Portail BAnQ Nétiquette

Actualités archivistiques du Web – décembre 2017

15 décembre 2017 par Interactions Pas de commentaires

Sur le blogue « Historiquement logique ! » d’Éric Veillette, on peut lire un billet sur l’importance des archives judiciaires dans l’interprétation des procès.

Sur Archives 21, un billet de François Cartier intitulé Les trois clés de la description : contexte, contexte, contexte

Dans le périodique web Droit-Inc, Jean-François Parent croit que le temps du greffe électronique est enfin venu

L’émission « Tout le monde en parlait », dont les reportages sont basés sur les archives de la société, quitte les ondes de Radio-Canada. Une bien triste nouvelle

L’Association des archivistes français (AAF) s’élève contre la volonté de l’État de se désengager de son rôle dans la constitution du patrimoine archivistique de la France. Un questionnement sur l’évaluation s’ensuit…

Frédéric Clavert, dans L’histoire contemporaine à l’ère numérique, partage les inquiétudes de l’AAF sur la volonté de l’État de réformer certaines institutions, dont les archives, en mettant en avant cette notion – qu’il juge ambivalente – de « archives essentielles ».

Sur le site Arcateg (Archivage par catégorie), on en apprend davantage sur la méthode d’archivage managérial (gestion des documents) élaborée par Marie-Anne Chabin.

Sur le blogue de Bibliothèque et Archives Canada, un billet de Faye Lemay sur la préservation des archives numériques.

Sous le titre d’Embrouille, Marie-Anne Chabin réagit à sa manière à la notion d’archives essentielles mise de l’avant pour l’État français.

Dans la revue numérique Digital Libraries & Information Science, un article très complet de Catherine Muller sur le document numérique au XXIe siècle.

Suite au décès de Johnny Hallyday plus tôt cette semaine, un article paru dans Archimag fait état du corpus documentaire constitué par le chanteur français tout au long de sa carrière.

Sur le site CISION, un communiqué de presse nous apprend que « Bibliothèque et Archives Canada lance le cycle de financement 2018-2019 du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire ».

Sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec, nos collègues Catherine Dugas, Justine Fraser et Francis Rancourt font un retour d’expérience sur le Jeux de piste, une activité grand public qui s’est déroulée dans plusieurs villes du Québec dans le cadre des 50 ans de l’AAQ.

Sur le blogue Transarchivistique, Marie-Anne Chabin pose la question qui tue : « L’archivage a-t-il de l’avenir ? » 

Sous la signature d’Antoine, le blog Les archives et le Web diffuse un document qui revient sur la notion d’archives essentielles.

Sur le site de France Culture, on peut accéder à une série de quatre podcasts sur le métier d’archiviste.

Sur le portail du gouvernement suisse, le Conseil fédéral présente une ordonnance, en vigueur dès février 2018, relative à la numérisation accélérée des actes authentiques électroniques (AUE). 

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :

Vers une stratégie d’acquisition à BAnQ

1 décembre 2017 par Interactions 1 Commentaire

Depuis près de 100 ans, plusieurs générations d’archivistes se sont succédé aux Archives nationales du Québec afin de rassembler un ensemble documentaire d’une grande richesse qui constitue une source unique et indispensable de connaissance sur l’histoire et la culture québécoise. Aujourd’hui, plus de 65 kilomètres linéaires de documents textuels sont conservés dans les centres d’archives de BAnQ, tant à Québec et à Montréal que dans ses huit centres régionaux. À ce chiffre s’ajoutent quelques millions de documents conservés sur d’autres supports (photographies, enregistrements sonores, films, etc.) ainsi qu’environ 205 Go de documents numériques [1]. 

En tant que mandataires de la conservation de cet héritage et à l’égard de notre responsabilité de constituer un patrimoine documentaire le plus fidèle possible de la société québécoise, nous avons le devoir de nous poser les questions suivantes : Est-ce que cette immense masse documentaire est représentative de la société québécoise ? Est-ce que tous les domaines de l’activité humaine y sont documentés ? Y a-t-il des secteurs sous-représentés ? Si oui, lesquels ? 

En plus de cette rétroaction sur l’héritage reçu de nos prédécesseurs, il importe aussi de porter un regard critique sur notre façon d’aborder les archives contemporaines et d’en bien évaluer la pertinence. Le contexte du numérique doit aussi être au cœur de nos réflexions afin d’en mesurer les impacts, mais aussi les gains sur nos pratiques en matière d’évaluation.

