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Actualités archivistiques

15 mars 2019 par Interactions Pas de commentaires

On retrouve sur le blogue de Bibliothèque et Archives Canada un texte nous expliquant comment repérer les documents de succession conservés dans le fonds ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien.

 

Gestion de l’information en grandes entreprises : la recherche de la convergence par une stratégie pluridisciplinaire globale et intégrée, tel est le titre du texte proposé sur le blogue Convergence.

 

Un doctorant en science politique, Jean-Vincent Bergeron-Grondin, nous livre une réflexion sur l’utilisation des archives en dehors de la recherche historique.

 

Ici Manitoba a préparé un dossier multimédia sur le premier couple d’origine européenne à s’installer en permanence dans l’Ouest canadien et grands-parents de Louis Riel : Jean-Baptiste Lagimodière et Marie Gaboury. Citons le blogue Histoire, Patrimoine et multimédia à ce sujet : « Du Manitoba au Québec, l’équipe de Radio-Canada retrace, en compagnie d’un de leurs descendants, l’histoire pas banale de ce couple de pionniers. »

 

Les Archives de France ont mis en ligne les résultats d’une recherche sur la pérennisation des données. L’étude veut répondre aux questions suivantes : Quel périmètre donner au mot « pérennisation »? Quels processus faire entrer en jeu? Quelles compétences faire intervenir?

 

Sous la plume d’Hugues Saint-Pierre, le blogue Convergence fait paraître son article intitulé : « Protéger un patrimoine archivistique, une question de confiance ». On y aborde le transfert du patrimoine des Augustine à une entité laïque, le Monastère des Augustines, qui a pour but de conserver et de mettre en valeur ledit patrimoine.

 

La doctorante en archivistique Adélaïde Laloux affiche sur le blogue Archives, manuscrits, livres et autres supports (ALMA) un texte au sujet de sa recherche : « Le dossier personnel de l’enfant dans le secteur sanitaire et social : constitution, conservation, accès ». Une de ses questions de recherches est : « À quel degré le système archivistique rend-il possible la conquête physique, intellectuelle et émotionnelle de ces archives par l’usager en quête d’éléments sur son identité? ». On évolue ici dans le contexte législatif français, mais les questions demeurent, je pense, pertinentes.

 

Pour les amateurs d’histoire des archives, deux étudiants de l’EBSI présentent leur travail sur le blogue Convergence : L’archivistique dans l’Empire romain.

 

L’organisme états-unien National Archives and Records Management a publié un livre blanc sur la technologie blockchain, de son utilisation dans l’administration fédérale aux impacts en matière de gestion documentaire.

 

Bibliothèque et Archives Canada annonce la mise en ligne de la base de données du recensement des provinces des prairies pour 1926.

 

La Society of American Archivists vient de publier un guide sur l’accessibilité aux centres d’archives pour les personnes présentant un handicap : Guidelines for Accessible Archives for People with Disabilities

 

Note : les textes en italique proviennent des nouvelles consultées.
 

Annie Labrecque
Technicienne en documentation, BAnQ

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La classification commune des archives judiciaires à BAnQ

4 mars 2019 par Interactions Pas de commentaires

La grande uniformité de structure des tribunaux à travers les époques et le territoire a permis à BAnQ de développer une classification commune à tous les fonds d’archives judiciaires. Cette catégorisation s’applique tant aux tribunaux provinciaux et locaux qu’aux archives de la Nouvelle-France et à celles versées aujourd’hui. C’est une structure à quatre niveaux pour les tribunaux provinciaux (TP) et à trois pour les fonds locaux (TL).

Le greffe représente le lieu où siège le tribunal et où les greffiers produisent, reçoivent et conservent des documents découlant des activités judiciaires. La description d’un greffe indique la date de l’établissement du tribunal à cet endroit et les limites du territoire d’où viennent les justiciables. Ces frontières évoluent dans le temps et ont donc une incidence importante sur le centre de BAnQ responsable de la conservation des documents judiciaires.

Le niveau de la juridiction regroupe les documents produits dans l’exercice d’une compétence particulière tels que les poursuites criminelles ou les divorces. L’histoire administrative et la portée et le contenu de ce niveau fournissent des informations pertinentes sur les types de litige qu’on y retrouve, ce qui est particulièrement utile lorsque le nom de la juridiction est aussi peu éloquent que « matières civiles en général ».

