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Actualités archivistiques du Web – avril 2017

15 avril 2017 par Interactions Pas de commentaires

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont dévoilé récemment leur nouveau plan d’action intitulé Archives Unlocked: Releasing the Potential. Ce plan d’action propose des pistes de solutions visant à assurer la transition des archives à l’ère du numérique.

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme rappelle l’intérêt, pour les étudiants, de participer au congrès de l’Association des archivistes du Québec.

Les présidentielles françaises vous intéressent ? Un article d’Archimag recense la position des onze candidats sur les sujets suivants : Bibliothèques; Patrimoine; Numérique.

Connaissez-vous le «Guerrilla Archiving»? C’est à l’Université de Toronto, au mois de décembre dernier, que s’organisa cette mission de préservation de données gouvernementales destinées à être supprimées. L’initiative a depuis été reprise à quelques occasions.

Intéressant article d’opinion de Jon Tilbury, paru sur le site Information management, sur l’avenir de la préservation numérique.

Archimag présentait cette semaine trois outils à intégrer à votre navigateur pour vous aider à départager le vrai du faux en termes de fausses nouvelles (fake news), phénomène qui a pris d’assaut le Web et les réseaux sociaux dans les derniers temps.

Un intéressant article à saveur terminologique est récemment paru sur le blogue Convergence. Marie-Anne Chabin y expose les différences entre numérisation et dématérialisation.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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La nouvelle version du recueil des règles de conservation des documents du milieu de la santé et des services sociaux : le dossier de l’usager

1 avril 2017 par Interactions Pas de commentaires

Dentiste et nutritionnistes, Nutrition-Canada, chambre 418, 1971, Adrien Hubert, photographe. Fonds du Ministère de la Culture, BAnQ Vieux-Montréal, cote E6,S7,SS1,D710179 à 710181

Après la sortie officielle des règles de gestion en juin 2015, le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS) annonce la mise à jour du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et des services sociaux du Québec. En plus des règles de gestion, cette mise à jour comprend une version partielle des règles de mission : les règles relatives au dossier de l’usager.

Cette série est importante. En effet, élément central du mandat des établissements, le dossier de l’usager est essentiel au maintien des services rendus dans le secteur de la santé et des services sociaux. Outil de coordination, il permet notamment la continuité des soins apportés à un patient. En cela, il résume bien tous les traitements reçus des différents intervenants de l’établissement, voire de plusieurs établissements. Sa gestion est régie par une législation et une réglementation complexe, et sa confidentialité demeure incontestée.

Cette version 1.4 du recueil permettra aux établissements de se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver les règles de leur propre calendrier de conservation. Il faut toutefois prendre note que, tant que l’élaboration des règles de mission n’est pas complétée, les autres règles de mission, notamment les séries X2 et X3 du recueil de 2009, continuent de s’appliquer.

Série 10 – dossier de l’usager : Qu’est-ce qui a changé ?

À l’instar des règles de gestion, les règles de mission (ou d’exploitation, pour recourir à une autre terminologie) se présentent sous la forme d’un formulaire par règle. Cette forme permet plus facilement les mises à jour. Toutefois, son intérêt réside surtout dans le fait qu’elle permet de mieux documenter les règles. En effet, des champs bien identifiés (description, types de documents, références juridiques, remarques) favorisent la compréhension du dossier en un seul coup d’œil.

Par ailleurs, afin d’assurer une meilleure compréhension, les règles associées au dossier de l’usager ont été structurées par mission. Il s’agit des cinq missions identifiées par le ministère de la Santé et des services sociaux : centre hospitalier (10-100), CHSLD (10-200), CLSC (10-300), centre jeunesse (10-400) et centre de réadaptation (10-500). On constatera qu’une règle unique englobe le dossier de l’usager (10-010). Toutefois, les établissements peuvent, si cela correspond à leur pratique, élaborer des règles pour une mission particulière. Malgré le vent de centralisation qui souffle sur ce milieu, le comité a jugé utile de permettre une certaine flexibilité en cas de besoin.

