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Une mise à jour pour le document La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations

12 juillet 2019 par Interactions Pas de commentaires

La Direction générale des Archives nationales de BAnQ a eu le plaisir d’annoncer la mise à jour du guide La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations lors du congrès de l’AAQ 2019.

Cette nouvelle version se concentre essentiellement sur la numérisation de documents textuels dans le contexte de la gestion documentaire et s’adresse à tous les organismes publics désirant planifier un projet de numérisation de ses documents administratifs.

Comme le cadre légal entourant la numérisation est stable depuis 2001 et que le guide s’appuie sur les mêmes assises, le contenu a fait l’objet seulement de légères modifications. Par contre, il a été bonifié de nouveaux outils pour les organismes publics, entre autres, un modèle de procédure de numérisation et une nouvelle méthode d’inscription des séries faisant l’objet d’un transfert de support dans le calendrier de conservation.

Vous pouvez consulter le document en suivant le lien présenté un peu plus haut ou sur le portail de BAnQ.

Nous vous invitons à partager cette information avec vos collègues.

Catégorie(s) : Outils de gestion
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Actualités archivistiques

11 juillet 2019 par Interactions Pas de commentaires

Les Archives municipales de Menton (France) organisent cet été une exposition en plein air. Répartie sur cinq sites, les visiteurs pourront voir une soixantaine de panneaux, contenant plus de 70 photographies choisies parmi les fonds conservés et accompagnées de courts textes. Une façon originale d’atteindre un large public.
 

Comment évaluer les risques associés à la conservation d’archives numériques? Le blogue des Archives nationales du Royaume-Uni nous présente la solution qu’ils ont utilisée pour ce faire.
 

À l’occasion du 75e anniversaire du Débarquement de Normandie, voici quelques textes de blogues qui ont été publiés pour commémorer l’évènement et mettre en valeur des archives concernant ce moment historique. Commençons par le texte de nos collègues de Bibliothèque et Archives Canada : Le jour J et la campagne de Normandie : 6 juin – 30 août 1944. Les Archives nationales des États-Unis y vont de deux billets : An Unforgettable Day, que l’on retrouve sur le blogue Pieces of History et 75th Anniversary Of D-Day sur The Unwritten Record. Celui des Archives nationales du Royaume-Uni s’intitule : The ‘Great Crusade’: D-Day, Operation Overlord and the invasion of occupied north-west Europe.
 

Sur le blogue Convergence, l’archiviste Mylène Bélanger partage son expérience de préparation d’un départ pour un congé de maternité et le retour en poste après.
 

La fondation pour l’éducation d’ARMA International vient de publier un texte sur la technologie des chaînes de blocs et la gestion documentaire. On tente de répondre, entre autres, aux questions suivantes : Qui est propriétaire du document? Quel est son délai de conservation? Comment est-il détruit s’il doit l’être? Le texte est disponible en anglais.
 

Undateables – methods for determining date ranges for born-digital documents when file system dates go bad est un texte publié sur le blogue de l’organisme Digital Preservation Coalition.
 

Sous la plume d’Emily Lonie, rédactrice du blogue Things I’m Fonds Of, vous trouverez son compte-rendu de la conférence 2019 de l’Association des archivistes canadiens : Archival Origins: ACA 2019 Toronto.
 

Concluons ces nouvelles par une détente archivistique de Lionel Vanvelthem : une histoire dont vous êtes le héros! Vous êtes archiviste et dans un souper de famille on vous demande ce que vous faites. La suite dépend des options que vous choisirez! Cette histoire dont vous êtes le héros a été créée à l’occasion de la journée internationale des archives.
 

Pourquoi parler de déontologie? C’est le titre de la conférence donnée par Damien Hamard pour l’ouverture de la XVIe journée d’archivistique d’Angers, dont le résumé a été publié sur le blogue ALMA.
 

Différents comptes-rendus de conférences tenues lors du 48e congrès de l’Association des archivistes du Québec sont maintenant publiés : La préservation des logiciels, Médias sociaux : y penser stratégiquement aujourd’hui pour en profiter demain, Penser les archives éditoriales et la complémentarité de deux outils de gestion de données, Table ronde sur les enjeux et les défis du numérique en milieu universitaire : implantation de la gestion documentaire. On retrouve aussi un compte-rendu pour deux conférences ayant abordé les changements qui s’opèrent dans la profession d’archiviste : Les raisons d’être de l’archiviste : Qu’est-ce que l’offre d’emploi peut nous apprendre sur l’avenir de notre profession? et Attache ta tuque! Les milléniaux débarquent dans les postes de cadre en gestion de l’information (GI) dans le billet : L’avenir de l’archiviste abordé autrement. Le compte-rendu de la conférence Humanités numériques et archives : le paradigme qui continue d’émerger a aussi été mis en ligne.
 

Sous la thématique « Chronique d’archives », on retrouve sur le blogue Histoire engagée un texte sur l’utilisation des récits d’infirmières canadiennes en milieu autochtones pour documenter l’histoire du colonialisme canadien et américain.
 

