Les documents inactifs des établissements de la santé et des services sociaux dans le contexte de l’adoption du Projet de loi 10 : un aide-mémoire suivi de principes directeurs

Le 25 septembre 2014, le ministre de la Santé et des Services sociaux du Québec déposait le Projet de loi modifiant l’organisation et la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux notamment par l’abolition des agences régionales (Projet de loi 10). L’article 153 de ce document stipule que :

« Les dossiers et les documents d’une agence de la santé et des services sociaux et des établissements fusionnés deviennent, sans autre formalité, les dossiers et documents de l’établissement qui leur succède. »

Les archivistes, de par leur formation, savent bien qu’on ne gère pas des dossiers « sans autre formalité » et que, parfois, les choses peuvent s’avérer un peu plus complexes qu’on ne le souhaiterait. Par ailleurs, il leur revient de se soucier du sort des documents et des archives des organismes publics à la suite d’une restructuration majeure. En 2001, pendant le mouvement des fusions municipales, les Archives nationales du Québec avec ses partenaires ont rédigé un Guide de gestion des documents dans le cadre d’une restructuration municipale. C’est dans le même esprit que le Comité national des archives des services de santé et des services sociaux (CNASSSS), sous l’égide de BAnQ, a rédigé des principes directeurs afin de sensibiliser les responsables des établissements de santé et des services sociaux à leurs obligations légales envers leurs documents et leurs archives dans le contexte de la restructuration des services du milieu de la santé et des services sociaux. Ce document, intitulé Les documents inactifs du réseau de la santé et des services sociaux dans le contexte du projet de loi 10, est disponible en téléchargement ; on peut se le procurer en suivant ce lien :

http://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/ressources/publications/recueils_guides/index.html#sante

 Après avoir défini les notions de base en archivistique, le CNASSSS rappelle au milieu de la santé et des services sociaux les assises légales et archivistiques sur lesquelles reposent les actions à entreprendre pour s’assurer que les documents inactifs des établissements fusionnés ou abolis soient préservés. À cet effet, il propose deux ensembles de directives relatives à l’application du projet de loi 10 et de la loi qui en découlera.

Les premières portent sur les dossiers des établissements ayant fusionné pour former un Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) ou un Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) en énonçant les mesures à suivre pour intégrer correctement les documents actifs et semi-actifs des établissements fusionnés au nouveau CISSS ou CIUSSS ainsi que pour constituer des fonds clos avec les documents inactifs de ces mêmes établissements. Les secondes directives portent sur les dossiers des agences à la suite de leur abolition, rappelant aux organismes publics, qui accueilleront les dossiers des agences défuntes, l’obligation légale de mettre à jour leurs calendriers de conservation et de les faire approuver par BAnQ. Elles indiquent également les avenues possibles pour assurer le sort des documents inactifs des agences réunis en fonds clos : la conservation par le nouvel établissement ou le dépôt de ces documents auprès d’un autre organisme public ou d’un service d’archives agréé.

Une fois ces mesures appliquées, les établissements doivent encore assumer leurs responsabilités dans la conservation des documents inactifs. En effet, en vertu de l’article 15 de la Loi sur les archives, ils doivent assurer le traitement, la conservation et l’accessibilité de leurs documents inactifs.

En conclusion, le CNASSSS rappelle que la gestion des documents inactifs des établissements des services de santé et de services sociaux du Québec est encadrée par la Loi sur les archives et par la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics. Il estime que les mesures que les établissements doivent prendre pour se conformer à cette loi et à cette politique, notamment dans le cadre de la restructuration annoncée par le Projet de loi 10, sont relativement aisées à mettre en place. C’est d’ailleurs dans ce but que ce document a été rédigé.

Le ministre Claude Castonguay remettant le premier carnet de santé à l'hôpital Saint-Sacrement de Québec, novembre 1971. BAnQ Québec (E10,S44,SS1,D71-418). Photographe : Jules Rochon.
Le ministre Claude Castonguay remettant le premier carnet de santé à l’hôpital Saint-Sacrement de Québec, novembre 1971. BAnQ Québec (E10,S44,SS1,D71-418). Photographe : Jules Rochon.

Daniel Ducharme, archiviste – BAnQ Vieux Montréal et Audrey Bouchard, archiviste – BAnQ Québec