L’évaluation est une fonction archivistique essentielle en raison de sa pertinence dans chacune des autres fonctions de notre profession. Cette transversalité se traduit de manière différente dans chacune d’elles :

  • Acquisition : en sélectionnant les fonds destinés à enrichir nos collections.
  • Traitement : en effectuant le tri en cours de classement et de description des archives.
  • Conservation : en déterminant quels documents doivent faire l’objet d’une intervention de sauvegarde.
  • Diffusion : en choisissant quels documents sont numérisés pour en permettra la consultation à un large public.

C’est dans cet esprit que BAnQ mène actuellement des travaux d’évaluation et de réévaluation des archives dont elle est la gardienne. Ces travaux portent, d’une part, sur les archives publiques, notamment en tentant d’obtenir une meilleure compréhension du fonctionnement de l’État et, d’autre part, sur les archives privées en opérant une catégorisation des fonds afin d’identifier les secteurs sous-représentés de la société québécoise. La finalité de ces travaux,  en cours de réalisation, est de doter BAnQ d’une stratégie d’acquisition qui guidera nos actions afin de nous assurer que nos fonds et collections, tant publics que privés, soient représentatifs de l’évolution de la société québécoise, de ses composantes et de ses spécificités régionales et ce, dans tous les domaines de l’activité humaine.

Dans le cadre de ses travaux, BAnQ tiendra compte de l’écosystème archivistique québécois et œuvrera en collaboration avec les autres institutions gardiennes du patrimoine documentaire. La stratégie d’acquisition devra aussi tenir compte de la capacité de BAnQ de rendre accessibles les documents qu’elle acquiert, de l’état de conservation des archives et de la masse documentaire concernée et, finalement, des ressources financières, humaines et matérielles disponibles pour effectuer les opérations de traitement, de conservation et de diffusion.

L’élaboration de cette stratégie permettra de préciser et d’orienter nos actions en tenant notamment de compte de la Politique d’acquisition des archives privées de BAnQ et des travaux déjà initiés de révision des règles du Recueil des règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Voir à ce sujet le texte publié sur ce blogue le 1er octobre 2016 qui illustre bien les intentions de BAnQ dans l’avenir. 

Cette revue de nos pratiques s’inscrit dans une perspective d’évaluation plus large qui englobe l’ensemble des activités communes de gestion des ministères et des organismes.  La révision du recueil fait partie de cette démarche. Il s’agit d’une affaire à suivre.

La communauté archivistique québécoise sera tenue au courant de l’évolution de ces travaux au cours des prochains mois.

 

FRANÇOIS DAVID, adjoint à la conservatrice et directrice générale des Archives nationales, BAnQ Vieux-Montréal [2]

 

NOTES

[1] Données en date du 31 octobre 2017
[2] Mes remerciements à mes collègues Daniel Ducharme, Hélène Fortier et Sonia Lachance pour leur contribution à la rédaction de ce texte.

Actualités archivistiques du Web – novembre 2017

15 novembre 2017 par Interactions Pas de commentaires

Notre collègue Suzanne Girard a exprimé son opinion dans Le Nouvelliste de Trois-Rivières : L’utilité des archives, qui s’en soucie ?

Le Secrétariat général des ministères sociaux en France lance un projet ayant pour but de préserver la mémoire des politiques sociales.

L’Institut de la statistique du Québec a publié récemment un État des lieux sur les métadonnées relatives aux contenus culturels. L’ouvrage traite entre autres des principaux constats et des défis liés à l’utilisation des métadonnées.

Une équipe de 120 chercheurs, aidée d’étudiants et de bénévoles, ont mené à terme le projet de numérisation de l’Encyclopédie de Diderot et D’Alembert. La mise en ligne de cet ouvrage central de l’époque des Lumières au XVIIIe siècle aura pris six ans à cette équipe. La consultation est gratuite et ouverte à tous. (Ouvrir le lien avec Mozilla Firefox ou Google Chrome).

Notre collègue Jean Leblanc, archiviste à l’arrondissement Outremont de Montréal, participe à une mission en Haïti qui consiste à élaborer une méthode pour la numérisation du registre foncier de Port-au-Prince. Veuillez lire l’article paru dans le journal Métro.

Sur le site de Radio-France International, un article de Nicolas Falez sur les archives de la diplomatie française. Il commente la parution de l’ouvrage Les archives secrètes du Quai d’Orsay

Sur son blogue, Marie-Anne Chabin s’interroge sur le contenu numérique du fonds Jacques Chirac acquis par les Archives nationales de France. Quelle est la place des courriels dans les archives historiques ? Un billet qui ne manque pas d’intérêt

Dans Recherche d’ID, le carnet de recherche des étudiants en maîtrise en sciences de l’information de la Haute école de gestion de Genève, Sandrine Anderführen, Eugénie Iacconi et Patrizia Romagnoli présentent un billet sur la gestion des données de recherche dans le milieu académique

Geneviève Guilbault, députée nouvellement élue dans la circonscription de Louis-Hébert, déplore que son prédécesseur n’a laissé aucun document afin qu’elle puisse effectuer le suivi de certains dossiers. Voir le reportage à ce sujet sur le site d’Ici Radio-Canada.