 

Les types de documents constituent le dernier niveau de classification. Ce sont des ensembles documentaires très homogènes dans leur type de contenu et leur présentation. Les plus communs sont les plumitifs, les index, les jugements et les dossiers. C’est à ce niveau que se manifeste le plus clairement l’autonomie des greffiers. La description permet d’ailleurs de signaler un mode de classement particulier à une époque et/ou un palais de justice. C’est le cas par exemple pour les jugements de divorce du greffe de Québec au tournant des années 1980.

 

Aux fins de la classification, BAnQ a établi une liste uniforme de numéros de cotes pour les fonds (qui totalisent 681), les greffes (164), les juridictions (84) et les types de documents (60).

Cette classification uniforme permet aux citoyens de se repérer de la même façon parmi les fonds judiciaires de tous les centres d’archives de BAnQ. Par exemple, la cote du fonds de la Cour des sessions de la paix est toujours TP12, peu importe le centre de BAnQ; celle du greffe de Québec S1, peu importe le tribunal, la juridiction ou le type de document; celle de la juridiction « matières criminelles » SS1 et celle des dossiers SSS1. Voici un exemple de classification où seul le greffe diffère :


 

La classification uniforme exige une connaissance fine des archives judiciaires pour les employés de BAnQ responsables de l’acquisition, du traitement et de la diffusion de ces documents. Le maintien de cette structure demande une certaine expertise du système judiciaire pour traduire en cote et alimenter les descriptions archivistiques lors de l’analyse de la demande de versement, du traitement ou pour répondre efficacement aux demandes de recherche historique et des citoyens souhaitant exercer leurs droits.

 

La contrepartie de ces exigences est une grande stabilité dans le mode de repérage des documents, peu importe la nature des causes, leur date, leur lieu de création et de conservation. Les titres de fonds (tribunal), de lieu (greffe) et de compétence (juridiction) constituent des métadonnées uniformes et constantes dans le moteur de recherche de BAnQ qui permettent de se déplacer aisément à l’intérieur de la structure une fois la compréhension de son mode de fonctionnement acquise. Cela permet aussi de bien documenter la complémentarité entre les fonds, les territoires couverts par les greffes, les types de causes de chaque juridiction et les modes de classement des documents en utilisant efficacement les zones de description de chaque niveau de classification.

 

Enfin, on ne peut passer sous silence l’excellente collaboration du service de la gestion des archives judiciaires du ministère de la Justice et les usagers de BAnQ qui contribue à bonifier continuellement nos connaissances du merveilleux monde des archives du pouvoir judiciaire.

 
Sophie Côté, archiviste
BAnQ Québec

Actualités archivistiques

11 février 2019 par Interactions Pas de commentaires

La description ou l’indexation participative sont parfois présentées comme un moyen de démocratiser l’accès au patrimoine. Le journal Museum Management and Curatorship vient de publier un article portant sur une analyse du profil des participants à différents projets de description participative. L’article démontre que l’objectif de démocratisation n’est pas nécessairement atteint.

 

Geof Huth propose dans son blogue Anarchivist un texte sur la complexité de faire l’évaluation de documents numériques et de bien comprendre leur contexte de création. Il est intitulé : Records as Organism, Records as Ecosystem.

 

Le blogue Records Toolkit des Archives of New Zealand a publié un billet sur le transfert de documents numériques aux archives : Digital transfer work and guidance refresh.

 

Comment contribuer modestement au débat démocratique et à la préservation de la mémoire collective à l’ère numérique? Quelques actions menées par l’Association des archivistes francophones de Belgique. Ce texte de Marie-Laurence Dubois, présidente de l’Association des archivistes francophones de Belgique, a été publié sur le blogue Convergence.

 

En matière de diffusion d’archives, le mémoire de maîtrise de Diana Walton est maintenant accessible sur le site Papyrus de l’Université de Montréal. Il porte le titre de : Stratégies pour encourager et soutenir l’exploitation des archives par des artistes dans les centres et les services d’archives au Québec.

