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ARMA : Generally Accepted Recordkeeping Principles (GARP)

10 octobre 2013 par Instantanés | Domaine(s) : Développement de l’archivistique, Gestion des documents

Les archivistes de Bibliothèque et Archives Canada n’ont peut-être pas tort de recourir à l’expression « tenue des documents » pour désigner la gestion des documents. Au fond, c’est ce qui rend le mieux compte en français du recordkeeping. À cet effet, depuis quelques années, l’ARMA diffuse un document fort intéressant sur les principes communément admis en gestion des documents : le GARP. Ce texte compte dix pages mais, pour simplifier les choses, je me suis permis de faire une traduction libre du préambule suivi des huit principes généraux, ce qui correspond à la première page du document PDF. Je profite de l’occasion pour remercier Yves A. Lapointe, responsable de la gestion documentaire à BAnQ, d’avoir bien voulu revoir cette traduction.

 

Préambule

Les documents sont inextricablement liés aux activités de l’organisation. Seule l’information contenue dans les documents créés ou reçus dans le cours normal des activités de l’organisation peut conduire à la connaissance de ce qu’on a fait, de ce qu’on projette de faire et de ce qu’on aura fait dans l’avenir. En tant que ressource nécessaire aux opérations de l’organisation, les documents sont créés, traités, protégés et utilisés de manière à soutenir les activités de l’organisation, notamment en :

  • Facilitant ses opérations quotidiennes
  • Soutenant la planification de ses activités, comme le budget et le plan d’action
  • Documentant toutes questions relatives à l’historique de ses décisions et de ses activités
  • Se conformant aux lois, règlements et normes auxquels elle est soumis.

01 – Reddition de compte

Une organisation doit désigner une personne de haut niveau décisionnel pour assumer la responsabilité du système de gestion des documents de manière à rendre des comptes.

02 – Intégrité

Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à garantir l’authenticité et la fiabilité de l’information générée par l’organisation dans l’exercice de ses activités.

 03 – Protection

Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à offrir un niveau raisonnable de protection de l’information à caractère personnel, confidentiel et essentiel au fonctionnement de l’organisation.

04 – Conformité

Un système de gestion des documents doit être conçu de manière à se conformer à l’environnement réglementaire de l’organisation dans laquelle il est mis en œuvre.

05 – Accessibilité

Une organisation doit gérer ses documents de manière à en assurer l’accessibilité dans des délais raisonnables et répondre aux besoins d’information du personnel avec efficacité et efficience.06 – Conservation
Une organisation doit être en mesure de gérer les délais des documents en tenant compte des valeurs administratives, légales et patrimoniales qui s’y rattachent.

07 – Disposition (sort final)

Une organisation doit être en mesure d’éliminer les documents de manière fiable et sécuritaire et ce, au moment où ils doivent l’être, en fonction de ses normes, politiques et procédures.

08 – Transparence

Les activités de l’organisation doivent être documentées de manière à ce qu’elles soient comprises par le personnel et, le cas échéant, par les clients et actionnaires.

 

Je vous rappelle que cette traduction ne porte que sur le préambule du GARP. Pour prendre connaissance du texte COMPLET, je vous invite à suivre ce lien.

 

Daniel Ducharme, archiviste – Centre d’archives de Montréal

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