Sur le site Digital Libraries & Information Science, on présente un projet sur la collecte de sites Web autopubliés sur le passé intitulé Euchronie : un projet collaboratif francophone inscrit dans les humanités numériques. Ne manquez pas aussi de visiter le site Euchronie : c’est passionnant.

Sur Xalima, un site d’actualités au Sénégal, Denis Ndour présente un article sur un projet de Loi pour garantir l’accès à l’information.

Commentant la récente publication de l’État des lieux sur les métadonnées relatives aux contenus culturels par l’Institut de la statistique du Québec, Jonathan David offre un billet de blogue fort pertinent à ce sujet dans Convergence.

Le Gouvernement du Canada exposait récemment une série de principes visant à guider la conception numérique au sein du gouvernement canadien. L’objectif étant entre autres de structurer la gestion des renseignements et des technologies.

Sur le site des Infostratèges, Didier Frochot signe un billet intitulé Vers la gouvernance des données à caractère personnel dans les entreprises

Sur le blogue ARCATEG (Archivage par catégorie), Marie-Anne Chabin se demande : Qu’est-ce qu’un registre ? 

Un article paru dans Archimag cette semaine fait mention de cette époustouflante nouvelle bibliothèque chinoise construite en trois ans et renfermant 1,2 millions de volumes. Pour jeter un œil sur la galerie d’image provenant de l’agence d’architecture MVRDV. (Veuillez sélectionner « View Gallery »)

La Society of American Archivists (SAA) a récemment pris position dans le dossier des images et vidéos enregistrées par les caméras portées par les policiers en service. Selon la SAA, ces données devraient être traitées comme des archives publiques et être accessible en accord avec le principe de transparence gouvernementale.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :

Le Dossier Santé Québec et la responsabilité des établissements

1 novembre 2017 par Interactions 1 Commentaire

QU’EST-CE QUE LE DSQ ?

Initiative du ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec, le Dossier Santé Québec (DSQ) est un outil mis à la disposition des professionnels de la santé afin qu’ils puissent accéder, sur un écran d’ordinateur, aux informations leur permettant d’intervenir plus rapidement et plus efficacement auprès d’un usager dans le cadre de prestation de soins. Plus précisément, il constitue un dépôt provincial de données cliniques aux fins du partage de certains renseignements de santé jugés essentiels aux services de première ligne et au continuum de soins. Ces renseignements sont, pour le moment, le domaine médicament, laboratoire et imagerie médicale. D’autres domaines s’ajouteront éventuellement.

Le DSQ constitue donc un espace de partage, de transmission d’informations sélectionnées, et non un lieu d’archivage de données cliniques. Il ne dispense pas l’établissement de santé dans son obligation de constituer le dossier local d’un usager. En conséquence, ceux-ci conservent toute leur autonomie dans la gestion des exigences juridiques applicables au contexte local. Autrement dit, le cadre légal du DSQ ne se substitue aucunement au cadre légal applicable au dossier local de l’usager qui, lui, doit être conservé par les établissements conformément au calendrier de conservation établi.

Par ailleurs, un usager peut se prévaloir d’un droit de refus d’accès au DSQ. Dans ce cas, le professionnel de la santé ne peut plus consulter le DSQ, seules les informations locales lui sont alors accessibles. De plus, le consentement de l’usager est toujours nécessaire pour obtenir une copie de son dossier détenu par un autre établissement, à moins que les renseignements contenus au DSQ soient suffisants pour un continuum de soins.

Pour en savoir davantage sur le DSQ, veuillez consulter le site d’information à son sujet

QUI EST RESPONSABLE DE SA MAINTENANCE ?

Le ministre de la Santé et des Services sociaux constitue et maintient le DSQ pour permettre le partage des renseignements de santé contenus dans les domaines cliniques prévus au DSQ. L’alimentation se fait de manière transparente pour les établissements de santé, puisque l’information est recueillie par leurs systèmes locaux d’information.

Le ministre a confié à la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ) la gestion opérationnelle du DSQ.

POURQUOI IL NE S’AGIT PAS D’UN SYSTÈME D’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS POUR LES ÉTABLISSEMENTS ?