 

Si les questions d’évaluation pécuniaire vous intéressent, le blogue Convergence publie un texte sur le sujet : L’évaluation monétaire dans le tournant du numérique : perception et évolution selon Marcel Caya.

 

L’état de l’Alaska a mis à jour son manuel de politiques et procédures en matière de gestion documentaire. Ce document est intéressant pour voir comment d’autres gouvernements présentent les éléments essentiels reliés à la gestion documentaire chez eux.

 

Un nouveau guide a été produit pour enrichir les contenus dans Transkribus. Il permet d’indiquer des éléments de structures dans un texte manuscrit : paragraphe, entête, pied de page, etc. L’objectif est qu’à terme Transkribus puisse lui-même reconnaître ces éléments de structures dans un texte. Rappelons que Transkribus est un logiciel collaboratif de reconnaissance des caractères manuscrits.

 

Le blogue Patrimoine, histoire et multimédia a publié cette nouvelle : Search a mis en ligne la collection Maine, Tombstone Inscriptions, Surname Index, 1620-2014. Cet index vous permettra peut-être de trouver où a été inhumé un membre de votre famille. Chaque fiche, outre le nom de la personne inhumée, peut contenir des informations comme la date de naissance et de décès. Notez que l’accès à l’index est libre, mais pour voir les images, vous devez créer un compte Family Search (c’est gratuit).

 

Le blogue Convergence partage une expérience de sauvegarde d’archives : celles du Festival western de Dolbeau-Mistassini par la Société d’histoire et de généalogie Maria-Chapdelaine.

 

L’organisme responsable de la gestion documentaire de l’état du Texas, State and Local Records Management Division, a publié sur son site un bilan d’expérience sur la réorganisation des disques durs partagés du service. On y donne aussi accès à des outils qui ont été utilisés pour réaliser le « ménage ».

 

Qu’est-ce qui permet à des documents de devenir des archives? C’est en gros la prémisse de la réflexion livrée par Geof Huth sur l’évaluation et la sélection des documents d’archives.

 
Note : les textes en italique sont copiés des nouvelles consultées.
 
Annie Labrecque
Technicienne en documentation, BAnQ

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Une fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux

17 janvier 2019 par Interactions Pas de commentaires

La Direction générale des Archives nationales (DGAN) de Bibliothèque et Archives nationales du Québec dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux. Cette fiche s’adresse à tous les organismes visés par la Loi sur les archives.

 

Internet est aujourd’hui une source d’information incontournable tant par la richesse de son contenu que par l’éventail des sujets abordés. Il offre une image de la société à un moment de son histoire et présente souvent des contenus exclusifs. La conservation des sites Web est donc essentielle pour une institution vouée à la constitution, la préservation et la diffusion du patrimoine documentaire.

 

Cette fiche, qui vise avant tout à informer les organismes de l’activité de moissonnage à BAnQ, présente d’une manière sommaire le programme ainsi que les modalités de diffusion des sites moissonnés.

 
Nous vous invitons à consulter le document disponible sur le Portail de BAnQ pour plus de détails.

 
Simon Barabé
Archiviste, BAnQ

Actualités archivistiques

9 janvier 2019 par Interactions Pas de commentaires

Et si l’ordinateur déchiffrait les écritures anciennes? Le projet HIMANIS explore la reconnaissance par ordinateur des écritures anciennes et la recherche en plein texte dans des sources manuscrites médiévales; les Archives nationales y collaborent avec leur corpus des registres de la chancellerie royale des années 1302-1483. Telle est l’introduction de la nouvelle publiée dans le bulletin no 44 des Archives nationales de France à la section nos métiers. Si votre curiosité a été piquée, vous pouvez consulter le site du projet.

 

Le blogue Archives, livres, manuscrits et autres supports de l’information publie un texte de Romain Fontaine intitulé : Pourquoi la déontologie est-elle absente du discours des archivistes? Retour sur trois enquêtes ethnologiques en archives publiques par [l’anthropologue] Anne Both.

 

Strategis Policy Institute vient de publier le rapport Protecting the digital evidence of who we areLe texte explique la nécessité et l’importance de protéger adéquatement les documents numériques essentiels à la définition de qui nous sommes comme peuple des cyberattaques.