Aux États-Unis, un groupe gestionnaire de documents administratifs de différents ministères et organismes a préparé un outil d’analyse des coûts et bénéfices d’un projet de numérisation.
 

Un article publié dans le Washington Post pose cette question (traduction libre!) : « Les Archives nationales conservent des milliards de documents écrits à la main. Avec la perte graduelle de la capacité à lire l’écriture cursive, qui pourra consulter et utiliser ces documents? » Quelques solutions en application aux États-Unis sont abordées dans l’article.
 

Avec la disparition graduelle des équipements de lecture pour les bandes magnétiques, entrons-nous dans une course contre la montre pour les numériser? Cela semble être le cas en Australie comme le témoigne cet article : Decades of history could be ‘erased from Australia’s memory’ as tape machines disappear, archivists warn.
 

BAnQ a récemment mis en ligne ce document : La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations.
 

En Australie, l’État du Queensland vient de publier un outil pour l’évaluation de la maturité des pratiques de gestion documentaire des ministères et organismes de l’état.
 

More Voices, New Sources: Using Historical Documents to Diversify a Survey Syllabus. Ce texte de Bathsheba Demuth, donnant un cours sur l’histoire de l’environnement et de la société, raconte comment elle est parvenue à étoffer, avec l’aide de ses étudiants, son offre de sources primaires pour enrichir son cours.
 

Avec leur texte Le goût de l’archive à l’ère numérique, Frédéric Clavert et Caroline Muller nous proposent une réflexion sur les nouvelles façons d’appréhender les documents d’archives lorsque ceux-ci sont numérisés ou qu’on les photographie pour les consulter par la suite à la maison.
 

Note : les textes en italiques sont copiés des nouvelles consultées.
 

Annie Labrecque
Technicienne en documentation, BAnQ

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Actualités archivistiques

13 juin 2019 par Interactions Pas de commentaires

Connaissez-vous SNAC? C’est l’acronyme pour Social Network for Archival Context. SNAC est une coopérative internationale qui comprend, sans toutefois s’y limiter, des centres d’archives, des bibliothèques et des musées et qui s’efforce de constituer un corpus de descriptions fiables de personnes, de familles et d’organisations tout en fournissant des liens vers des documents les concernant ou permettant de mettre ces documents en contexte. Pour comprendre le genre d’implication que cela occasionne pour une institution, l’archiviste des États-Unis nous présente la phase 2 de leur collaboration au projet.
 

On retrouve sur le blogue de l’Association des archivistes du Québec, cet intéressant compte-rendu : L’éthique, la justice sociale et les archives. Compte-rendu de la Scholar and Feminist Conference. Cette conférence s’est tenue les 8 et 9 février dernier à New York.
 

France Culture propose pour le dernier épisode de la série consacrée aux Outre-mers, une émission de Séverine Liatard et Séverine Cassar consacrée aux Archives nationales d’outre-mer (ANOM) sous forme de balade sonore. Quelles histoires et quels futurs pour cette institution et les documents qu’elle conserve?
 

Sur le site du Washington Post, on retrouve un texte d’opinion sur les coupures que subit et subira les National Archives and Records Administration.
 

Des protéines pour sauvegarder des données? C’est l’hypothèse sur laquelle des chercheurs de l’Université Harvard travaillent. On ne changera pas nos supports numériques demain matin, mais qui sait ce que l’avenir nous réserve!
 

Intitulé Téléphones intelligents et archives personnelles : les défis liés à la démocratisation de l’information, le texte publié sur le blogue Convergence propose un regard sur certains types de documents plus accessibles et faciles à produire aujourd’hui grâce aux téléphones intelligents et qui risquent de prendre une proportion plus importante dans les fonds d’archives de demain ainsi que de transformer le rôle de l’archiviste dans sa relation entre le créateur (archives) et l’usager.
 

Le blogue des Archives nationales du Royaume-Uni publie un bilan d’expérience sur l’utilisation du logiciel de reconnaissance optique des caractères manuscrits Transkribus et des moyens utilisés pour rendre plus intéressante et ludique la correction par des bénévoles des textes retranscrits par le logiciel.
 

Les données que l’on conserve et celles que l’on détruit, pensons à l’impermanence du web, façonneront l’histoire de demain. C’est en gros le thème de la réflexion d’Elizabth Minkel sur le site The Big Smoke Australia.
 

Le blogue Histoire engagée diffuse le texte de Marie-Laurence Raby, occupant en ce moment un poste étudiant à BAnQ Québec, sur la richesse d’un fonds d’archives conservé à BAnQ Vieux-Montréal et qui lui permet d’appréhender la réalité clandestine de l’avortement. Il s’agit en fait du récit de [sa] rencontre avec un fonds d’archives en particulier : celui du Comité de lutte pour l’avortement libre et gratuit (CLALG).
 