Le DSQ ne saurait – en aucun cas – être considéré comme un système d’archivage des dossiers par les établissements du milieu de la santé. La RAMQ, à qui nous avons posé la question, estime qu’il est de la responsabilité des établissements d’assurer la conservation des documents soumis à une prescription légale. Par exemple, les résultats de test établissant un diagnostic de maladies de nature génétique et à caractère familial doivent être conservés de façon permanente au sens de l’Article 23 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. Or, les documents relatifs à ce test déposés au DSQ seront conservés pendant une période maximale de cinq ans, période largement inférieure aux exigences juridiques.

CE QU’IL FAUT RETENIR

Le DSQ est une copie de certains renseignements de santé, soit les domaines médicament, laboratoire et imagerie médicale, consignés dans les dossiers locaux des usagers. Il vise à permettre à un professionnel de la santé à consulter ces renseignements de santé, dont la loi prévoit le partage, afin d’intervenir plus rapidement et efficacement auprès d’un usager.

Le DSQ ne dispense pas l’établissement à constituer un dossier complet d’un usager et à en assurer la préservation en conformité avec le calendrier de conservation approuvé par BAnQ.

 

AUDREY BOUCHARD, archiviste – BAnQ Québec
DANIEL DUCHARME, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal
LYDIA HADDAD, conseillère – Service de l’accès à l’information et de la propriété intellectuelle, Ministère de la Santé et des Services sociaux
MARTINE GAUTHIER, spécialiste en procédés administratifs, Centre universitaire de santé McGill

Actualités archivistiques du Web – octobre 2017

16 octobre 2017 par Interactions Pas de commentaires

Dans le bulletin « Les voix du monde » de Radio-France International (RFI), on aborde la question de l’ouverture des archives des services secrets français relatives au génocide au Rwanda.

Quelques jours plus tard, le Sénat français décrète que la limitation de l’accès aux archives de l’Élysée, tant pour le Rwanda et pour d’autres affaires, conforme à la constitution.

Sur France Culture, on trouvera un article sur la législation française relative à l’accès aux archives judiciaires. Le cas de Klaus Barbie est évoqué. Cet article est d’ailleurs complété par une vidéo sur les archives de l’affaire Klaus Barbie.

Sur Archives 21, le blogue des enseignements en archivistique de l’EBSI, un billet de François Cartier et Isabelle Dion : Les études, ça prend du temps !

Hajad El Faker nous rappelle que les archives constituent un outil de connaissance permettant d’éviter les effets pervers de toute amnésie culturelle… Un article à lire sur le site grand public de l’Agence marocaine de presse.

Memoriav, l’institution suisse dédiée aux archives audioviseulles, vient de publier ses recommandations pour l’archivage numérique des fils et vidéos.

Dans la Gazette.fr, Hélène Girard a rédigé un article succinct sur les plans d’urgence pour les bibliothèques et services d’archives

La Société d’histoire de la Rivière-du-Nord fait l’acquisition des archives personnelles de Mgr Jacques Grand’Maison. Originaire de St-Jérôme, monsieur Grand’Maison est l’auteur de nombreux ouvrages sur la société québécoise. Sociologue et théologien, il s’est impliqué également auprès des ouvriers dans les années 1960 et 1970.

Un communiqué de presse de l’Université de Montréal souligne l’apport de notre collègue François Cartier à l’enseignement de l’archivistique à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI).

Sur son blogue, Marie-Anne Chabin se penche sur l’histoire de la protection des données sensibles en citant un cas concret survenu après la Deuxième Guerre mondiale. 

Dans Télérama.fr, un article de Romain Jeanticou explique comment les archives de St-Martin vont aider à la reconstruction de l’île. 

Sur France Culture, on peut écouter une vidéo sur la destruction des archives dans l’histoire, notamment en lien avec la notion de progrès. La conférence est prononcée par les médiévistes Igor Filippov et Flocel Sabaté.

Le service des archives de l’Université catholique de Louvain (Belgique) lance un appel à communication pour les Journées des archives, édition 2018.

Le groupe de travail « accès et communication » de l’Association des archivistes suisses diffuse un livre blanc sur les portails d’archives pour mettre en lumière les bons et les mauvais côtés (car il y en a) de ces initiatives.

Dans Recherche d’ID, le carnet de recherche des étudiants en maîtrise en sciences de l’information de la Haute école de gestion de Genève, Laetizia Sabatini Choquard et Gaia Bongi présentent un texte fort instruction sur Les métadonnées ou l’art de la description

Sur son blogue Le présent d’hier et d’aujourd’hui, Anouk Dunant Gozenbach résume le contenu de deux conférences sur le Records in Context, la nouvelle norme de description mise de l’avant par le Conseil international des archives (ICA).