Autre changement, la description des règles a été bonifiée et, parfois, de nouveaux types des documents se sont ajoutés. Chaque délai de conservation a été discuté en comité. Pour éviter les redondances, des règles ont été fusionnées.

Le comité a également profité de la mise à jour pour ajouter trois nouvelles règles :

1.     Dossier de l’usager – volet transplantation (10-107) ;

2.     Dossier de l’usager – volet de la conduite automobile (10-501) ;

3.     Dossier de l’usager –  volet aides techniques à la communication (10-502)

Échantillonnage

Le changement le plus spectaculaire de cette série 10 du dossier de l’usager s’avère sans contredit la fin de l’échantillonnage représentatif qui obligeait de nombreux établissements à conserver un dossier complet sur 200. Dans certains cas, cela pouvait représenter une masse non négligeable de documents et, par le fait même, un coût inutile pour la société. En effet, dans les centres jeunesse, par exemple, on n’a enregistré aucune demande de consultation d’un dossier échantillonné dans les vingt dernières années.

Dans la version 2017 du dossier de l’usager (10-010), le comité a introduit un nouveau critère de tri. Au lieu d’un sur 200, ce n’est plus qu’un dossier complet par mission tous les 5 ans qui doit être conservé afin de suivre l’évolution de la tenue de dossier. Aussi, le tri ne vise plus à assurer la représentativité du dossier de l’usager, mais plutôt à illustrer une certaine pratique, un savoir-faire, à travers le temps. Il s’agit donc d’une sélection de spécimens, et non un échantillonnage proprement dit.

En dépit de ce mode de tri, les gestionnaires de documents et archivistes médicaux doivent avoir à l’esprit qu’un certain nombre de documents doivent être conservés jusqu’à cinq années après le décès de l’usager. Contrairement au recueil de 2009, la « liste des pièces à conserver » de l’annexe A n’est pas par mission. Il s’agit d’une liste unique qui précise les pièces du dossier de l’usager à conserver après la fin de la prestation de soin rendue à un usager. Approuvée par la Direction des assurances du réseau de la santé et des services sociaux (DARSSS), cette liste répond à des exigences juridiques et d’assurance, et non patrimoniales.

Cette mise à jour du recueil a été validée par un groupe d’archivistes de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et par la DARSSS. Par ailleurs, elle a obtenu un avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec.

Malgré cet imposant travail, le comité ne s’arrête pas là et œuvre déjà à réviser d’autres sections des séries X du recueil 2009. Une deuxième mise à jour est prévue avant l’été 2017.

 

Audrey Bouchard, BAnQ Québec

Daniel Ducharme, BAnQ Vieux-Montréal

Actualités archivistiques du Web – mars 2017

15 mars 2017 par Interactions Pas de commentaires

Le gouvernement canadien a récemment publié un guide traitant des principes de conservation préventive et de la gestion des risques en lien aux soins à apporter aux supports d’enregistrement audio, vidéo et de données.

Un billet de Philippe Goupil paru sur le blogue Convergence propose une réflexion sur la réussite ou l’échec de l’implantation d’un système de gestion électronique de documents.

Le gouvernement de la Nouvelle-Écosse a dévoilé son plus récent plan d’action culturel intitulé Créativité et communauté.

Un texte très pertinent de René St-Pierre est paru cette semaine sur le blogue Convergence concernant la valorisation d’archives historiques sur le Web.

Voici les principes directeurs de l’approche collaborative en matière d’acquisition d’archives privées, telles que développées à la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT) en juin dernier.

Le Journal du Net présentait la semaine dernière un court article sur la «mort» du Big Data et conséquemment sur l’émergence de la donnée centrée sur la valeur.

Le site de partage Flickr  vient de dévoiler un nouvel outil de recherche d’images par similitude «Similarity Search». En plus de la présentation de l’outil, cet article se penche sur le concept de similarité sémantique tel que privilégié par Flickr.

