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Enquête exploratoire sur les tâches des spécialistes de l’information

23 avril 2018 par Interactions Pas de commentaires

Un groupe de travail, regroupant des membres de plusieurs associations professionnelles (dont l’AAQ, l’APTDQ, l’ASTED, la SLASEC) ainsi que du milieu universitaire, travaille actuellement à produire un référentiel de compétences des spécialistes de l’information québécois.

Dans le cadre de nos travaux, nous avons préparé un sondage qui nous permettra de dresser un portrait global des principales tâches des spécialistes de l’information. Nous avons besoin de vous pour y arriver.

Ce court sondage ne vous prendra que quelques minutes et nous aidera à mieux comprendre la réalité actuelle des postes en milieux documentaires.

Le sondage sera ouvert jusqu’au 18 mai 2018.

Mais pourquoi attendre ? Répondez-y dès maintenant ! Pour ce faire, veuillez cliquer sur ce lien.

Nous vous remercions d’avance pour votre participation.

 

Le comité de rédaction

Research in Archival Multiverse : de l’Australie au Québec

15 mars 2018 par Interactions Pas de commentaires

Sous la direction d’Anne J. Gilliland, Sue McKemmish et Andrew J. Lau, la communauté archivistique australienne met à notre disposition un ouvrage de 980 pages strictement dédié à la recherche en archivistique: Research of Archival Multiverse. Le prix d’achat de l’ouvrage papier avoisine les 100 dollars américains, mais la version PDF est offerte en téléchargement sur le site Open Access Publishing of European Network. Ainsi vous avez accès, à titre gratuit, à une somme archivistique qui nous oblige – encore une fois – à constater que l’Australie constitue une pays incontournable pour ceux et celles qui s’intéressent au développement de l’archivistique.

L’ouvrage est structuré en cinq parties. Après une première partie introductive, les auteurs se penchent, en deuxième partie, sur le contexte intellectuel de l’archivistique et son cadre théorique. En troisième partie, ils abordent les applications des méthodes de recherche dans les études archivistiques. La quatrième partie est réservée à diverses études de cas. Enfin, en cinquième et dernière partie, on présente aux lecteurs les notices biographiques des 39 auteurs qui ont participé à la rédaction de cet ouvrage magistral.

Nous portons donc cet ouvrage à la connaissances de la la communauté des archivistes du Québec et nous l’invitons à se le procurer.

Si l’archivistique australienne fait preuve d’un dynamisme certain, le Québec n’est pas en reste. En effet, chez nous, le Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA) oeuvre depuis plus de 30 ans à la réalisation de recherches en archivistique. À cet effet, nous vous invitons déjà à inscrire à votre agenda la date du 30 novembre 2018. À cette date se tiendra le prochain colloque du GIRA. Le thème de cette 8e édition sera : État, conditions et diffusion de la recherche en archivistique. Pour obtenir une information préliminaire sur le contenu de ce colloque, veuillez consulter la page Web consacrée à cet événement qui permettra de mesurer, entre autres choses, l’état de la collaboration entre archivistes et chercheurs dans le développement de notre discipline au Québec.

Research in the Archival Multiverse / Anne J Gilliland, Sue McKemmish, and Andrew J. Lau, (Eds.). Clayton, VIC., Australia: Monash University Publishing, 2017, 1072 p.

 

DANIEL DUCHARME, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal

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Restructuration à la Direction générale des Archives de BAnQ

15 février 2018 par Interactions Pas de commentaires

La Direction générale des Archives nationales (DGAN) de BAnQ procède à une réorganisation qui prendra effet le 1 mars 2018. L’harmonisation des façons de faire, l’évolution technologique et les demandes croissantes d’utilisation des archives nous incitent à revoir l’ensemble de nos opérations.

La nouvelle structure sera composée de trois directions :

1) La Direction des régions, sous la responsabilité de Valérie D’Amour. Cette direction aura comme principaux mandats:

– La gestion des ressources humaines, financières et matérielles nécessaires aux activités d’acquisition, de traitement, de conservation et de diffusion des archives dans les centres suivants :

  • BAnQ Sept-Îles
  • BAnQ Sherbrooke
  • BAnQ Trois-Rivières
  • BAnQ Rouyn-Noranda
  • BAnQ Saguenay
  • BAnQ Gatineau
  • BAnQ Rimouski
  • BAnQ Gaspé

– La normalisation des processus et des outils archivistiques;

  • La gestion des projets et des solutions technologiques en concertation avec la Direction générale de l’information et des télécommunications;
  • La coordination et la gestion des demandes d’accès et de droit d’auteur;
  • La gestion des programmes de financement liés aux archives privées et au soutien aux services d’archives privées agréés.

