistes professionnels. S’il passe à la Chambre, les principes élémentaires de la démocratie et de la séparation des pouvoirs seront bafoués. L’article publié dans le journal Le Soir du 26 octobre 2016 expose les arguments de l’Association des archivistes francophones de Belgique (AAFB).

Utiliser l’humour pour réussir à implanter un système de gestion documentaires. L’expérience d’une archiviste racontée dans un texte du blogue Convergence.

Le blogue Archives 21 publie sous la plume de François Cartier une réflexion sur la place et l’influence des archives dans la société.

Le Commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario publie en anglais un guide à l’intention des municipalités démontrant l’importance d’avoir un bon système de gestion documentaire et de l’information pour rencontrer les obligations relatives aux lois sur la protection des renseignements personnels et de l’accès à l’information de la province.

Les Archives de l’État de Genève en Suisse ont publié une Directive sur la dématérialisation des documents à valeur probante. Bien qu’elle s’appuie sur la législation suisse, la directive peut alimenter la réflexion de tout archiviste.

Canadiana vient d’annoncer que le projet Héritage lance son premier ensemble de données avec les fonctionnalités de recherche et d’abonnement qui s’y rattachent. L’ensemble offre un accès sans pareil à des documents d’archives rigoureusement transcrits à partir des microfilms les plus précieux du Canada. Cette nouvelle ressource, qui contient environ 1,5 million de pages de sources primaires canadiennes avec une capacité de recherche par mots-clés, permet aux chercheurs d’isoler les résultats les plus pertinents lors de leurs requêtes.

L’Association des archivistes du Québec a accueilli pour son 45e congrès de nombreux expert(e)s de notoriété internationale. C’est dans ce contexte que Jonathan David a réalisé une entrevue avec Basma Makhlouf Shabou, qui est surtout associée à ses travaux sur la valeur de l’archive, et plus récemment pour sa contribution aux recherches sur l’infonuagique du groupe Records in the cloud. On peut lire un résumé de l’entrevue sur le blogue Convergence, qui permet aussi d’accéder au fichier audio de l’entrevue complète.

Note : les textes en italique sont copiés des nouvelles consultées.

 

ANNIE LABRECQUE – Technicienne en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Non classé
Mot(s)-clé(s) :

Municipalités : Les documents déposés au conseil municipal

1 novembre 2016 par Interactions 2 Commentaires

CONTEXTE

Une archiviste d’une ville de dimension moyenne (autour de 75 000 habitants) s’interroge sur la conservation des documents déposés au conseil municipal, instance décisionnelle du plus haut niveau dans une municipalité. Comme vous le savez sans doute, les documents déposés sont ces documents qui servent d’appui aux décisions du conseil. Ils sont déposés soit à des fins de validation, soit à des fins d’information susceptible de conduire à une prise de décision.

Ce qu’il faut savoir aussi, c’est que la plupart de ces documents font double emploi, c’est-à-dire qu’ils sont conservés ailleurs dans l’administration municipale. Pensez, par exemple, aux rapports annuels, aux rapports d »audit, aux rapports des comités, aux états financiers, aux politiques, aux contrats, etc. En effet, la plupart de ces documents sont générés par des activités et, par conséquent, sont conservés dans les dossiers de celles-ci. En clairs, cela signifie qu’ils sont classés en conformité avec le plan de classification de la municipalité.

Par ailleurs, en vertu de la Loi sur les archives, ils sont aussi conservés en fonction des règles approuvées du calendrier de conservation de la municipalité. Le rapport annuel, par exemple, a pour détenteur principal la direction des communications et relations publiques. Un devis de construction, autre exemple, a pour détenteur le service du bâtiment. Dans le cas du rapport annuel, les conséquences ne relèvent que de la redondance : ils seront conservés en permanence aux deux endroits, soit au conseil municipal et à la direction des communications. En plus, les rapports annuels font souvent l’objet d’une publication, de sorte qu’ils sont aussi conservés en vertu du Règlement sur le dépôt légal des documents. Par contre, le devis de construction, s’il n’est pas retenu, ne sera pas conservé en permanence au service du bâtiment, mais il le sera, malgré son absence de valeur patrimoniale, au conseil municipal. Ici, il y a dédoublement, redondance de l’information, mais aussi – et c’est là que le bât blesse –  incohérence puisqu’un document sans valeur patrimoniale sera conservé en permanence dans les dossiers du conseil alors qu’il sera détruit ailleurs.