Le mémoire Archivage et transmission des films de famille dans l’environnement numérique de Sébastien Brochu est disponible sur le site Papyrus de l’Université de Montréal.
 

Tetris in the Vault: Using storage space efficiently est le titre d’un article du blogue des Archives de la ville de Vancouver. On y raconte la mise en boîte de registres et la réorganisation de l’espace qui en résulte.
 

Il y a quelque temps, France Culture a diffusé une série intitulée : Le présent des archives. Elle est présentée comme suit : « On dit des archives qu’elles témoignent du passé, mais en est-on certain? Ce qu’elles inventent, au présent, est quelque chose comme le passé du futur. En cela, elles ouvrent une question d’avenir. » La thématique est déclinée en 5 épisodes d’une quarantaine de minutes.
 

Archimag nous informe que Les Archives de France viennent de lancer @docs, une application numérique conçue pour simplifier le droit d’accès à l’information publique. L’outil @docs présente par typologie documentaire le régime juridique applicable pour de nombreux documents, par exemple un permis de construire, un dossier médical ou un acte de naissance. L’information apportée par l’outil de France Archives répond au cas général. “@docs recense à l’heure actuelle une centaine de typologies documentaires qui correspondent aux documents les plus fréquemment sollicités par les usagers.” Utiliser Chrome ou Firefox pour consulter l’application @docs.
 

La chaîne Arte publie sur YouTube son émission Numériser nos archives : l’histoire à l’heure du numérique. Après la Venice Time Machine, l’Europe poursuit l’exploration de son héritage culturel par le biais de la numérisation. Big Data, intelligence artificielle, supports spatio-temporels sont développés par des scientifiques qui promettent une immersion virtuelle inédite dans notre passé. L’histoire en quatre dimensions se dessine un peu plus à chaque étape de cette grande aventure européenne.
 

Le blogue Issues & Advocacy de la Society of American Archivists diffuse un billet intitulé Archivists on the Issues: Rare & Ephemeral: a snapshot of full-time New England archives jobs, 2018-2019. Outre les données de l’enquête, l’auteur donne sa méthodologie et nous fait part des constats auxquels elle est venue. On y retrouve aussi ce billet sur l’importance du réseautage d’un réseau d’échange de pratiques quand on est le seul archiviste qui travaille dans son organisation : Archivists on the Issues: Building a Community of Loners.
 

Note : les textes en italiques sont copiés des nouvelles consultées.
 

Annie Labrecque
Technicienne en documentation, BAnQ

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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© Portrait statistique des centres et services d’archives du Québec 2017

10 juin 2019 par Interactions Pas de commentaires

BAnQ est heureuse d’héberger sur son portail une nouvelle page présentant les résultats de l’enquête statistique sur les centres et les services d’archives du Québec ayant eu lieu en 2017.

 

Depuis la publication de l’État des lieux du patrimoine, des institutions muséales et des archives (2006) par l’Observatoire de la culture et des communications (OCCQ) (Institut de la statistique du Québec), aucun portrait statistique sur la gestion des centres et services d’archives du Québec n’a été réalisé. La profession archivistique ayant considérablement évolué, le besoin de données statistiques actualisées se faisait sentir. Le projet d’enquête statistique devait maintenant tenir compte des enjeux liés à la gestion des documents numériques (natifs ou numérisés) et documenter non seulement les activités de gestion des archives historiques, mais aussi les activités liées à la gestion documentaire.

 

Ainsi les objectifs poursuivis par ce projet sont :

    • d’actualiser les données publiées en 2006 par l’Observatoire de la culture et des communications (OCCQ) dans le rapport État des lieux du patrimoine des institutions muséales et des archives;
    • de tenir compte de l’évolution de la profession : le développement de la gestion documentaire et du numérique;
    • de donner à la communauté archivistique des informations permettant :
      • d’évaluer les résultats atteints et les progrès accomplis;
      • d’identifier les points forts et faibles de ses actions;
      • de justifier auprès des décideurs les améliorations à apporter.

 

En plus des tableaux statistiques, la page présente le contexte de réalisation de l’enquête, la méthodologie utilisée ainsi que les conditions d’utilisation des données produites.

Actualités archivistiques

21 mai 2019 par Interactions Pas de commentaires

Le blogue Convergence publie le travail de William Yoakim : Diffusion des archives et travail de mémoire; le cas libanais. En se basant principalement sur la théorie relative au travail de mémoire et à la fonction archivistique de diffusion, mais en analysant également des cas concrets d’exploitation de documents, ce travail a pour objectif général de penser l’usage des archives dans le travail de commémoration libanais d’après-guerre.
 

Une section de la Society of American Archivist est dédiée aux archivistes travaillant seuls dans leur organisation ou avec un personnel réduit. Celle-ci vient de publier dans son bulletin Solo une réflexion sur les stages non rémunérés.
 