2) La Direction de BAnQ Vieux-Montréal, sous la responsabilité d’Hélène Fortier. Cette direction aura comme principaux mandats :

– La gestion des ressources humaines, financières et matérielles nécessaires aux activités d’acquisition, de traitement, de conservation et de diffusion des archives de BAnQ Vieux-Montréal;

  • La coordination des activités archivistiques en matière d’archives privées, civiles et judiciaires;
  • La coordination de la programmation culturelle et des événements publics en concertation avec la Direction des communications, des relations publiques de la visibilité numérique;
  • Le déploiement de l’offre de services, sur place et à distance, aux différentes clientèles.

3) La Direction de BAnQ Québec, sous la responsabilité de Martin Lavoie. Cette direction aura comme principaux mandats :

  • La gestion des ressources humaines, financières et matérielles nécessaires aux activités d’acquisition, de traitement, de conservation et de diffusion des archives de BAnQ Québec;
  • La coordination des activités archivistiques en matière d’archives gouvernementales et décentralisées;
  • L’application de la Loi sur les archives auprès de tous les ministères et organismes assujettis;
  • L’offre de soutien-conseil auprès des ministères et des organismes publics.

Nous sommes confiants que la nouvelle structure annoncée aujourd’hui assurera une meilleure cohérence et la continuité des activités archivistiques, une reconnaissance de la réalité et du rôle des régions au sein de BAnQ, une prise en charge plus efficiente des projets de transformation numérique et une accélération de la normalisation des pratiques archivistiques.

 

HÉLÈNE LAVERDURE
Conservatrice et directrice générale des Archives nationales
Direction générale des Archives nationales
Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Le dossier du rôle d’évaluation et documents préparatoires : qui doit le conserver ?

1 février 2018 par Interactions Pas de commentaires

Selon la Loi sur la fiscalité municipale, l’organisme municipal responsable de l’évaluation (ci-après OMRÉ) a la responsabilité de faire confectionner et de mettre à jour son rôle d’évaluation.

Le rôle d’évaluation foncière est « un résumé de l’inventaire des immeubles situés sur le territoire d’une municipalité, évalués sur une même base et à une même date. Il constitue un élément de base du régime fiscal municipal au Québec. En vigueur pour trois exercices financiers municipaux, le rôle d’évaluation est d’abord un instrument majeur de partage de la charge fiscale. Il sert également de base à la taxation foncière scolaire et est utilisé pour répartir les dépenses entre différents organismes.» [1]

Quant à l’OMRÉ, il s’agit d’une « municipalité régionale de comté ou une municipalité locale à l’égard de laquelle une municipalité régionale de comté n’a pas compétence en matière d’évaluation ». [2]

Selon la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant les municipalités régionales de comté, les municipalités régionales de comté (ci-après MRC) à caractères rural ont reçu la compétence exclusive en matière d’évaluation foncière.

Les OMRÉ [3] ont plusieurs options possibles pour la confection et la tenue à jour du rôle d’évaluation :

  • Mandater un service qui les réalise en régie interne ;
  • Confier à une entreprise privée qui les exécute en partie ou en totalité;
  • Déléguer leur exécution à un autre organisme municipal responsable de l’évaluation foncière. [4]

Selon l’article 78 de la Loi sur la fiscalité municipale :

  • La municipalité locale est propriétaire du rôle qui la concerne ainsi que des documents rassemblés ou préparés par l’évaluateur en vue de la confection et de la tenue à jour.
  • L’OMRÉ est le gardien de ces documents au bénéfice de leur propriétaire, et décide de l’endroit où ils doivent être conservés.

Dans le cadre de la refonte du Recueil des délais de conservation de documents des Municipalités régionales de Comté, une question s’est posée à nous avec acuité : Est-ce que le rôle de gardien imposait à l’OMRÉ de faire figurer à son calendrier de conservation, en sort final, la conservation permanente ?

L’ancien recueil datant de 1989 l’avait inscrit à conservation permanente.