En tenant compte du fait que, selon le Guide de gestion des documents municipaux (2014) approuvé par BAnQ, les documents déposés au conseil municipal prennent le même délai que les procès-verbaux (conservation permanente), la problématique soulevée par ma collègue se présente sous la forme des points suivants :

– Pourquoi conserver dans les dossiers du conseil municipal des documents qui se retrouvent dans les dossiers des activités de la municipalité ?

– Comment peut-on en toute logique attribuer des règles de conservation différentes aux mêmes documents ?

– Depuis la tenue de la Commission Charbonneau, les documents déposés au conseil municipal ont considérablement augmenté afin de faciliter la reddition de compte. Or, la conservation de tous ces documents, dont certains pourraient être détruits dans un horizon de cinq à dix ans, entraîne un coût en tenue de dossiers et en espace de conservation.  Comment peut-on justifier cette pratique du dédoublement alors qu’elle représente un coût supplémentaire pour la municipalité et, partant, pour société tout entière ?

– Peut-on envisager une solution à cette problématique ? Si oui, laquelle ? Sur quels arguments s’appuierait-on pour appliquer cette solution ?

 

DISCUSSION

En règle générale, la redondance n’est jamais une bonne chose en gestion des documents car elle a pour effet de susciter de la confusion chez les utilisateurs qui, du coup, ne savent plus quels documents conserver, quels documents détruire. En identifiant l’exemplaire principal d’un dossier, le calendrier de conservation permet d’atténuer, voire d’éradiquer, cette confusion, et favorise ainsi une saine gestion des documents.  Sans égard à la problématique ci-dessus, l’application du calendrier de conservation doit donc se poursuivre de manière à ce que les documents soient détruits ou conservés en vertu de ce calendrier.

Prenez note toutefois que les documents déposés au conseil municipal ne sont pas identifiés au calendrier de conservation de sorte que, stricto sensu, leur gestion ne relève pas de cet outil de gestion. Précisons que la règle 102.01 du Guide de gestion des documents municipaux (2014) les identifie globalement comme « documents déposés » et, par conséquent, n’indique nullement leur genre [1] (rapports annuels, prévisions budgétaires, contrats, etc.) et, par extension, les délais spécifiques qui se rattacheraient à chacun d’eux.

La règle de conservation applicable aux dossiers du conseil municipal va donc dans le sens de conserver, en tant qu’archives définitives, les procès-verbaux des réunions en incluant les documents déposés. Certes, il s’agit d’une redondance qui pourrait peut-être être endiguée dans le contexte d’un système de gestion adéquat des documents numériques. Toutefois, après en avoir discuté avec plusieurs collègues du milieu, les municipalités sont loin d’appliquer de telles mesures. Mais en s’interrogeant sur la nature même de ces documents, peut-être pourrions-nous adopter la conclusion suivante :

– La conservation des documents déposés permet d’affirmer, hors de tout doute, que chacun des conseillers municipaux a été informé des dossiers en cours, de telle sorte qu’aucun élu ne peut prétendre n’avoir pas reçu un document puisque, en vertu de ses fonctions, il est tenu de participer aux réunions du conseil et, par conséquent, de prendre connaissance de tous les documents qui y sont déposés. Suivant cette logique, nous pourrions attribuer une valeur probante à tous les documents déposés, et non une valeur patrimoniale. En effet, s’il s’agit de « prouver » que chaque élu a reçu et pris connaissance de ces documents, un délai de deux ans (année courante plus une) devrait s’avérer largement suffisant pour démontrer cette preuve.

– Par contre, ces documents peuvent prendre une valeur patrimoniale si un historien souhaite faire l’histoire du conseil ou des élus. De ce point de vue, la conservation des documents permettrait de connaître les bases à partir desquelles les élus ont pris une décision. Suivant cette logique, les documents déposés découle des activités du conseil tout autant que le rapport annuel découle de celles de la direction des communications.