Peut-on obtenir une adresse personnelle de courriel, c’est-à-dire une adresse qui ne soit pas liée aux services monopolistiques des grands joueurs comme Google, Apple, Microsoft ou Yahoo ? Quelle est la validité de cette adresse ? Pourrais-je encore envoyer un message dans dix ans ? Des questions auxquelles Marie-Anne Chabin tente de répondre sur son blogue

Un article du journal Libération invite les citoyens à se rendre aux Archives nationales de France.

Sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec, Jonathan David nous offre un billet très intéressant intitulé : L’archiviste et Twitter. Bilan et perspective de l’évènement #askanarchivist.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :

La numérisation de substitution et la Loi sur les archives

1 octobre 2017 par Interactions 1 Commentaire

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) en 2001, plusieurs organismes publics décident d’opter pour la numérisation de leurs documents dans le but de détruire les documents originaux. L’objectif de réaliser des économies en matière d’espace de conservation s’avère souvent la principale raison pour laquelle ces organismes décide de choisir une telle solution. Cependant, même si la LCCJTI reconnaît l’équivalence fonctionnelle d’un même document sur des supports différents, les organismes publics doivent prendre en considération les modalités prévues dans la Loi sur les archives avant d’envisager la réalisation d’un tel projet.

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives s’applique à près de 2 500 organismes publics et vise à assurer la constitution du patrimoine archivistique québécois. À tort, plusieurs personnes pensent que cette loi vise à encadrer uniquement la conservation des « vieux documents » qui ne sont plus utiles aux activités quotidiennes de l’administration publique qui les a créés. Or, la Loi sur les archives a également pour mandat d’encourager de saines pratiques de gestion des documents (actifs et semi-actifs) dans les organismes publics, qu’ils soient centralisés (ministères et organismes) ou décentralisés (municipalités, commissions scolaires, etc.). En effet, elle oblige les organismes publics à gérer leurs documents, de leur création jusqu’à leur élimination ou conservation permanente, par le biais d’un calendrier de conservation. Cet outil permet de préciser la durée de conservation d’un document aux différents stades de sa vie (actif et semi-actif) et détermine le sort final de celui-ci (conservation, tri ou destruction). Seul un calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) permet à un organisme public d’éliminer légalement un document qu’il a produit ou reçu dans l’exercice de ses activités.

La numérisation de substitution est de deux ordres. Le premier concerne la numérisation de documents actifs et semi-actifs et s’applique à l’ensemble des organismes publics du Québec. Le second concerne les documents inactifs (archives définitives) de conservation permanente et ne s’applique qu’aux organismes publics décentralisés, c’est-à-dire les organismes visés aux paragraphes 4 à 7 de l’annexe de la Loi sur les archives. En vertu de l’article 15 de la Loi, les ministères et organismes publics versent leurs documents inactifs à BAnQ après avoir appliqué leurs calendriers de conservation.

La numérisation de substitution de documents actifs et semi-actifs

Un organisme public qui désire effectuer une numérisation de substitution de ses documents actifs et semi-actifs doit, en vertu de la LCCJTI, s’assurer que la destruction est faite selon le calendrier de conservation. Ainsi, des modifications devront être apportées à la règle de conservation si celle-ci ne précise pas que les documents originaux sont détruits après leur numérisation. Ces modifications devront obligatoirement être soumises à l’approbation de BAnQ, et ce, avant toute destruction. À ce sujet, BAnQ a produit un guide [1] qui précise les exigences archivistiques, les obligations juridiques et les recommandations techniques entourant un tel projet.

La numérisation de substitution de documents à conservation permanente (documents inactifs)

En ce qui concerne la numérisation de documents inactifs à conservation permanente, il faut savoir qu’une fois le stade semi‐actif dépassé, ces documents ne sont plus gérés par le calendrier de conservation. Ainsi, le fait d’autoriser, au moyen du calendrier de conservation, la destruction de documents actifs ou semi-actifs qui ont été numérisés ne signifie pas que cette autorisation peut s’appliquer aux documents qui ont déjà atteint le stade inactif. Pour pouvoir les détruire, un organisme public doit en demander l’autorisation à BAnQ en vertu de l’article 18 de la Loi sur les archives et doit s’engager par résolution de son organisme à respecter plusieurs éléments. Malgré tout, il est possible que BAnQ exige la conservation de certains documents, car le support d’origine peut présenter en soi une valeur archivistique, historique ou patrimoniale. En termes archivistiques, il s’agit de la valeur intrinsèque d’un document d’archives. BAnQ a produit un aide-mémoire [2] qui explique la procédure à suivre pour demander une telle autorisation.