En marge du forum Droit d’auteur à l’ère numérique, le ministère de la Culture et des Communications a récemment publié son rapport sur l’environnement numérique et la problématique du droit d’auteur.

L’Institut canadien de conservation (ICC) a établi une liste succincte d’exigences de base pour la conservation préventive, visant à prévenir les risques touchant les musées et les centres d’archives.

La revue Archimag proposait cette semaine un intéressant topo sur le sujet des films de famille. Quel est le legs historique et patrimonial de ce type de document? De la fin du 19e siècle jusqu’à aujourd’hui, les moyens techniques pour filmer ont bien changé, tout comme les enjeux et symboles véhiculés dans ces films.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

 

 

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Le traitement de vos versements, troisième période : finalisation et retour à l’organisme

1 mars 2017 par Interactions Pas de commentaires

Ce troisième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite aux textes mis en ligne en 2016, soit Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes !  (1 er septembre) et Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution (1er décembre). Ce troisième et dernier billet de la série porte sur la finalisation du versement et sur le retour à l’organisme.

 

Cette étape de finalisation et de retour à l’organisme peut comporter jusqu’à 19 interventions réalisées à l’interne. On parle ici d’interventions intellectuelles et physiques comme, par exemple, rédiger le Bilan de traitement du versement, ou planifier le déchiquetage sécuritaire des dossiers qui ne seront pas conservés suite au traitement archivistique. Elles impliquent l’archiviste responsable de l’organisme, le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement, de même que le manutentionnaire.

Dans ce billet, nous nous attarderons plus particulièrement au Bilan de traitement du versement.

Le Bilan est un nouvel outil créé en 2016 afin de communiquer avec les organismes suite à un versement (rétroaction). Son objectif est de présenter à l’organisme un portrait du travail réalisé lors du traitement de son versement dans le but d’exposer les points forts et les contraintes rencontrés par l’équipe de traitement de BAnQ. Il ne s’agit pas d’un outil coercitif ; il vise plutôt l’échange mutuel d’informations propres à nos organisations de manière à permettre l’amélioration continue de la préparation des versements futurs.

Ultimement, le Bilan de traitement vise à assurer la constitution d’un patrimoine archivistique représentatif, significatif et révélateur pour la société québécoise.

Le Bilan est composé de deux parties. La première présente les informations relatives à l’organisme et à son versement. Nous y retrouvons le nom de l’organisme, le numéro de versement, la date de réception des contenants, les dates extrêmes des documents ainsi que la collation finale conservée. Cette première partie contient également des remarques générales sur le traitement (état des documents, notion de copie secondaire et de document de travail, etc.), la description (la nomination des dossiers sur les bordereaux, les abréviations et les sigles, l’exactitude des dates extrêmes, etc.) et l’application de restrictions. Il est important de noter qu’il est de votre responsabilité d’identifier les restrictions à appliquer à vos documents et de les consigner sur les bordereaux de versement.

C’est aussi dans ce Bilan que l’archiviste peut suggérer des modifications à des règles de conservation selon les observations compilées lors du traitement des documents. Le Bilan est signé par l’archiviste responsable de l’organisme et par le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement.

La seconde partie du Bilan présente deux aide-mémoires. Le premier concerne l’épuration des dossiers à verser à BAnQ. On y retrouve une liste de documents sans valeur historique à éliminer avant le versement comme, par exemple, les publications avec dépôt légal et les coupures de presse. Le second aide-mémoire concerne la conservation préventive des documents. De manière illustrée, il présente les éléments à retirer des dossiers en vue d’une conservation permanente (trombones, élastiques, etc.).

Le Bilan de traitement est un outil rédigé à l’intention des ministères et organismes. N’oubliez pas que vous pouvez communiquer en tout temps avec votre archiviste responsable afin de lui soumettre vos questions relatives à la préparation de vos versements.

Vous pouvez également vous référez au site Web de BAnQ en suivant ce lien.