 

ÉLÉMENTS DE RÉPONSE

Nonobstant notre conclusion, voici des éléments de réponse formulés par Dominic Boisvert, archiviste qui œuvre dans le milieu des municipalités depuis plusieurs années.

Question 1 : Pourquoi conserver dans les dossiers du conseil municipal des documents qui se retrouvent dans les dossiers des activités de la municipalité ?

– Certaines municipalités utilisent le principe du « greffe » comme dans un bureau d’avocat ou de notaire. Le greffier de la municipalité crée un dossier par réunion et inclut tous les documents annexés et déposés. Par contre, certaines municipalités n’adoptent pas cette pratique.

– D’autres municipalités « annexent » des documents déposés aux procès-verbaux dans le livre des délibérations. Les documents déposés sont donc reproduits intégralement dans ce livre.

– Certaines municipalités classent les documents déposés dans les dossiers selon le plan de classification sans autre identification.

– Enfin, d’un point de vue purement archivistique, les règles de conservation sont basées sur les activités ou les types de documents. Le sort final est sélectionné en fonction de la valeur administrative, légale ou patrimoniale des documents. À cet égard, la valeur patrimoniale d’un document ne serait pas altérée par le fait qu’il soit déposé ou non au conseil municipal. Prenons deux exemples concrets pour appuyer cet élément de réponse: 1) Une plainte d’un citoyen déposée au conseil est tout de même une simple plainte. La règle des plaintes a pour sort final la destruction. Cela devrait être respecté. 2) Plusieurs communications reçues par la municipalité sont identifiées avec la mention « à déposer au conseil municipal ». En suivant la logique de la conservation des documents déposés, toutes les communications affublées de cette mention seraient à conservation permanente. Il s’agit pourtant très souvent de simple correspondance, voire même de documents promotionnels.

Question 2 : Comment peut-on en toute logique attribuer des règles de conservation différentes aux mêmes documents ?

– On ne le peut pas. La règle 102.01 relative aux dossiers des réunions du conseil municipal devrait être réécrite. De toute manière, elle ne porte ni sur une activité, ni sur un type de document, mais sur une instance décisionnelle.

Question 3 : Comment peut-on justifier cette pratique du dédoublement des dossiers alors qu’elle représente un coût supplémentaire pour la municipalité et, partant, pour la société dans son ensemble ?

– Nous croyons qu’on ne peut pas le justifier.

– La durée de conservation devrait être égale à la période pendant laquelle une reddition de compte peut être exigée. Pour le reste, rien ne justifie une conservation au-delà de cette nécessité de « prouver » et de « rendre des comptes ».

– Aussi, nous estimons qu’il serait important de déterminer si l’une des lois a préséance sur l’autre. Donc, est-ce que la Loi sur les Archives a préséance sur la Code municipal ou la Loi sur les cités et villes ? Il y aurait lieu de définir clairement ce que le Code municipal, par exemple, entend par « déposer aux archives ».

Question 4 : Peut-on envisager une solution à cette problématique ? Si oui, laquelle ? Sur quels arguments s’appuierait-on pour appliquer cette solution ?

– Nous pensons qu’il faut respecter les choix faits par les conseils municipaux et leurs greffiers. Si les documents déposés sont placés dans le livre des délibérations, ils devraient être conservés intégralement. Si les documents ne sont pas placés dans le livre des délibérations mais plutôt classés à l’activité, le calendrier de conservation devrait s’appliquer. Si les documents déposés sont regroupés en un dossier de séance du conseil municipal, celui-ci devrait être détruit après un délai actif et semi-actif réaliste. Cette dernière option suppose que la règle 102.01 du Guide des documents municipaux devrait être modifiée.

