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Actualités archivistiques du Web – Juin 2017

15 juin 2017 par Interactions Pas de commentaires

Un billet est récemment paru sur le blogue Convergence : Ce que l’archivistique peut apporter au monde professionnel contemporain (et vice versa).

Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario a publié la semaine dernière un guide d’utilisation du Big Data en milieu gouvernemental.

Les Archives de la Nouvelle-Zélande ont dévoilé leur stratégie à long terme (2057). Celle-ci est orientée autour des axes suivant : proximité des archives avec la population; augmenter la transparence de l’État; collaborer collectivement à l’élaboration de systèmes d’information gouvernementale.

Les Archives nationales d’Australie ont rendu publique la transcription d’un discours prononcé par leur Directeur général au Sénat au mois d’avril dernier. Le thème de l’allocution était l’engagement entre le gouvernement et les citoyens à l’ère du numérique.

En marge de l’ouverture de la 70e édition du Festival de Cannes, le magasine Spectrum proposait dernièrement un article traitant des problèmes de conservation des archives cinématographiques.

Bibliothèque et Archives Canada dévoilait récemment leur nouvelle stratégie de services au public. Cette stratégie s’oriente principalement sur les services qui permettent l’accessibilité aux renseignements, outils et documents conservés à BAC.

Le blogue Convergence proposait cette semaine un court texte articulé autour des concepts de mémoire et de patrimoine sociétal dans un contexte de guerre. L’article se penche sur le cas d’Alep en Syrie.

Les Archives nationales de France ont présenté leur second Projet scientifique culturel et éducatif pour l’horizon 2017-2020. Ce projet vise à conforter les Archives nationales à la fois dans leur rôle d’institution de recherche scientifique fondée sur son patrimoine archivistique et dans son rôle d’institution de médiation culturelle.

Le Journal du Net publiait cette semaine un intéressant article sur la préservation et la pérennisation de la qualité des flux vidéo en ligne (streaming).

«Why don’t archivists digitize everything?» Voici la question sur laquelle se penche un article paru récemment sur le blogue Archives @ PAMA.

Un nouveau Guide d’identification des documents essentiels a récemment été élaboré par un groupe de travail du Groupe d’expertise en gestion des documents (GEGD) sur lequel siège notre collègue Véronique Gagnon. Ce guide permettra aux ministères et organismes d’identifier leurs documents essentiels et de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger.

Le blogue Convergence publiait récemment un billet proposant un topo sur les espaces numériques de travail. Le sujet ayant été traité lors du dernier congrès de l’Association des archivistiques du Québec (AAQ).

Le ministère de la Culture et de la Communication de France a dévoilé le rapport de la vice-présidente du Conseil supérieur des Archives intitulé Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l’ère numérique.

Après le tollé provoqué par la fermeture du costumier de Radio-Canada en 2014, voici maintenant que la question de l’avenir de l’inventaire de Radio-Canada est soulevée dans cet article paru sur La Presse+. Notons que le déménagement de la maison-mère est prévu pour 2020.

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme a rédigé un billet sur Archives-moi, un projet de réseau social dédié à la diffusion des archives.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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Un nouvel outil pour l’identification de vos documents essentiels

1 juin 2017 par Interactions 7 Commentaires

Quels moyens une organisation peut-elle mettre en place pour s’assurer de reprendre rapidement ses activités lors d’un événement fortuit ? Une des premières choses à faire est de protéger ses documents essentiels. Pour les protéger, il faut dans un premier temps les identifier. Pour répondre à ce besoin, un groupe de travail a été mis sur pied en novembre 2015 par le Groupe d’expertise en gestion des documents (GEGD). Les participants au groupe de travail sont :

  • Marie-Pierre Gagnon, coordonnatrice – Ministère des Finances
  • Véronique Gagnon, déléguée de Bibliothèque et Archives nationales du Québec
  • Yves A. Lapointe, participant – Bibliothèque et Archives nationales du Québec
  • Éric Grégoire, participant – Agence du Revenu du Québec
  • Anne Sauvageau, participante – Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire
  • Cédric Deschênes, collaborateur étudiant – Ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire

Le mandat octroyé au groupe est de produire un document permettant aux ministères et organismes d’identifier leurs documents essentiels et de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger et ce, peu importe leur support. Dès les premières rencontres, le groupe a décidé de proposer une définition plus actuelle de document essentiel : « Document indispensable au fonctionnement d’un organisme et qui permet d’assurer la continuité ou le rétablissement de ses activités, de ses droits et de ses obligations, en raison d’un événement fortuit et dont la disparition ou la non disponibilité aurait des conséquences graves sur sa capacité à réaliser sa mission». La notion de sinistre a été retirée afin d’assurer une vision plus globale axée sur la continuité des opérations.

En mai 2017, lors de la 19e journée thématique du GEGD, le Guide d’identification des documents essentiels a été présenté aux membres. Le guide élaboré par le groupe de travail propose une méthodologie et des outils pour faciliter l’identification des documents essentiels. Il se divise en deux sections. La première présente les aspects plus théoriques du processus. Vous y retrouverez :

  • un avant-propos ;
  • le contexte et la portée ;
  • les préalables à l’identification des documents essentiels ;
  • les étapes proposées pour l’identification des documents essentiels ;
  • les rôles et responsabilités des différents intervenants ;
  • des suggestions de mesures de protection ;
  • des conseils pour la réussite de votre démarche.

La seconde section propose des éléments pratiques pour réaliser concrètement l’identification des documents essentiels. Vous y retrouverez :

  • le schéma des étapes ;
  • le gabarit du formulaire pour l’identification des documents essentiels ;
  • les instructions pour compléter le formulaire ;
  • un exemple de formulaire complété ;
  • et des références.

Il importe de souligner que ce guide ne prétend pas représenter l’unique méthode pour l’identification des documents essentiels, mais suggère différentes étapes et certains outils. Puisqu’il n’existe pas de liste universelle de documents essentiels, chaque organisation doit donc établir sa propre liste et la maintenir à jour. L’utilisation du guide doit donc être adaptée en fonction des différentes réalités de chacune des organisations.

Pour mener à bien ce mandat, le responsable en gestion documentaire devra s’entourer d’une équipe de collaborateur multidisciplinaire, par exemple des spécialistes en sécurité de l’information, en gestion des incidents ou en technologies de l’information. L’apport de leurs différentes expertises facilitera l’identification des documents essentiels et garantira une meilleure protection.

Une bonne gestion documentaire dans les organismes est aussi un facteur de succès pour l’identification et la mise à jour de la liste des documents essentiels. L’introduction de la notion de documents essentiels dans vos outils de GID, par exemple, constitue un excellent moyen pour promouvoir l’importance de leur identification et ainsi assurer la continuité ou le rétablissement des activités, des droits et des obligations de votre organisme en raison d’un événement fortuit.

Guide d’identification des documents essentiels,  [Word –  276 Ko] [PDF – 210 ko] Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD), 2017, 30 pages.

MARIE-PIERRE GAGNON, membre du comité exécutif du GEGD, chef du service de la gestion documentaire – Ministère des Finances

VÉRONIQUE GAGNON, archiviste – BAnQ Québec

Actualités archivistiques du Web – mai 2017

15 mai 2017 par Interactions Pas de commentaires

Une nouvelle mouture (édition révisée 2017) du très pertinent Guide des archives judiciaires d’Evelyn Kolish est depuis peu disponible sur le site de BAnQ. Prenez note qu’une traduction en langue anglaise de ce guide existe également (Guide to Court Records), répondant ainsi à un besoin des chercheurs anglophones.

Un article à saveur terminologique est paru sur le blogue Convergence. Marie-Anne Chabin y expose les différences entre numérisation et dématérialisation.

La Commission européenne a récemment mis en ligne un Guide de règles relatives au libre accès des publications scientifiques et des données de recherches.

Le ministère de l’Éducation de la France a publié, en mars dernier, un rapport sur les Enjeux du numérique concernant les ressources documentaires en SHS (sciences humaines et sociales).