 

LAURÉANNE LANGLOIS, technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, technicien en documentation, BAnQ Québec

avec la collaboration d’AMÉLIE DOYON, Archiviste, BAnQ Québec

 

ANNEXE : BILAN DE TRAITEMENT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Actualités archivistiques du Web – février 2017

15 février 2017 par Interactions 1 Commentaire

La Society of American Archivist propose une version préliminaire d’un guide pour permettre de standardiser le décompte des fonds et collections d’archives, de même que l’espace utiliser par ceux-ci. Le document propose des solutions tant pour les unités intellectuelles que l’espace physique utilisé en entrepôt ou sur des serveurs. Le document est actuellement soumis pour commentaires à la communauté archivistique des États-Unis.

L’Université de Stanford a un projet pilote pour que les étudiants utilisent plus tôt dans leur cursus les documents d’archives. L’Université a publié le 6 janvier dernier un article présentant brièvement ce projet, fruit du partenariat entre quelques professeurs et les Archives de l’Université.

Le blogue Townswebarchiving présente un guide pour s’y retrouver dans les différentes directives pour les projets de numérisation. Le texte est en anglais.

Si les analyses sur les définitions des archives vous intéressent, je vous invite à lire ce texte de Céline Guyon : Le concept d’archives : d’une définition à l’autre.

Le site Archimag a publié le 2 février dernier une nouvelle concernant un bilan accablant envers le manque de ressources pour les Archives nationales (France). Vous y retrouverez aussi les six recommandations émises par le comité des Finances du Sénat pour corriger la situation. Sur le même sujet, voici le lien vers le rapport de la Cour des comptes, mandaté par le Sénat pour faire enquête sur la situation des Archives nationales.

Vous trouverez sur le blogue Archives 21 un billet de François Chartier intitulé Vers une modernisation sans précédent de la description en archivistique.

Dans le même ordre d’idées, deux membres de la communauté archivistique australienne ont commenté le nouveau modèle de description archivistique Records in Contexts. Si le sujet vous intéresse vous pourrez lire les textes de Babara Reed, directrice de Recordkeeping Innovation Pty Ltd, et de Mike Jones, consultant Research Archivist at the University of Melbourne’s eScholarship Research Centre.

Si le droit d’auteur est un sujet qui vous intéresse, le blogue les Infostratèges.com publie un article intitulé : Copyright, Copyright ou Copyright ? Ne pas confondreLe texte explique la signification du mot copyright en lien avec différentes réalités législatives.

Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme des documents électroniques (CECO), un organisme suisse, propose un modèle conceptuel pour logiciels de gestion d’archives. Le document de travail du CECO crée une base pour développer des logiciels de gestion d’archives établis sur des standards et fondés sur des interfaces libres et homogènes dans l’optique de garantir l’interopérabilité et l’interchangeabilité des systèmes et des composants.

La Australian Society of Archivists a lancé un cours d’archivistique en ligne. Il concerne les principales fonctions archivistiques.

 

ANNIE LABRECQUE – Technicienne en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Révision du Recueil des règles de conservation des documents des MRC

1 février 2017 par Interactions Pas de commentaires

Les Municipalités régionales de comté (MRC) font parties des organismes municipaux figurant à l’annexe 4 de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). À ce titre, elles sont soumises aux articles 7 et 8 de la Loi :

Article 7 : « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. »

Article 8 : « Un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et toute modification relative à l’addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente. »

Les MRC sont donc tenues de gérer et de conserver leurs documents selon un calendrier de conservation qu’elles soumettent à l’approbation de BAnQ. Pour établir leur calendrier et, par conséquent, respecter les exigences de la Loi sur les archives, les MRC peuvent se référer à deux recueils de délais de conservation :

  • Le Recueil des délais de conservation des archives des Municipalités régionales de comté publié le 3 novembre 1989.
  • Le Guide de gestion des documents municipaux qui s’adresse aux organismes municipaux, c’est-à-dire aux municipalités et aux MRC, publié en 2004 et partiellement mis à jour en 2014.