Toutefois, le Guide de gestion des documents municipaux de l’ADMQ de 2014 impose aussi aux municipalités de conserver le rôle d’évaluation et tous les documents significatifs relatifs au dépôt du rôle.

La municipalité est le propriétaire du rôle d’évaluation et, en vertu de la Loi sur les archives, doit en assumer la conservation permanente et ce, même si l’OMRÉ (ici la MRC) en est la « gardienne ». En conséquence, la municipalité locale inscrira à son calendrier la conservation permanente en sort final tandis que, dans le calendrier de l’OMRÉ, la règle relative au rôle d’évaluation aura, en sort final, un TRI avec, en remarque : « Transférer le rôle d’évaluation et ses documents afférents à la municipalité. » En effet, le calendrier de conservation de la MRC (OMRÉ) devra refléter le versement des dossiers du rôle d’évaluation à leur propriétaire, soit la municipalité locale.

Dans le cas où la municipalité et la MRC (OMRÉ) prennent entente pour que la garde du rôle d’évaluation et de ses documents annexes soit faite par la MRC, il en sera de même car cette entente ne changera pas le fait que la propriété des documents revienne à la municipalité.

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
CATHERINE VAILLANCOURT, technicienne en gestion documentaire – MRC de l’Érable

[1) Ministère des affaires municipales et Occupation du territoire, « Rôle d’évaluation foncière », https://www.mamot.gouv.qc.ca/evaluation-fonciere/evaluation-fonciere-municipale-au-quebec/role-devaluation-fonciere/, consulté le 24 janvier 2017

[2] Définition d’un organisme responsable de l’évaluation, article 1 de la Loi sur la fiscalité municipale.

[3] Consulter ici la liste des OMRÉ https://www.mamrot.gouv.qc.ca/fileadmin/publications/evaluation_fonciere/documentation/organismes_municipaux_evaluation_quebec.pdf

[4] Ministère des affaires municipales et Occupation du territoire, « Organisation des travaux d’évaluation foncière », https://www.mamot.gouv.qc.ca/evaluation-fonciere/evaluation-fonciere-municipale-au-quebec/organisation-des-travaux/, consulté le 24 janvier 2017.

Actualités archivistiques du Web – janvier 2018

15 janvier 2018 par Interactions Pas de commentaires

À l’occasion de la parution des ouvrages d’Édouard Bouyé (« L’archiviste dans la cité : un ver luisant, 2017 » et de Bruno Galland (« Les archives », coll. Que sais-je ?, 2016), l’École des chartes a organisé une table ronde sur le thème des : « Les archives, quoi de neuf ? ». On peut voir l’intégralité de cet événement sur YouTube

Damien Leduc, du magazine M (Le Monde), explique le projet patrimonial de l’historien Frédéric Kazan appelé The Venice Time Machine. Un projet gigantesque qui cherche à préserver la mémoire des citoyens du passé par une vaste opération de numérisation et de traitement des données.

Le programme Mémoire du Monde de l’Unesco s’intéresse à la Côte d’Ivoire afin de favoriser la préservation du patrimoine documentaire ce de pays.

Le site de la télévision TVO (Ontario) consacre un article au départ à la retraite de notre collègue Michel Prévost, archiviste en chef de l’Université d’Ottawa.

Un journal de Victoriaville annonce l’entente de partenariat entre Archives Bois-Francs et Cascades.

Sur le site de Cambridge University (U.K.), on annonce que les archives d’Isaac Newton sont inscrites au registre de Mémoire du Monde de l’Unesco.

Dans un article du Devoir, François Desjardins pose la question suivante : Que doit faire une organisation quand des renseignements personnels disparaissent ?

Dans la Revue électrique suisse de science de l’information (RESSI), vous pourrez lire un article très inspirant « Les Archives démocratiques » d’Andreas Kellerhals, directeur général des Archives fédérales suisses.

L’Association vaudoise des archives (AVA) a rendu publiques ses recommandations sur la gestion électronique des documents, lesquelles ont été validées par les Archives cantonales vaudoises (Suisse).

Sur le site de Global Security Mag, Emmanuel Faure présente les tendances clés et perspectives de la gestion documentaire en 2018.

L’Association des archivistes français diffuse un Guide d’archivage pour les hôpitaux et établissements de santé.