Le 1er avril dernier, un segment de l’émission On Point, diffusée à partir de Boston, a été consacré à cette question : “By archiving our lives online, are we at risk of losing more than just data?” Le lien vous permet d’écouter la balado de 46 minutes et de lire quelques articles de journaux cités dans l’émission. Sur le même sujet, le quotidien Gulf Today a publié un texte de Rachael Krishna intitulé : Has the mass purge of sites like Myspace and The Pool destroyed vital records of cultural history?
 

Le site web d’Archiv-Histo, dans son volet publication, diffuse plusieurs ouvrages de Jean-Claude Dionne recensant des contrats notariés liant des personnes résidant sur l’Île d’Orléans.
 

Le Devoir a publié le 11 avril dernier un article sur la découverte par le professeur québécois Guy Lazure du catalogue de la bibliothèque de Fernand Colomb, le second fils de Christophe Colomb. Cette première phrase de l’article permet de mesurer l’ampleur de cette découverte. Dans le monde des érudits et des bibliophiles, c’est un peu comme si Guy Lazure avait découvert le plutonium par accident.
 

Si vous désirez en apprendre un peu plus sur la colonie française de Plaisance située à Terre-Neuve, on retrouve sur le blogue de Bibliothèque et Archives Canada un texte faisant état des archives conservées par l’institution pour cette colonie.
 

Les enregistrements sonores du Retour d’expé­rience sur la col­lecte et l’exploi­ta­tion d’archi­ves orales en entre­prise, afterwork de la section des archivistes d’entreprises et du secteur privé le 29 novembre 2018, à Paris, sont maintenant disponibles sur le site de l’Association des archivistes français. Au total, ce sont deux heures d’enregistrement, divisées en six blocs d’environ vingt minutes que vous pourrez écouter.
 

Vous pouvez maintenant visionner les vidéos des présentations faites lors de la séance sur la gestion des sinistres de la première édition des rencontres professionnelles autour de la restauration d’archives. Cette activité a été organisée en décembre dernier par l’atelier de restauration des Archives nationales de France et le Service interministériel des Archives de France. Pour accéder aux différentes présentations, vous devez cliquer sur le lien En savoir plus sous le résumé des présentations.
 

Lors d’une recherche pour un client, le site des données météorologiques historiques d’Environnement Canada a été repéré. Il est porté à votre connaissance. Qui sait? Il vous sera peut-être utile un jour ou l’autre.
 

On retrouve sur le blogue ALMA un compte rendu du troisième forum des archivistes organisé par l’Association des archivistes français qui s’est tenu du 2 au 5 avril dernier. La thématique de la transparence fut déclinée sous différents aspects : freins à l’accès aux archives, entre contraintes métier et régulations sociales où l’on interroge le rôle social de l’archiviste; la position et les partis pris des archivistes professionnels à l’aune de demandes sociales spécifiques, mais aussi les malentendus existants, pour réfléchir aux conséquences sur leur cadre référentiel et leurs pratiques en matière d’archives féministes et LGBTQI+; sur les modalités du partage des archives au moment de la décolonisation avec une communication intitulée Quand la transparence n’était pas à l’ordre du jour : l’opacité du rapatriement des archives coloniales.
 

Jonathan David publie sur le blogue Convergence l’entrevue qu’il a réalisée avec les auteures Hélène Bourdeloie et Christine Chevret-Castellani. Elles viennent de publier aux éditions Le bord de l’eau le titre, L’impossible patrimoine numérique? Mémoire et traces dont le but est de faire la lumière sur ces nombreuses lacunes dans la gestion de notre patrimoine numérique. Les enjeux de sélection pertinente et de conservation pérenne se font de plus en plus sentir, et l’analyse offerte dans ce livre permet de mesurer la grandeur de notre laxisme en la matière.
 

Le site Philacanada.com présente, par décennies, la presque entièreté des timbres-poste canadiens. Ce site peut être utile pour dater une carte postale ou une lettre.
 

Depuis de nombreuses années, les Archives d’État de Genève proposent un cours de deux jours, deux fois par année, aux collaborateurs de l’État qui s’y inscrivent (à raison d’une vingtaine de participants par session). L’objectif est de présenter cette organisation et de sensibiliser les participants à l’importance de la gestion documentaire. Lors de la dernière révision de ce cours, le Service de formation de l’administration nous a proposé de réaliser un e-learning sur les archives, qui fonctionnerait comme un préalable à la formation en présentiel. L’archiviste Anouk Dunant Gonzenbach nous présente la genèse du projet. On retrouve aussi à la fin de son blogue le lien vers ce cours de 30 minutes.
 

Le blogue Convergence de l’Association des archivistes du Québec propose sous la plume de François Cartier un texte qui vous choquera probablement. Le titre lui-même est provocateur : Débat: le gestionnaire de documents, une bullsh*t job?. Ce texte fait suite à la lecture par l’auteur d’un article paru dans Le Monde ayant pour titre « Absurdes et vides de sens : ces jobs d’enfer ». Dans ce texte, l’auteure présente un concept relativement nouveau du monde du travail : les bullshit jobs (que l’auteure traduit non moins prosaïquement par « jobs à la con »).
 