Le recueil des MRC est un recueil de première génération dont le contenu n’est pas fiable à 100%. En effet, de nombreux changements sont survenus depuis 1989 et sont venus modifier les missions et les responsabilités de ces organismes municipaux au fil du temps.

Quelques dates :

  • 1979 : Adoption de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme (LAU), qui institue les MRC ;
  • 1987-1988 : Assises Québec – Municipalités sur l’avenir des MRC – Révision de la représentativité au sein des conseils des MRC – Élargissement des pouvoirs ;
  • 2000-2002 : Livre blanc sur la réorganisation régionale municipale – Nouvelles règles concernant la prise de décision – Nouvel élargissement des pouvoirs ;
  • 2001 : Politique nationale de la ruralité (PNR) ;
  • 2003 : Attribution de la responsabilité des centres locaux de développement aux MRC ;
  • 2015-2016 : Pouvoir en matière de production d’énergie hydroélectrique et éolienne .

En raison de la désuétude du Recueil (il n’a pas été mis à jour depuis 27 ans) et du caractère général du Guide de gestions des documents municipaux (il ne reflète pas toutes les réalités et les spécificités des MRC), BAnQ a pris la décision de lancer la révision du Recueil des règles de conservation des documents des municipalités régionales de comté.

Par ailleurs, dans le même temps, l’Association des directeurs généraux des Municipalités régionales de comté du Québec (ADGMRCQ) sollicitait BAnQ pour la refonte du recueil de 1989. Comme quoi, le momentum était bon… L’Association a délégué Catherine Vaillancourt, archiviste de la MRC de l’Érable, pour la représenter au sein du comité de révision. Elle assume la tâche de coordonner les travaux du comité en collaboration avec la Direction des services aux usagers et aux partenaires de BAnQ.

Un comité de révision compte plusieurs professionnels provenant du milieu des MRC. Les travaux devraient débuter dès février 2017.

Une affaire à suivre !

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal

Actualités archivistiques du Web – janvier 2017

15 janvier 2017 par Interactions Pas de commentaires

Le site Archimag publie les résultats d’un sondage sur l’intérêt des Français pour la généalogie et les raisons pour lesquelles ils ne se lancent pas. Une des explications données concerne la méconnaissance des archives publiques. Peut-on tirer des conclusions similaires pour les Québécois ?

Le volume 41, no 2 (automne 2016) de la revue Santé mentale au Québec est un numéro dédié aux archives psychiatriques. Si le sujet vous intéresse, les textes sont accessibles via le site Érudit.

Le blogue Archives Alberta présente un texte rappelant les mesures de sécurité à prendre pour les centres d’archives avant de partir pour les fêtes. La liste des vérifications à faire est applicable pour toutes périodes de fermeture.

Au dernier congrès du Conseil international des archives (ICA), tenue en septembre dernier, le groupe d’expert sur la description archivistique a présenté sa première version d’un nouveau modèle de description pour les archives : Record in Context (RiC). Différents groupes de la communauté archivistique ont émis des commentaires sur ce nouveau modèle de description proposé. En voici deux pour les personnes intéressées par le sujet : 1) InterPARES Trust ; 2) le blogue In the mail box de l’archiviste australienne Lise Summers qui présente le résumé des opinions de quelques archivistes. Rappelons que le texte du document Record in Context peut être consulté sur le site de l’ICA (en anglais seulement).

Nous retrouvons sur le blogue Modernisation et archives le compte rendu de la journée AD-Essor tenue en Bretagne le 8 décembre dernier.

Le 21 décembre dernier, les Archives de l’État, en Belgique, ont publié un arrêt ministériel relatif aux locaux d’archives. Cet arrêté détaille les prescriptions techniques et normes auxquelles doivent satisfaire les locaux d’archives de certains services et établissements publics. Le texte de l’arrêté est accessible à partir de la nouvelle publiée.

Les Archives de la ville de Montréal ont créé un album de 34 cartes anciennes de l’Amérique. Il est disponible sur Flickr.

