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LOI SUR LES ARCHIVES : LES DOSSIERS JURIDIQUES SONT-ILS CONCERNÉS ?

9 octobre 2014 par Instantanés | Domaine(s) : Gestion des documents

La Loi sur les archives s’applique-t-elle aux dossiers d’avocats ou de notaires travaillant pour un organisme public ? La question est suscitée, à tort, par le caractère confidentiel de ces dossiers. On rencontre deux cas de figure, comportant les mêmes règles de confidentialité.

 

CONSEILLER JURIDIQUE EMPLOYÉ

Les dossiers d’un conseiller juridique employé par un organisme public appartiennent à son employeur. Ils sont donc assujettis aux dispositions de la Loi sur les archives concernant les archives publiques. Les règles 2101 à 2602 du Recueil des règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux (pp. 28-46) s’appliquent justement à ces documents. Et les recueils des organismes publics décentralisés en proposent des semblables.

 

CONSEILLER JURIDIQUE EXTERNE

Un organisme public peut confier un mandat à un cabinet juridique privé. Ainsi lorsque les besoins juridiques d’un petit organisme ne justifient pas l’engagement d’un conseiller à temps plein, ou lorsqu’un organisme veut se prévaloir de services extrêmement spécialisés. Les dossiers de cabinets privés sont évidemment des archives privées au sens de la Loi sur les archives.

 

CONFIDENTIALITÉ DES DOSSIERS JURIDIQUES

Produits par un employé ou par un conseiller externe, les dossiers juridiques sont visés à l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne, qui protège le secret professionnel. Seul le client du conseiller, dans le cas présent l’organisme public, peut lever le secret. Un organisme public peut aussi se prévaloir de l’article 31 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, qui lui permet de refuser l’accès à certaines opinions juridiques qu’il détient.

 

En guise de conclusion, des archives publiques au sens de la Loi sur les archives peuvent très bien être des documents confidentiels au sens de la Charte des droits ou de la Loi sur l’accès.

 

Jean Maurice Demers, archiviste –  BAnQ Québec

Un commentaire pour “LOI SUR LES ARCHIVES : LES DOSSIERS JURIDIQUES SONT-ILS CONCERNÉS ?”

  1. Taking the overeivw, this post is first class

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