Enfin, avant de lancer un projet de numérisation de substitution, il est important de prendre en considération les exigences juridiques et archivistiques inhérentes à un tel projet. Pour plus d’information, nous vous invitons à communiquer avec l’archiviste de BAnQ responsable de votre région [3].

 

MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec

 

Notes

[1] La numérisation des documents : méthodes et recommandations, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, version revue et corrigée, mai 2012.

[2] Aide-mémoire concernant la numérisation de substitution de documents inactifs à conservation permanente, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, avril 2016.

[3] Voir l’annexe 1 du document Aide-mémoire concernant la numérisation de substitution de documents inactifs à conservation permanente.

Actualités archivistiques du Web – septembre 2017

15 septembre 2017 par Interactions 2 Commentaires

Sur le site Arcateg (« archivage par catégorie »), Marie-Anne Chabin répond à la question du mois : Qu’est-ce qu’un brouillon ?

Le gouvernement du Maroc crée un Conseil national des archives. Ce Conseil portera la responsabilité de la mise en œuvre de la stratégie nationale dans le domaine des archives en étroite collaboration avec l’institution les Archives du Maroc.

Et notre collègue Siham Allaoui en fait l’écho sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme présente la mise à jour du projet de terminologie de base en sciences de l’information de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal.

Sur Archimag, on dresse le portrait de Marie Courselaud, archiviste responsable de la conservation préventive sur les différents sites des Archives nationales de France.

Un article paru dans Le Devoir intitulé – Le politique se mêle des demandes d’accès à l’information – pose l’épineux problème des relations avec les organismes publics et l’accès à leurs documents.

Sur le site de Radio-Canada, on peut lire un article sur le rôle de Wikipédia dans la pérennisation des cultures autochtones au Québec, pan du congrès Wikimania qui s’est tenu à BAnQ Vieux-Montréal en août 2017.

Sur Convergence, Nicolas Chantigny, en collaboration avec François Cartier, s’interroge sur la place de l’archiviste dans la société.

Dans le Journal de l’éco.fr, Solaine Aubry pose la question : Archivage numérique et archivage papier, que choisir ? Mais le comité de rédaction d’Interactions en pose une autre : Avons-nous vraiment le choix ?

Sous le nom de Marius, Jamila Chafii (Archimag) présente le nouveau site des archives numériques de la ville de Marseille

En Ontario, une nouvelle base de données généalogiques permet aux citoyens de vérifier s’ils ont des origines autochtones

Sur son blogue HuffPost, Mathieu Santerre diffuse un billet sur la réforme de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec, Jonathan David a traduit un texte d’Andrew Chernevych, archiviste au Galt Museum & Archives. Le titre du billet est : Hippie ou Yuppie? La crise identitaire de la profession d’archiviste

Le journal Métro nous apprend que la ville de Montréal mettra sous peu de nombreuses archives numérisées en ligne, notamment les sommaires décisionnels de 1973 à 1989.

Sur le blogue CHUCK axé sur la transformation numérique, Laurence Gagnon-Montreuil nous présente six outils pour (enfin…) passer au numérique.

L’École nationales des chartes (France) annonce une conférence de nos collègues Geneviève Piché et Ariane-Blanchet-Robitaille sur le rapatriement et le traitement des archives et des collections du monastère des Augustines de Québec.

La Division de la gestion des documents et des archives de l’Université de Montréal a déposé son rapport d’activités 2015-2017 sur son site Web. Avis aux intéressés.

Il est rare qu’un quotidien consacre un article aux archives, particulièrement aux archives de la communauté LGBT. Libération l’a fait, et il s’agit d’un article illustré de documents d’archives, justement. À lire.

Sur Radio France International (RFI), un chercheur rwandais s’interroge sur les conditions d’accès aux archives de l’Élysée.

Bibliothèque et Archives Canada vient de faire paraître le plus récent numéro de son bulletin La tenue des documents et la gouvernance dans le monde, vol. 5, no 9.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec
Avec la collaboration du comité de rédaction

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :

Du papier à la base de données : une innovation numérique pour la description des archives judiciaires

1 septembre 2017 par Interactions Pas de commentaires

Sophie Côté et Sophie Morel au congrès de l’Association des archivistes du Québec, Montréal, mai 2017. Photographie : AAQ

Ce billet est le condensé de la conférence que nous avons eu l’honneur de prononcer dans le cadre du 46e congrès de l’Association des archivistes du Québec (Montréal, Palais des congrès, 31 mai, 1-2 juin 2017). Il représente l’occasion de partager notre expérience d’archivistes en vous présentant les grandes lignes d’un projet visant à conserver de manière permanente l’information contenue dans les plumitifs numériques des tribunaux provinciaux et à utiliser une partie des métadonnées de ces bases de données pour décrire plus finement les archives judiciaires à BAnQ. 