Dans l’Humanité, on appelle à mener un débat « essentiel » sur les archives « essentielles »… 

Sur le blogue Le regard de Janus, un billet fort intéressant sur Twitter intitulé : « Archives de Twitter : retour à la normale (archivistique)? »

Le portail de la Radio télévision belge francophone (RTBF), un reportage sur les archives d’Albert Einstein qui seront pour la première fois exposées en Extrême-Orient.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Sondage sur l’état de la gestion documentaire dans les organismes publics centralisés du gouvernement du Québec

4 janvier 2018 par Interactions 2 Commentaires

La Direction générale des Archives nationales de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) sollicite la participation des organismes centralisés du gouvernement du Québec à un sondage. Celui-ci a pour but de dresser un portrait de la gestion de l’information dans les ministères et organismes et de mieux connaître leurs besoins et leurs attentes en matière d’aide-conseil.

Les informations colligées permettront à BAnQ de bonifier ses outils d’aide-conseil et d’adapter ses interventions en fonction des besoins réels des ministères et organismes.

Le sondage est constitué d’une quarantaine de questions divisées en sept thématiques :

1.  Renseignements généraux
2.  Outils et moyens
3.  Classification
4.  Calendrier de conservation
5.  Logiciel de gestion documentaire
6.  Versement d’archives (disposition)
7.  BAnQ et vous.

La durée estimée pour répondre au questionnaire est d’environ 25 minutes. Pour toute question, les répondants sont invités à communiquer avec l’archiviste de BAnQ responsable de leur organisme.

La période déterminée pour la réception des réponses est du 15 décembre 2017 au 26 janvier 2018.

Les réponses aux questions sont strictement confidentielles. BAnQ s’engage à ne pas les diffuser ni les publier. Les données recueillies serviront à la production d’un rapport interne dont les grandes lignes pourraient faire l’objet d’une présentation ultérieure.

Votre participation nous est indispensable afin de dresser un portrait réaliste de la situation de la gestion documentaire dans votre organisme.

Nous vous remercions d’avance pour votre précieuse collaboration.

 

La Direction générale des Archives nationales de BAnQ

Actualités archivistiques du Web – décembre 2017

15 décembre 2017 par Interactions Pas de commentaires

Sur le blogue « Historiquement logique ! » d’Éric Veillette, on peut lire un billet sur l’importance des archives judiciaires dans l’interprétation des procès.

Sur Archives 21, un billet de François Cartier intitulé Les trois clés de la description : contexte, contexte, contexte

Dans le périodique web Droit-Inc, Jean-François Parent croit que le temps du greffe électronique est enfin venu

L’émission « Tout le monde en parlait », dont les reportages sont basés sur les archives de la société, quitte les ondes de Radio-Canada. Une bien triste nouvelle

L’Association des archivistes français (AAF) s’élève contre la volonté de l’État de se désengager de son rôle dans la constitution du patrimoine archivistique de la France. Un questionnement sur l’évaluation s’ensuit…

Frédéric Clavert, dans L’histoire contemporaine à l’ère numérique, partage les inquiétudes de l’AAF sur la volonté de l’État de réformer certaines institutions, dont les archives, en mettant en avant cette notion – qu’il juge ambivalente – de « archives essentielles ».

Sur le site Arcateg (Archivage par catégorie), on en apprend davantage sur la méthode d’archivage managérial (gestion des documents) élaborée par Marie-Anne Chabin.

Sur le blogue de Bibliothèque et Archives Canada, un billet de Faye Lemay sur la préservation des archives numériques.

Sous le titre d’Embrouille, Marie-Anne Chabin réagit à sa manière à la notion d’archives essentielles mise de l’avant pour l’État français.

Dans la revue numérique Digital Libraries & Information Science, un article très complet de Catherine Muller sur le document numérique au XXIe siècle.

Suite au décès de Johnny Hallyday plus tôt cette semaine, un article paru dans Archimag fait état du corpus documentaire constitué par le chanteur français tout au long de sa carrière.

Sur le site CISION, un communiqué de presse nous apprend que « Bibliothèque et Archives Canada lance le cycle de financement 2018-2019 du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire ».

Sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec, nos collègues Catherine Dugas, Justine Fraser et Francis Rancourt font un retour d’expérience sur le Jeux de piste, une activité grand public qui s’est déroulée dans plusieurs villes du Québec dans le cadre des 50 ans de l’AAQ.