 

QUESTION OUVERTE

Une question demeure toutefois ouverte. Qu’en est-il du contexte des prises de décisions au conseil municipal ? En effet, si les documents déposés sont détruits après deux ans, comment les chercheurs pourront-ils comprendre pourquoi les élus ont pris une décision plutôt qu’une autre ? Comme on le sait, les décisions s’appuient la plupart du temps sur des documents… Et que répondre à Marc Lebel, chef de division, Division de la gestion des documents, des archives et de l’accès à l’information, de la Ville de Montréal, qui, questionné sur cette problématique, m’a signifié : « Les demandes des citoyens se font de plus en plus précises, la majorité d’entre elles, portent sur les documents tels que déposés au conseil ». Par ailleurs, ce même collègue, pourtant à la tête de la plus grande ville du Québec, préconise la conservation intégrale des dossiers des séances du conseil et ce, tant pour assurer la contextualisation des décisions prises par les membres du conseil municipal que pour être en mesure de rendre des comptes à travers le temps. Pour Marc Lebel, le fonds du conseil municipal s’avère sans aucun doute le plus important d’une ville. Il mérite amplement de traverser le temps dans son intégralité.

Une solution existe cependant. Une municipalité dotée d’un système de gestion intégrée des documents performant n’aurait pas de difficulté à établir les liens entre les documents déposés et les activités auxquelles ils se rattachent. Mais combien de municipalités disposent d’une solution technologique de gestion des documents ? Par ailleurs, Marc Lebel évoque la question de sécurité. En effet, les documents du conseil sont conservés par le greffier, le responsable des archives, et, en règle générale, les documents y sont bien gérés. En conséquence, la conservation par le greffier des documents déposés au conseil pourrait pallier à des manquements dans les unités administratives.

Le débat est loin d’être clos…

 

DANIEL DUCHARME, archiviste, BAnQ Vieux-Montréal

avec la collaboration de Dominic Boisvert, consultant chez HB archivistes et chargé de cours (EBSI, Université de Montréal), et la participation de Marc Lebel, chef de division, Division de la gestion des documents, des archives et de l’accès à l’information, Ville de Montréal.

[1] Louise-Gagnon Arguin (2015, p. 3) définit la notion de genre comme des documents caractérisés par une structure d’information (forme et contenu) et par des pratiques de travail que partagent des acteurs organisationnels. Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel (dir.). Les genres de documents dans les organisations. Québec, Presses de l’Université du Québec, 2015.

Catégorie(s) : Outils de gestion
Mot(s)-clé(s) : ,

Actualités archivistiques du Web – octobre 2016

15 octobre 2016 par Interactions Pas de commentaires

Le site Archimag.com nous apprend qu’une équipe de chercheurs du MIT et de Georgia Tech vient de dévoiler une caméra utilisant une toute nouvelle technique de scan révolutionnaire : celle-ci permet la lecture d’un livre imprimé sans que l’ordinateur ait besoin d’en feuilleter les pages. L’article nous informe sur cette nouvelle technologie.

L’Association des archivistes français (AAF) a publié récemment les résultats d’une enquête sur l’insertion professionnelle des archivistes. Le site Archimag.com en publie aussi quelques faits saillants.

Le Conseil international des archives a publié dans un communiqué les grandes orientations qu’il entend poursuivre pour les quatre prochaines années. Ces orientations découlent des rencontres tenues lors du dernier congrès international des archives qui a eu lieu à Séoul au début du mois de septembre.

Les actes du 45e congrès de l’Association des archivistes du Québec, tenu en juin dernier, sont maintenant accessibles.

Le site Playle.com contient un outil permettant de dater les cartes postales anciennes.

Les Archives nationales du Royaume-Uni viennent de publier des principes  pour évaluer si les documents d’archives doivent être restreints à la consultation.

La British Library a publié une évaluation  du format Open Document Text (ODT) pour la conservation à long terme.

Le texte Finding the hook  de David Carmicheal, archiviste de l’État de Pennsylvanie, publié dans le blogue ArchivesAware, nous invite à voir au-delà du document historique pour attirer les citoyens et les élus dans nos archives et les sensibiliser à l’importance de ces dernières.

Les Archives de la Martinique veulent rendent plus fiable l’annotation collaborative d’archives mises en ligne. Elles ont donc formés 65 volontaires annotateurs. Tous les détails de ce projet se retrouvent dans l’article publié sur le site web de la Revue française de généalogie.

Le 28 septembre dernier, à l’occasion du Jour des petits immigrés britanniques, BAC a publié un texte dans son blogue sur le sujet. On y recense les différentes sources disponibles  pour retrouver des informations sur ces 100 000 enfants immigrés au Canada.