 

Sur le site de l’École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques, on retrouve le mémoire de maîtrise d’Alexandre Vieira : Archiver les Big Data : un enjeu pour l’archiviste d’aujourd’hui ou de demain? En voici le résumé : « Le numérique s’est imposé dans la plupart des secteurs d’activités. Le métier de l’archiviste ne fait pas exception. Si ce dernier a bien su prendre le fameux « tournant du numérique » (si bien qu’on parle aujourd’hui d’archivage numérique), quand est-il de son rapport au phénomène des Big Data? Composante incontournable de notre société où tout est de plus en plus quantifiable, le Big Data challenge l’archiviste dans la mesure où il représente un vrac informationnel énorme à gérer et organiser, afin d’extraire des signaux d’informations présents dans ces grands ensembles de données a priori dépourvus de signification. Nous apportons ici une esquisse d’archivistique des métadonnées : d’une part afin de proposer un modèle fonctionnel pour l’archivage des Big Data, et d’autre part pour montrer en quoi l’archiviste a tout à fait sa place parmi les acteurs plus connus des sciences/management des données. »

 

Lors de la XVIe journée d’archivistique d’Angers tenue en février dernier, une conférence sur la déontologie archivistique en matière de diffusion a été prononcée par monsieur Bruno Ricard, sous-directeur de la communication et de la valorisation des archives au Service interministériel des Archives de France. On peut en lire un compte rendu sur le blogue ALMA.

 

Les Archives nationales viennent de lancer le logiciel Adamant dédié à l’archivage des documents nativement numériques. Au-delà des missions traditionnelles de collecte et de conservation, ce nouvel outil a pour ambition de faciliter la réutilisation des archives publiques. Le site Archimag a publié le 14 décembre dernier un article à ce sujet. Ce logiciel est l’un des cinq projets du programme VITAM.

 

Les Archives générales du Royaume [Belgique] et les Archives de l’État dans les Provinces ont fait paraître la brochure Moisissures : prévention et lutte.

 

Le no 18 du Cri (décembre 2018), le bulletin du Portail international archivistique francophone, est maintenant disponible.

 

En matière d’accès aux archives, un mémoire de maîtrise a été publié. Intitulé Accessing Manitba’s archives: exploring the status and response to freedom of inforation and protection of privacy rights at the Archives of Manitoba, le mémoire tente d’expliquer en quoi la lourdeur de la loi sur l’accès et du système implanté pour l’administrer affecte l’accessibilité des archives pour les citoyens et explore des méthodes pour améliorer le tout.

 

Le blogue The Ancestor Hunt publie le texte Historical French American Newspapers Online. On y fait la courte liste de journaux francophones publiés aux États-Unis et disponibles en format numérique.

 

Les Archives de la Nouvelle-Zélande ont publié un court document intitulé : Cloud services:  Information and records management considerations. Le document reflète le contexte législatif néozélandais.

 

Si vous vous intéressez à l’indexation des documents d’archives, la thèse de doctorat en science de l’information Vocabulaire employé pour l’accès thématique aux documents d’archives patrimoniaux : étude linguistique exploratoire de termes de recherche, de description, d’indexation a été préparée par Laure-Amélie Guitard et est accessible sur le site de l’Université de Montréal.

 

Le portail France Archives a mis en ligne des films pédagogiques sur la conservation préventive. Les trois premiers portent sur les moisissures. D’autres films suivront.

 

Le ministère français de la Culture célèbre en 2019 son 60e anniversaire. Tout au long de l’année, on pourra lire sur le blogue Politiques d’histoire du Comité d’histoire du ministère des textes portant sur des dates marquantes des soixante dernières années. On y retrouve ainsi le texte que Christine Nougaret, professeure d’archivistique, a publié : 3 janvier 1979 : promulgation de la loi sur les archives.

 

Note : les textes en italique sont copiés des nouvelles consultées.

 

Annie Labrecque

Technicienne en documentation, BAnQ

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Les archives judiciaires à BAnQ : une expérience de trois décennies

15 décembre 2018 par Interactions 4 Commentaires

Aujourd’hui, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) conserve plus de 23 kilomètres d’archives du pouvoir judiciaire. Ces documents forment un ensemble de fonds d’une profondeur historique et d’une continuité remarquables, permettant aux citoyens de suivre l’évolution de la société québécoise de la Nouvelle-France à nos jours. Produites par des tribunaux disséminés sur tout le territoire du Québec, ces archives sont conservées près de leur lieu de création, dans les dix centres de BAnQ, témoignant ainsi de la diversité régionale.