Sur le blogue Transarchivistique, Marie-Anne Chabin pose la question qui tue : « L’archivage a-t-il de l’avenir ? » 

Sous la signature d’Antoine, le blog Les archives et le Web diffuse un document qui revient sur la notion d’archives essentielles.

Sur le site de France Culture, on peut accéder à une série de quatre podcasts sur le métier d’archiviste.

Sur le portail du gouvernement suisse, le Conseil fédéral présente une ordonnance, en vigueur dès février 2018, relative à la numérisation accélérée des actes authentiques électroniques (AUE). 

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Vers une stratégie d’acquisition à BAnQ

1 décembre 2017 par Interactions 1 Commentaire

Depuis près de 100 ans, plusieurs générations d’archivistes se sont succédé aux Archives nationales du Québec afin de rassembler un ensemble documentaire d’une grande richesse qui constitue une source unique et indispensable de connaissance sur l’histoire et la culture québécoise. Aujourd’hui, plus de 65 kilomètres linéaires de documents textuels sont conservés dans les centres d’archives de BAnQ, tant à Québec et à Montréal que dans ses huit centres régionaux. À ce chiffre s’ajoutent quelques millions de documents conservés sur d’autres supports (photographies, enregistrements sonores, films, etc.) ainsi qu’environ 205 Go de documents numériques [1]. 

En tant que mandataires de la conservation de cet héritage et à l’égard de notre responsabilité de constituer un patrimoine documentaire le plus fidèle possible de la société québécoise, nous avons le devoir de nous poser les questions suivantes : Est-ce que cette immense masse documentaire est représentative de la société québécoise ? Est-ce que tous les domaines de l’activité humaine y sont documentés ? Y a-t-il des secteurs sous-représentés ? Si oui, lesquels ? 

En plus de cette rétroaction sur l’héritage reçu de nos prédécesseurs, il importe aussi de porter un regard critique sur notre façon d’aborder les archives contemporaines et d’en bien évaluer la pertinence. Le contexte du numérique doit aussi être au cœur de nos réflexions afin d’en mesurer les impacts, mais aussi les gains sur nos pratiques en matière d’évaluation.

L’évaluation est une fonction archivistique essentielle en raison de sa pertinence dans chacune des autres fonctions de notre profession. Cette transversalité se traduit de manière différente dans chacune d’elles :

  • Acquisition : en sélectionnant les fonds destinés à enrichir nos collections.
  • Traitement : en effectuant le tri en cours de classement et de description des archives.
  • Conservation : en déterminant quels documents doivent faire l’objet d’une intervention de sauvegarde.
  • Diffusion : en choisissant quels documents sont numérisés pour en permettra la consultation à un large public.

C’est dans cet esprit que BAnQ mène actuellement des travaux d’évaluation et de réévaluation des archives dont elle est la gardienne. Ces travaux portent, d’une part, sur les archives publiques, notamment en tentant d’obtenir une meilleure compréhension du fonctionnement de l’État et, d’autre part, sur les archives privées en opérant une catégorisation des fonds afin d’identifier les secteurs sous-représentés de la société québécoise. La finalité de ces travaux,  en cours de réalisation, est de doter BAnQ d’une stratégie d’acquisition qui guidera nos actions afin de nous assurer que nos fonds et collections, tant publics que privés, soient représentatifs de l’évolution de la société québécoise, de ses composantes et de ses spécificités régionales et ce, dans tous les domaines de l’activité humaine.

Dans le cadre de ses travaux, BAnQ tiendra compte de l’écosystème archivistique québécois et œuvrera en collaboration avec les autres institutions gardiennes du patrimoine documentaire. La stratégie d’acquisition devra aussi tenir compte de la capacité de BAnQ de rendre accessibles les documents qu’elle acquiert, de l’état de conservation des archives et de la masse documentaire concernée et, finalement, des ressources financières, humaines et matérielles disponibles pour effectuer les opérations de traitement, de conservation et de diffusion.

L’élaboration de cette stratégie permettra de préciser et d’orienter nos actions en tenant notamment de compte de la Politique d’acquisition des archives privées de BAnQ et des travaux déjà initiés de révision des règles du Recueil des règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Voir à ce sujet le texte publié sur ce blogue le 1er octobre 2016 qui illustre bien les intentions de BAnQ dans l’avenir. 