Le 18 avril dernier, l’Association des archivistes du Québec a publié un communiqué annonçant l’envoi d’une lettre à la ministre de la Culture et des Communications, Madame Nathalie Roy, concernant la nécessité de réviser la Loi sur les archives.
 

À Terre-Neuve, le Memorial University of Newfoundland Folklore and Language Archives (MUNFLA) vient de lancer un projet d’identification des femmes ayant contribué à documenter la vie dans la province. Généralement identifier au nom de leur mari (Mrs Bill Adams par exemple), les deux archivistes veulent leur redonner leur nom et ainsi leur contribution à ce patrimoine. Chaque lundi, elle publie sur leur compte Twitter les renseignements qu’elles détiennent sur une informatrice. Voici l’exemple d’un projet collaboratif qui nécessite peu d’investissements.
 

Aux États-Unis, la version bêta de l’outil embARC (Metadata Embedded for Archival Content) est mise à la disposition du public par l’Audio-Visual Working Group de l’agence Federal Agencies Digital Guidelines Initiative. Le code source d’embARC est ouvert. Le logiciel permet l’incorporation et la validation de métadonnées.
 

On retrouve sur le portail France Archives le compte rendu de la journée professionnelle Archives et Éducation artistique et culturelle (EAC) tenue le 13 décembre dernier. Les objectifs de cette formation : un apport théorique le matin, avec un point sur les démarches et enjeux de l’EAC et des exemples de réalisations; une réalisation pratique l’après-midi, avec la construction d’un projet EAC à partir d’un corpus de documents. Ce faisant, elle visait à éclaircir le positionnement des archives et à montrer que la rencontre des élèves avec les archives repose bien sur les trois piliers de l’EAC : acquisition de connaissances, pratique, fréquentation des œuvres et des professionnels.
 

Le blogue Modernisation et archives nous propose un bilan du projet français AD-Essor destiné à l’accompagnement des collectivités territoriales dans leurs travaux de développement de l’archivage électronique. Ce bilan a été dressé à la suite de la rencontre tenue le 16 avril dernier et réunissant plus d’une quarantaine de personnes dans les locaux de la DINSIC. Les Archives de France ont été accompagnées pour cet événement des membres du programme DCANT, dans la continuité de la coopération engagée depuis plusieurs années avec la DINSIC sur le sujet de l’archivage électronique.
 

Curieux quant à l’arrivée dans le vocabulaire du verbe « to archive » dans la langue anglaise? L’article intitulé When and how did “archive” become a verb? répond à la question!
 

Le 1er mai, la publication Parametric Press a diffusé un texte sur les dessous de la compression des images en JPEG : Unraveling the JPEG. Vous pouvez même faire des essais de compression sur une image et voir que certaines données peuvent être grandement compressées et d’autres non.
 
Note : les textes en italique sont copiés des nouvelles consultées.
 
Annie Labrecque
Technicienne en documentation, BAnQ

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Actualités archivistiques

10 avril 2019 par Interactions Pas de commentaires

Aux États-Unis, une semaine de mars est dédiée à l’accès à l’information et au gouvernement ouvert : Sunshine Week. Cette année, elle s’est tenue du 10 au 16 mars. Les Archives nationales ont choisi de souligner l’évènement par un défi de transcription de documents judiciaires. Deux dossiers concernant l’émancipation des noirs ont été sélectionnés. D’autres activités ont aussi été organisées, comme une discussion entre l’archiviste des États-Unis David S. Ferriero et la juge en chef de la US District Court for the District of Columbia.

 

Le blogue Convergence de l’Association des archivistes du Québec nous propose un entretien avec Bénédicte Grailles, une des auteurs du livre Les dons d’archives et de bibliothèques: XIXe-XXIe siècle – De l’intention à la contrepartie.

 

Le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP) a formulé en début d’année un ensemble de recommandations relatives à la préservation numérique pour les petits musées.

 

L’intelligence collective au service de la valorisation des archives numériques publiques est le titre du mémoire de maîtrise présenté à l’École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (France) par Sokhna Gueye. L’auteure en fait ce résumé. L’évolution du Web implique l’apparition de nouvelles pratiques participatives reposant de l’intelligence collective. Les opérations de crowdsourcing apportent beaucoup à la valorisation des archives dans les services publics. Les internautes, sollicités pour enrichir les fonds, apportent aussi de la valeur ajoutée sur les archives.

 

Le 7 mars dernier, la Société Archiv-Histo annonçait la mise en ligne de la base de données des pionniers et pionnières établis par mariage au Canada, 1617-1825.  Elle comprend toutes les unions matrimoniales catholiques des origines à 1825 et protestantes entre 1760 à 1800. Cette base de données sur les pionniers et pionnières établis par mariage au Canada a été compilée par l’historien et généalogiste Marcel Fournier à partir des informations contenues dans la série de 13 volumes Nos origines en France des débuts à 1825 publiés par Normand Robert entre 1984 et 1998. L’index cumulatif de ces publications a été réalisé par Micheline Perreault en 2006.