Archimag présentait récemment trois outils à intégrer à votre navigateur pour vous aider à départager le vrai du faux en termes de fausses nouvelles (fake news), un phénomène qui a pris d’assaut le Web ces derniers temps.

Un article fort intéressant est paru cette semaine dans Archimag dans lequel notre collègue Daniel Ducharme a collaboré. Il fait état de l’application des différentes lois encadrant la gestion documentaire au Québec.

Le blogue Convergence de l’Association des archivistes du Québec proposait récemment une réflexion de Jonathan David sur la visibilité de l’archiviste dans le débat public.

Le site The Conversation offrait récemment un article sur l’archivage de l’Internet et des opérations de sauvegarde de certaines pages web.

La British Library a présenté un vidéo dévoilant les étapes de mise en place pour effectuer la numérisation d’un imposant atlas de deux mètres (Klencke Atlas de 1660). Un article d’Archimag fait état de la situation et rend accessible cette vidéo.

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont récemment publié un nouveau guide de gestion des documents numériques (Managing Digital Continuity).

En France, les Archives nationales entretiennent depuis près d’un mois un nouveau blogue consacré aux projets de collaboration participative. Le blogue s’adresse ainsi aux usagers qui désirent transcrire, annoter ou indexer certains fonds ou séries ayant fait l’objet de numérisation.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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La politique de gestion des documents actifs et semi-actifs : Une obligation de la loi sur les archives

1 mai 2017 par Interactions Pas de commentaires

Adoptée en 1983, la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) encadre la gestion des archives publiques et privées au Québec. Les organismes assujettis à cette loi doivent assumer diverses responsabilités quant à la gestion des documents qu’ils produisent dans la réalisation de leurs missions et mandats. C’est en vertu de l’article 6 de cette loi que les organismes publics décentralisés doivent, notamment, adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. On entend par organismes publics décentralisés les organismes visés aux alinéas 4 à 7 de la Loi sur les archives, soit les municipalités, les sociétés de transport, les établissements d’enseignement, les services de santé et les services sociaux. Contrairement aux ministères et organismes gouvernementaux, les organismes publics décentralisés ne versent pas leurs documents inactifs à conservation permanente à BAnQ ; ils doivent en assumer la gestion (art. 15, alinéa 3).

L’adoption d’une telle politique est le premier geste à poser par l’organisme qui doit répondre aux diverses obligations découlant de la Loi sur les archives. Au même titre que le plan de classification et le calendrier de conservation, cette politique se veut un outil indispensable à la gestion des documents. Pour aider les organismes dans l’élaboration de leur propre politique, nous vous présenterons, à titre indicatif, les éléments qu’elle pourrait contenir. Il est à noter que l’organisme doit les adapter à sa propre réalité puisque cette dernière constituera la position officielle de l’organisme.

1-Objet

La section «Objet» permet de définir le but de la politique et les objectifs poursuivis par sa mise en œuvre. Il peut également être intéressant de rappeler que les documents créés et reçus par l’organismes constituent une ressource essentielle pour la conduite de ses affaires et, qu’ à ce titre, il est important de s’assurer, par une gestion adéquate, de leur fiabilité, de leur authenticité et de leur intégrité.

2-Champ d’application

La section «Champ d’application» sert à préciser que la politique s’applique à tous les documents générés par les fonctions et activités de l’organisme et ce, peu importe leur support (Documents textuels, numériques, audiovisuels, etc.) et leur date. Il est également intéressant d’ajouter une précision quant à la propriété des documents en mentionnant que les documents créés ou reçus par les employés, quel que soit leur statut (Cadre, professionnel, consultant, etc.), sont la propriété de l’organisme.

3-Contexte réglementaire

On mentionne, dans cette section, les lois et règlements qui sont à l’origine de la politique ou qui, de manière plus générale, ont une incidence sur la gestion des documents de l’organisme (Par exemple : la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information).

4-Définition des termes

Il est utile de définir clairement les termes utilisés dans la politique puisque l’archivistique recourt à des concepts dont la compréhension n’est pas toujours évidente pour ceux qui ne sont pas du domaine. Toutefois, il convient de se limiter essentiellement aux notions qui figurent stricto sensu dans le texte de la politique.