Généalogie : trois Acadiens photographient 43 000 pierres tombales. Tel est le titre d’un article d’Anne-Marie Provost publié le 27 décembre 2016 sur le site d’Ici Nouveau-Brunswick. Dans l’article, un lien mène vers une base de données indexant ces pierres tombales des cimetières acadiens du Nouveau-Brunswick.

Note : les textes en italiques sont copiés des nouvelles consultées.

 

ANNIE LABRECQUE – Technicienne en documentation – BAnQ Québec

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Le comité de rédaction d’Interaction vous offre ses meilleurs vœux pour 2017

1 janvier 2017 par Interactions Pas de commentaires

 

 

À vous chers lecteurs et lectrices,

Au nom de BAnQ et du comité de rédaction d’Interactions, nous avons le plaisir de vous transmettre nos meilleurs vœux pour la nouvelle année qui vient tout juste de débuter.   Nous profitons également de l’occasion pour vous remercier d’avoir été nombreux à vous abonner à notre blogue collaboratif sur la gestion intégrée des documents.  Sachez que nous poursuivons la publication de nos billets sur la même base qu’en 2016, soit un billet d’information le premier de chaque mois et un billet d’actualité le quinze.  Vous êtes tous invités à nous faire part de vos suggestions et commentaires en tout temps. Bien entendu, vos contributions sont les bienvenues.

Au plaisir de collaborer en 2017 !

 

Amélie Doyon, BAnQ Québec

Daniel Ducharme, BAnQ Montréal

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Actualités archivistiques du Web – décembre 2016

15 décembre 2016 par Interactions Pas de commentaires

Les Archives de France ont publié le 7 novembre dernier leur Rapport sur les activités éducatives dans les services d’archives (2016). Ce rapport vient clôturer un programme de grande envergure mené depuis 2012 par le Service interministériel des archives de France sur les publics et la politique menée auprès d’eux dans les archives. Le tout sous l’angle des activités éducatives.

Le projet pilote « Full Automatic Archival Access » a été complété avec succès. Il est le fruit d’une collaboration entre les Archives centrales de la justice des Archives nationales néerlandaises (CABR, National Archives of the Netherlands), qui a fourni une sélection de documents d’archives, et des partenaires suivants : the Network of Dutch War Collections, Centre for Language and Speech Technology, National Archives of the Netherlands and IMPACT Centre of Competence. Le projet consistait à numériser des documents hybrides (partiellement en caractère imprimé et partiellement manuscrit) pour lesquels on faisait une reconnaissance optique de caractère. Puis on utilisait un logiciel de reconnaissance des entités nommées (Named Entity Recognition ou NER). Ce sont 81 % des documents qui ont été identifiés correctement par les logiciels. Pour en apprendre plus sur le projet et la portée de celui-ci, je vous invite à lire la nouvelle.

Les Archives de la Colombie-Britannique viennent de mettre à jour leur base de données concernant les enregistrements civils des naissances, mariages et décès.  En effet, les décès pour les années 1994 et 1995 viennent d’être ajoutés. Pour information, la base de données donne accès aux index des naissances (1854-1903), de mariages (1872-1940), de décès (1872-1995), des mariages coloniaux (1859-1872) et aux baptêmes coloniaux (1836-1888).

Le blogue Archives 21 publie un résumé de la rencontre du Preservation and Archiving Special Interest Group (PASIG). La rencontre s’est tenue à New York du 26 au 28 octobre dernier. Le PASIG réunit depuis maintenant neuf ans des spécialistes de différents horizons qui s’intéressent ou qui sont confrontés à la préservation des archives numériques. Voici le lien vers le site du PASIG, puisqu’au moment de la consultation du blogue le lien dans celui-ci était non-fonctionnel.

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont publié un guide des règles de bonnes pratiques et des leçons tirées à la suite de leur projet d’évaluation de leur programme de gestion des documents administratifs.

Les Archives du Canton du Valais, viennent de publier un guide pour la gestion des documents des associations. Bien que le contexte légal soit suisse, le guide contient des informations pratiques applicables dans toutes organisations.