 

On retrouve sur le blogue ArchivesAware une série de publications où l’on donne la parole aux utilisateurs des archives. La publication du 20 mars dernier est une entrevue avec le journaliste du Washington Post Dan Lamothe pour son balado Letters from war, qui utilise la correspondance de quatre frères qui ont combattu lors de la Deuxième Guerre mondiale pour faire revivre cette époque.

 

Dominic Larochelle publie sur le blogue Convergence un texte intitulé : 8 tactiques pour valoriser les archives d’entreprise. Une stratégie de valorisation des archives (ou marketing de contenu historique) peut se présenter sous différents angles. Plusieurs tactiques peuvent alors être adoptées pour développer une campagne marketing solide s’appuyant sur l’histoire de l’entreprise et ses archives.

 

Vous pouvez dès maintenant contribuer à enrichir les métadonnées du patrimoine photographique de l’UNESCO. En effet, un peu plus de 5000 photos ont été numérisées, mais il manque notamment des noms de lieux et de personnes ainsi que le contexte historique de ce patrimoine culturel. Ce projet est chapeauté par Heritage Helpers.

 

Si les questions d’éthiques en archivistique vous intéressent, je vous propose ce document de Marie-Dominique Mouton : Dématérialisation et valorisation des matériaux de terrain des ethnologues : l’archiviste face aux questions éthiques. C’est un des chapitres du livre suivant : Véronique Ginouvès; Isabelle Gras. La diffusion numérique des données en SHS – Guide de bonnes pratiques éthiques et juridiques, Presses universitaires de Provence, 2018.

 

L’Institut canadien de conservation a mis en ligne trois nouvelles vidéos : Étiquetage des CD, Reconnaître les bandes sonores sur bobines à support en acétate et Reconnaître les bandes sonores sur bobines touchées par l’hydrolyse du liant.

 

La Fédération québécoise des sociétés de généalogie vient de lancer son outil : La généalogie en 8 leçons. On y voit les bases d’une bonne recherche généalogique.

 

Le magazine Archimag a publié une courte vidéo sur les résultats d’une enquête que son équipe a menée sur les conditions de travail des métiers de l’Info-doc en France : archivistes, documentalistes et bibliothécaires.

 

Depuis quelques années, la question de l’investissement des gouvernements dans le domaine de la culture, du patrimoine et des archives ressurgit de temps à autre dans les médias. Récemment, beaucoup de discussions ont eu lieu sur la refonte des programmes d’agrément des services d’archives privées et le traitement des archives privées. L’AAQ a fait une recension des articles et textes d’opinion publiés pour ceux qui s’intéressent à ce sujet. Nous vous les présentons ici regroupés par la source du texte.

 

Le blogue de la Society of American Archivist publie dans sa série Architists on the Issues la réflexion de Joanna Black Archivists: The Superheroes of Time Travel. Madame Black nous propose sa réponse à la question : « Comment ne pas perdre de vue la valeur de travail d’archiviste quand les tâches quotidiennes sont répétitives ou fastidieuses. »

 
Note : les textes en italiques sont copiés des nouvelles consultées.

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Actualités archivistiques

15 mars 2019 par Interactions Pas de commentaires

On retrouve sur le blogue de Bibliothèque et Archives Canada un texte nous expliquant comment repérer les documents de succession conservés dans le fonds ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien.

 

Gestion de l’information en grandes entreprises : la recherche de la convergence par une stratégie pluridisciplinaire globale et intégrée, tel est le titre du texte proposé sur le blogue Convergence.

 

Un doctorant en science politique, Jean-Vincent Bergeron-Grondin, nous livre une réflexion sur l’utilisation des archives en dehors de la recherche historique.

 

Ici Manitoba a préparé un dossier multimédia sur le premier couple d’origine européenne à s’installer en permanence dans l’Ouest canadien et grands-parents de Louis Riel : Jean-Baptiste Lagimodière et Marie Gaboury. Citons le blogue Histoire, Patrimoine et multimédia à ce sujet : « Du Manitoba au Québec, l’équipe de Radio-Canada retrace, en compagnie d’un de leurs descendants, l’histoire pas banale de ce couple de pionniers. »

 

Les Archives de France ont mis en ligne les résultats d’une recherche sur la pérennisation des données. L’étude veut répondre aux questions suivantes : Quel périmètre donner au mot « pérennisation »? Quels processus faire entrer en jeu? Quelles compétences faire intervenir?

 

Sous la plume d’Hugues Saint-Pierre, le blogue Convergence fait paraître son article intitulé : « Protéger un patrimoine archivistique, une question de confiance ». On y aborde le transfert du patrimoine des Augustine à une entité laïque, le Monastère des Augustines, qui a pour but de conserver et de mettre en valeur ledit patrimoine.