5-Responsabilités

Cette section permet de déterminer la responsabilité de chacun des divers intervenants dans la mise en œuvre de la politique. Outre le rôle de la personne ayant la responsabilité des archives, il convient de préciser la responsabilité de toutes les personnes qui sont impliquées dans la création ou la réception de documents et ce, peu importe leur niveau hiérarchique.

6-Contenu de la politique

Cet élément, qui peut être subdivisé en plusieurs sous-points, se veut la section la plus importante de la politique et toutes les mesures qui en découlent de la gestion des documents peuvent être décrites. Il peut s’agir d’un condensé des actions à poser en matière de classification des dossiers, de conservation et d’élimination, d’accès à l’information, etc.

7-Approbation et révision de la politique

Pour avoir une crédibilité suffisante aux yeux des employés de l’organisme, il importe que la politique soit approuvée par une instance administrative d’un haut niveau de décision. Par ailleurs, elle doit faire l’objet d’une révision périodique. Les renseignements relatifs à cette révision peuvent être consignés dans ce champ ou faire l’objet d’un champ séparé.

En terminant, en plus de se conformer à l’article 6 de la Loi sur les archives, l’organisme qui adoptera une telle politique mettra en place les bases nécessaires à la mise en oeuvre de tout système de gestion des documents.  Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) peut vous conseiller dans vos démarches d’élaboration de votre politique de gestion des documents actifs et semi-actifs.  De plus, certains organismes diffusent en ligne les politiques qu’ils ont adoptées. Celles-ci peuvent être utilisées comme outils de références et adaptées à la réalité de vos organismes respectifs.  N’hésitez pas à communiquer avec l’archiviste de BAnQ répondant de votre région pour en savoir plus.

 

MARIE-FRANCE MIGNAULT, archiviste – BAnQ Québec

Actualités archivistiques du Web – avril 2017

15 avril 2017 par Interactions Pas de commentaires

Les Archives nationales du Royaume-Uni ont dévoilé récemment leur nouveau plan d’action intitulé Archives Unlocked: Releasing the Potential. Ce plan d’action propose des pistes de solutions visant à assurer la transition des archives à l’ère du numérique.

Sur Archives 21, notre collègue Daniel Ducharme rappelle l’intérêt, pour les étudiants, de participer au congrès de l’Association des archivistes du Québec.

Les présidentielles françaises vous intéressent ? Un article d’Archimag recense la position des onze candidats sur les sujets suivants : Bibliothèques; Patrimoine; Numérique.

Connaissez-vous le «Guerrilla Archiving»? C’est à l’Université de Toronto, au mois de décembre dernier, que s’organisa cette mission de préservation de données gouvernementales destinées à être supprimées. L’initiative a depuis été reprise à quelques occasions.

Intéressant article d’opinion de Jon Tilbury, paru sur le site Information management, sur l’avenir de la préservation numérique.

Archimag présentait cette semaine trois outils à intégrer à votre navigateur pour vous aider à départager le vrai du faux en termes de fausses nouvelles (fake news), phénomène qui a pris d’assaut le Web et les réseaux sociaux dans les derniers temps.

Un intéressant article à saveur terminologique est récemment paru sur le blogue Convergence. Marie-Anne Chabin y expose les différences entre numérisation et dématérialisation.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

Catégorie(s) : Vie professionnelle
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La nouvelle version du recueil des règles de conservation des documents du milieu de la santé et des services sociaux : le dossier de l’usager

1 avril 2017 par Interactions Pas de commentaires

Dentiste et nutritionnistes, Nutrition-Canada, chambre 418, 1971, Adrien Hubert, photographe. Fonds du Ministère de la Culture, BAnQ Vieux-Montréal, cote E6,S7,SS1,D710179 à 710181

Après la sortie officielle des règles de gestion en juin 2015, le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS) annonce la mise à jour du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et des services sociaux du Québec. En plus des règles de gestion, cette mise à jour comprend une version partielle des règles de mission : les règles relatives au dossier de l’usager.

