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Nouvelle version du Recueil des règles de conservation des établissements de santé et de services sociaux du Québec

22 juin 2015 par Instantanés | Domaine(s) : Gestion des documents, Profession

Reportage sur l'hôpital de Fort George, Photographe Jules Rochon, avril  1972, BAnQ Québec E10,S44,SS1,D72-80

Reportage sur l’hôpital de Fort George, photographe Jules Rochon, avril 1972, BAnQ Québec, E10,S44,SS1,D72-80

Tel que mentionné dans notre billet de blogue Les calendriers de conservation du milieu de la santé et de services sociaux : nouveaux établissements, nouvelles règles du 26 mai 2015, le Comité national des archives de la santé et des services sociaux (CNASSS) est heureux de vous annoncer la parution de la nouvelle version du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et des services sociaux du Québec. Il s’agit d’une version partielle qui regroupe les règles de gestion sur lesquelles les gestionnaires des établissements de santé et des services sociaux peuvent s’appuyer pour élaborer et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ces nouvelles règles tombent bien : elles permettront aux établissements récemment fusionnés de se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver les règles de gestion de leurs calendriers qui s’avèrent en grande partie communes aux « installations » qui leur sont rattachées.

Parmi les nouveautés de ce recueil, nous retrouvons une cotation plus conforme à la pratique de l’élaboration des autres recueils sectoriels. En effet, le comité a décidé de laisser tomber les sections G (gestion) et X (exploitation) de l’ancien recueil de 2009 pour opter pour une cotation numérique. De plus, afin de répondre aux besoins du milieu de la santé, la présente version du recueil comprend 22 règles inédites dont celles portant sur les évaluations internes et externes, sur le comité de gestion de risques ainsi que sur la gestion du financement lié à la recherche.

La sortie de cette version partielle du recueil a pour effet de rendre désuètes les règles G du recueil de 2009. Les établissements sont donc invités à utiliser dès maintenant le recueil 2015 pour toutes leurs activités de gestion.

Les règles de mission de la section X (séries X1, X2 et X3) de l’ancien recueil sont cependant toujours en vigueur. Le comité, qui poursuit ses travaux, espère rendre public l’ensemble de règles associées au dossier de l’usager au début de 2016.

Une affaire à suivre, donc…

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec
Section A – Présentation générale 
[PDF – 354 Ko]. Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2015, 30 pages.
Section B – Séries de gestion  [Word – 361 Ko et PDF – 1,04 Mo]. Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2015, 145 pages.

 

Audrey Bouchard, archiviste – BAnQ Québec

Daniel Ducharme, archiviste –  BAnQ Montréal

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