 

La doctorante en archivistique Adélaïde Laloux affiche sur le blogue Archives, manuscrits, livres et autres supports (ALMA) un texte au sujet de sa recherche : « Le dossier personnel de l’enfant dans le secteur sanitaire et social : constitution, conservation, accès ». Une de ses questions de recherches est : « À quel degré le système archivistique rend-il possible la conquête physique, intellectuelle et émotionnelle de ces archives par l’usager en quête d’éléments sur son identité? ». On évolue ici dans le contexte législatif français, mais les questions demeurent, je pense, pertinentes.

 

Pour les amateurs d’histoire des archives, deux étudiants de l’EBSI présentent leur travail sur le blogue Convergence : L’archivistique dans l’Empire romain.

 

L’organisme états-unien National Archives and Records Management a publié un livre blanc sur la technologie blockchain, de son utilisation dans l’administration fédérale aux impacts en matière de gestion documentaire.

 

Bibliothèque et Archives Canada annonce la mise en ligne de la base de données du recensement des provinces des prairies pour 1926.

 

La Society of American Archivists vient de publier un guide sur l’accessibilité aux centres d’archives pour les personnes présentant un handicap : Guidelines for Accessible Archives for People with Disabilities

 

Note : les textes en italique proviennent des nouvelles consultées.
 

Annie Labrecque
Technicienne en documentation, BAnQ

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La classification commune des archives judiciaires à BAnQ

4 mars 2019 par Interactions Pas de commentaires

La grande uniformité de structure des tribunaux à travers les époques et le territoire a permis à BAnQ de développer une classification commune à tous les fonds d’archives judiciaires. Cette catégorisation s’applique tant aux tribunaux provinciaux et locaux qu’aux archives de la Nouvelle-France et à celles versées aujourd’hui. C’est une structure à quatre niveaux pour les tribunaux provinciaux (TP) et à trois pour les fonds locaux (TL).

Le greffe représente le lieu où siège le tribunal et où les greffiers produisent, reçoivent et conservent des documents découlant des activités judiciaires. La description d’un greffe indique la date de l’établissement du tribunal à cet endroit et les limites du territoire d’où viennent les justiciables. Ces frontières évoluent dans le temps et ont donc une incidence importante sur le centre de BAnQ responsable de la conservation des documents judiciaires.

Le niveau de la juridiction regroupe les documents produits dans l’exercice d’une compétence particulière tels que les poursuites criminelles ou les divorces. L’histoire administrative et la portée et le contenu de ce niveau fournissent des informations pertinentes sur les types de litige qu’on y retrouve, ce qui est particulièrement utile lorsque le nom de la juridiction est aussi peu éloquent que « matières civiles en général ».

 

Les types de documents constituent le dernier niveau de classification. Ce sont des ensembles documentaires très homogènes dans leur type de contenu et leur présentation. Les plus communs sont les plumitifs, les index, les jugements et les dossiers. C’est à ce niveau que se manifeste le plus clairement l’autonomie des greffiers. La description permet d’ailleurs de signaler un mode de classement particulier à une époque et/ou un palais de justice. C’est le cas par exemple pour les jugements de divorce du greffe de Québec au tournant des années 1980.

 

Aux fins de la classification, BAnQ a établi une liste uniforme de numéros de cotes pour les fonds (qui totalisent 681), les greffes (164), les juridictions (84) et les types de documents (60).

Cette classification uniforme permet aux citoyens de se repérer de la même façon parmi les fonds judiciaires de tous les centres d’archives de BAnQ. Par exemple, la cote du fonds de la Cour des sessions de la paix est toujours TP12, peu importe le centre de BAnQ; celle du greffe de Québec S1, peu importe le tribunal, la juridiction ou le type de document; celle de la juridiction « matières criminelles » SS1 et celle des dossiers SSS1. Voici un exemple de classification où seul le greffe diffère :


 

La classification uniforme exige une connaissance fine des archives judiciaires pour les employés de BAnQ responsables de l’acquisition, du traitement et de la diffusion de ces documents. Le maintien de cette structure demande une certaine expertise du système judiciaire pour traduire en cote et alimenter les descriptions archivistiques lors de l’analyse de la demande de versement, du traitement ou pour répondre efficacement aux demandes de recherche historique et des citoyens souhaitant exercer leurs droits.

 

La contrepartie de ces exigences est une grande stabilité dans le mode de repérage des documents, peu importe la nature des causes, leur date, leur lieu de création et de conservation. Les titres de fonds (tribunal), de lieu (greffe) et de compétence (juridiction) constituent des métadonnées uniformes et constantes dans le moteur de recherche de BAnQ qui permettent de se déplacer aisément à l’intérieur de la structure une fois la compréhension de son mode de fonctionnement acquise. Cela permet aussi de bien documenter la complémentarité entre les fonds, les territoires couverts par les greffes, les types de causes de chaque juridiction et les modes de classement des documents en utilisant efficacement les zones de description de chaque niveau de classification.