Le blogue Convergence publie la deuxième des entrevues réalisées avec des spécialistes de la gestion documentaire. Cette fois-ci, Maude Doyon nous parle de la gestion documentaire en Haïti. L’entrevue d’un peu plus de 30 minutes a été enregistrée à l’occasion du dernier congrès de l’Association des archivistes du Québec.

Dans le blogue Trouve qui peut, on peut lire un texte de Félix Arsenault intitulé Comment « faire le ménage » dans vos documents papier. Le texte utilise un vocabulaire de tous les jours pour expliquer au non-initié comment venir à bout de la masse de documents qu’il conserve.

Le blogue Modernisation et Archives nous présente un résumé de la rencontre  dans les Pays-de-la-Loire sur l’archivage numérique organisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et les Archives départementales de Maine-et-Loire. Cet événement a été mis en œuvre dans le cadre du projet ministériel AD-ESSOR, qui, pour favoriser le développement de l’archivage électronique dans les services publics d’archives territoriaux, dans le contexte du programme VITAM, comporte l’organisation d’un « tour de France » sur la question.

Une étude sur la technologie des registres des transactions (blockchain) et la gestion documentaire vient d’être publiée. L’étude est en anglais.

Les généalogies relatives aux familles qui ont demeuré dans les régions du Saguenay et du Lac-Saint-Jean pourront compter sur une nouvelle base de données disponible sur le web : Genaise . Cette base de données répertorie des milliers d’actes de naissances, de mariages et de décès du Saguenay–Lac-Saint-Jean, ainsi que des cartes mortuaires et des pierres tombales de la région. On peut lire une présentation de cette base de données  sur le site de la Société d’histoire du Lac-Saint-Jean.

Le blogue Records Express tenu par le chef de la section gestion des documents administratifs des National Archives and Records Administration publie un texte sur l’importance des métadonnées.

Le blogue Modernisation et Archives propose un texte sur un outil de préparation des versements de documents électroniques  : Metadata Extraction Tool.

Le blogue Archives 21 publie une réflexion de notre collègue Daniel Ducharme intitulé Les agendas des ministres : la démocratie contre l’histoire.

En Australie, l’organisme Public Record Office Victoria diffuse sur son site web des études de cas relatives à la gestion documentaire en milieu gouvernemental. Ces études couvrent différents aspects comme la numérisation, le bureau sans papier ou la gestion intégrée des documents.

Le site Archimag propose une réflexion sur l’avenir de la dématérialisation. Le texte cite en exemple des projets effectués à Montréal.

Le blogue Droit et Archives publie un texte ayant pour titre : La mise en ligne des documents figurés.

Pour les amateurs de législation en lien avec l’archivistique, le gouvernement français a promulgué le décret n° 2016-1673  du 5 décembre 2016 sur la fiabilité des copies. On y énonce les conditions dans lesquelles une copie numérique sera considérée comme fiable.

À partir du 9 janvier prochain, un cours en ligne massif et ouvert, communément appelé MOOC, sur la gestion des courriels sera offert gratuitement. Pour connaître les détails, une courte présentation est offerte sur YouTube. Dès le 18 janvier 2017, un MOOC sur l’architecture de l’information sera offert. Il propose une initiation à l’architecture de l’information, ses notions, ses méthodes et ses outils. L’approche « architecture de l’information » permet de faire vivre une information partagée et de proposer une expérience utilisateur stimulante via les applications web, les applications mobiles, et les dispositifs numériques émergents. Toutes les informations sont disponibles sur le site FUN dont l’École normale supérieure de Lyon est partenaire.

Les textes en italique sont copiés des nouvelles consultées.

 

ANNIE LABRECQUE – Technicienne en documentation – BAnQ Québec

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Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution

1 décembre 2016 par Interactions 1 Commentaire

Ce deuxième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite au texte mis en ligne le 1er septembre 2016 intitulé  Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes ! Il porte sur l’exécution du traitement, deuxième « période » correspondant aux étapes du traitement, de la description, de la localisation, de la manutention et du déchiquetage. Allons-y !


versement2

Lors de la réception des documents d’archives, le technicien responsable prépare les outils nécessaires à leur traitement. Il planifie ensuite une rencontre avec l’archiviste et l’équipe de traitement afin de présenter le travail à réaliser dans le cadre du versement.