 

Verdict du coroner Jolicoeur à propos de la mort d’Aurore Gagnon (Aurore l’enfant martyre), 13 février 1920.

 

Historique de conservation

Avant l’adoption de la Loi sur les archives en 1983, peu de documents judiciaires étaient conservées à BAnQ. Les archives inactives produites par les instances judiciaires depuis le régime français s’accumulaient dans les centres de préarchivage régionaux créés dans les années 1970. La croissance démographique que connaît le Québec au XXe siècle crée une situation quasi intenable pour les palais de justice. Outre les coûts d’entreposage élevés, le repérage des documents s’avère laborieux.

 

Inventaire des fonds d’archives

À la suite de l’adoption de la Loi sur les archives, les tribunaux judiciaires ont eu l’obligation de soumettre et d’appliquer des calendriers de conservation et de verser leurs archives inactives à conservation permanente à BAnQ. Les premiers versements significatifs ont été réalisés dans les années 1990.

C’est dans ce contexte qu’ont eu lieu les premières démarches menant à la classification et l’évaluation des archives judiciaires. Le travail était colossal : il fallait circonscrire les divers fonds depuis la Nouvelle-France, chacun correspond à un tribunal distinct établi par une loi constitutive qui spécifie ses compétences et les limites territoriales de son pouvoir. Afin de respecter le principe de transfert de compétence, il fallait distinguer les simples changements de nom de tribunaux ayant des mandats similaires, les modifications simultanées de nom et de juridiction d’un tribunal et le plus complexe, le maintien du nom d’un tribunal dont les compétences se transforment significativement. Dans ces cas, la réforme de l’appareil judiciaire amène BAnQ à créer des fonds distincts, malgré les possibles ressemblances dans leur appellation. Tous ces documents étant inactifs bien avant leur versement, BAnQ a pu classer les documents dans le fonds du tribunal qui les a créés, et ce, peu importe le tribunal qui les a versés. Ce principe est encore respecté de nos jours. Par exemple, les documents créés par la Cour provinciale abolie en 1988 et qui sont versés par la Cour du Québec sont classés dans le fonds de la cour créatrice des documents et non le fonds de l’organisme verseur.

 

Deux classes de fonds judiciaires

Pendant plus de deux siècles, dans la période qui chevauche le Régime français et le Régime anglais, presque tous les tribunaux sont de juridiction locale. L’exception notable est le tribunal de dernier ressort dans la colonie qu’est le Conseil souverain. Au milieu du XIXe siècle s’amorce un tournant vers les tribunaux de juridiction provinciale. Le mouvement recommence timidement au début du XXe siècle avant de s’accélérer à l’époque de la Révolution tranquille, pour arriver à un sommet avec la création d’une cour unifiée pour les juridictions civiles et criminelles inférieures en 1988, soit la Cour du Québec. Aujourd’hui, les cours municipales demeurent les seuls tribunaux de juridiction locale.

Les limites territoriales du pouvoir d’un tribunal ont une incidence importante sur la constitution de ses archives. Une cour qui possède une juridiction locale siège dans un seul lieu et confie la gestion de ses documents à un seul greffe. Par contraste, une cour de juridiction provinciale peut siéger dans plusieurs lieux et plusieurs greffes organisent et conservent les documents du tribunal dans chaque localité. À ces deux situations correspondent les deux divisions de la classe « T » (classe du pouvoir judiciaire selon le classement de BAnQ) : « TP » pour les tribunaux dont la juridiction s’étend sur tout le territoire de la province et « TL » pour ceux qui ont une juridiction territoriale locale, plus limitée. Au final, ce sont 15 fonds d’archives de tribunaux provinciaux et 666 fonds d’archives de tribunaux locaux qui ont été créés à BAnQ.

 

Aujourd’hui et demain

Après l’immense travail d’inventaire des fonds d’archives, la classification et l’évaluation des documents ont pu commencer. Les prochains billets seront l’occasion d’expliquer la classification commune et l’évaluation des archives judiciaires en vigueur à BAnQ depuis les trente dernières années, de montrer les impacts de ces choix sur le traitement et la diffusion de ces archives, la volonté de renouveau en matière d’évaluation et les opportunités nouvelles offertes par les travaux de la refonte de Pistard.