CONTEXTE

Au Québec, la justice provinciale est exercée par cinq tribunaux provinciaux. Ces derniers versent leurs documents inactifs à conservation permanente (archives définitives ou historiques) dans l’un des dix centres d’archives de BAnQ. Les archives judiciaires conservées par BAnQ représentent vingt-deux (22) kilomètres linéaires de documents, soit 35% des fonds et collections d’archives conservées par l’institution.

Parmi les principaux types de documents se rapportant à un procès ou une cause judiciaire, on retrouve le dossier, le jugement, l’index et le plumitif. Tous ces documents réunis constituent le dossier judiciaire intellectuel. 

À la fois archives et instruments de recherche, les plumitifs constituent des résumés complets de chaque procès ; ils servent à repérer les dossiers et les jugements. Ils renferment des renseignements uniques à valeur historique témoignant de l’exercice de la justice au Québec. 

Jusqu’en 1971, les plumitifs sont entièrement conservés sur support analogique. Puis, l’information contenue dans les plumitifs devient progressivement consignée dans des bases de données (les plumitifs numériques). En ce moment, BAnQ assure la pérennité des plumitifs analogiques seulement. Toutefois, il est aussi nécessaire d’assurer la pérennité des données des plumitifs numériques. Les projets de développement d’un dépôt numérique fiable (DNF) et de refonte de Pistard permettront à BAnQ, au cours des prochaines années, d’assumer la conservation permanente de l’information contenue dans les  plumitifs numériques. 

PROBLÉMATIQUE

La quantité importante d’archives judiciaires versées chaque année, l’absence d’un système de gestion intégrée des documents (GID) permettant de les gérer correctement et l’utilisation de bordereaux de versement papier expliquent l’incapacité des tribunaux et de BAnQ d’identifier de manière exhaustive les dossiers et les jugements judiciaires versés. Un versement peut comprendre plusieurs milliers de jugements. Identifier un à un, manuellement, leurs numéros s’avère pratiquement impossible du point de vue des ressources humaines nécessaires à une telle opération et ce, tant lors de la demande de versement sur les bordereaux qu’à l’étape du traitement archivistique. De plus, le risque d’erreur d’une telle opération serait aussi très élevé.

Force est d’admettre que l’accès à l’information judiciaire s’en trouve plus difficile. Pour réduire ces difficultés, BAnQ applique toujours un plan de classification à plusieurs niveaux développé au tournant des années 1990. Le plus bas niveau de description archivistique est celui de la sous-sous-série pouvant  décrire 500 mètres linéaires de documents, soit environ 1 500 boîtes d’archives (TP11 S1 SS2 SSS1). Des indices de repérage (des dates et des intervalles de numéros) permettent ensuite, dans un second temps, de cibler les contenants ayant le potentiel de contenir l’information recherchée.

INNOVATION

Avec la refonte de Pistard et le développement d’un DNF, BAnQ se dote des infrastructures technologiques pour :  

  • acquérir les informations inactives des plumitifs afin d’en assurer la conservation permanente ; 
  • optimiser la gestion des acquisitions en améliorant le niveau de précision de la description des documents versés, ce qui permettra d’identifier la localisation exacte du document judiciaire recherché (encore au palais, détruit ou versé à BAnQ) ;
  • utiliser une partie des métadonnées qu’ils contiennent pour décrire plus finement les archives judiciaires.

 


 

Dans le futur, BAnQ maintiendra un plan de classification commun pour les archives judiciaires, mais nous ajouterons la description archivistique de chacune des causes/procès pour lesquelles des archives nous ont été versées. BAnQ passera donc d’une description de niveaux intermédiaires seulement à une description de dossier intellectuel.

La description à la cause consistera à réunir sous une même unité de description archivistique de niveau dossier tous les documents reliés à un même procès.  Grâce à la description par cause, l’accès aux archives judiciaires sera amélioré ; il sera possible d’effectuer des recherches par numéro de cause, par type de litige (ex. meurtre), par date, par type de document (jugement, dossier), etc.

Forte de cette expérience d’utilisation d’informations à valeur historique comme métadonnées de description archivistique, de l’implantation d’un DNF et de la refonte de Pistard, BAnQ sera sans contredit en mesure de réaliser d’autres projets innovants au cours des prochaines années. 

