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Les calendriers de conservation du milieu de la santé et de services sociaux : nouveaux établissements, nouvelles règles

26 mai 2015 par Instantanés | Domaine(s) : Gestion des documents

En janvier dernier, nous avons fait paraître un billet relatif à la gestion des documents inactifs (archives définitives) dans le cadre de la fusion des établissements de santé et des services sociaux au Québec. Ce billet avait pour but de sensibiliser les intervenants du milieu au sort qui est réservé aux documents inactifs des établissements fusionnés ou abolis dans le contexte de la Loi modifiant l’organisation et la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux notamment par l’abolition des agences régionales, loi qui est entrée en vigueur le  1er avril 2015.

À l’instar du billet précédent, celui-ci a pour objectif de sensibiliser le milieu, plus particulièrement les personnes en autorité des CISSS et des CIUSSS, c’est-à-dire des centres intégrés (universitaires, selon le cas) de santé et de services sociaux, mais cette fois-ci, il porte sur les exigences de la Loi sur les archives en matière de gestion des documents d’activité (actifs et semi-actifs) et des calendriers de conservation qui doivent les gérer.

En conséquence, nous invitons les décideurs du milieu de la santé et des services sociaux à prendre en considération les points suivants :

– Depuis le 1er avril 2015, les calendriers de conservation des organismes fusionnés formant le nouveau CISSS ou CIUSSS ne sont plus valides.

– En conséquence, conformément aux articles 7 et 8 de la Loi sur les archives, le CISSS ou le CIUSSS doit élaborer un nouveau calendrier de conservation et le soumettre à BAnQ pour approbation.

– Sans nouveau calendrier approuvé, aucun document ne peut être détruit, même dans le cadre d’une épuration de dossiers.

– Si l’établissement élimine des documents malgré cet avis, elle se situe alors dans le contexte d’une gestion de risques.

– Pour élaborer son nouveau calendrier de conservation, le CISSS ou le CIUSSS peut s’inspirer des calendriers déjà approuvés des organismes fusionnés composant son établissement. Il doit toutefois s’assurer que ce calendrier couvre bien l’ensemble des séries documentaires découlant de ses mandats et obligations.

– Conformément à la procédure habituelle, le calendrier devra être soumis en deux exemplaires à BAnQ, accompagné de la page titre habituelle et d’une nouvelle résolution mandatant un représentant de l’organisme à le signer et à le transmettre à BAnQ aux fins d’approbation. L’organisme peut également faire parvenir des versions partielles de son calendrier aux fils de ses travaux de refonte, par exemple par la soumission de règles les plus urgentes.

– Par ailleurs, pour assurer l’uniformisation de la gestion documentaire du nouveau CISSS ou CIUSSS, BAnQ conseille aux organismes de se doter d’un comité et de lui communiquer le nom de la personne responsable de la gestion documentaire du nouvel établissement.

– Enfin, si un des établissements de santé avait soumis une demande de calendrier à BAnQ avant le 1er avril 2015, celle-ci a été annulée.

En terminant, nous portons à votre attention que la refonte partielle du Recueil de délais de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec devrait être publiée d’ici l’été 2015. Cette refonte regroupera toutes les règles de gestion (anciennes « G » du recueil de 2009). Elle sera disponible en téléchargement sur le portail de BAnQ (www.banq.qc.ca), probablement d’ici le 19 juin 2015.

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Une infirmière et une sténo-dactylo compilent les données recueillies lors d’une clinique tenue par l’Unité sanitaire de Trois-Rivières, 1948. BAnQ Québec (E6, S7, SS1, P62773). Photographe Paul Carpentier.

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Laboratoire du ministère de la Santé à Montréal, 1943. BAnQ Vieux-Montréal (E6, S7, SS1, P010806). Photographe Claude Décarie.

 

Audrey Bouchard, archiviste – BAnQ Québec

Daniel Ducharme, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal

 

 

Un commentaire pour “Les calendriers de conservation du milieu de la santé et de services sociaux : nouveaux établissements, nouvelles règles”

  1. je suis a la recherche de mon certificat de naissance de l’hopital bellevue sur le chemin ste-foy a quebec qui etait une clinic privee pour les accouchements.J’ai communique avec les soeurs de St-Joseph aux archives et elles m’ont dit de vous ecrire que ce que je cherche etait aux archives nationales.Donc j’espere que vous pouvez m’aider.
    Ma mere s’appelait Berthe (Vezina son nom de fille) et mon Pere s’appelait Maurice Fournier. Je suis ne le 21 juillet 1949. J’aimerais savoir a quelle heure je suis ne, quel etait mon poids et mon APGAR et le nom du medecin qui a accouche ma mere.Si possible j’aimerais une photocopie de l’acte de naissance de l’hopital. Mes parents sont decedes tous les deux et j’aimerais bien avoir la reponse a mes questions si possible.Merci de votre attention et si vous avez des questions pour moi n’hesitez pas a m’ecrire.

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