 

Source : KOLISH, Evelyn. Guide des archives judiciaires, 2017, p.101.
BAnQ Québec, TP12,S1,SS26,SSS1,D33 Fonds Cour des sessions de la paix, Greffe de Québec, Enquêtes du coroner, Dossier 33 (1920).

 

Sophie Côté, archiviste, BAnQ Québec

Recueil des délais de conservation des documents et des archives des municipalités régionales de comté

6 novembre 2018 par Interactions Pas de commentaires

Le 1er février 2017, nous vous annoncions que Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et l’Association des directeurs généraux des MRC du Québec (ADGMRCQ) avaient mis en place un comité pour effectuer la révision du Recueil des délais de conservation des archives des municipalités régionales de comté qui avait été publié en 1985 et révisé en 1989. Ce comité, sous la coordination de Catherine Vaillancourt (MRC de L’Érable) et d’Alexandra Buthiaux (BAnQ), a maintenant terminé ses travaux. C’est pourquoi nous sommes fiers aujourd’hui de vous annoncer la publication de ce recueil qui a entièrement été revu et qui a reçu un avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec.

Le recueil qui porte désormais le titre de Recueil des délais de conservation des documents et des archives des municipalités régionales de comté est déjà disponible en téléchargement sur le portail de BAnQ. De plus, les organismes qui utilisent le système GALA (Gestion de l’application de la Loi sur les archives) pour l’élaboration et la soumission à BAnQ de leur calendrier de conservation pourront également importer le recueil qui a été intégré dans ce système.

En terminant, nous tenons à remercier les personnes suivantes pour leur participation à la révision de ce recueil ou pour la validation de certaines règles de conservation :

• Marjorie Charbonneau (MRC du Haut-Richelieu)
• Dominic Gauthier (MRC de Marguerite-D’Youville)
• Éric Langlois (MRC de Sept-Rivières)
• Nancy Laplante (MRC de Marguerite-D’Youville)
• Julie Le Bouthillier (MRC des Maskoutains)
• Michel Lévesque (Directeur général des élections du Québec)
• Marie-Josée Poitras (MRC d’Acton)
• Josée Raymond (MRC de Roussillon)
• Hélène Thibault (MRC de Vaudreuil-Soulanges)
• Martin Verrier (MRC du Haut-Saint-Laurent)

Recueil des délais de conservation des documents et des archives des municipalités régionales de comté, [PDF – 4.52 Mo] ou [Word – 2.36 Mo], Bibliothèque et Archives nationales du Québec et l’Association des directeurs généraux des MRC du Québec, 2018, 262 pages.

Catherine Vaillancourt (MRC de L’Érable)
Marie-France Mignault (BAnQ Québec)

Une nouvelle fiche d’information sur le transfert de compétences

18 octobre 2018 par Interactions Pas de commentaires

Dans le contexte du dévoilement du nouveau Conseil des ministres, la Direction générale des Archives nationales (DGAN) de Bibliothèque et Archives nationales du Québec dévoile aujourd’hui une fiche d’information sur le transfert de compétences destinée à tous les organismes publics assujettis à la Loi sur les archives qui sont tenus de verser leurs archives à BAnQ.

Les organismes publics sont parfois touchés par des changements de structure liés à des réorganisations au sein de l’appareil d’État. Ces modifications organisationnelles impliquent des transferts de compétences et se traduisent soit par la création d’un nouvel organisme, la fusion d’organismes déjà existants, l’abolition d’un organisme qui cesse ses activités, le transfert d’une compétence d’un organisme à un autre qu’il soit de nature public ou privé.

Ces changements obligent les organismes concernés à réviser plusieurs de leurs processus internes dont ceux associés à la gestion documentaire. Pour ce faire, BAnQ a jugé pertinent de rappeler quelques principes et d’énumérer les étapes à effectuer concernant la gestion documentaire et le traitement des documents, tous supports confondus, lorsqu’un organisme est visé par un transfert de compétences.

Les recommandations émises par la DGAN tiennent compte de la Loi sur les archives et des règlements qui en découlent.