Cette série est importante. En effet, élément central du mandat des établissements, le dossier de l’usager est essentiel au maintien des services rendus dans le secteur de la santé et des services sociaux. Outil de coordination, il permet notamment la continuité des soins apportés à un patient. En cela, il résume bien tous les traitements reçus des différents intervenants de l’établissement, voire de plusieurs établissements. Sa gestion est régie par une législation et une réglementation complexe, et sa confidentialité demeure incontestée.

Cette version 1.4 du recueil permettra aux établissements de se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver les règles de leur propre calendrier de conservation. Il faut toutefois prendre note que, tant que l’élaboration des règles de mission n’est pas complétée, les autres règles de mission, notamment les séries X2 et X3 du recueil de 2009, continuent de s’appliquer.

Série 10 – dossier de l’usager : Qu’est-ce qui a changé ?

À l’instar des règles de gestion, les règles de mission (ou d’exploitation, pour recourir à une autre terminologie) se présentent sous la forme d’un formulaire par règle. Cette forme permet plus facilement les mises à jour. Toutefois, son intérêt réside surtout dans le fait qu’elle permet de mieux documenter les règles. En effet, des champs bien identifiés (description, types de documents, références juridiques, remarques) favorisent la compréhension du dossier en un seul coup d’œil.

Par ailleurs, afin d’assurer une meilleure compréhension, les règles associées au dossier de l’usager ont été structurées par mission. Il s’agit des cinq missions identifiées par le ministère de la Santé et des services sociaux : centre hospitalier (10-100), CHSLD (10-200), CLSC (10-300), centre jeunesse (10-400) et centre de réadaptation (10-500). On constatera qu’une règle unique englobe le dossier de l’usager (10-010). Toutefois, les établissements peuvent, si cela correspond à leur pratique, élaborer des règles pour une mission particulière. Malgré le vent de centralisation qui souffle sur ce milieu, le comité a jugé utile de permettre une certaine flexibilité en cas de besoin.

Autre changement, la description des règles a été bonifiée et, parfois, de nouveaux types des documents se sont ajoutés. Chaque délai de conservation a été discuté en comité. Pour éviter les redondances, des règles ont été fusionnées.

Le comité a également profité de la mise à jour pour ajouter trois nouvelles règles :

1.     Dossier de l’usager – volet transplantation (10-107) ;

2.     Dossier de l’usager – volet de la conduite automobile (10-501) ;

3.     Dossier de l’usager –  volet aides techniques à la communication (10-502)

Échantillonnage

Le changement le plus spectaculaire de cette série 10 du dossier de l’usager s’avère sans contredit la fin de l’échantillonnage représentatif qui obligeait de nombreux établissements à conserver un dossier complet sur 200. Dans certains cas, cela pouvait représenter une masse non négligeable de documents et, par le fait même, un coût inutile pour la société. En effet, dans les centres jeunesse, par exemple, on n’a enregistré aucune demande de consultation d’un dossier échantillonné dans les vingt dernières années.

Dans la version 2017 du dossier de l’usager (10-010), le comité a introduit un nouveau critère de tri. Au lieu d’un sur 200, ce n’est plus qu’un dossier complet par mission tous les 5 ans qui doit être conservé afin de suivre l’évolution de la tenue de dossier. Aussi, le tri ne vise plus à assurer la représentativité du dossier de l’usager, mais plutôt à illustrer une certaine pratique, un savoir-faire, à travers le temps. Il s’agit donc d’une sélection de spécimens, et non un échantillonnage proprement dit.

En dépit de ce mode de tri, les gestionnaires de documents et archivistes médicaux doivent avoir à l’esprit qu’un certain nombre de documents doivent être conservés jusqu’à cinq années après le décès de l’usager. Contrairement au recueil de 2009, la « liste des pièces à conserver » de l’annexe A n’est pas par mission. Il s’agit d’une liste unique qui précise les pièces du dossier de l’usager à conserver après la fin de la prestation de soin rendue à un usager. Approuvée par la Direction des assurances du réseau de la santé et des services sociaux (DARSSS), cette liste répond à des exigences juridiques et d’assurance, et non patrimoniales.