BAnQ a mis à jour son Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux.

L’organisme états-unien Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative vient de publier un recueil de directives concernant la numérisation de différents supports.

La radio de Radio-Canada a diffusé jeudi 29 septembre une entrevue  avec Patricia Forget, archiviste universitaire et muséologue, responsable de l’équipe d’archives et gestion documentaire à l’Université du Québec en Outaouais. Le thème : Les enjeux de la conservation du patrimoine numérique. L’entrevue dure 13 minutes.

Lors de l’émission du 22 septembre dernier de Versus-penser, diffusé à la radio suisse RTS, un segment de 33 minutes a pour thème Archives & mémoire numérique: vers un nouveau pacte?

Avez-vous des ancêtres autochtones? Les recensements pourraient vous le dire! Tel est le titre d’un texte  du blogue de Bibliothèque et Archives Canada concernant la recherche d’ancêtres autochtones.

 

ANNIE LABRECQUE – Technicienne en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :

Ministères et organismes publics : une nouvelle règle du dossier de l’employé

1 octobre 2016 par Interactions 2 Commentaires

Le 16 août 2016, le Conseil du patrimoine culturel du Québec (CPCQ) a appuyé BAnQ dans sa volonté de modifier la règle 3301 « Gestion des dossiers des employés permanents et occasionnels – volet Carrière » du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Par cette décision, BAnQ établit que le sort final de ce dossier est la destruction plutôt que l’échantillonnage.

La réévaluation de cette série débute en 2015. Des archivistes de BAnQ remarquent que les usagers ne consultent pas ce type de dossiers pour leur recherche historique ou générale. Ces mêmes archivistes s’interrogent alors sur la pertinence de conserver les informations contenues dans ces dossiers échantillonnés. Ils se demandant si elles correspondent vraiment au besoin de la recherche rétrospective. Ainsi, à l’aide de critères permettant de déterminer la valeur historique des dossiers et leur conservation, les archivistes de BAnQ analysent les types de documents de la règle 3301. Ils constatent que les dossiers d’employés sont surtout créés pour soutenir un besoin administratif et n’apportent aucun éclairage supplémentaire sur l’histoire ou la mission d’un ministère ou d’un organisme public. Par ailleurs, ils constatent que les dossiers des employés permanents et occasionnels, dont le critère de conservation repose sur la balise des années 1 et 6 de chaque décennie, ne peuvent être utilisés pour tracer un portrait fidèle de la fonction publique, l’échantillonnage proposé n’étant pas représentatif.

En ce qui a trait aux critères qualitatifs de la règle (dossiers des employés nommés par le conseil des ministres et de ceux qui se sont le plus illustrés dans leur profession), la conclusion reste la même. En effet, on constate que les informations ayant trait à des membres du personnel ayant occupé de grandes fonctions au sein du gouvernement ne se retrouvent pas dans les dossiers des employés, mais plutôt dans ceux produits par cette personne à l’intérieur même du ministère ou de l’organisme pour lequel elle travaille. De plus, le contenu des dossiers est difficilement exploitable pour tracer un portrait de la fonction publique. Pour réaliser ce type de recherche, des publications et bilans sur l’effectif gouvernemental permettent de le faire de manière beaucoup plus efficace puisqu’ils condensent l’information en faisant ressortir des données plus intéressantes sur le plan historique.

Enfin, les archivistes de BAnQ ont adopté ce nouveau mode de disposition après avoir pris en compte le caractère sensible de ce dossier. En effet, les renseignements nominatifs qu’il contient représentent une certaine menace à la vie privée.

Les résultats de ces réflexions ont été soumis au Groupe d’experts en gestion des documents du gouvernement du Québec qui a partagé la vision de BAnQ suite à un échange de commentaires.

À l’international, certains pays comme la France, les États-Unis ou l’Australie  sont arrivés aux mêmes conclusions.

Cette modification s’inscrit dans une perspective d’évaluation plus large qui englobe l’ensemble des activités communes de gestion des ministères et des organismes.  La révision du recueil fait partie de cette démarche. Il s’agit d’une affaire à suivre.

 

Équipe des archives gouvernementales de BAnQ




© Bibliothèque et Archives nationales du Québec