TRAITEMENT

L’ensemble des dossiers versés font l’objet d’un traitement archivistique.

Le technicien s’assure de la concordance entre le bordereau et le contenu de l’unité de rangement  et ce, en vérifiant les titres des dossiers, les dates extrêmes des documents ainsi que l’application du calendrier de conservation de l’organisme versant. Il importe que le titre du dossier reflète bien le contenu de celui-ci afin de bien mettre en valeur l’information. Il importe aussi de respecter l’ordre des dossiers dans le contenant, en s’assurant que l’ordre des dossiers contenus dans la boîte s’avère le même que celui présenté sur le bordereau de versement. Les chemises doivent être bien identifiées et dans un bon état général. Le titre doit être facilement identifiable et être le même que celui inscrit sur le bordereau.

C’est également lors du traitement que le contenu de chaque dossier est analysé et évalué à l’aide de normes et procédures précises et rigoureuses afin de statuer sur la valeur historique du versement. L’évaluation archivistique des dossiers est effectuée dans une perspective globale, soit celle de documenter les enjeux, les décisions et l’évolution de l’administration publique québécoise. Seuls les dossiers possédant une valeur historique sont voués à une conservation permanente.

Quand l’étape de l’évaluation est finalisée, le technicien transfert l’ensemble des dossiers à l’intérieur de contenants appropriés afin d’assurer une bonne conservation des documents.

En résumé, il faut donc porter une attention particulière aux points suivants :
– Respect de l’ordre du bordereau ;
– Titre représentatif du contenu;
– Dates extrêmes des documents;
– Application du calendrier de conservation.

DESCRIPTION

Suite au traitement physique et à l’évaluation, le technicien est prêt à transférer l’information du bordereau vers la base de données Pistard. Pour ce faire, une description au contenant est effectuée dans le système. On y retrouve le titre de la direction détentrice des documents, les titres des dossiers ainsi que leurs dates extrêmes.

C’est également à l’étape de la description que le technicien applique les restrictions identifiées par l’organisme public versant. Il est donc de son devoir, lors de la préparation de ses bordereaux, d’identifier les documents sur lesquels il est nécessaire d’appliquer une restriction d’accès.

Le technicien doit également mettre à jour la portée et contenu, la collation et les dates extrêmes du fonds afin que la base de données Pistard représente bien la teneur des documents conservés par BAnQ.

LOCALISATION, MANUTENTION ET DÉCHIQUETAGE

Une fois terminé le traitement physique du versement par l’équipe technique, l’agent de bureau localise l’ensemble des contenants dans Pistard et imprime les étiquettes nécessaires à leur identification. Le manutentionnaire peut ensuite transporter les boîtes dans les magasins adéquats.

Il revient également au manutentionnaire de regrouper l’ensemble des boîtes contenant les documents n’ayant pas de valeur patrimoniale et qui sont, par le fait même, destinées au déchiquetage. Cette étape ne sera toutefois pas effectuée avant l’approbation du rapport de traitement et de tri par le directeur. Une planification des séances de déchiquetage est donc de rigueur.

En conclusion, la deuxième période du traitement des versements des archives gouvernementales correspond à l’application du mandat de BAnQ, c’est-à-dire, d’assurer la constitution d’un patrimoine archivistique représentatif, significatif, et révélateur pour la société québécoise en créant une mémoire collective valable et utile pour la recherche.

N’oubliez pas que vous pouvez communiquer en tout temps avec votre archiviste responsable. Celui-ci peut également vous remettre des outils afin de faciliter la préparation de votre versement.

Vous pouvez également vous référez au site Web de BAnQ en suivant ce lien.

 

LAURÉANNE LANGLOIS, technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, technicien en documentation, BAnQ Québec




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