Cette mise à jour du recueil a été validée par un groupe d’archivistes de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et par la DARSSS. Par ailleurs, elle a obtenu un avis favorable du Conseil du patrimoine culturel du Québec.

Malgré cet imposant travail, le comité ne s’arrête pas là et œuvre déjà à réviser d’autres sections des séries X du recueil 2009. Une deuxième mise à jour est prévue avant l’été 2017.

 

Audrey Bouchard, BAnQ Québec

Daniel Ducharme, BAnQ Vieux-Montréal

Actualités archivistiques du Web – mars 2017

15 mars 2017 par Interactions Pas de commentaires

Le gouvernement canadien a récemment publié un guide traitant des principes de conservation préventive et de la gestion des risques en lien aux soins à apporter aux supports d’enregistrement audio, vidéo et de données.

Un billet de Philippe Goupil paru sur le blogue Convergence propose une réflexion sur la réussite ou l’échec de l’implantation d’un système de gestion électronique de documents.

Le gouvernement de la Nouvelle-Écosse a dévoilé son plus récent plan d’action culturel intitulé Créativité et communauté.

Un texte très pertinent de René St-Pierre est paru cette semaine sur le blogue Convergence concernant la valorisation d’archives historiques sur le Web.

Voici les principes directeurs de l’approche collaborative en matière d’acquisition d’archives privées, telles que développées à la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux (CANPT) en juin dernier.

Le Journal du Net présentait la semaine dernière un court article sur la «mort» du Big Data et conséquemment sur l’émergence de la donnée centrée sur la valeur.

Le site de partage Flickr  vient de dévoiler un nouvel outil de recherche d’images par similitude «Similarity Search». En plus de la présentation de l’outil, cet article se penche sur le concept de similarité sémantique tel que privilégié par Flickr.

En marge du forum Droit d’auteur à l’ère numérique, le ministère de la Culture et des Communications a récemment publié son rapport sur l’environnement numérique et la problématique du droit d’auteur.

L’Institut canadien de conservation (ICC) a établi une liste succincte d’exigences de base pour la conservation préventive, visant à prévenir les risques touchant les musées et les centres d’archives.

La revue Archimag proposait cette semaine un intéressant topo sur le sujet des films de famille. Quel est le legs historique et patrimonial de ce type de document? De la fin du 19e siècle jusqu’à aujourd’hui, les moyens techniques pour filmer ont bien changé, tout comme les enjeux et symboles véhiculés dans ces films.

 

JEAN-PHILIPPE ASSELIN, technicien en documentation – BAnQ Québec

 

 

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Le traitement de vos versements, troisième période : finalisation et retour à l’organisme

1 mars 2017 par Interactions Pas de commentaires

Ce troisième billet, rédigé par  l’équipe de traitement des archives gouvernementales de BAnQ Québec, fait suite aux textes mis en ligne en 2016, soit Le traitement de vos versements : comme au hockey, un match en trois périodes !  (1 er septembre) et Le traitement de vos versement, deuxième période : l’exécution (1er décembre). Ce troisième et dernier billet de la série porte sur la finalisation du versement et sur le retour à l’organisme.

 

Cette étape de finalisation et de retour à l’organisme peut comporter jusqu’à 19 interventions réalisées à l’interne. On parle ici d’interventions intellectuelles et physiques comme, par exemple, rédiger le Bilan de traitement du versement, ou planifier le déchiquetage sécuritaire des dossiers qui ne seront pas conservés suite au traitement archivistique. Elles impliquent l’archiviste responsable de l’organisme, le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement, de même que le manutentionnaire.

Dans ce billet, nous nous attarderons plus particulièrement au Bilan de traitement du versement.

Le Bilan est un nouvel outil créé en 2016 afin de communiquer avec les organismes suite à un versement (rétroaction). Son objectif est de présenter à l’organisme un portrait du travail réalisé lors du traitement de son versement dans le but d’exposer les points forts et les contraintes rencontrés par l’équipe de traitement de BAnQ. Il ne s’agit pas d’un outil coercitif ; il vise plutôt l’échange mutuel d’informations propres à nos organisations de manière à permettre l’amélioration continue de la préparation des versements futurs.

