De la correspondance en ordre alphabétique ou chronologique? Là est la question!

La correspondance est révélatrice des occupations, des prises de position et des valeurs de ses auteurs. Elle témoigne également d’une époque autant par les sujets abordés, les opinions et émotions exprimées que par le style littéraire employé. La correspondance est par conséquent un apport indéniable à tout fonds d’archives. Toutefois, quand vient le temps de l’organiser, comment devrait-on la classer pour en faciliter la consultation? Devrait-on favoriser l’ordre chronologique ou plutôt le classement alphabétique?

L’archiviste qui se pose ces questions doit, avant toute chose, analyser le contexte de création. À cet égard, le principe archivistique du respect des fonds est clair. L’archiviste conservera l’ordre originel des documents dans le fonds d’archives, dans la mesure où celui-ci est compréhensible et facilite la recherche. C’est également ce qui sera conseillé à un donateur qui désire organiser son fonds d’archives avant la donation, s’il a pris soin de classer, au fur et à mesure, le courrier qu’il a reçu par correspondants ou par dates. Il pourra aussi, du même coup, identifier les expéditeurs des lettres signées d’un prénom ou d’initiales.

L’ordre chronologique comme l’ordre alphabétique comportent des avantages et des inconvénients. Le premier permet aux chercheurs de lire, l’une à la suite de l’autre, toutes les lettres reçues des différents correspondants susceptibles de témoigner d’un épisode marquant de la vie du destinataire, pensons à une nomination pour un poste important ou à la remise d’un prix. Il rend par contre plus difficile la consultation des lettres reçues d’un même expéditeur sur plusieurs années, voire des décennies.

À l’inverse, l’ordre alphabétique permet plus aisément de suivre l’échange entre un expéditeur et son destinataire. Ce classement s’avère souvent le plus pratique lorsque le fonds fait l’objet d’une évaluation monétaire, puisque les évaluateurs peuvent ainsi compter plus rapidement les lettres d’un même auteur, le nom des expéditeurs pouvant influencer la juste valeur marchande des documents. Le chercheur devra par contre consulter plusieurs dossiers afin de lire la correspondance portant sur une époque donnée.

Il n’existe donc pas qu’une bonne réponse, mais plutôt des solutions adaptées au contexte particulier de chaque fonds d’archives.

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Lettre de Gilles Cyr à Marcel Bélanger, 18 novembre 1992. BAnQ Vieux-Montréal, Fonds Marcel Bélanger (P892,S1,D7).

Valérie D’Amour, archiviste – BAnQ Vieux-Montréal