 

Enfin, on ne peut passer sous silence l’excellente collaboration du service de la gestion des archives judiciaires du ministère de la Justice et les usagers de BAnQ qui contribue à bonifier continuellement nos connaissances du merveilleux monde des archives du pouvoir judiciaire.

 
Sophie Côté, archiviste
BAnQ Québec

Actualités archivistiques

11 février 2019 par Interactions Pas de commentaires

La description ou l’indexation participative sont parfois présentées comme un moyen de démocratiser l’accès au patrimoine. Le journal Museum Management and Curatorship vient de publier un article portant sur une analyse du profil des participants à différents projets de description participative. L’article démontre que l’objectif de démocratisation n’est pas nécessairement atteint.

 

Geof Huth propose dans son blogue Anarchivist un texte sur la complexité de faire l’évaluation de documents numériques et de bien comprendre leur contexte de création. Il est intitulé : Records as Organism, Records as Ecosystem.

 

Le blogue Records Toolkit des Archives of New Zealand a publié un billet sur le transfert de documents numériques aux archives : Digital transfer work and guidance refresh.

 

Comment contribuer modestement au débat démocratique et à la préservation de la mémoire collective à l’ère numérique? Quelques actions menées par l’Association des archivistes francophones de Belgique. Ce texte de Marie-Laurence Dubois, présidente de l’Association des archivistes francophones de Belgique, a été publié sur le blogue Convergence.

 

En matière de diffusion d’archives, le mémoire de maîtrise de Diana Walton est maintenant accessible sur le site Papyrus de l’Université de Montréal. Il porte le titre de : Stratégies pour encourager et soutenir l’exploitation des archives par des artistes dans les centres et les services d’archives au Québec.

 

Si les questions d’évaluation pécuniaire vous intéressent, le blogue Convergence publie un texte sur le sujet : L’évaluation monétaire dans le tournant du numérique : perception et évolution selon Marcel Caya.

 

L’état de l’Alaska a mis à jour son manuel de politiques et procédures en matière de gestion documentaire. Ce document est intéressant pour voir comment d’autres gouvernements présentent les éléments essentiels reliés à la gestion documentaire chez eux.

 

Un nouveau guide a été produit pour enrichir les contenus dans Transkribus. Il permet d’indiquer des éléments de structures dans un texte manuscrit : paragraphe, entête, pied de page, etc. L’objectif est qu’à terme Transkribus puisse lui-même reconnaître ces éléments de structures dans un texte. Rappelons que Transkribus est un logiciel collaboratif de reconnaissance des caractères manuscrits.

 

Le blogue Patrimoine, histoire et multimédia a publié cette nouvelle : Search a mis en ligne la collection Maine, Tombstone Inscriptions, Surname Index, 1620-2014. Cet index vous permettra peut-être de trouver où a été inhumé un membre de votre famille. Chaque fiche, outre le nom de la personne inhumée, peut contenir des informations comme la date de naissance et de décès. Notez que l’accès à l’index est libre, mais pour voir les images, vous devez créer un compte Family Search (c’est gratuit).

 

Le blogue Convergence partage une expérience de sauvegarde d’archives : celles du Festival western de Dolbeau-Mistassini par la Société d’histoire et de généalogie Maria-Chapdelaine.

 

L’organisme responsable de la gestion documentaire de l’état du Texas, State and Local Records Management Division, a publié sur son site un bilan d’expérience sur la réorganisation des disques durs partagés du service. On y donne aussi accès à des outils qui ont été utilisés pour réaliser le « ménage ».

 

Qu’est-ce qui permet à des documents de devenir des archives? C’est en gros la prémisse de la réflexion livrée par Geof Huth sur l’évaluation et la sélection des documents d’archives.

 
Note : les textes en italique sont copiés des nouvelles consultées.
 
Annie Labrecque
Technicienne en documentation, BAnQ

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Une fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux

17 janvier 2019 par Interactions Pas de commentaires

La Direction générale des Archives nationales (DGAN) de Bibliothèque et Archives nationales du Québec dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux. Cette fiche s’adresse à tous les organismes visés par la Loi sur les archives.

 

Internet est aujourd’hui une source d’information incontournable tant par la richesse de son contenu que par l’éventail des sujets abordés. Il offre une image de la société à un moment de son histoire et présente souvent des contenus exclusifs. La conservation des sites Web est donc essentielle pour une institution vouée à la constitution, la préservation et la diffusion du patrimoine documentaire.

 

Cette fiche, qui vise avant tout à informer les organismes de l’activité de moissonnage à BAnQ, présente d’une manière sommaire le programme ainsi que les modalités de diffusion des sites moissonnés.

 
Nous vous invitons à consulter le document disponible sur le Portail de BAnQ pour plus de détails.

 
Simon Barabé
Archiviste, BAnQ




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