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Révision de la Loi sur les archives et de ses documents afférents

3 octobre 2013 par Instantanés | Domaine(s) : Développement de l’archivistique, Profession

À partir des grands objectifs énoncés dans le billet publié sur ce blogue, le 4 juillet dernier, la Direction générale des archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a poursuivi ses travaux de révision de la Loi sur les archives. Cette réflexion lui a permis d’identifier les orientations qui détermineront le contenu du nouveau texte législatif. Voici les grandes lignes des orientations qui ont été retenues.

Orientation 1

Redonner sa juste place à la gestion des documents actifs et semi-actifs réalisée par les ministères et organismes assujettis (150 ministères et organismes du secteur public centralisé et 2570 organismes du secteur public décentralisé).

Orientation 2

Adopter une approche systémique de la gestion des documents en exigeant la mise en place, à cet égard, d’un programme s’appuyant sur les critères d’authenticité, de fiabilité, d’intégrité et d’exploitabilité de la norme ISO15489.

Orientation 3

Responsabiliser la plus « haute autorité » afin de donner un levier supplémentaire aux gestionnaires de documents des organismes assujettis. Cette approche stipulera que la plus « haute autorité » est responsable et conséquemment redevable de l’élaboration, de la mise en œuvre et du maintien du programme de gestion des documents et des archives.

Orientation 4

Alléger la charge de travail en utilisant des recueils de règles de conservation sectoriels. BAnQ approuvera les recueils soumis par ses partenaires ou, en collaboration avec ceux-ci, les établira et les tiendra à jour. 

  • Les organismes du secteur public centralisé élaboreront les règles de conservation relatives aux séries de gestion en utilisant le recueil de règles de conservation de leur secteur d’activités et les soumettront à l’approbation de BAnQ. Ils élaboreront les règles de conservation relatives aux séries d’exploitation et les soumettront à l’approbation de BAnQ.
  • Les organismes du secteur public décentralisé et les cours municipales s’engageront à appliquer le recueil de règles de conservation relatif à leur secteur d’activités en transmettant à BAnQ une lettre de la plus haute autorité au sein de l’organisme. Ils soumettront à l’approbation de BAnQ toute modification au sort final prévu au recueil de règles de conservation relatif à leur secteur d’activités.

Orientation 5

Modifier l’article 13 de l’actuelle loi en ajoutant la possibilité pour BAnQ d’autoriser l’élimination de documents actifs et semi-actifs qui ont été détériorés si elle évalue qu’il n’est pas nécessaire de les conserver.

Orientation 6

Modifier l’article 17 de la présente loi afin d’apporter des précisions quant à la gestion des documents actifs et semi-actifs lors d’un transfert de compétences.

Orientation 7

Modifier l’article 18 de la présente loi en retirant l’expression « irrémédiablement détériorés » afin de permettre aux gestionnaires de documents des organismes et à BAnQ d’avoir une approche plus raisonnée.

Orientation 8

Modifier l’article 19 de la présente loi en reformulant les critères de communicabilité afin de faciliter l’application de cet article.

Orientation 9

Ajouter des dispositions faisant une référence directe aux activités de diffusion, à la présence régionale et au rayonnement de la Direction générale des archives de BAnQ ou de la profession.

Orientation 10

Modifier l’alinéa 4 de l’article 30 de la présente loi afin d’exprimer plus clairement le fait que l’acquisition d’archives privées est un effort concerté avec des partenaires.

Orientation 11

Réviser la terminologie. Conscients de l’impact de cette question sur le travail des professionnels, sur l’image de la profession et afin de s’assurer que cette terminologie corresponde aux attentes du milieu archivistique, l’Association des archivistes du Québec (AAQ), le Réseau des archives du Québec (RAQ) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) organiseront conjointement au cours des prochains jours une rencontre regroupant une douzaine de personnes du milieu. Nous espérons que cette consultation sera fructueuse et permettra d’orienter BAnQ quant à la terminologie à utiliser dans le projet de loi. Les résultats de cette consultation seront diffusés par les organisateurs de cette rencontre.

 

François David, Adjoint au conservateur et directeur général des archives – Centre d’archives de Montréal

Marie-France Mignault, archiviste – Centre d’archives de Québec

3 commentaires pour “Révision de la Loi sur les archives et de ses documents afférents”

  1. Ce sont des orientations intéressantes, mais je ne crierai pas victoire avant que la nouvelle version de la loi soit adoptée. Je crains toujours un assouplissement de certains éléments au final, notamment pour la 3e orientation.

  2. La Loi sur les archives doit être révisée en profondeur.

  3. J’espère qu’au niveau de l’application et de l’accompagnement, on n’oubliera pas le réseau de la santé et des services sociaux.

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