Cette revue de nos pratiques s’inscrit dans une perspective d’évaluation plus large qui englobe l’ensemble des activités communes de gestion des ministères et des organismes.  La révision du recueil fait partie de cette démarche. Il s’agit d’une affaire à suivre.

La communauté archivistique québécoise sera tenue au courant de l’évolution de ces travaux au cours des prochains mois.

 

FRANÇOIS DAVID, adjoint à la conservatrice et directrice générale des Archives nationales, BAnQ Vieux-Montréal [2]

 

NOTES

[1] Données en date du 31 octobre 2017
[2] Mes remerciements à mes collègues Daniel Ducharme, Hélène Fortier et Sonia Lachance pour leur contribution à la rédaction de ce texte.

Actualités archivistiques du Web – novembre 2017

15 novembre 2017 par Interactions Pas de commentaires

Notre collègue Suzanne Girard a exprimé son opinion dans Le Nouvelliste de Trois-Rivières : L’utilité des archives, qui s’en soucie ?

Le Secrétariat général des ministères sociaux en France lance un projet ayant pour but de préserver la mémoire des politiques sociales.

L’Institut de la statistique du Québec a publié récemment un État des lieux sur les métadonnées relatives aux contenus culturels. L’ouvrage traite entre autres des principaux constats et des défis liés à l’utilisation des métadonnées.

Une équipe de 120 chercheurs, aidée d’étudiants et de bénévoles, ont mené à terme le projet de numérisation de l’Encyclopédie de Diderot et D’Alembert. La mise en ligne de cet ouvrage central de l’époque des Lumières au XVIIIe siècle aura pris six ans à cette équipe. La consultation est gratuite et ouverte à tous. (Ouvrir le lien avec Mozilla Firefox ou Google Chrome).

Notre collègue Jean Leblanc, archiviste à l’arrondissement Outremont de Montréal, participe à une mission en Haïti qui consiste à élaborer une méthode pour la numérisation du registre foncier de Port-au-Prince. Veuillez lire l’article paru dans le journal Métro.

Sur le site de Radio-France International, un article de Nicolas Falez sur les archives de la diplomatie française. Il commente la parution de l’ouvrage Les archives secrètes du Quai d’Orsay

Sur son blogue, Marie-Anne Chabin s’interroge sur le contenu numérique du fonds Jacques Chirac acquis par les Archives nationales de France. Quelle est la place des courriels dans les archives historiques ? Un billet qui ne manque pas d’intérêt

Dans Recherche d’ID, le carnet de recherche des étudiants en maîtrise en sciences de l’information de la Haute école de gestion de Genève, Sandrine Anderführen, Eugénie Iacconi et Patrizia Romagnoli présentent un billet sur la gestion des données de recherche dans le milieu académique

Geneviève Guilbault, députée nouvellement élue dans la circonscription de Louis-Hébert, déplore que son prédécesseur n’a laissé aucun document afin qu’elle puisse effectuer le suivi de certains dossiers. Voir le reportage à ce sujet sur le site d’Ici Radio-Canada.

Sur le site Digital Libraries & Information Science, on présente un projet sur la collecte de sites Web autopubliés sur le passé intitulé Euchronie : un projet collaboratif francophone inscrit dans les humanités numériques. Ne manquez pas aussi de visiter le site Euchronie : c’est passionnant.

Sur Xalima, un site d’actualités au Sénégal, Denis Ndour présente un article sur un projet de Loi pour garantir l’accès à l’information.

Commentant la récente publication de l’État des lieux sur les métadonnées relatives aux contenus culturels par l’Institut de la statistique du Québec, Jonathan David offre un billet de blogue fort pertinent à ce sujet dans Convergence.

Le Gouvernement du Canada exposait récemment une série de principes visant à guider la conception numérique au sein du gouvernement canadien. L’objectif étant entre autres de structurer la gestion des renseignements et des technologies.

Sur le site des Infostratèges, Didier Frochot signe un billet intitulé Vers la gouvernance des données à caractère personnel dans les entreprises

Sur le blogue ARCATEG (Archivage par catégorie), Marie-Anne Chabin se demande : Qu’est-ce qu’un registre ? 