Ultimement, le Bilan de traitement vise à assurer la constitution d’un patrimoine archivistique représentatif, significatif et révélateur pour la société québécoise.

Le Bilan est composé de deux parties. La première présente les informations relatives à l’organisme et à son versement. Nous y retrouvons le nom de l’organisme, le numéro de versement, la date de réception des contenants, les dates extrêmes des documents ainsi que la collation finale conservée. Cette première partie contient également des remarques générales sur le traitement (état des documents, notion de copie secondaire et de document de travail, etc.), la description (la nomination des dossiers sur les bordereaux, les abréviations et les sigles, l’exactitude des dates extrêmes, etc.) et l’application de restrictions. Il est important de noter qu’il est de votre responsabilité d’identifier les restrictions à appliquer à vos documents et de les consigner sur les bordereaux de versement.

C’est aussi dans ce Bilan que l’archiviste peut suggérer des modifications à des règles de conservation selon les observations compilées lors du traitement des documents. Le Bilan est signé par l’archiviste responsable de l’organisme et par le technicien ou l’agente de bureau responsable du versement.

La seconde partie du Bilan présente deux aide-mémoires. Le premier concerne l’épuration des dossiers à verser à BAnQ. On y retrouve une liste de documents sans valeur historique à éliminer avant le versement comme, par exemple, les publications avec dépôt légal et les coupures de presse. Le second aide-mémoire concerne la conservation préventive des documents. De manière illustrée, il présente les éléments à retirer des dossiers en vue d’une conservation permanente (trombones, élastiques, etc.).

Le Bilan de traitement est un outil rédigé à l’intention des ministères et organismes. N’oubliez pas que vous pouvez communiquer en tout temps avec votre archiviste responsable afin de lui soumettre vos questions relatives à la préparation de vos versements.

Vous pouvez également vous référez au site Web de BAnQ en suivant ce lien.

 

LAURÉANNE LANGLOIS, technicienne en documentation, BAnQ Québec

CLAUDE ROCHELEAU, technicien en documentation, BAnQ Québec

avec la collaboration d’AMÉLIE DOYON, Archiviste, BAnQ Québec

 

ANNEXE : BILAN DE TRAITEMENT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Actualités archivistiques du Web – février 2017

15 février 2017 par Interactions 1 Commentaire

La Society of American Archivist propose une version préliminaire d’un guide pour permettre de standardiser le décompte des fonds et collections d’archives, de même que l’espace utiliser par ceux-ci. Le document propose des solutions tant pour les unités intellectuelles que l’espace physique utilisé en entrepôt ou sur des serveurs. Le document est actuellement soumis pour commentaires à la communauté archivistique des États-Unis.

L’Université de Stanford a un projet pilote pour que les étudiants utilisent plus tôt dans leur cursus les documents d’archives. L’Université a publié le 6 janvier dernier un article présentant brièvement ce projet, fruit du partenariat entre quelques professeurs et les Archives de l’Université.

Le blogue Townswebarchiving présente un guide pour s’y retrouver dans les différentes directives pour les projets de numérisation. Le texte est en anglais.

Si les analyses sur les définitions des archives vous intéressent, je vous invite à lire ce texte de Céline Guyon : Le concept d’archives : d’une définition à l’autre.

Le site Archimag a publié le 2 février dernier une nouvelle concernant un bilan accablant envers le manque de ressources pour les Archives nationales (France). Vous y retrouverez aussi les six recommandations émises par le comité des Finances du Sénat pour corriger la situation. Sur le même sujet, voici le lien vers le rapport de la Cour des comptes, mandaté par le Sénat pour faire enquête sur la situation des Archives nationales.

Vous trouverez sur le blogue Archives 21 un billet de François Chartier intitulé Vers une modernisation sans précédent de la description en archivistique.

Dans le même ordre d’idées, deux membres de la communauté archivistique australienne ont commenté le nouveau modèle de description archivistique Records in Contexts. Si le sujet vous intéresse vous pourrez lire les textes de Babara Reed, directrice de Recordkeeping Innovation Pty Ltd, et de Mike Jones, consultant Research Archivist at the University of Melbourne’s eScholarship Research Centre.