 

SOPHIE CÔTÉ, archiviste – BAnQ Québec
SOPHIE MOREL, archiviste coodonnatrice – BAnQ Trois-Rivières

Actualités archivistiques du Web – Août 2017

15 août 2017 par Interactions Pas de commentaires

Sur Archives 21, Caroline Becker et Didier Grange propose un billet intitulé Qu’est-ce que le PIAF? qui permet d’en savoir un peu plus sur le Portail international des Archives francophones.

Données ouvertes : la version 4.0 de la licence Creative Commons est disponible en français, et sera dorénavant adoptée par les partenaires de Données Québec.

Vous connaissez les MOOC (Massive Open Online Course) ? Serda Formation lancera à l’automne un cours gratuit consacré à l’archivage électronique. Voir l’article d’Archimag à ce sujet.

Un article fort intéressant est paru dans Le Devoir au début du mois de juillet. Il met en lumière la périlleuse relation entre l’accès à l’information et la sauvegarde du patrimoine bâti.

Le gouvernement de l’Irlande a dévoilé récemment sa nouvelle stratégie en matière de données ouvertes pour l’horizon 2017-2022.

Les Archives nationales de France autorisent depuis le 21 juillet dernier la réutilisation des informations publiques contenues dans leurs documents produits ou reçus. La décision tarifaire de 2010 a ainsi été abrogée au profit d’une nouvelle décision basée sur le principe de gratuité d’utilisation des documents libre d’accès, principe qui se définit par le droit non exclusif et gratuit de libre « réutilisation » à des fins commerciales ou non, dans le monde entier et pour une durée illimitée.

Les National Film and Sound Archives d’Australie ont récemment publié une nouvelle politique concernant leur collection (2017 Collection Policy). Cette politique expose les principes phares concernant le développement, la préservation et le partage de leur collection.

Le blogue Convergence publiait dernièrement une analyse et une critique de l’ouvrage Éveil et enracinement, qui traite de l’utilisation des archives à des fins pédagogiques.

Archimag nous apprenait cette semaine que l’éditeur de logiciel Adobe a annoncé la fin de l’utilisation du logiciel Adobe Flash Player d’ici 2020. Flash Player devait être installé sur un ordinateur pour permettre à l’utilisateur de visionner une vidéo en ligne. Il s’agit, dans une moindre mesure, de la fin d’une ère informatique, considérant que ce logiciel fonctionnait sur nos appareils depuis 1996 !

Le Blogue de la NARA annonce la publication des Universal Electronic Records Management Requirements destiné aux agences du gouvernement souhaitant mieux encadrer les projets de gestion des archives numériques.

L’Association des archivistes français (AAF) demande au Ministère de la culture de France de se pencher sur le manque d’effectifs aux Archives nationales. Voici le texte d’Archimag à ce sujet.

 

AMÉLIE DOYON, archiviste – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :

Actualités archivistiques du Web – Juillet 2017

15 juillet 2017 par Interactions Pas de commentaires

Bibliothèque et Archives Canada a dévoilé une publication fort intéressante concernant les documents photographiques (identification, traitement, soin préventif, techniques d’examen, etc.). Lingua Franca – Un langage commun pour les restaurateurs de documents photographiques.

Le blogue Convergence publiait dernièrement divers billets offrant des retours sur le congrès de l’AAQ 2017. Nous vous proposons cette semaine deux articles, traitant d’une part de la gestion d’un service interne d’archives dans le contexte numérique, et d’autre part un article faisant état du rôle des archives religieuses comme source d’information pour l’histoire québécoise.

Archimag proposait cette semaine un petit article descriptif aidant à démystifier les dark data (données non structurées et non analysées).

Les Archives départementales de la Haute-Garonne en France ont publié récemment un guide d’archivage dédié aux collèges et aux lycées français.

Hippies ou Yuppies? Voici un petit article léger confrontant deux visions de l’archivistique. Et vous, à quelle école de pensée vous rattachez-vous?

Toujours dans la continuité des comptes rendus d’actes du Congrès de l’AAQ, le blogue Convergence proposait récemment un billet sur la catégorisation des actifs informationnels.

Les Archives nationales de France ont déposé leur bilan du Projet scientifique, culturel et éducatif (2013-2016). En somme satisfaisant, ce projet était l’une des pierres d’assises de la récente «refondation des Archives nationales».

Le site Arcateg (archivage par catégorie) proposait dernièrement un article intéressant de Marie-Anne Chabin. Le texte traite des technologies de l’information en interrogeant cette thématique selon un point de vue continuité ou de rupture.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, Technicien en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
Mot(s)-clé(s) :



© Bibliothèque et Archives nationales du Québec