La fiche d’information contient les trois sections suivantes :

  • la présentation générale,
  • les considérations légales et définitions,
  • les cas de figure et étapes à suivre.

Nous vous invitons à consulter le document disponible sur le Portail de BAnQ pour plus de détails.

 

Le comité de rédaction d’Interactions

Une nouvelle version du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux

1 août 2018 par Interactions Pas de commentaires

Depuis quelque temps, les archivistes de la Direction générale des archives nationales (DGAN) qui œuvre auprès des ministères et des organismes s’affairent à la mise à jour du Recueil des délais communs des ministères et des organismes gouvernementaux. La révision de cet outil a débuté en octobre 2016, avec  la modification à la règle 3301 Dossier de l’employé volet carrière.

BAnQ présente aujourd’hui la version complète du Recueil. Majoritairement constituée de règles de gestion, cette nouvelle mouture comprend également quatre règles d’activités d’exploitation communes à tous les ministères et organismes.

Démarche

La mise à jour avait plusieurs objectifs :

  • Actualiser le recueil de 2010;
  • Répondre aux besoins des ministères et des organismes;
  • S’interroger sur la pertinence de conserver de façon permanente certains types de documents et séries documentaires.

Une première version a été soumise au Groupe d’experts en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD). Suite à leur commentaire, les archivistes de BAnQ ont bonifié le document. Il a ensuite reçu l’avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec.

Contenu

Outre l’actualisation des titres, descriptions et types de documents, le recueil 2018 comprend de nouvelles règles : Éthique, révision et optimisation des processus, gestion de projet et réunions préparatoires aux travaux parlementaires. Suite à une réévaluation archivistique, certains délais de conservation et dispositions finales ont été modifiés et certaines règles ont été regroupés ou abrogés notamment dans les séries administration et gestion, affaires juridiques, ressources humaines ainsi que communication et relation publique.

BAnQ, en élaborant ce recueil, répond à son mandat d’aide-conseil auprès des organismes publics. En effet, cette nouvelle version offre aux responsables de la gestion documentaire des ministères et des organismes gouvernementaux une référence pour la préparation de leur propre calendrier de conservation et contribue ainsi à l’efficience de leur gestion documentaire. Les responsables sont donc invités à soumettre rapidement à BAnQ les modifications de règles de conservation selon les nouveaux délais proposés.

Les réflexions amorcées lors de cette mise à jour s’insèrent  dans un chantier plus vaste, celui de  la stratégie d’acquisition entreprise par BAnQ.  Ces travaux se poursuivront au cours des prochains mois. Quelle forme le prochain recueil prendra-t-il? Il est encore trop tôt pour le dire. Cependant, la production d’un tel outil demeure nécessaire  afin de   consigner les conclusions de l’évaluation des archives gouvernementales et constituer la mémoire de l’état québécois tout en favorisant une saine gestion documentaire dans les ministères et les organismes. En attendant, le nouveau recueil 2018 est disponible sur le portail de BAnQ ou via le système GALA (Gestion de l’application de la Loi sur les archives).

 

Audrey Bouchard, Archiviste, BAnQ Québec

Une fiche d’information sur l’infonuagique

15 juin 2018 par Interactions Pas de commentaires

La Direction générale des Archives nationales  (DGAN) de Bibliothèque et Archives nationales du Québec dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information sur l’utilisation de l’infonuagique destinée à l’ensemble des organismes publics québécois.

Devant l’engouement des dernières années pour l’utilisation de services en infonuagique, et afin de bien orienter les efforts des organismes publics dans la conservation de leurs documents numériques, cette fiche sommaire et concise présente en quelques lignes une série de conseils et recommandations sur l’hébergement de fichiers et de données sur des serveurs à distance.

Les recommandations émises par la DGAN tiennent compte de la Loi sur les archives et des autres législations qui régissent la gestion de l’information des organismes publics, sans oublier les orientations du Secrétariat du Conseil du Trésor en la matière.

Le document contient quatre sections: une présentation générale, quelques définitions, les recommandations et des références intéressantes sur le sujet.

Nous vous invitons à consulter le document disponible sur le Portail de BAnQ pour plus de détails.

 

Le comité de rédaction




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