Un article paru dans Archimag cette semaine fait mention de cette époustouflante nouvelle bibliothèque chinoise construite en trois ans et renfermant 1,2 millions de volumes. Pour jeter un œil sur la galerie d’image provenant de l’agence d’architecture MVRDV. (Veuillez sélectionner « View Gallery »)

La Society of American Archivists (SAA) a récemment pris position dans le dossier des images et vidéos enregistrées par les caméras portées par les policiers en service. Selon la SAA, ces données devraient être traitées comme des archives publiques et être accessible en accord avec le principe de transparence gouvernementale.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction

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Le Dossier Santé Québec et la responsabilité des établissements

1 novembre 2017 par Interactions 1 Commentaire

QU’EST-CE QUE LE DSQ ?

Initiative du ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec, le Dossier Santé Québec (DSQ) est un outil mis à la disposition des professionnels de la santé afin qu’ils puissent accéder, sur un écran d’ordinateur, aux informations leur permettant d’intervenir plus rapidement et plus efficacement auprès d’un usager dans le cadre de prestation de soins. Plus précisément, il constitue un dépôt provincial de données cliniques aux fins du partage de certains renseignements de santé jugés essentiels aux services de première ligne et au continuum de soins. Ces renseignements sont, pour le moment, le domaine médicament, laboratoire et imagerie médicale. D’autres domaines s’ajouteront éventuellement.

Le DSQ constitue donc un espace de partage, de transmission d’informations sélectionnées, et non un lieu d’archivage de données cliniques. Il ne dispense pas l’établissement de santé dans son obligation de constituer le dossier local d’un usager. En conséquence, ceux-ci conservent toute leur autonomie dans la gestion des exigences juridiques applicables au contexte local. Autrement dit, le cadre légal du DSQ ne se substitue aucunement au cadre légal applicable au dossier local de l’usager qui, lui, doit être conservé par les établissements conformément au calendrier de conservation établi.

Par ailleurs, un usager peut se prévaloir d’un droit de refus d’accès au DSQ. Dans ce cas, le professionnel de la santé ne peut plus consulter le DSQ, seules les informations locales lui sont alors accessibles. De plus, le consentement de l’usager est toujours nécessaire pour obtenir une copie de son dossier détenu par un autre établissement, à moins que les renseignements contenus au DSQ soient suffisants pour un continuum de soins.

Pour en savoir davantage sur le DSQ, veuillez consulter le site d’information à son sujet

QUI EST RESPONSABLE DE SA MAINTENANCE ?

Le ministre de la Santé et des Services sociaux constitue et maintient le DSQ pour permettre le partage des renseignements de santé contenus dans les domaines cliniques prévus au DSQ. L’alimentation se fait de manière transparente pour les établissements de santé, puisque l’information est recueillie par leurs systèmes locaux d’information.

Le ministre a confié à la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ) la gestion opérationnelle du DSQ.

POURQUOI IL NE S’AGIT PAS D’UN SYSTÈME D’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS POUR LES ÉTABLISSEMENTS ?

Le DSQ ne saurait – en aucun cas – être considéré comme un système d’archivage des dossiers par les établissements du milieu de la santé. La RAMQ, à qui nous avons posé la question, estime qu’il est de la responsabilité des établissements d’assurer la conservation des documents soumis à une prescription légale. Par exemple, les résultats de test établissant un diagnostic de maladies de nature génétique et à caractère familial doivent être conservés de façon permanente au sens de l’Article 23 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. Or, les documents relatifs à ce test déposés au DSQ seront conservés pendant une période maximale de cinq ans, période largement inférieure aux exigences juridiques.

CE QU’IL FAUT RETENIR

Le DSQ est une copie de certains renseignements de santé, soit les domaines médicament, laboratoire et imagerie médicale, consignés dans les dossiers locaux des usagers. Il vise à permettre à un professionnel de la santé à consulter ces renseignements de santé, dont la loi prévoit le partage, afin d’intervenir plus rapidement et efficacement auprès d’un usager.

Le DSQ ne dispense pas l’établissement à constituer un dossier complet d’un usager et à en assurer la préservation en conformité avec le calendrier de conservation approuvé par BAnQ.

 

AUDREY BOUCHARD, archiviste – BAnQ Québec
DANIEL DUCHARME, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
LYDIA HADDAD, conseillère – Service de l’accès à l’information et de la propriété intellectuelle, Ministère de la Santé et des Services sociaux
MARTINE GAUTHIER, spécialiste en procédés administratifs, Centre universitaire de santé McGill




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