Si le droit d’auteur est un sujet qui vous intéresse, le blogue les Infostratèges.com publie un article intitulé : Copyright, Copyright ou Copyright ? Ne pas confondreLe texte explique la signification du mot copyright en lien avec différentes réalités législatives.

Le Centre de coordination pour l’archivage à long terme des documents électroniques (CECO), un organisme suisse, propose un modèle conceptuel pour logiciels de gestion d’archives. Le document de travail du CECO crée une base pour développer des logiciels de gestion d’archives établis sur des standards et fondés sur des interfaces libres et homogènes dans l’optique de garantir l’interopérabilité et l’interchangeabilité des systèmes et des composants.

La Australian Society of Archivists a lancé un cours d’archivistique en ligne. Il concerne les principales fonctions archivistiques.

 

ANNIE LABRECQUE – Technicienne en documentation – BAnQ Québec

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Révision du Recueil des règles de conservation des documents des MRC

1 février 2017 par Interactions 2 Commentaires

Les Municipalités régionales de comté (MRC) font parties des organismes municipaux figurant à l’annexe 4 de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). À ce titre, elles sont soumises aux articles 7 et 8 de la Loi :

Article 7 : « Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. »

Article 8 : « Un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l’annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l’approbation de Bibliothèque et Archives nationales son calendrier de conservation et toute modification relative à l’addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente. »

Les MRC sont donc tenues de gérer et de conserver leurs documents selon un calendrier de conservation qu’elles soumettent à l’approbation de BAnQ. Pour établir leur calendrier et, par conséquent, respecter les exigences de la Loi sur les archives, les MRC peuvent se référer à deux recueils de délais de conservation :

  • Le Recueil des délais de conservation des archives des Municipalités régionales de comté publié le 3 novembre 1989.
  • Le Guide de gestion des documents municipaux qui s’adresse aux organismes municipaux, c’est-à-dire aux municipalités et aux MRC, publié en 2004 et partiellement mis à jour en 2014.

Le recueil des MRC est un recueil de première génération dont le contenu n’est pas fiable à 100%. En effet, de nombreux changements sont survenus depuis 1989 et sont venus modifier les missions et les responsabilités de ces organismes municipaux au fil du temps.

Quelques dates :

  • 1979 : Adoption de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme (LAU), qui institue les MRC ;
  • 1987-1988 : Assises Québec – Municipalités sur l’avenir des MRC – Révision de la représentativité au sein des conseils des MRC – Élargissement des pouvoirs ;
  • 2000-2002 : Livre blanc sur la réorganisation régionale municipale – Nouvelles règles concernant la prise de décision – Nouvel élargissement des pouvoirs ;
  • 2001 : Politique nationale de la ruralité (PNR) ;
  • 2003 : Attribution de la responsabilité des centres locaux de développement aux MRC ;
  • 2015-2016 : Pouvoir en matière de production d’énergie hydroélectrique et éolienne .

En raison de la désuétude du Recueil (il n’a pas été mis à jour depuis 27 ans) et du caractère général du Guide de gestions des documents municipaux (il ne reflète pas toutes les réalités et les spécificités des MRC), BAnQ a pris la décision de lancer la révision du Recueil des règles de conservation des documents des municipalités régionales de comté.

Par ailleurs, dans le même temps, l’Association des directeurs généraux des Municipalités régionales de comté du Québec (ADGMRCQ) sollicitait BAnQ pour la refonte du recueil de 1989. Comme quoi, le momentum était bon… L’Association a délégué Catherine Vaillancourt, archiviste de la MRC de l’Érable, pour la représenter au sein du comité de révision. Elle assume la tâche de coordonner les travaux du comité en collaboration avec la Direction des services aux usagers et aux partenaires de BAnQ.

Un comité de révision compte plusieurs professionnels provenant du milieu des MRC. Les travaux devraient débuter dès février 2017.

Une affaire à suivre !

 

ALEXANDRA BUTHIAUX, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal




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